丁 紅

（杜爾伯特蒙古族自治縣房地產(chǎn)管理處 黑龍江 大慶 166200）

人事檔案工作的主要內(nèi)容有收集、鑒定和整理人事檔案、充實(shí)人事檔案內(nèi)容，為國(guó)家積累檔案史料；保管人事檔案，保證人事檔案的完整與安全；辦理人事檔案的提供利用和咨詢(xún)工作；登記人員職務(wù)變動(dòng)、工資變動(dòng)情況；轉(zhuǎn)遞人事檔案，對(duì)下屬單位人事檔案管理工作管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。

一、人事檔案的特點(diǎn)

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，我國(guó)的政治體制和人事制度已有較大改革，與此相關(guān)的人事檔案也發(fā)生了相應(yīng)變化，形成了一些特點(diǎn)。認(rèn)真總結(jié)、分析并針對(duì)其特點(diǎn)開(kāi)展工作，可以取得事半功倍的效果?，F(xiàn)代人事檔案具有哪些特點(diǎn)呢？歸納起來(lái)主要有以下幾點(diǎn)：

（一）人事檔案內(nèi)容更加豐富全面

傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容較貧乏、片面，結(jié)構(gòu)單一，主要是關(guān)于個(gè)人思想品德、政治歷史結(jié)論、家庭社會(huì)關(guān)系方面的記載。這與過(guò)去對(duì)人的使用上較重政治、輕業(yè)績(jī)，重抽象歷史定論、輕個(gè)人現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)等政治環(huán)境密切相關(guān)。而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，社會(huì)對(duì)人員的使用不僅要求政治素質(zhì)好，而且特別重視人員的業(yè)績(jī)、專(zhuān)長(zhǎng)及現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，反映到人事檔案的內(nèi)容上比較豐富全面，當(dāng)然結(jié)構(gòu)也較復(fù)雜，既包括個(gè)人學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、政治表現(xiàn)，也包括工作實(shí)績(jī)、技能優(yōu)勢(shì)、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)、職務(wù)職稱(chēng)考核材料、創(chuàng)造發(fā)明、能力素質(zhì)、群眾評(píng)議等。人事檔案管理工作必須結(jié)合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代人事制度的要求開(kāi)展工作，注意擴(kuò)大歸檔范圍，將反映個(gè)人業(yè)績(jī)和能力的人事檔案材料及時(shí)歸檔，才能使人事檔案材料全面、真實(shí)地反映個(gè)人面貌，為人才開(kāi)發(fā)使用打下良好基礎(chǔ)。

（二）國(guó)家公務(wù)員人事檔案成為干部人事檔案的主體

由于我國(guó)傳統(tǒng)上“干部”一詞的含混模糊和廣泛使用，干部的涵蓋面不僅包括黨政機(jī)構(gòu)，也運(yùn)用到工廠、農(nóng)村、學(xué)校、醫(yī)院及科研單位，以至于凡是大專(zhuān)以上畢業(yè)生無(wú)論從事什么工作，都統(tǒng)稱(chēng)為國(guó)家干部，所以，過(guò)去的人事檔案主要是干部檔案這一類(lèi)。但是，隨著我國(guó)公務(wù)員制度的推行，已經(jīng)打破了傳統(tǒng)的“干部”一詞的含混模糊界限，使干部隊(duì)伍分化：有黨政機(jī)關(guān)干部、企業(yè)干部、事業(yè)單位干部，特別是現(xiàn)代社會(huì)的教師、律師、醫(yī)生、科技人員等已不再劃歸“干部”行列，而是具有明確和恰如其份的稱(chēng)謂。實(shí)際上，現(xiàn)在的干部主要是指在黨政機(jī)關(guān)工作的國(guó)家公務(wù)員，他們是我國(guó)干部隊(duì)伍的主體，因此，他們的檔案自然也成為我國(guó)干部人事檔案的主體，必須根據(jù)國(guó)家公務(wù)員政策、用人制度等方面來(lái)開(kāi)展人事檔案工作，而不能完全沿用過(guò)去的方法。同時(shí)，只有做好國(guó)家公務(wù)員檔案的制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理工作，其他干部人事檔案都可以參照?qǐng)?zhí)行。

（三）流動(dòng)人員人事檔案已經(jīng)形成一定規(guī)模

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，人作為一種特殊的資源被有計(jì)劃地使用著，人們的工作、學(xué)習(xí)、擇業(yè)都沒(méi)有多大自主權(quán)，學(xué)什么專(zhuān)業(yè)、做什么工作、在哪里工作，主要由領(lǐng)導(dǎo)、組織安排，加之戶(hù)籍和人事制度的限制，使得人才很難流動(dòng)。因此，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代人才流動(dòng)很少，即使少數(shù)人流動(dòng)了，那么其檔案必須隨人轉(zhuǎn)走或存放原單位，這種環(huán)境下，很少有流動(dòng)人員檔案存在，更沒(méi)有保管這種檔案的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建立之后，為適應(yīng)以公平競(jìng)爭(zhēng)為主要特征的市場(chǎng)體制發(fā)展需要，國(guó)家在人事制度、戶(hù)籍制度等方面作了相應(yīng)改革，使人才流動(dòng)日益頻繁。全國(guó)各級(jí)政府下設(shè)的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)中，正式登記在冊(cè)的流動(dòng)人員已達(dá)一千多萬(wàn)，今后還會(huì)增多。這些流動(dòng)人員形成了大量檔案，成為各類(lèi)企業(yè)、機(jī)關(guān)招聘使用新的管理人才、技術(shù)人才時(shí)，考察了解個(gè)人以往工作能力、品行、工作實(shí)績(jī)、經(jīng)歷、創(chuàng)造發(fā)明等方面情況的重要依據(jù)。這些流動(dòng)人員檔案無(wú)論從數(shù)量上還是規(guī)模上都比計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代大得多，而且已形成自己的特點(diǎn)。專(zhuān)門(mén)管理流動(dòng)人員人事檔案的機(jī)構(gòu)和人員，必須充分認(rèn)識(shí)到這類(lèi)檔案的特點(diǎn)、難點(diǎn)以及將逐步增多的趨勢(shì)，認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案管理與利用工作。

（四）人事檔案的作用范圍更廣

傳統(tǒng)的人事檔案，主要是黨政組織機(jī)構(gòu)使用，范圍較狹窄，大多是為政治方面服務(wù)，如查閱個(gè)人在政治運(yùn)動(dòng)中的表現(xiàn)、歷史結(jié)論和社會(huì)關(guān)系等。

在現(xiàn)代社會(huì)，不僅黨政組織機(jī)構(gòu)，企業(yè)、公司招聘使用人才時(shí)也需要查閱利用人事檔案；不僅需要查閱個(gè)人經(jīng)歷、政治生活方面的情況，還要查閱個(gè)人業(yè)務(wù)、專(zhuān)長(zhǎng)、工資、獎(jiǎng)懲等方面的材料。因?yàn)?，在市?chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案是個(gè)人各方面情況的綜合反映，是體現(xiàn)自身價(jià)值的證據(jù)，它與個(gè)人生活和切身利益密不可分，如在本單位的工資晉級(jí)、職稱(chēng)評(píng)定等方面都離不開(kāi)人事檔案作憑證；而對(duì)于離開(kāi)原單位尋求新的發(fā)展機(jī)遇的人們，更需要人事檔案作依據(jù)。

二、人事檔案管理原則

（一）根據(jù)人事管理權(quán)限，集中統(tǒng)一、歸口管理人事檔案

人事核實(shí)的管理體制是實(shí)行集中統(tǒng)一的分級(jí)、歸口管理。一個(gè)單位的人事檔案管理部門(mén)必須把本單位管理的人員的人事檔案全部集中起來(lái)，按照有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一管理。單位人事部門(mén)和其他部門(mén)形成的人事檔案，都要由單位人事檔案管理部門(mén)集中起來(lái)，按照統(tǒng)一要求進(jìn)行鑒別、立卷歸檔(補(bǔ)充檔案)。根據(jù)這個(gè)原則，不允許在一級(jí)人事管理權(quán)限內(nèi)的人事檔案分多處保管；也不允許非單位人事部門(mén)或非檔案管理部門(mén)管理人事檔案；任何個(gè)人都不得私自保存人事檔案。

目前，縣以下單位(不含縣級(jí))由于人事檔案數(shù)量很少、條件差，不具備保管條件，允許超越人事管理權(quán)限的范圍，實(shí)行由上級(jí)部門(mén)集中或相對(duì)集中管理人事檔案。

（二）維護(hù)人事檔案的真實(shí)、完整與安全

這是人事檔案管理工作的生命線。人事檔案的真實(shí)與完整，是其使用價(jià)值和保存價(jià)值的關(guān)鍵所在。因此，在收集、鑒別人事檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)規(guī)定的要求，嚴(yán)格把關(guān)，保證歸檔材料真實(shí)、完整；在管理工作中必須貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的保衛(wèi)、保密制度，嚴(yán)密保管。同時(shí)，加強(qiáng)技術(shù)保護(hù)，防止人為和自然因素對(duì)檔案的損毀，確保人事檔案的秘密與安全。

（三）便于人事工作和其他有關(guān)工作的利用

保障利用是人事檔案工作全部活動(dòng)的宗旨，也是人事檔案工作價(jià)值的體現(xiàn)，人事檔案工作必須遵循這一原則，把它作為整個(gè)工作的基本指導(dǎo)思想，貫穿管理工作的全部過(guò)程，使人事檔案工作收到較好的社會(huì)效益。

三、人事檔案的收集

人事檔案的收集，是人事檔案管理的起點(diǎn)。人事檔案管理部門(mén)必須經(jīng)常、及時(shí)和全面地收集人事檔案，充實(shí)檔案內(nèi)容，才能形成比較完整、全面地反映每個(gè)人全貌的檔案。做好收集工作，搞好人事檔案的內(nèi)容建設(shè)，對(duì)于組織上正確地“用人以治學(xué)”有極為重要的意義。

人事檔案收集工作的指導(dǎo)思想，是和人事工作的指導(dǎo)思想相一致的，即按照“德才兼?zhèn)洹钡姆结樦笇?dǎo)收集工作，全面地收集反映一個(gè)人的德、能、勤、績(jī)各方面情況的材料，為人事部門(mén)正確選拔、使用人才，進(jìn)行社會(huì)主義建設(shè)提供依據(jù)。

四、人事檔案收集工作的方法

（一）人事檔案的歸類(lèi)

人事檔案材料分為十大類(lèi)后，應(yīng)當(dāng)把每份材料歸入相應(yīng)的類(lèi)別中。歸類(lèi)的方法主要有兩種：

1.按文件材料的名稱(chēng)歸類(lèi)。凡是文件材料上有準(zhǔn)確名稱(chēng)的，就可以按名稱(chēng)歸入所屬的類(lèi)別。比如履歷表、簡(jiǎn)歷表歸入第一類(lèi)，自傳歸入第二類(lèi)，鑒定表歸入第三類(lèi)。

2.按內(nèi)容分類(lèi)。對(duì)于只看名稱(chēng)而無(wú)法確定類(lèi)目歸屬的材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其內(nèi)容歸入相應(yīng)的類(lèi)別。如果材料內(nèi)容涉及幾個(gè)類(lèi)目時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類(lèi)別。

（二）人事檔案材料的排列

在人事檔案歸類(lèi)后，每類(lèi)中的檔案材料應(yīng)當(dāng)按一定的順序排列起來(lái)；常見(jiàn)的排列順序有三種：

1.按問(wèn)題結(jié)合重要程度排列。將該類(lèi)檔案材料按其內(nèi)容所反映的不同問(wèn)題分開(kāi)，同一問(wèn)題的有關(guān)材料，再按重要程度排列。例如，對(duì)于入黨入團(tuán)材料，先按入黨、入團(tuán)的不同問(wèn)題分開(kāi)，入黨的材料按入黨志愿書(shū)、組織轉(zhuǎn)正意見(jiàn)、組織談話登記表、入黨申請(qǐng)書(shū)、入黨調(diào)查材料這一順序排列。

2.按時(shí)間順序排列。依照人事檔案形成時(shí)間的先后順序，從遠(yuǎn)到近，依次排列。采用這種方法，可以比較詳細(xì)地了解事物的來(lái)龍去脈，掌握員工的成長(zhǎng)和發(fā)展變化情況，同時(shí)也有利于新材料的繼續(xù)補(bǔ)充。運(yùn)用這種方法排列的有履歷類(lèi)、自傳類(lèi)、鑒定考核類(lèi)和其他類(lèi)。

3.按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間順序排列。先將這類(lèi)材料按其內(nèi)容反映的不同問(wèn)題分開(kāi)，在將同一問(wèn)題的有關(guān)材料按時(shí)間順序排列。這種方法適用于反映職務(wù)、工資等方向的材料。排列時(shí)分為職務(wù)、職稱(chēng)、工資、離退休、退職等問(wèn)題，每一問(wèn)題按材料形成時(shí)間由遠(yuǎn)到近排列。

[1]郭靜.現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[A].陜西省第七次檔案學(xué)術(shù)討論會(huì)論文匯編（下冊(cè)）[C].2000年.