鄧學(xué)偉

（鶴崗市城市建設(shè)綜合開(kāi)發(fā)公司 黑龍江 鶴崗 154100）

房地產(chǎn)檔案整理就是把處于零亂狀態(tài)的房產(chǎn)資料和需要進(jìn)一步條理化的房地產(chǎn)文件材料進(jìn)行分類(lèi)、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、條理化的過(guò)程。在當(dāng)今社會(huì)上，房地產(chǎn)檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中處于極為重要的社會(huì)地位，要想把房地產(chǎn)檔案真正運(yùn)用到經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，必須要先行整理規(guī)范，才能為利用服務(wù)。下面筆者就如何整理房地產(chǎn)檔案談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)，與社會(huì)同仁交流。

一、房地產(chǎn)檔案整理的內(nèi)容

房地產(chǎn)檔案整理的主要內(nèi)容包括檔案的分類(lèi)、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制等。一般情況下，房地產(chǎn)文件材料由房地產(chǎn)管理部門(mén)按照歸檔要求和平制度進(jìn)行組卷，并按規(guī)定時(shí)間交給檔案室保存。檔案室的檔案整理工作，主要對(duì)接收的房地產(chǎn)檔案在一定范國(guó)內(nèi)進(jìn)行進(jìn)一步的系統(tǒng)整理，包括檔案的排列上架、編制檢索工具等。

二、房地產(chǎn)檔案整理的原則

房地產(chǎn)檔案整理必須遵循以下原則：l.保持房地產(chǎn)原有文件材料的真實(shí)性和歷史聯(lián)系。保持房地產(chǎn)文件材料之間的歷史聯(lián)系很重要，它是房地產(chǎn)管理活動(dòng)規(guī)律的重要體現(xiàn)。整理房地產(chǎn)檔案不能按照人們的主觀(guān)意愿將文件隨意組合，而是要掌握文件材料固有的聯(lián)系和自然規(guī)律。2.便于保管和利用。整理房地產(chǎn)檔案的主要目的是便于保存和查找，便于提供利用。因此，整理房地產(chǎn)檔案時(shí)，在保持歷史聯(lián)系等原則的同時(shí)，還要充分考慮房地產(chǎn)檔案的保管和利用的方便。

三、房地產(chǎn)檔案的分類(lèi)

檔案分類(lèi)指全宗內(nèi)檔案的類(lèi)別劃分，檔案必須按全宗來(lái)整理，同一個(gè)全宗的檔案不能分散，不同全宗檔案不能混雜。房地產(chǎn)檔案的分類(lèi)方法可以采取以下幾種形式：l.年度—機(jī)構(gòu)一問(wèn)題分類(lèi)法。即一個(gè)年度內(nèi)的文件材料按機(jī)構(gòu)分開(kāi)，再按問(wèn)題分類(lèi)組卷。如將2000年度所有房地產(chǎn)文件材料集中在一起，將這部分房地產(chǎn)文件材料按照問(wèn)題分開(kāi)組卷。這一形式的分類(lèi)主要適用于國(guó)家級(jí)、省級(jí)房地產(chǎn)管理部門(mén)。2.年度一問(wèn)題分類(lèi)法。3.問(wèn)題—年度分類(lèi)法。后兩種分類(lèi)法適用于地(市)、縣級(jí)房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)的變動(dòng)不會(huì)影響檔案的分類(lèi)整理，因而是較為行之有效的分類(lèi)立卷方法。房地產(chǎn)檔案的問(wèn)題分類(lèi)可分成綜合性文件材料，調(diào)查、登記、統(tǒng)計(jì)等幾個(gè)類(lèi)別。以上幾方面的內(nèi)容，還可以繼續(xù)按各類(lèi)專(zhuān)業(yè)活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。一是房地產(chǎn)綜合類(lèi)。指房地產(chǎn)管理檔案的綜合材料，包括房地產(chǎn)管理綜合性計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、請(qǐng)示批復(fù)、房地產(chǎn)管理會(huì)議文件、技術(shù)規(guī)程等。二是調(diào)查類(lèi)。包括房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍調(diào)查、土地資源調(diào)查等方面的內(nèi)容。凡在這些活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文件資料，都是這類(lèi)檔案的來(lái)源。如綜合材料、現(xiàn)狀材料、權(quán)屬調(diào)查材料、房地產(chǎn)測(cè)量成果、自然條件調(diào)查、檢查驗(yàn)收及技術(shù)鑒定、變更調(diào)查材料等。三是登記類(lèi)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案主要包括登記公告、登記收件單、登記申請(qǐng)書(shū)、登記審批表、房地產(chǎn)調(diào)查表、房地產(chǎn)圖紙、土地證、房屋產(chǎn)權(quán)證、申請(qǐng)人的身份證明及相關(guān)的委托書(shū)、權(quán)屬證明材料、交納稅費(fèi)憑證、登記簿、登記分戶(hù)冊(cè)、權(quán)利證書(shū)簽收簿等。四是統(tǒng)計(jì)類(lèi)。統(tǒng)計(jì)檔案包括初始統(tǒng)計(jì)和年度統(tǒng)計(jì)過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的材料。

四、組卷程序

房地產(chǎn)管理形成的文件材料經(jīng)過(guò)分類(lèi)以后，還需要對(duì)每一類(lèi)別的文件材料系統(tǒng)化，組卷就是這種系統(tǒng)化的整理過(guò)程，也就是在每一類(lèi)別內(nèi)按照文件材料在形成過(guò)程中的有機(jī)聯(lián)系組成案卷。案卷是每一份具有內(nèi)在聯(lián)系的若干文件材料的組合體，是檔案的基本保管單位，所以案卷又稱(chēng)保管單位。房地產(chǎn)文件材料的組卷要充分反映房地產(chǎn)管理活動(dòng)的來(lái)龍去脈、便于查找、提供利用、有利于房地產(chǎn)文件材料的管理和保存的原則進(jìn)行。

（一）組卷方法

房地產(chǎn)文件材料的組卷方法有以下幾種：一是按問(wèn)題組卷。將房地產(chǎn)管理文件材料內(nèi)容所反映同一問(wèn)題或有關(guān)同類(lèi)性質(zhì)、同一方面工作的文件材料，根據(jù)其形成的情況，歸納、合并組卷?；蛘哌M(jìn)行分析，分開(kāi)組卷。例如房地產(chǎn)管理工作的計(jì)劃、總結(jié)，由于文件數(shù)量均較少，內(nèi)容又較相近，可合并立卷；又如房地產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查、不動(dòng)產(chǎn)登記工作形成的文件材料數(shù)量較大，一個(gè)市、縣房地產(chǎn)管理部門(mén)就可達(dá)幾十萬(wàn)份，由此形成的檔案可分別組卷。二是按時(shí)間組卷。這里的時(shí)間指文件材料形成的時(shí)間。按時(shí)間特征組卷就是將屬于同一時(shí)間(一般為同一年度或同一季度)的文件材料集中組卷。如統(tǒng)計(jì)形成的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，大都按這種特征組卷。三是按行政區(qū)域或地理特征組卷。房地產(chǎn)管理文件材料按行政區(qū)域或地理特征組卷可以反映房地產(chǎn)管理活動(dòng)的規(guī)律，也便于房地產(chǎn)檔案的保管和利用。實(shí)踐證明，以上幾種組卷方法是行之有效的，它保證了案卷質(zhì)量，也便于檔案的檢索和利用。但在實(shí)際工作中，往往不是只按上述某—種方法單獨(dú)組卷，而是幾種方式的結(jié)合使用。如將城鎮(zhèn)房地產(chǎn)登記的文件材料集中在一起，按城區(qū)，街道、街坊——土地號(hào)組卷排列，即是按問(wèn)題組卷和行政區(qū)域地理特征組卷的結(jié)合。房地產(chǎn)文件材料的形成及文件材料之間的聯(lián)系錯(cuò)綜復(fù)雜，組卷時(shí)要具體問(wèn)題具體分析，同時(shí)還要注意便于管理和使用。案卷厚薄應(yīng)適宜，過(guò)厚或過(guò)薄都不符合歸檔要求。

（二）案卷內(nèi)房地產(chǎn)文件材料的整理

所謂案卷內(nèi)房地產(chǎn)文件材料的整理，是指對(duì)案卷內(nèi)文件材料進(jìn)行排列、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表的過(guò)程。案卷內(nèi)房地產(chǎn)文件材料的排列必須反映出一組具有聯(lián)系的文件材料的連貫性和系統(tǒng)性，反映出文件材料的形成規(guī)律。排列的方式可以有下述幾種：一是按時(shí)間順序排列；二是先按問(wèn)題相對(duì)集中，再按時(shí)間順序排列；三是按重要程度排列。城鎮(zhèn)房地產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查和登記文件材料的排列。由于城鎮(zhèn)房地產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查和登記以土地為單位開(kāi)展，多數(shù)情況下一個(gè)土地內(nèi)為一個(gè)權(quán)屬單位，但也有一土地為幾個(gè)土地使用者共同使用的現(xiàn)象。因此城鎮(zhèn)房地產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查可以按土地或使用者為單位，將一個(gè)土地或土地使用者所有調(diào)查材料組合在一起，地籍圖可單獨(dú)按卷幅號(hào)排列。房地產(chǎn)統(tǒng)計(jì)卷內(nèi)文件排列與房地產(chǎn)綜合性文件排列的方法大體一致，它的時(shí)間性較強(qiáng)，因此卷內(nèi)按時(shí)間順序排列更有利于查找和利用文件材料。文件材料排列好后，要按統(tǒng)一方法編寫(xiě)文件材料的頁(yè)碼，以固定文件材料的次序。頁(yè)碼一般從文件材料的第一頁(yè)開(kāi)始編起。圖紙可在右上角編張?zhí)枺掌诒趁嬗疑辖蔷帍執(zhí)柡退鶎?duì)應(yīng)的底片號(hào)。為了便于查找卷內(nèi)文件材料，在確定案卷內(nèi)文件材料的排列次序后，需要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件材料的目錄包括：順序號(hào)、文號(hào)、文件材料名稱(chēng)、日期、文件材料起止頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容。順序號(hào)是指卷內(nèi)文件材料的件號(hào)，一份文件為一個(gè)號(hào)，包括正文和底稿，按順序編排的流水號(hào)為順序號(hào)；文號(hào)指文件的字號(hào)，有文號(hào)的需填寫(xiě)上文件的字號(hào)；文件材料名稱(chēng)，有文件標(biāo)題的可照抄文件標(biāo)題，無(wú)標(biāo)題或標(biāo)題不確切，不能反映文件材料內(nèi)容的，需擬寫(xiě)文件材料的起止頁(yè)號(hào)；備注欄用來(lái)說(shuō)明文件材料的特殊情況。卷內(nèi)目錄一般置于卷首，以便查找利用。備考表用來(lái)說(shuō)明卷內(nèi)文件材料在歸檔過(guò)程中發(fā)生的情況以及記載變更的情況。例如：××年度xx戶(hù)證號(hào)xx發(fā)生××變更憑證號(hào)××。它對(duì)于顯示房地產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性尤其重要。卷內(nèi)目錄及備考表的填寫(xiě)要求一律用鋼筆或檔案專(zhuān)用圓珠筆，字跡工整，不得隨意涂改。

（三）案卷封面填寫(xiě)及案卷裝訂

卷內(nèi)文件材料整理好后，還要填寫(xiě)案卷封面。案卷封面的內(nèi)容包括：立檔單位名稱(chēng)、分類(lèi)名稱(chēng)(或機(jī)構(gòu)名稱(chēng))、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件起止日期、總頁(yè)數(shù)、保管期限、密級(jí)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)等。案卷封皮寫(xiě)好后進(jìn)行裝訂，裝訂可采用軟卷皮、硬卷盒結(jié)合使用的辦法。用軟卷皮裝訂小卷，然后集若干小卷裝卷盒。如城鎮(zhèn)土地登記文件材料，一個(gè)土地使用者的相關(guān)材料可立成一個(gè)小卷，再以街坊為單位，一個(gè)街坊的若干使用者的小卷歸入一個(gè)硬卷盒。圖紙裝入檔案袋或平放在圖紙盒里，照片、底片放入照片檔案像冊(cè)中。

（四）編寫(xiě)案卷目錄

案卷編目是房地產(chǎn)檔案整理的重要內(nèi)容之一，即在案卷次序排列之后，將案卷逐個(gè)登記到案卷目錄上，并編制成各種檔案目錄的工作。檔案編目是用一定的方法，確定房地產(chǎn)檔案整理的前后次序，以保持各案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案目錄是檔案的花名冊(cè)。房地產(chǎn)檔案案卷編目的方法有幾種：一種是按檔案分類(lèi)進(jìn)行編目，另一種是按檔案的保管期限編制案卷目錄。例如，案卷目錄可細(xì)分為永久、長(zhǎng)期和短期，不同保管期限的案卷目錄，要分別裝訂，形成各自的檢索工具，案卷目錄一般包括順序號(hào)、案卷標(biāo)題、起止日期、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、保管期限和備注欄等內(nèi)容。順序號(hào)是案卷的編號(hào)，案卷標(biāo)題必須與案卷封面上的標(biāo)題一致，起止日期指案卷內(nèi)最早和最晚的文件日期，卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)指卷內(nèi)文件的實(shí)有頁(yè)數(shù)，備注欄用來(lái)說(shuō)明個(gè)別檔案的某些特殊情況以及某種變化情況。案卷目錄一般要編制一式2-4份，其中一份作為保存?zhèn)溆茫渌墓┤粘Ｊ褂谩?/p>