李 麗

（綏芬河市博物館 黑龍江 綏芬河 157300）

各級(jí)各類博物館在其發(fā)展過(guò)程中都積累了大量的檔案資料，這些檔案是前人留下的寶貴財(cái)富。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，以及文化大發(fā)展大繁榮戰(zhàn)略的實(shí)施，我國(guó)博物館事業(yè)迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，使文博事業(yè)迅速發(fā)展。要做好博物館工作最重要的是了解有關(guān)文物博物館方面的專業(yè)知識(shí)，掌握博物館業(yè)務(wù)的基本理論、基本知識(shí)和基本技能。博物館的陳列、保管、講解、考古、文物收藏等各項(xiàng)工作都離不開(kāi)查閱相關(guān)圖書資料，因此，做好檔案的工作非常重要。博物館的檔案室是一個(gè)圍繞博物館工作而展開(kāi)的圖書、文獻(xiàn)資料的收集、整理、典藏和流通的部門，是專業(yè)圖書、情報(bào)、信息傳播的重要機(jī)構(gòu)，但在實(shí)際工作中卻往往對(duì)這項(xiàng)工作的重要性有所忽略，在博物館學(xué)中亦很少論及，在圖書館學(xué)中又不能詳盡論述博物館的圖書資料管理工作諸多問(wèn)題。

博物館的檔案工作在構(gòu)建和諧的博物館文化中發(fā)揮重要作用。博物館文化是指博物館在為社會(huì)及其發(fā)展服務(wù)過(guò)程中的各類創(chuàng)造。檔案管理工作，作為博物館管理工作的重要組成部分，面對(duì)社會(huì)的發(fā)展，出現(xiàn)了許多亟待研究和解決的新情況、新問(wèn)題。博物館的檔案管理工作者，只有堅(jiān)持科學(xué)規(guī)范的管理制度、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神，才能適應(yīng)形勢(shì)的需要，才能走上檔案管理法制化的道路，才能充分發(fā)揮檔案特有的價(jià)值。

一、博物館檔案管理工作的作用

博物館應(yīng)最大限度、最大范圍地利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案作用。保存檔案是為了更好地利用檔案。領(lǐng)導(dǎo)和工作人員為了有效地實(shí)施管理，開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，往往需要借助于檔案。無(wú)論是制訂計(jì)劃、研究案例、進(jìn)行決策、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，還是處理日常事務(wù)等等，往往都需要查考相關(guān)的檔案資料。博物館的檔案記錄了博物館的誕生和成長(zhǎng)，記錄了一代又一代博物館工作者奮斗、拼搏、創(chuàng)新的光輝形象。可以說(shuō)，從設(shè)立博物館開(kāi)始，檔案管理工作就始終圍繞著博物館的中心工作，并為其和其他的各項(xiàng)工作提供服務(wù)，發(fā)揮了非常重要的作用。

（一）收集整理工作

對(duì)中小博物館來(lái)說(shuō)，藏品的數(shù)量多則幾萬(wàn)件，少則幾千件，與之對(duì)應(yīng)的藏品圖像資料也以千計(jì)、以萬(wàn)計(jì)。對(duì)這類資料的傳統(tǒng)管理方式，大多數(shù)博物館仍以底片、照片、錄像帶等實(shí)物形式保管，但由于數(shù)量龐大，在具體操作過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)霉變、褪色、劃痕、老化、損壞、遺失等情況；而且在使用管理過(guò)程中，許多博物館沒(méi)有指定專人保管，使用時(shí)沒(méi)有履行必要的制度，造成圖像資料管理混亂或引起版權(quán)糾紛等問(wèn)題。因此，如何保護(hù)好館藏文物的圖像資料，使其規(guī)范化、制度化管理，也是擺在資料室面前的一個(gè)重要話題。所以檔案室管理方面重點(diǎn)把好“四關(guān)”。一是把好“收集歸檔關(guān)”。按照收集歸檔的范圍和責(zé)任，要求各科室及時(shí)按規(guī)定歸檔文件、材料，并移交資料室。在案卷規(guī)范上，組織人員集中力量對(duì)資料逐卷逐條地進(jìn)行檢查和對(duì)照，整理、分類、組卷、編目和裝訂，確保了入庫(kù)資料的齊全、完整、規(guī)范。二是把好“資料整理關(guān)”。在資料整理過(guò)程中，要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)文物工作的法律法規(guī)和自治區(qū)及市文物管理部門的有關(guān)規(guī)定和要求，對(duì)應(yīng)歸檔的文物資料做好收集、整理、歸檔工作，實(shí)現(xiàn)博物館資料室管理工作的現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。三是把好“資料保管關(guān)”。檔案室要堅(jiān)持“五防”原則，定期進(jìn)行庫(kù)房溫濕度測(cè)定調(diào)節(jié)，做到庫(kù)房衛(wèi)生清潔，資料擺放整齊有序，最大限度地延長(zhǎng)資料、圖書的壽命。四是把好“資料登記關(guān)”。檔案室要做好借閱登記記錄，認(rèn)真查看借閱后交回資料、圖書是否齊全完整，沒(méi)有按指定日期交回的借閱資料、圖書一定要催交。

（二）檔案利用工作

用檔案提供服務(wù)是檔案管理的根本所在，也是檔案工作的立身之本，只有把服務(wù)工作搞好了才能使檔案事業(yè)發(fā)展的路子越走越寬。博物館檔案室經(jīng)常協(xié)助其他部門查閱檔案資料，例如博物館的精品展覽申報(bào)、館藏資產(chǎn)評(píng)估以及與其他單位發(fā)生訴訟糾紛等各項(xiàng)工作提供了確鑿有力的憑證。

二、博物館檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）博物館檔案管理工作意識(shí)淡化

博物館陳列展覽、藏品保管和社會(huì)教育等主要業(yè)務(wù)工作的快速發(fā)展，獲得了博物館管理者更多的關(guān)注，而對(duì)博物館檔案管理工作的重要性則被淡化了，而一些博物館檔案管理工作者自身對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這項(xiàng)工作可有可無(wú)，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而工作存在缺位現(xiàn)象，導(dǎo)致博物館檔案管理工作在管理方式新舊交替的進(jìn)程中遇到障礙。

（二）博物館檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃

近幾年，博物館檔案管理工作雖然進(jìn)行了一系列諸如達(dá)標(biāo)升級(jí)之類的實(shí)質(zhì)性考核，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后勁不足，缺少長(zhǎng)期性和連續(xù)性的管理，再加上部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)博物館檔案的重要作用的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠，造成了博物館檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)，無(wú)計(jì)劃；有任務(wù)，無(wú)落實(shí)；有形式，無(wú)效果。博物館檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。

（三）博物館檔案管理工作缺乏規(guī)范性管理手段

當(dāng)前博物館檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是博物館檔案收集不規(guī)范。有關(guān)文物的檔案包括文物收藏檔案、文物保管檔案、文物展陳檔案、文物修復(fù)檔案、文物借展檔案等，這些檔案分屬文物科、陳列科、辦公室等不同的部門進(jìn)行收集管理，各部門之間各司其職，按照不同的工作方式進(jìn)行記錄、收集、整理的相關(guān)檔案之間無(wú)法進(jìn)行綜合利用。二是博物館檔案整理不規(guī)范。由于博物館中檔案業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中不按照檔案規(guī)范立卷；三是檔案綜合管理力度不夠?；鶎硬┪镳^大多受藏品、人才、資金及領(lǐng)導(dǎo)等條件的制約，各項(xiàng)軟性的管理工作開(kāi)展起來(lái)就會(huì)比較困難；四是檔案利用不規(guī)范。博物館檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，手續(xù)不完備，造成了借出的檔案經(jīng)常沒(méi)有按期歸還或長(zhǎng)時(shí)間不歸還，甚至遺失。

三、解決博物館檔案工作存在問(wèn)題的對(duì)策

（一）增強(qiáng)檔案意識(shí)，堅(jiān)持規(guī)范建檔

我們基層博物館一定要增強(qiáng)檔案意識(shí)，只有這樣博物館檔案工作才能做到因地制宜靈活有效。博物館檔案要全面反映博物館的各類信息，應(yīng)包括博物館藏品檔案、陳列展覽檔案、資料檔案等，以每一件器物或每一個(gè)展覽為基本建檔單元，包括每一件文物的狀態(tài)及變化特征，及每個(gè)展覽與外部環(huán)境之間的聯(lián)系。通過(guò)收集、整理各項(xiàng)資料，詳細(xì)甄別分類，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。博物館檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與博物館發(fā)展的貼近度，根據(jù)發(fā)展需要，可編寫《組織機(jī)構(gòu)沿革》《陳列展覽精品展》《文物藏品精品匯編》等資料，更好地發(fā)揮博物館檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高博物館檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度

目前，社會(huì)上各種各樣的培訓(xùn)很多，但對(duì)檔案人員的培訓(xùn)卻相對(duì)缺乏。部分博物館的檔案人員業(yè)務(wù)水平較低，專業(yè)性不強(qiáng)，造成檔案被損毀或丟失、泄密等事件時(shí)有發(fā)生。博物館應(yīng)加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。

一是要明確博物館檔案管理負(fù)責(zé)人、檔案員的崗位職責(zé)，形成覆蓋全館的檔案管理機(jī)制。二是要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散建檔、集中備案的原則，按照完整、準(zhǔn)確、翔實(shí)的要求，按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原則整理歸卷、立卷，把博物館檔案整合為相互獨(dú)立，又不可分割的整體，最大限度地提高博物館檔案工作的檔次。三是要加大檔案工作規(guī)范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核，使立卷的檔案內(nèi)容能夠科學(xué)分類、流程清晰、檢索方便，實(shí)現(xiàn)最大程度保存文物歷史信息的目的。

（三）搞好博物館檔案的信息化建設(shè)，做好博物館檔案的研究和利用

搞好博物館資料的信息化建設(shè)，做好博物館電子資料的研究和利用，電子信息時(shí)代的到來(lái)給檔案管理帶來(lái)新的革命，檔案工作者很大一部分時(shí)間是直接通過(guò)電腦網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行電子資料信息的收集、整理和傳輸。因此，要熟練地使用設(shè)備，借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資料信息資源共享。博物館人員和檔案工作人員不應(yīng)只停留在保管資料上，還要進(jìn)一步研究利用電子資料如何高效率的來(lái)滿足利用者。檔案室必須有計(jì)劃、按標(biāo)準(zhǔn)，在加強(qiáng)資料研究工作的同時(shí)，不斷地摸索，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使檔案室的潛在價(jià)值發(fā)揮到最大。博物館檔案管理工作，只有堅(jiān)持科學(xué)規(guī)范的管理制度、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神，才能適應(yīng)形勢(shì)的需要，才能走上檔案管理法制化的道路，才能充分發(fā)揮其特有的價(jià)值，只要我們重視檔案室的價(jià)值，它一定會(huì)為博物館事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮巨大的作用。