焦詠梅

（哈爾濱房產壹貳零維修應急中心 黑龍江 哈爾濱 150010）

隨著科技進步，信息化已成為新形勢下人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，人事檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡化也已勢在必行。在以知識和信息為主要特征的信息化時代，人事檔案作為重要的信息資源，如何適應新形勢發(fā)展的需要，早日實現(xiàn)人事檔案信息化管理，已成為重要而又緊迫的時代話題。

人事檔案的信息化就是在人事檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對人事檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。人事檔案信息化建設的目標是，通過對人事檔案信息化建設所需的計算機、網(wǎng)絡等硬件設施和相關軟件的合理配置，達到人事檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化，實現(xiàn)人事檔案接收、傳輸、利用一體化，達到人事檔案資源共享，促進人事檔案事業(yè)持續(xù)快速發(fā)展。

一、加快人事檔案信息化基礎設施的投入

基礎設施建設是信息化建設的首要任務。建立人事檔案信息網(wǎng)絡，保證計算機硬件及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代，全面推進辦公自動化，進而實現(xiàn)政務公開，為最終實現(xiàn)無紙化辦公的電子政府和人事檔案管理全面徹底的信息化打好基礎。

二、加快人事檔案信息資源建設

信息資源建設是信息化建設的核心。一方面，抓緊人事檔案的鑒定銷毀工作，玉石分開，把真正有價值的人事檔案鑒定出來，輕裝上陣，加快館藏人事檔案數(shù)字化進程。人事檔案信息數(shù)字化是衡量信息化的重要標志，是信息化建設中的一項艱巨而重要的任務。要積極推進重要人事檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設，逐步實現(xiàn)人事檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。另一方面，規(guī)范電子檔案歸檔管理，加強對電子檔案的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導，積極探索和研究電子檔案接收、保管、利用的技術問題，確保有價值的電子文件真實、完整、有效，加強信息資源的安全保密工作。

三、加快由實體管理轉向信息管理的步伐

由手工管理轉向計算機管理，由人工檢索轉向網(wǎng)上查詢，實行計算機管理，上級主管部門要統(tǒng)一推出一個通用數(shù)據(jù)庫軟件，并設立嚴格的管理制度，根據(jù)使用權限分類加密，使一部分基礎數(shù)據(jù)只能在內部局域網(wǎng)上發(fā)行，在相關單位實現(xiàn)資源共享，以滿足單位和個人對人事檔案利用的需要，提高人事檔案查閱的效率。人才市場的建立，社會各方面對人事檔案利用的需要越來越迫切。經濟建設信息靈敏，瞬息萬變，要求人事檔案能迅速準確地提供服務，只有應用現(xiàn)代管理手段，才能較好地解決繁瑣的手工勞動和低效率之間的矛盾。應用計算機管理技術是時代發(fā)展的必然，也是提高工作效率的最有效方法。人們預測，新的世紀是全面實現(xiàn)辦公自動化的社會，是信息化的社會，是計算機進行社會管理、提供社會服務的時代。把計算機應用到人事檔案管理工作，將使人事檔案管理工作發(fā)生質的飛躍，是信息時代發(fā)展的客觀要求。目前，在人事檔案管理工作中，計算機管理程度不是很高，大多還是手工操作，我們要逐步進行一些必要的調整，使人事檔案的檢索、編目、統(tǒng)計、借閱、庫房管理、人事檔案材料的收集、登記等便于計算機操作，為下一步應用計算機編目和開發(fā)人事檔案信息資源打下良好的基礎。

四、加快人事檔案人員信息素質的提高

人事檔案人員是從事人事檔案工作的主體，起主導和支配作用，提高檔案人員的思想政治素質、業(yè)務技能素質和職業(yè)道德修養(yǎng)，是提高人事檔案工作水平的基礎。先進的管理手段，要有優(yōu)秀的專業(yè)人才。在科學技術飛速發(fā)展并廣泛得到應用的今天，人事檔案人員要加強科學文化知識的學習，拓寬知識面，更新知識結構，提高業(yè)務素質；要培養(yǎng)勇于改革創(chuàng)新的精神，更新觀念，大膽探索現(xiàn)代人事檔案管理新技術；要及時掌握黨和國家最新的人事政策、人事制度和當前人才流動規(guī)律；要培養(yǎng)一絲不茍、認真細致的敬業(yè)精神，以適應人事檔案管理日益復雜、逐步現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。

跨世紀的事業(yè)需要跨世紀的人才。專門人才的培養(yǎng)與儲備是事業(yè)發(fā)展、學術繁榮的重要基礎和必備條件。首先，科技進步日新月異，時代挑戰(zhàn)迫在眉睫，高素質人事檔案人才的培養(yǎng)應加快步伐，加大力度，采取行之有效的舉措，快出人才，多出人才。其次，適當調整與改革人才培養(yǎng)的理念與模式。在學校教育中應本著“厚基礎”、“寬口徑”的原則，強調素質教育；而在在職培訓中則應強調提高技能、補充知識、更新知識的繼續(xù)教育。一句話，強調能力的培養(yǎng)，即工作的能力，研究的能力，表達的能力等。

綜上所述，人事檔案部門目前正面臨著市場經濟、信息社會、特別是知識經濟的大潮與挑戰(zhàn)，以及高新技術的應用與滲透，我國建立在過去計劃經濟基礎上的和長期經驗式管理、手工操作和科技含量不高等一系列體制、模式、理論與實踐方面有許多不相適應之處。人事檔案學研究作為科技知識的體現(xiàn)，作為活躍的生產力因素，自然應勇于承擔知識先行的職責。應采取吸收、引進、消化、滲透、移植等手段，充實與強化檔案學科自身的內涵，如合理運用科學學、創(chuàng)造學、成功學、協(xié)同學、運籌學以及控制論、系統(tǒng)論等學科成果，解決檔案學科的自身建設，解決檔案學理論的熱點、難點與焦點等新課題。又如引進先進的科技理論與手段，解決新型人事檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定與利用等問題；解決辦公室自動化條件下文書、檔案一體化問題；解決電子文件的收集、管理與利用問題；解決檔案信息的計算機管理、聯(lián)網(wǎng)、進入信息高速公路等問題；同時也將解決電子文件條件下的檔案定義、全宗理論、原始憑證、法律憑證諸性質等基本理論問題。

人才流動是市場經濟對資源優(yōu)化配置的客觀要求。人事檔案管理只有實行信息化，建立專用人才流動檔案數(shù)據(jù)庫，人事檔案專用網(wǎng)絡，用人單位經過一定手續(xù)就能方便利用所需的引進人才的檔案信息，才能真正實現(xiàn)檔案信息資源共享的目標，也使得社會上那些“假檔案”、“假證書”沒有市場，這樣才能真正提高人事檔案的利用價值，適應改革開放和信息時代的要求。