張 彤

（黑龍江省煙草專賣局 哈爾濱 150001）

一、電子文件定義及其主要特點(diǎn)

所謂電子文件是指能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。與紙質(zhì)文件比較，電子文件主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用。

2.電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞。

3.電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響。

4.電子文件文件結(jié)構(gòu)不同于紙質(zhì)文件，其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)是不一致的。

5.電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案管理不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對(duì)檔案管理工作的影響

1.電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留痕跡。雖然已有一些技術(shù)可以防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大的多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

2.電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷改變自身結(jié)構(gòu)和格式來適應(yīng)新技術(shù)。在改變的過程中信息容易失真，而且由于沒有“原本”或原本無法讀出，其失真程度難以核對(duì)。一是人為破壞導(dǎo)致電子文件內(nèi)容失真；二是由于電子文件的載體和讀寫技術(shù)的不穩(wěn)定性造成信息失真。一般說來，磁盤的壽命是3-5年，光盤也不超20-30年。載體材料的氧化和變質(zhì)、磁場(chǎng)的影響，很容易抹去載體上存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)。由于電子文件的載體對(duì)硬件和軟件的依賴性很強(qiáng)，當(dāng)讀出設(shè)備或軟件早己更新多次，載體中的信息可能永遠(yuǎn)無法讀出。即使定期對(duì)載體進(jìn)行數(shù)字格式轉(zhuǎn)換，使它永不過時(shí)，但是格式轉(zhuǎn)換是丟失數(shù)據(jù)作為代價(jià)的，這樣將無法保證檔案信息的完整和準(zhǔn)確。

3.電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要，人們可以采取不同的方式輸出。對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，轉(zhuǎn)換載體，以防止信息損失。一份電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判斷這份電子文件的原始性。

4.電子文件在制作過程中的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件不像紙質(zhì)文件那樣容易分辨出原件和復(fù)印件，有時(shí)它可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上。在不同時(shí)間不同地點(diǎn)由不同的人獲得同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)分其中哪個(gè)是原件，哪個(gè)是復(fù)印件。

三、采取的對(duì)策

1.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件檔案管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2.解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

3.建立電子文件全過程管理制度。電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。哪個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，都可能造成對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性的危害。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。電子文件形成后就應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集、積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失。嚴(yán)格的歸檔制度，是保證電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性的重要措施。

4.實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙套歸檔。目前大部分機(jī)關(guān)將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因?yàn)樵陔娮游募淖C據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在這樣那樣的問題，在這些問題沒有得到有效地解決之前，紙質(zhì)文件和電子文件“同時(shí)服役”的狀況存在合理性和必要性。一方面在沒有充分的技術(shù)保障、相關(guān)立法和科學(xué)的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件；另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義，這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一種現(xiàn)象，不應(yīng)看做不必要的重復(fù)。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個(gè)管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點(diǎn)，這給各級(jí)檔案管理部門提出了許多新的課題。原則上電子檔案的管理應(yīng)納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的就實(shí)行并軌。比如，歸檔時(shí)間可基本相同，價(jià)值鑒定、著錄標(biāo)引實(shí)行統(tǒng)一操作等；不能并軌的就分別操作，如分別保管、分別利用等。

5.提高電子檔案信息安全意識(shí)。由于電子文件具有上述特點(diǎn)，對(duì)利用過程中的控制比紙質(zhì)檔案要困難得多，檔案工作人員又缺乏足夠的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，有時(shí)不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，因此必須具有明確的信息安全意識(shí)。目前對(duì)提高電子檔案應(yīng)持謹(jǐn)慎態(tài)度，在無確定把握時(shí)可限制利用方式（如限檔案室內(nèi)閱覽、轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件等），以防出現(xiàn)泄密、信息失真、損失、病毒入侵等方面的問題。具有保密要求的電子檔案，禁止在有互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上閱覽。

6.檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案管理人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙?，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案管理工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

[1]倪麗娟，于元元.文書與檔案管理.黑龍江人民出版社，2002，6.

[2]徐義全.電子文件與檔案的管理[J].安徽檔案，2001，（2）-（6）.