解登峰 胡遠(yuǎn)珍 高 鼎（中國海洋大學(xué)圖書館 山東 青島 266100）

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國家頒布了《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》、《中華人民共和國政府采購法》，教育部高等學(xué)校圖書情報工作指導(dǎo)委員會于2006年制定并發(fā)布了《普通高等學(xué)校圖書館文獻(xiàn)集中采購工作指南》，這給圖書館的文獻(xiàn)集中采購工作提供了直接的法律依據(jù)。目前，期刊招標(biāo)采購成為圖書館期刊采購市場化運(yùn)作的新模式，給圖書館帶來了實實在在的收益，使圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)工作更加規(guī)范。隨著圖書館招標(biāo)采購的開展，一些問題也逐漸顯現(xiàn)出來，其中最為明顯的是圖書館的采購合同管理欠缺，尤其是合同履約管理缺位。合同管理是以合同的洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。合同管理不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。圖書館中涉及合同條款內(nèi)容的各業(yè)務(wù)部門應(yīng)共同管理，注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對圖書館不利的變化，及時對合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。筆者結(jié)合多年工作實踐，對期刊采購合同管理及履約過程中存在的問題及成因進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的解決措施。

1 期刊招標(biāo)采購合同管理的積極意義

以往期刊供應(yīng)市場是郵局獨大的局面，正是因為沒有競爭壓力，供應(yīng)商的服務(wù)理念、工作效率、質(zhì)量長期得不到提升，直接影響到圖書館期刊服務(wù)工作。而在期刊采購招標(biāo)的環(huán)境下，各供應(yīng)商競相提供優(yōu)惠、附加服務(wù)，并對服務(wù)水平做出承諾，積極聽取圖書館的意見，根據(jù)各圖書館的特殊信息需要提供有針對性的解決方案。這為圖書館提高期刊服務(wù)質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。

期刊招標(biāo)采購合同為圖書館的期刊采購工作提供了法律保障。圖書館與供應(yīng)商簽訂采購合同后，一切以合同條款為準(zhǔn)，既對招標(biāo)后的期刊質(zhì)量提供了強(qiáng)有力的保障，也使期刊采購配套服務(wù)有了法律依據(jù)。以往圖書館與供應(yīng)商之間的業(yè)務(wù)往來大多建立在相互信任上，一方人員變動就可能影響到雙方的合作，如果缺少法律的約束和保護(hù)，圖書館的利益常常受到侵害而無法追償。期刊采購工作的周期長、催缺和補(bǔ)缺等業(yè)務(wù)繁雜，在沒有合同約束情況下，圖書館的要求經(jīng)常難以實現(xiàn)，導(dǎo)致圖書館的讀者服務(wù)工作被動。

2 期刊招標(biāo)采購合同管理存在的問題及成因

圖書館期刊招標(biāo)采購的最終目標(biāo)是保障期刊采購工作順利開展，價格優(yōu)惠、附加服務(wù)并非首要目標(biāo)。圖書館較為關(guān)心采購期刊能否及時到館、到齊，即期刊的時效性與完整性。通過近幾年的招標(biāo)采購實踐筆者發(fā)現(xiàn)，圖書館的到刊情況得到了一定程度的改善，但還遠(yuǎn)不能達(dá)到圖書館的預(yù)期，這主要是因為期刊采購合同管理薄弱造成的。期刊采購合同管理乏力的成因主要可歸納為以下幾個方面。

2.1 跨部門多頭管理造成信息障礙，導(dǎo)致合同管理不到位。

目前，圖書館多采用大采訪工作模式，期刊采訪業(yè)務(wù)、期刊招標(biāo)采購、合同擬定由資源建設(shè)部門負(fù)責(zé)，期刊登到管理由讀者服務(wù)部門負(fù)責(zé)。這造成了期刊采購周期長、各種異常情況時有發(fā)生，面對這些問題圖書館需要及時與供應(yīng)商溝通、協(xié)商。而圖書館對期刊的采購與管理分部門進(jìn)行導(dǎo)致異常信息的反饋過程經(jīng)常要經(jīng)過幾個部門，因此存在協(xié)調(diào)不夠到位、機(jī)制不夠健全、責(zé)任不夠明確等問題，導(dǎo)致合同管理不能貫穿始終[2]。

2.2 合同管理條款缺失

圖書館的采購合同一般由圖書館自行擬訂，合同內(nèi)容大多建立在原有工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，因而多為服務(wù)細(xì)節(jié)而缺少監(jiān)管條款。這主要是因為期刊采購合同是新興事物，圖書館沒有太多實踐經(jīng)驗可供借鑒。期刊采購合同自身的缺陷造成圖書館難以對合同履約情況進(jìn)行監(jiān)管，缺少必要的管理措施，以致合同的管理只能停留在雙方不斷協(xié)商、磨合的層面。

2.3 圖書館的管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低

我國期刊的出版發(fā)行還很不規(guī)范，尤其是近幾年，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和科學(xué)研究的推進(jìn)，期刊的出版發(fā)行表現(xiàn)出越來越多、越來越頻繁的變化。期刊發(fā)行渠道、訂購標(biāo)識、刊名、出版頻率的變化給供應(yīng)商的服務(wù)及圖書館的跟蹤監(jiān)管帶來一定的困難。期刊出版過程中的分刊、合刊、休刊、?？?、復(fù)刊等變化往往給每年的訂購工作帶來諸多問題，處理起來非常麻煩，對期刊的管理、利用和收藏造成嚴(yán)重的影響。圖書館原來的期刊管理的水平與招標(biāo)采購環(huán)境下的管理要求有相當(dāng)大的差距，期刊管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的意識還沒有延伸到期刊采購合同管理工作中[3]。

2.4 供應(yīng)商附加服務(wù)承諾干擾了圖書館采購的注意力

期刊供應(yīng)商為了能夠中標(biāo)，多在標(biāo)書中羅列大量附加服務(wù)，以獲得圖書館的青睞。但從目前的招投標(biāo)情況來看，中標(biāo)后完全履行投標(biāo)承諾的商家并不多。這些得不到兌現(xiàn)的承諾干擾了圖書館對期刊采購合同中關(guān)于服務(wù)項目的具體要求，在圖書館看來合同中的條款有些是難以做到的，所以在合同履約過程中放松了對這些條款的監(jiān)管，從而弱化了期刊招標(biāo)采購的實際效果。

3 夯實期刊采購合同管理的基礎(chǔ)工作

要提高合同管理的水平，必須由一定的組織機(jī)構(gòu)和人員來完成合同管理的任務(wù)，以使合同管理工作專門化和專業(yè)化。合同管理的最終目的是實現(xiàn)采購目標(biāo)，而非為了合同管理而管理，因此要為合同管理夯實基礎(chǔ)，盡可能降低管理的難度。

3.1 簽訂完整、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)钠诳少徍贤?/h3>

一份完整、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)钠诳少徍贤旧砭褪呛贤募s管理工作的基礎(chǔ)。例如，中國海洋大學(xué)圖書館（以下簡稱我館）在期刊采購招標(biāo)前，在對前兩次期刊采購招標(biāo)工作的經(jīng)驗和采購合同履約情況進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上對本次招標(biāo)文件、采購合同文本進(jìn)行了細(xì)致梳理，特別強(qiáng)調(diào)如下內(nèi)容：①力求合同文字準(zhǔn)確，避免因合同文字的歧義和誤解導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。依法訂立有效的合同，通過準(zhǔn)確、明晰的合同文字體現(xiàn)雙方的真實意愿。②明確違約責(zé)任，并注重違約責(zé)任的可計量性與可實施性?？朔瓉淼暮贤捎谥恢v“好話”、不講“丑話”造成的違約責(zé)任缺項，同時避免合同出現(xiàn)違約責(zé)任定量難、執(zhí)行難的情況。

3.2 提高對期刊采購合同管理工作的認(rèn)識

合同管理是對合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理。圖書館往往只對合同的草擬階段高度重視，一旦合同簽訂了，就被束之高閣，甚至忘記了合同履行過程是實現(xiàn)權(quán)利與義務(wù)的過程，僅僅把它看成是一種程序或形式。因此，合同管理的問題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期的履行階段。圖書館業(yè)務(wù)人員缺少簽訂采購合同所需的經(jīng)濟(jì)、管理及法律知識，對合同管理工作的認(rèn)識有限。因此，圖書館應(yīng)有針對性地對工作人員開展培訓(xùn)，幫助業(yè)務(wù)人員提高認(rèn)識。

3.3 嚴(yán)格進(jìn)行合同交底

圖書館與供應(yīng)商簽訂期刊采購合同后，由資源建設(shè)部負(fù)責(zé)人向期刊采購執(zhí)行人及負(fù)責(zé)期刊驗收管理的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點及特殊情況處理。這項工作的缺位往往會造成合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，致使合同被鎖在文件柜或部門負(fù)責(zé)人的抽屜內(nèi)，其他人員只知其相關(guān)工作職責(zé)，而對合同的總體情況知之甚少，甚至完全不了解合同的具體內(nèi)容，給日后的合同糾紛埋下了隱患。因此，進(jìn)行合同交底工作時，應(yīng)一次性將合同條款講透、說全。圖書館可以采取業(yè)務(wù)交流會議的方式幫助業(yè)務(wù)人員盡快熟悉合同文本，以使其對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題有正確的判斷。

4 期刊采購合同履約管理實踐

簽訂期刊采購合同的目的在于保障采購活動能夠及時、有效地履行，合同一經(jīng)雙方簽訂即產(chǎn)生效力。圖書館和供應(yīng)商均應(yīng)按照誠實守信原則和全面履行原則完成合同約定的本方義務(wù)，實現(xiàn)各自的權(quán)利，使各方的目的得以實現(xiàn)。圖書館期刊采購合同履約階段是一個周期較長而且十分復(fù)雜的過程，不可預(yù)見的情況較多，容易出現(xiàn)各種各樣的問題。針對合同履約管理工作，我館主要采取了以下幾項措施。

4.1 建立合同履約管理保證體系

我館對服務(wù)項目進(jìn)行了細(xì)分，尤其細(xì)化了期刊訂到率、到貨率、到準(zhǔn)率、送刊頻次、送達(dá)時間、缺刊補(bǔ)缺、信息反饋等服務(wù)項目的實質(zhì)性規(guī)定，并在合同中明確了有關(guān)計量方法、考核標(biāo)準(zhǔn)及保障措施。例如，我館在期刊結(jié)算時采用保證金制；期刊付款時支付應(yīng)付款的90%，剩余部分作為服務(wù)保證金；保證金的支付又分為70%和30%兩部分，70%為缺刊保證金，30%為送刊頻次保證金。

若期刊的訂到率和到貨率均為100%，即無缺刊，則支付缺刊保證金；若有缺刊，則缺刊保證金結(jié)算方法如下：①若缺刊以復(fù)制品補(bǔ)送，則供應(yīng)商須按本冊期刊的原價退還作為補(bǔ)償，并且保證復(fù)制品的印刷與裝幀質(zhì)量；②若有缺刊且又未以復(fù)制品補(bǔ)送，則供應(yīng)商須按本冊期刊原價的10倍賠付；③若缺刊款之和小于缺刊保證金總額，則從缺刊保證金中扣除缺刊款項后支付余額，若缺刊款之和大于缺刊保證金總額，則視為供應(yīng)商違約，依合同中違約條款處理。

我館對送刊頻次的要求具體化、可計量化，根據(jù)各供應(yīng)商供應(yīng)期刊的出版頻率區(qū)別計量。其中本地供應(yīng)商全年送刊頻次不低于300次，外地供應(yīng)商不低于80次，寒暑假及法定假日除外。送刊頻次保證金結(jié)算方法如下（以本地供應(yīng)商為例）：①供應(yīng)商在每天送刊1次的情況下，若全年送刊次數(shù)大于或等于300，則甲方支付全額送刊頻次保證金；②供應(yīng)商在每周送刊次數(shù)不低于5次的情況下，若全年送刊次數(shù)小于300，則甲方實際支付額為：

③供應(yīng)商一周送刊次數(shù)若低于5次，則每少一次扣除兩次送刊應(yīng)得的送刊頻次保證金，低于3次則扣除本周送刊頻次保證金全額。

4.2 調(diào)整采購策略，減少履約管理難度。

履約管理的目的是保證合同的完整履行，實現(xiàn)圖書館對期刊訂到率、到貨率、送刊頻率、送達(dá)時間、缺刊補(bǔ)缺、信息反饋等服務(wù)項目的具體要求。為減少履約管理難度，便于雙方工作，減少不必要的風(fēng)險，我館調(diào)整了采購策略。2010年，我館通過招標(biāo)確定了由本地郵局和外地1家供應(yīng)商為圖書館提供期刊采購服務(wù)。根據(jù)兩家的服務(wù)優(yōu)勢和期刊采購工作面臨的實際問題，我館對期刊采購方案進(jìn)行了調(diào)整，將期刊分為A、B、C 3種類型：A類型是出版頻率高于月刊的期刊，包含月刊、半月刊、旬刊、周刊等，不論是否為學(xué)術(shù)型期刊；B類型是出版頻率低于月刊并且為非學(xué)術(shù)型的期刊，多為師生喜聞樂見、利用率較高的期刊；C類型是出版頻率低于月刊并且為學(xué)術(shù)型的期刊，多為專業(yè)性強(qiáng)、供教學(xué)與科研使用的期刊。其中，將A、B兩種類型期刊分配給本地郵局，C類型期刊分配給外地供應(yīng)商，這在根本上解決了外地供應(yīng)商因地域限制造成的高出版頻率期刊到館時間滯后的問題。之前，B類型期刊到館日期常常滯后于校外報刊亭到貨日期，引起了讀者的不滿，經(jīng)過調(diào)整，這種現(xiàn)象得以緩解。C類型期刊因其出版頻率較低，由外地供應(yīng)商提供可以更有效地保障到全率及期刊的實效性。調(diào)整后的采購方案得到了本地供應(yīng)商、外地供應(yīng)商的支持，在實現(xiàn)共贏的基礎(chǔ)上減少了期刊采購合同履約管理難度。

4.3 完善圖書館內(nèi)部工作機(jī)制，強(qiáng)化履約管理力度。

由于我館的期刊采購沒有納入政府采購的范圍，只是我館與期刊供應(yīng)商之間的經(jīng)濟(jì)行為，沒有專門的合同管理部門對雙方的履約行為進(jìn)行監(jiān)督。同時，我館期刊采訪業(yè)務(wù)由資源建設(shè)部負(fù)責(zé)，期刊管理由報刊閱覽部負(fù)責(zé)，中間環(huán)節(jié)缺少信息溝通成為履約管理中的障礙。為加強(qiáng)履約管理，我館完善了內(nèi)部工作機(jī)制，明確了工作責(zé)任，并將責(zé)任落實到崗、落實到人。由報刊閱覽部負(fù)責(zé)供應(yīng)商合同履行的評估和考核，重點關(guān)注供應(yīng)商在合同期內(nèi)的服務(wù)質(zhì)量，促使供應(yīng)商不斷提升服務(wù)水平，并形成供應(yīng)商履約信用記錄、保證金結(jié)算報告。這項措施增進(jìn)了供應(yīng)商對圖書館的理解，也成為供應(yīng)商改進(jìn)服務(wù)的動力，同時為圖書館資源建設(shè)部今后的期刊招投標(biāo)優(yōu)選供應(yīng)商提供了參考[4]。

圖書館期刊采訪工作是一項具有悠久歷史的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)，形成了較多習(xí)慣做法。期刊招標(biāo)采購進(jìn)入圖書館期刊采購工作只有幾年的時間，作為一種新生事物對我國原有的期刊發(fā)行模式帶來了挑戰(zhàn)，同時也對圖書館的期刊采訪工作提出了新的要求。在市場經(jīng)濟(jì)高度發(fā)達(dá)、期刊業(yè)務(wù)分部門管理的今天，圖書館更應(yīng)不斷探索適合自身需要的合同管理措施，以真正適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)條件下的交易方式，科學(xué)地促進(jìn)期刊的館藏建設(shè)，提升文獻(xiàn)保障服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)信譽(yù)。

[1]廖映紅. 高校圖書館期刊采購渠道的分析與優(yōu)化策略[J]. 大連大學(xué)學(xué)報, 2005(3):85-86.

[2]羅智華. 圖書館中文期刊采訪渠道中的問題及解決策略[J]. 圖書館, 2008(4):117-118.

[3]張 勇. 論高校圖書館中文期刊采購招投標(biāo)中存在的問題及對策[J]. 黑龍江科技信息, 2010(23):91.

[4]倪勝霞. 高校圖書館期刊采購招標(biāo)的合同履約管理[J]. 圖書館論壇, 2010(1):89-90.