柳 昊 柳仕超

(1.中南財經(jīng)政法大學(xué)，湖北 武漢 430073;2.廣東白云學(xué)院，廣東 廣州 510450)

一、出口貿(mào)易的基本流程

出口貿(mào)易的基本流程分為出口前的準備工作、對外進行洽談與履行合同三個階段，詳見以下流程圖。

從以上流程圖來看，出口貿(mào)易跟單從接單、落實訂單到交單結(jié)匯，環(huán)節(jié)多且程序復(fù)雜。初做外貿(mào)的業(yè)務(wù)人員常常顧此失彼，易出錯，給公司造成損失。筆者認為外貿(mào)跟單的流程看似復(fù)雜，但只要理清外貿(mào)跟單工作的要素，抓住重點，跟單工作就變得簡單易行。

二、出口貿(mào)易跟單的要素

簡而言之，出口貿(mào)易跟單的流程就是接單→落實訂單→跟單出貨→制單結(jié)匯，其要素包括“貨、證(款)、船、單”四個方面，跟單工作即是“跟貨、跟證(款)、跟船、跟單”?，F(xiàn)將這四個要素詳解如下:

(一)跟貨

“跟貨”就是接單(貨)→落實訂單(貨)→出貨。

1.接單

接單(貨)是落實訂單(貨)和出貨的前提。接單(貨)是一項復(fù)雜和技巧性較強的工作，外貿(mào)業(yè)務(wù)員要想多接訂單，須了解公司的產(chǎn)品和其銷售市場，盡可能詳細地收集客戶資料，充分利用身邊的資源尋找客戶并設(shè)法接近客戶;詢盤時要謹防客戶套價，還盤須提及所有異議;了解構(gòu)成有效接受的條件;收到客戶訂單一定要仔細審查。如果要與客戶進行商務(wù)談判來確認訂單，商務(wù)談判前要做充分準備，做到知己知彼，談判之中要注意技巧;慎重對待每項每款，根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇合同訂立形式，對合同的內(nèi)容了解透徹，如數(shù)量、品質(zhì)條款須明確具體;包裝條款應(yīng)避免含糊規(guī)定;價格條款要選擇適當價格術(shù)語;裝運條款應(yīng)明晰;支付條款應(yīng)加倍重視;保險條款應(yīng)確定投保險別;檢驗與索賠條款要規(guī)定清楚;不可抗力條款一定要提出;仲裁條款要擬訂適當;合同簽訂前要細心核對。

2.落實訂單

落實訂單(貨)直接關(guān)系到能否按照合同的規(guī)定準時、順利出貨。按照《國際銷售合同公約》的規(guī)定，按合同交付貨物、移交單據(jù)和轉(zhuǎn)移貨物的所有權(quán)是賣方的三項基本任務(wù)。

落實訂單(貨)時，專業(yè)外貿(mào)公司須安排好采購計劃，外包生產(chǎn)須小心選擇加工企業(yè)。自產(chǎn)自銷型企業(yè)的外貿(mào)跟單員須協(xié)調(diào)采購人員采購需要的原輔材料;協(xié)助生產(chǎn)管理人員編制生產(chǎn)計劃，做好生產(chǎn)日程安排，貨物的數(shù)量必須符合出口合同的規(guī)定，且由于產(chǎn)品合格率難以達到百分之百故下單時最好留有余地;協(xié)調(diào)車間解決生產(chǎn)中出現(xiàn)的各種問題，嚴把質(zhì)量關(guān)，貨物品質(zhì)必須與合同規(guī)定相一致;貨物備妥的時間應(yīng)與合同和信用證規(guī)定的裝運期相適應(yīng);交貨期若有延誤要及時處理，與客戶充分溝通，避免造成客戶索賠。

3.出貨

出貨是跟單的重要環(huán)節(jié)。發(fā)貨前跟單員要選擇適宜的運輸方式，一定要客戶確認發(fā)貨裝箱資料，接到客戶出貨通知即開立出貨單，認真計算裝柜的貨物數(shù)量，以節(jié)省運費;出口貨物需提前三四天聯(lián)系出貨事宜，以留出制單、報檢報關(guān)的時間;出貨時最好到現(xiàn)場監(jiān)督裝貨，防止出現(xiàn)貨損、裝柜不滿或裝不完貨的情況，出貨后要第一時間通知客戶發(fā)貨的時間和裝箱資料。貨物到達目的地后，還需同客戶溝通，取得反饋資料，如進口國的貿(mào)易政策的變化、市場的信息、用戶對產(chǎn)品的意見和產(chǎn)品的銷量等，以利于以后改進產(chǎn)品，提高服務(wù)質(zhì)量，為同客戶建立長期的合作關(guān)系打好基礎(chǔ)。

(二)跟證(款)

“跟證”意指催證→審證→改證;跟款即跟蹤貨款的收付。

1.催證

信用證結(jié)算的條件下，為保證出口合同和信用證的順利執(zhí)行，外貿(mào)跟單員在以下四種情況下應(yīng)向買方催證:①在合同規(guī)定的期限內(nèi)買方未及時開證;②簽約時間與履約日期較遠，應(yīng)及時提醒對方開證;③賣方貨已備妥，并打算提前裝運;④買方資信欠佳。

2.審證

賣方收到信用證后，跟單員首先要讀懂信用證，明確相關(guān)條款要求，全面考慮實際業(yè)務(wù)情況，并根據(jù)合同和《UCP600》審核信用證的條款是否與合同相符、是否符合《UCP600》有關(guān)規(guī)定和查找信用證中的不符點。

審核信用證要點包括:①開證銀行的資信及信用證的有效期;②受益人的名稱、地址是否正確;③付款期限(即期、遠期)是否與合同一致;④裝運期的規(guī)定是否符合合同的要求;⑤運輸條款(分批裝運、轉(zhuǎn)運)是否可接受;⑥商品的描述、單價、總值是否與合同一致;⑦保險條款是否與合同一致;⑧單據(jù)條款是否可接受;⑨銀行費用條款是否合理;⑩檢查信用證中是否有“陷阱條款”。

所謂“陷阱條款”，即信用證中的“軟條款”，主要有:①附加生效條件，拖延信用證的生效時間;②規(guī)定苛刻的條件，使條款難以執(zhí)行;③受益人憑買方簽發(fā)的貨物收據(jù)議付。如信用證暫不生效條款;細分價格和認證的發(fā)票條款;限制運輸?shù)奶釂螚l款;規(guī)定內(nèi)容的證明書條款;指定商檢的檢驗證書條款;交單和付款的特別條款等。

對于信用證的“軟條款”，跟單員應(yīng)有效加以防范。一是要嚴格審證，及早發(fā)現(xiàn)“軟條款”，提出修改;二是對“軟條款”不能做到的堅決修改，不要急于出貨，能做到的盡量不改，盡快處理，以提高出口跟單的效率。

3.改證

跟單員在審核信用證發(fā)現(xiàn)不符點后，要及時提出修改，以保證訂單的順利履行。信用證的修改應(yīng)掌握的原則和應(yīng)注意的問題:①信用證的修改必須經(jīng)過各有關(guān)當事人全部同意后，方能有效;②對于那些非改不可的不符點堅決要改，對于那些可改可不改的不符點要酌情處理;③對多項信用證的不符點，受益人只能全部接受或全部拒絕，不能只接受一部分而拒絕另一部分;④一份信用證有幾處需要修改的不符點，應(yīng)集中一次通知開證人辦理，并提出具體的修改要求，不可多次提出修改。

在匯付或托收結(jié)算的方式下，外貿(mào)業(yè)務(wù)員跟款要控制風(fēng)險。匯付結(jié)算時，如T/T付款，最好能要求客戶先付款后發(fā)貨，至少要求客戶先付兩至三成的訂金，收到訂金后再安排發(fā)貨，并且在收到余款后再放單給買方，不可先發(fā)貨后收款。托收(如D/P，D/A)結(jié)算時，一定要先調(diào)查買方的信譽和支付能力。對于信譽好的老客戶，可考慮采用即期付款交單(D/P)的方式，慎用遠期付款交單和承兌交單(D/A)付款方式。對于新客戶，D/P和D/A最好不要考慮使用，可選用信用證或匯付的方式結(jié)算貨款，以防范風(fēng)險。

(三)跟船

“跟船”即租船訂倉、辦理貨物出運手續(xù)以及辦理報檢、報關(guān)和投保。

1.租船訂倉

發(fā)貨前跟單員要查看船期表，填寫出口貨物托運單(B/N)。貨物應(yīng)在合同或信用證規(guī)定的裝運期內(nèi)出運。運輸單據(jù)的簽發(fā)日期視作裝運日期，不能遲于信用證或合同規(guī)定的最遲裝期。貨物裝運后，出口方應(yīng)立即向進口方發(fā)出裝運通知(Shipping Advice)，以便對方及時辦理投?；蜃龊媒迂洔蕚涔ぷ鳌Ｑb船完畢后，由船長或運輸代理公司簽發(fā)正式提單。

2.報檢

進出口貨物的檢驗檢疫流程為:報檢(審單)→施檢部門接單→現(xiàn)場查驗或取樣檢驗、檢疫、鑒定→出具檢驗檢疫結(jié)果→計費(收費)→出證。

出入境貨物報檢的要求及應(yīng)注意的問題有:①報檢的時限和地點。出口貨物最遲應(yīng)在出口報關(guān)或裝運前報檢，報檢地點原則上應(yīng)堅持產(chǎn)地檢驗檢疫;②準確填制《報檢申請單》，內(nèi)容包括品名、規(guī)格、數(shù)量/重量、包裝、產(chǎn)地等項;③報檢時應(yīng)附的資料包括合同、信用證、廠檢單、發(fā)票、裝箱單等。

3.報關(guān)

進出口貨物的通關(guān)基本流程是:申報→查驗→征稅→放行。報關(guān)員須準備好相關(guān)單證向海關(guān)申報，主要包括發(fā)票、裝箱單、產(chǎn)地證、提單、配額證、許可證和登記證等。

一般來說，企業(yè)應(yīng)在貨物的實際進出境口岸辦理申報。另外經(jīng)海關(guān)批準，企業(yè)可以不在貨物的進出口口岸而是在鄰近企業(yè)的內(nèi)地海關(guān)辦理申報業(yè)務(wù)。

報關(guān)員填好出口貨物的報關(guān)單后，必須如實、及時向海關(guān)申報(出口貨物的報關(guān)時限為裝貨前24小時)，到現(xiàn)場交單、配合查驗、納稅、放行。出口貨物不可少出多報，低出高報。如進口貨物不可多進少報，高進低報一樣。否則就是嚴重的違法行為。

4.投保

凡按CIF和CIP條件成交的出口貨物，由賣方辦理投保手續(xù)。在辦理時，跟單員應(yīng)根據(jù)出口合同或信用證規(guī)定，在備妥貨物，并確定裝運日期和運輸工具后，按規(guī)定格式逐筆填制保險單，具體列明被保險人名稱，保險貨物項目、數(shù)量、包裝及標志，保險金額、起止地點、運輸工具名稱，起止日期和投保險別，送保險公司投保，繳納保險費，并領(lǐng)取保險單。如果發(fā)生了貨損，應(yīng)向承運人或保險公司提出索賠。

辦理保險時須遵循五個基本原則:最大誠信原則;可保利益原則;損失補償原則;代位追償原則;近因原則。

(四)跟單

“跟單”即制單結(jié)匯。出口貨物裝運后，跟單員應(yīng)立即按信用證或合同的規(guī)定，正確繕制全套單據(jù)，包括匯票、發(fā)票、裝箱單和出口收匯核銷單，并取得海運提單、產(chǎn)地證明書、保險單和檢驗證書。在信用證規(guī)定的有效期和交單期內(nèi)送交銀行，辦理結(jié)匯，結(jié)匯后再去銀行和外匯管理局辦理核銷手續(xù)。

制作審單的基本原則是正確、完整、及時、簡明、整潔。要求是“五個一致”，即單同一致、單證一致、單單一致、單貨一致、單據(jù)與慣例一致。

如果出口的產(chǎn)品可享受國家出口退稅，跟單員須向國稅局提交“三單兩票”，即出口貨物報關(guān)單、出口收匯核銷單、銀行結(jié)匯水單、出口發(fā)票和增值稅票，貨物報關(guān)出口之日起90天內(nèi)(遠期收匯180天除外)辦理退稅申報。

綜上所述，外貿(mào)出口跟單的工作可簡化為:

三、出口跟單要素的相互關(guān)系

在出口合同履行過程中，以上四個要素之間相互關(guān)聯(lián)，環(huán)環(huán)相扣，構(gòu)成了一個完整的外貿(mào)跟單流程，一個環(huán)節(jié)出了問題，就會影響其他，從而影響到出口合同的順利履行。因此理清和處理好跟單各要素之間的關(guān)系，對出口貿(mào)易合同順利履行至關(guān)重要。

四個要素中“款”是核心，“貨”是重點，“船”、“單”要與之同步，如果在訂船和裝運環(huán)節(jié)銜接不好，就會導(dǎo)致貨物不能及時出運;制單交單不符，即使賣方嚴格按照合同交貨，也會導(dǎo)致銀行拒付貨款，給賣方造成損失。因此，“款”、“貨”、“船”、“單”之間須相互銜接，協(xié)調(diào)平衡。具體來講，操作過程中外貿(mào)跟單員應(yīng)做好“四排”、“三平衡”。

“四排”是指以買賣合同為對象，根據(jù)合同項下的信用證是否開到，貨款是否收到、貨物是否備妥，按四種情況進行分析排隊，即“有證(款)有貨”、“有證(款)無貨”、“無證(款)有貨”、“無證(款)無貨”。

“四排”原則是在出口貨物排單時，首先安排“有證(款)有貨”的訂單，即公司有現(xiàn)貨，并且有信用證(即買方已開來信用證)或已收到買方訂金、貨款的貨物，這樣賣方就可早交貨，早交單，早結(jié)匯。其次安排“有證(款)無貨”的訂單，即收到買方已開來信用證或訂金、貨款后，按計劃安排貨物的采購、生產(chǎn)，以保證按合同或信用證規(guī)定的日期出貨?！盁o證(款)有貨”應(yīng)放在第三位，賣方應(yīng)催促買方盡快開證或付款、收到證或款后再出貨，不可先出貨后收款，以降低出口收款的風(fēng)險。對于“無證(款)無貨”，只有一紙合同的訂單，則應(yīng)排在最后，視款或證落實的情況再做安排，如果款或證無法落實，就只有終止履行合同。

“三平衡”，即以合同或信用證為依據(jù)，根據(jù)合同或信用證規(guī)定的裝運期的遠近，結(jié)合貨源和運輸能力的具體情況，分輕重緩急，力求做到“貨、船、單”三要素的協(xié)調(diào)平衡和有效銜接，即及時備貨，提前租船訂艙，按時出貨，及時制單交單結(jié)匯。跟單過程中如果出現(xiàn)問題，跟單員應(yīng)想方設(shè)法予以解決，盡量避免“貨等船”或“船等貨”;制單出錯或交單延遲;無證(款)出貨后收不到貨款的情況，應(yīng)最大限度地降低出口的風(fēng)險。

總之，外貿(mào)跟單員只要明確上述出口跟單工作的四個要素，熟悉各個要素的內(nèi)涵和相互關(guān)系，并在合同履行的過程中做好“四排三平衡”工作，使各個要素緊密銜接，就能化繁為簡，提高效率，做好出口跟單工作。