南海東軟信息技術(shù)職業(yè)學(xué)院 孫 晶 葉小鶯

在多年的招生工作中，深刻體會到新生錄取及報到的各類統(tǒng)計(jì)對高職院校的專業(yè)設(shè)置及宣傳戰(zhàn)略都起到了非常重要的指導(dǎo)意義，故筆者以應(yīng)用Access進(jìn)行對高職院校新生的各類統(tǒng)計(jì)為例，將統(tǒng)計(jì)功能的實(shí)現(xiàn)過程進(jìn)行簡單說明，希望與廣大同行一起學(xué)習(xí)和探討。

1.新生各類統(tǒng)計(jì)的需求分析

正確進(jìn)行各類統(tǒng)計(jì)的需求分析是非常必要的。首先設(shè)定新生錄取總數(shù)上限為一萬人，錄取專業(yè)數(shù)上限為5O個，錄取地區(qū)為廣東省內(nèi)21個地市，學(xué)生類別為文科、理科和3+證書。

需求為以下統(tǒng)計(jì)報表：

表1：按地市統(tǒng)計(jì)新生錄取數(shù)、報到數(shù)及報到率統(tǒng)計(jì)表；

表2：按專業(yè)統(tǒng)計(jì)新生錄取數(shù)、報到數(shù)及報到率統(tǒng)計(jì)表；

表3：按地市及學(xué)生類別統(tǒng)計(jì)新生錄取數(shù)、報到數(shù)及報到率統(tǒng)計(jì)表；

表4：按專業(yè)及學(xué)生類別統(tǒng)計(jì)新生錄取數(shù)、報到數(shù)及報到率統(tǒng)計(jì)表。

2.表1和表2的實(shí)現(xiàn)過程

步驟1：將包含新生信息的Excel表導(dǎo)入Access，其中新生信息包含如下字段：準(zhǔn)考證號、姓名、身份證號、性別、專業(yè)、總分、學(xué)生類別、籍貫等。如圖1。

步驟2：在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建查詢。在顯示表中添加“新生錄取數(shù)據(jù)”及“新生報到數(shù)據(jù)”，連接兩個數(shù)據(jù)中匹配的字段“準(zhǔn)考證號”，在選擇查詢的對話框中分別對兩個表進(jìn)行兩次選擇“籍貫”字段，在“總計(jì)”中依次選擇“分組”與“計(jì)數(shù)”，如圖2。

單擊【運(yùn)行】即可得到按地市統(tǒng)計(jì)新生錄取數(shù)、報到數(shù)報表（如下圖3），黏貼到Excel中稍作整理即可得到表1按地市統(tǒng)計(jì)新生錄取數(shù)、報到數(shù)及報到率統(tǒng)計(jì)表；表2與表1過程相同，在此不做贅述。

3.表3和表4的實(shí)現(xiàn)過程

圖1 新生錄取數(shù)據(jù)

圖2 計(jì)數(shù)圖示

圖3 新生按地區(qū)錄取及報到數(shù)

表3與表4過程相同，以下步驟以表4為例。

步驟1：將包含新生信息的Excel表導(dǎo)入Access中。

步驟2：更新查詢，將“新生報到信息”更新到“新生錄取信息”中。在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建查詢，雙擊添加“新生報到數(shù)據(jù)”及“新生錄取數(shù)據(jù)”，并連接匹配字段“準(zhǔn)考證號”。單擊【查詢】中【更新查詢】，在“更新到”中輸入“1”（此處輸入任何字符都可以），點(diǎn)擊【運(yùn)行】見圖4。

圖4 更新查詢圖示

圖5 交叉表基礎(chǔ)表1

圖6 各專業(yè)各學(xué)生類別錄取報到數(shù)

圖8 分專業(yè)分學(xué)生類別錄取數(shù)

圖7 交叉表基礎(chǔ)表2

圖9 分專業(yè)分學(xué)生類別錄取及報到

圖10 分專業(yè)分學(xué)生類別錄取及報到統(tǒng)計(jì)表

步驟3：將“新生錄取數(shù)據(jù)”重命名為“新生錄取及報到數(shù)據(jù)”，打開該表，插入列，將“通知書號”復(fù)制到該列，重名列名為“錄取人數(shù)”，將“是否報到”重名列名為“報到人數(shù)”。基礎(chǔ)工作已經(jīng)準(zhǔn)備就緒，在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建查詢。通過雙擊添加字段“專業(yè)”、“學(xué)生類別”、“錄取數(shù)據(jù)”及“報到數(shù)據(jù)”，進(jìn)行分組計(jì)數(shù)，如圖5。

雙擊“交叉表基礎(chǔ)表1”，得到下表，如圖6。

步驟4：建立“交叉表基礎(chǔ)表2”。

在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建查詢。對“交叉表基礎(chǔ)表1”進(jìn)行選擇查詢、通過雙擊添加字段“專業(yè)”、“學(xué)生類別”、“錄取數(shù)據(jù)之計(jì)數(shù)”及“報到數(shù)據(jù)之基礎(chǔ)”，添加{表達(dá)式1：[學(xué)生類別] & "錄取數(shù)據(jù)之計(jì)數(shù)"}與{表達(dá)式2[學(xué)生類別] & "報到數(shù)據(jù)之計(jì)數(shù)"}，如圖7。

步驟5：將“交叉表基礎(chǔ)表2”在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建“交叉表查詢”，通過雙擊選擇字段“專業(yè)”、“表達(dá)式1”和“錄取數(shù)據(jù)之計(jì)數(shù)之”，將“專業(yè)”選擇“分組”和“行標(biāo)題”，將“表達(dá)式1”選擇“分組”和“列標(biāo)題”，將“錄取數(shù)據(jù)之計(jì)數(shù)”選擇“第一條記錄”和“值”。運(yùn)行后得圖8。

重復(fù)以上過程，可以得到“分專業(yè)分學(xué)生類別報到統(tǒng)計(jì)表”。

步驟6：在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建查詢，打開“分專業(yè)分學(xué)生類別錄取統(tǒng)計(jì)”和“分專業(yè)分學(xué)生類別報到統(tǒng)計(jì)”，連接匹配字段“專業(yè)”，雙擊字段“專業(yè)”、“文科錄取數(shù)據(jù)之計(jì)數(shù)”、“文科報到數(shù)據(jù)之計(jì)數(shù)”、“理科錄取數(shù)據(jù)之計(jì)數(shù)”以及“理科錄取數(shù)據(jù)之計(jì)數(shù)”，得圖9。

運(yùn)行查詢，得最終表“分專業(yè)分學(xué)生類別錄取及報到統(tǒng)計(jì)表”，如圖1O。

4.結(jié)束語

Access功能特別強(qiáng)大，適用于小型商務(wù)活動，用以存貯和管理商務(wù)活動所需要的數(shù)據(jù)，它不僅僅是一個數(shù)據(jù)庫，更具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能，方便利用各種數(shù)據(jù)源，生成窗體（表單）、查詢和應(yīng)用程序等。希望讀者在應(yīng)用它的同時挖掘出更好的功能，以最大化的提高我們的工作效率。