摘要：校院二級管理體制下，教學秘書工作出現(xiàn)了新的特點，面臨著新的問題。把握教學秘書工作的特點，分析教學秘書的工作職能，進行新的角色定位，對于推進校院二級管理、提高教學管理水平都具有積極的意義。

關(guān)鍵詞：二級管理 教學秘書 工作職能 角色定位

引言

隨著我國高等職業(yè)教育的迅速發(fā)展，高職院校辦學規(guī)模不斷擴大，專業(yè)、學科不斷增多，學生人數(shù)不斷增加，校區(qū)也在增加，原有的一級管理體制已不能適應發(fā)展的需要。高職院校要適應市場經(jīng)濟和社會發(fā)展，形成辦學和人才培養(yǎng)模式的特色，實現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展，就必須轉(zhuǎn)變觀念，構(gòu)建新型的高職院校管理模式——院校二級管理體制。在這種新的體制下，二級教學管理工作面臨著一系列新的問題與挑戰(zhàn)。尤其是教學秘書工作，在二級管理體制中，教學秘書的管理范圍擴大，教學管理工作增多，由此帶來了不少新的問題。為此，分析現(xiàn)階段教學秘書的主要工作職能，進而提出教學秘書工作新的角色定位，對于推進校院二級管理、提高教學管理水平都具有積極的意義。

1 教學秘書的工作職能

教學秘書是一線教學管理人員，是教學管理的具體執(zhí)行者、協(xié)調(diào)者，也是穩(wěn)定教學秩序、規(guī)范教學過程管理的重要人物，在二級管理體制中，教學秘書的作用更是舉足輕重。教學秘書是高校教學工作的重要管理者，擔負著服務保障、組織協(xié)調(diào)、咨詢反饋等多重職責，在教學管理系統(tǒng)中起著橋梁和紐帶作用，是教學工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。其高效細致的工作，是保證教學活動正常運行的基礎(chǔ)，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關(guān)重要的作用。

1.1日常教學管理

學校的一切日常教學管理工作都必須圍繞著教學活動這一中心進行，教學秘書首先要確保的就是教學秩序的正常運行。應根據(jù)教學進度表做好安排，特別是時間和人員的安排中不能出現(xiàn)任何遺漏和差錯，謹防教學事故。做好教學所需的各類后勤保障工作，如按時提供教師課表和學生名單、發(fā)放教材、處理教師在日常教學中的突發(fā)事件、協(xié)助有急事老師辦好調(diào)停課手續(xù)等。又如給輔導員和班主任提供學生的各類教學方面數(shù)據(jù)，如學期課程表、班級學期成績、英語四六級成績、學生畢業(yè)成績單等，使其對班級學習狀況有更加及時和直觀的了解，能夠更有針對性地開展學生工作。在其他方面，如：品牌、特色專業(yè)建設(shè)；精品課程建設(shè)；教學、實驗改革項目；教學成果獎申報與審批；申報新專業(yè)；教學評估；教改、教學會議記錄；期初和期中教學檢查；教學文件下達及歸檔；教學情況通報；教務系統(tǒng)管理等方面，也要按照具體要求和規(guī)定準時完成。

1.2教學質(zhì)量監(jiān)控管理

為了確保教學質(zhì)量并提高教學質(zhì)量，必須及時了解教學中出現(xiàn)的一切問題，協(xié)調(diào)好教與學的關(guān)系，保證教學活動能夠正常運行。必須經(jīng)常進行本部門教學質(zhì)量的定期檢查、隨機抽查或集中檢查。如我校，有期初、期中和專項等各類教學檢查，教學質(zhì)量的監(jiān)控內(nèi)容包括教學文件的完整性，任課教師備課、上課和批改作業(yè)情況，實習實訓環(huán)節(jié)安排，學生獲證率等等。在各項教學檢查工作中，教學秘書要協(xié)助院領(lǐng)導做好質(zhì)量監(jiān)控工作方案，對本院的教學工作進行檢查，及時提出意見和建議，并在主管領(lǐng)導的指導下匯總后上報教務處。

1.3教學計劃運行管理

教學計劃是保證教學質(zhì)量和人才培養(yǎng)規(guī)格的基本文件， 是安排教學任務、組織教學過程的基本依據(jù)。教學秘書要在上級主管的領(lǐng)導下，根據(jù)專業(yè)要求，按照教學規(guī)律認真組織制定教學計劃；根據(jù)專業(yè)自身發(fā)展的需要，適時調(diào)整、修訂教學計劃。教學秘書應對本院各專業(yè)的情況了如指掌，不但要認真完成日常教學管理工作， 還要善于發(fā)現(xiàn)專業(yè)教學中產(chǎn)生的新問題，深入研究，及時提出修訂、調(diào)整教學計劃的建議，確保教學計劃更趨于合理。在教學管理工作中，教學秘書協(xié)調(diào)各個教學環(huán)節(jié)， 使教學有序運轉(zhuǎn)，為認真完成教學任務、確保人才培養(yǎng)質(zhì)量發(fā)揮教學組織工作的作用。

1.4教學檔案管理

教學檔案是在全部教與學的過程中形成的有用的教學資料，對今后教學工作具有指導和參考作用。原始信息記載的檔案資料有它的特殊性——真實性和安全性，必須按規(guī)定長期有效保存。學院教學檔案的管理和建設(shè)是教學秘書的一項重要管理工作內(nèi)容，要充分利用教學檔案， 為教學工作、教學研究和教學管理服務。凡在教學管理和教學實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體均屬于教學檔案，主要有：教學計劃、授課計劃、教學大綱、教學工作量、教學進度表、教學課表等為學院領(lǐng)導提供日常教學信息；學生名冊、學生檔案、學生成績表等使教師在教學中全面地掌握學生的情況，更有效地因材施教；過往的試卷、實驗報告、畢業(yè)實習材料、畢業(yè)設(shè)計成果材料等作為資料參考和本科教學評估的原始資料。教學秘書在日常教學管理工作中，必須注意有關(guān)資料的收集、整理、統(tǒng)計和歸檔，建立一套種類齊全、內(nèi)容豐富的教學檔案，以便及時準確地為學校和院領(lǐng)導提供情況和數(shù)字，分析研究教學中的問題。要做好各類教學檔案的收集、歸檔和整理工作，確保教學資料的完整性和可查閱性，就要求教學秘書在日常教學工作中注意收集，認真歸檔整理。

2 教學秘書工作面臨新的角色定位

二級管理體制下，學院權(quán)力逐漸下放到各分院部，作為二級管理部門在管理方面也面臨著更多的壓力，院部教學管理工作亟待加強。教學秘書應在管理觀念上盡快轉(zhuǎn)變，充分理解自己的工作職責范圍，找準新的角色定位，調(diào)整工作狀況，主動配合學校教學改革，更好地為教學服務。

2.1學校教務處及各職能部門與二級學院的聯(lián)絡員——發(fā)揮協(xié)調(diào)和溝通的職能作用

教學秘書是連接學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間的重要橋梁和紐帶，具有上傳下達、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。實施二級管理體制后，教學秘書的協(xié)調(diào)工作由單一的接受教務處的指令轉(zhuǎn)向與學校教務處以及各個教學單位之間的溝通和本院教研室之間、教師之間、學生之間的溝通和協(xié)調(diào)，比如，對教學任務執(zhí)行的協(xié)調(diào)、教學活動、考試安排的協(xié)調(diào)等。學校教學管理的制度、計劃和任務，除了由教學校長召開教學管理會議下達到各二級學院院長之外，更多具體事務性工作一般由教務處和各職能科室直接聯(lián)系教學秘書來布置傳達，要靠其準確領(lǐng)會和迅速貫徹執(zhí)行。教務秘書在溝通協(xié)調(diào)過程中，既要講究藝術(shù)和策略，又要講究個人的人格魅力，要把溝通協(xié)調(diào)看作是一門學科來認真對待。只有溝通協(xié)調(diào)好了，管理工作才能得以順利展開。

2.2二級學院教學院長的助手——發(fā)揮參謀和助手的職能作用

教學秘書是二級學院教學院長直接領(lǐng)導下開展教學管理工作的參謀和助手，院校二級管理體制加重了學院教學秘書的工作量。教學秘書不僅要做好各項日常教學管理事務，對日常教學狀況做到實時了解，還要善于及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，從而為二級學院教學院長決策提供可靠依據(jù)。因此，必須精心策劃工作方案，充分挖掘、合理調(diào)配學院各方面資源，調(diào)動學院師生的積極性，充分發(fā)揮上傳下達的作用，準確領(lǐng)會院領(lǐng)導的要求，及時地傳達給教師和學生，做好橋梁紐帶作用。

2.3教師和學生的服務員——發(fā)揮綜合服務的職能作用

教學秘書工作的基本職責就是為教學服務，為領(lǐng)導的管理決策服務，為教師的教學服務，為學生的學習服務，其工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作素質(zhì)直接影響二級學院的教學工作能否圓滿完成。因編制不足等問題，教學秘書的人員一直較少，長期缺編。除了學生管理工作由輔導員負責外，二級學院諸多的管理事務都是由教學秘書負責，如：會議通知，獎金統(tǒng)計發(fā)放、辦公用品購買等等，因此，教學秘書的綜合服務職能要求越來越廣，教學秘書的工作也逐漸增多，責任也更重，工作中承受著巨大的工作壓力和精神壓力。所以，教學秘書在工作中要有奉獻精神，要樹立全心全意的服務意識，敬崗愛業(yè)，恪盡職守，才能真正做好服務工作。

3教學秘書提高工作水平和質(zhì)量的思考

高校實施二級教學管理， 教學秘書起著非常重要的作用， 教學秘書應主動積極地做好學院教學管理的策劃和管理工作， 主動積極地提高本身專業(yè)和業(yè)務素質(zhì)，適應新的管理需要， 主動積極地調(diào)整自己的工作心態(tài)， 以良好的精神面貌為師生員工提供優(yōu)質(zhì)服務。在教學管理工作中充分發(fā)揮主動性、積極性和創(chuàng)造性， 促進高校二級教學管理工作的落實，使得學校教學質(zhì)量不斷提高。

3.1充分發(fā)揮主觀能動性

工作觀念需創(chuàng)新，以往認為教學秘書工作只是一種簡單重復的勞動，只起“傳聲筒”作用的觀念已不合適，教學秘書在校院二級管理管理中起到的作用越來越大。教學秘書要充分發(fā)揮工作的主觀能動性，運用科學先進的時間和效率管理方法，合理安排各項工作，分清主次和輕重緩急，做好科學的工作規(guī)劃和時間管理，從忙亂的疲于應對困境中解脫出來，達到更高的工作效率。

3.2強調(diào)督辦工作的及時性

教學秘書辦事水平高低，很大程度上取決于督辦工作是否完成。要督促相關(guān)教職員工按時且保質(zhì)保量完成各項工作，除了良好的協(xié)調(diào)和溝通能力外，還要會合理使用各類網(wǎng)絡通訊工具，如飛信、定時郵件等，在教師因事務繁多而忘記任務截止日期之前做好友情提醒工作，防患于未然，預防教學事故的發(fā)生。

3.3提高自身思想和心理素質(zhì)

教務秘書要善于調(diào)節(jié)自己的心態(tài)，增強心理承受能力，形成良好的心理素質(zhì)。懂得工作方法和工作藝術(shù)，可在堅持原則的前提下，講究靈活性和應變性，做到熱情、機智、幽默地傳遞信息，達到溝通的暢通，保證教學正常運行。只有這樣，才能及時調(diào)整或防止產(chǎn)生疲勞、失落、焦慮、迷茫等負面心理，保持良好的心態(tài)，全身心地投入正常工作。遇事能從大局出發(fā)，本著“以人為本”的服務意識，任勞任怨、無私奉獻，才能更好地完成學院二級管理工作。

3.4提高自身專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務水平

新時期高校教學秘書知識水平已經(jīng)有很大提高，新晉教學秘書大多為本科生或是研究生，已具備較高的文化素質(zhì)。教學秘書除了要主動學習教育學和管理學方面的相關(guān)知識，提高自身專業(yè)素質(zhì)之外，在實際工作中還要制定規(guī)范合理的辦事流程，盡可能簡化辦事手續(xù)，使教學管理更加規(guī)范化、秩序化。為適應新形勢的需要，有時還需要采取換位思考和逆向思維等方式來分析和解決問題，從實際出發(fā)，勇于突破陳規(guī)，以創(chuàng)新的方法和創(chuàng)新的思維來提高教學管理工作效率和服務水平。

4 結(jié)語

高校實施二級管理體制后，二級學院教學管理的任務艱巨，責任重大，對教學秘書的專業(yè)素質(zhì)、管理能力也提出了更高的要求。教學秘書必須全面提高自身素質(zhì)，做好新的自我角色定位，并在工作中增加主觀能動性，積極改革創(chuàng)新，對高職院校教學管理體制改革做出自己應有的貢獻。

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作者簡介：

萬馨（1985-），女，江蘇南通人，畢業(yè)南京理工大學，現(xiàn)為南通職業(yè)大學教師。