摘要 利用先進(jìn)的校園網(wǎng)絡(luò)與管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)部的各項(xiàng)資源信息化，在校園網(wǎng)基礎(chǔ)上建設(shè)一個(gè)覆蓋全校的、分布的、開放的、多媒體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，進(jìn)而提高教學(xué)質(zhì)量，提高科研和管理水平。

關(guān)鍵詞 辦公自動(dòng)化；信息服務(wù)；信息安全

一、高校辦公的現(xiàn)狀與特點(diǎn)

1.網(wǎng)絡(luò)條件日趨成熟

目前我國高校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)步伐不斷加快，大部分高校內(nèi)部都已建成校園網(wǎng)，且以不同形式接入了中國教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵也在不斷延伸，傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、電話全面普及；利用計(jì)算機(jī)單機(jī)進(jìn)行Word、Excel操作，制作文檔、電子表格，撰寫、打印各類文稿等已基本在各高校普及，利用Internet或Intranet進(jìn)行文件傳輸與共享、收發(fā)Email(電子郵件)或文檔也日益成為各高校提高辦公效率的有效、快捷的手段。在此基礎(chǔ)上，研究開發(fā)新型的網(wǎng)絡(luò)化的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，以適應(yīng)工作需要是擺在我們面前的新問題。

2.異地化辦公

首先是多校區(qū)遠(yuǎn)程辦公。近幾年來，隨著高校管理體制改革和布局結(jié)構(gòu)調(diào)整的進(jìn)行，現(xiàn)有高校數(shù)量減少而規(guī)模擴(kuò)大，合并高校一般都有多個(gè)校區(qū)，且地理位置各異，傳統(tǒng)的辦公方式難以做到各類信息迅速上傳下達(dá)并得到處理或辦理，這就要求有校區(qū)間的新型辦公方式出現(xiàn)。其次是移動(dòng)辦公。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常出差，但又要隨時(shí)傳回信息、隨時(shí)了解學(xué)校情況、或及時(shí)作出重要決定、或?qū)χ匾募鞒雠?，也要求擁有網(wǎng)絡(luò)化的辦公系統(tǒng)且辦公系統(tǒng)可與Internet相連，隨時(shí)隨地都可以通過撥號(hào)方式連接到Internet并接入學(xué)校的辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)真正的移動(dòng)辦公。

二、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

1.用戶需求分析

目前有些高校還沿用著傳統(tǒng)辦公模式，缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，各部門之間難以實(shí)現(xiàn)信息共享與集成，難以實(shí)現(xiàn)高效率協(xié)作，出現(xiàn)了如下問題：一是各部分的信息傳遞和事務(wù)交接仍然由人工完成，容易出現(xiàn)差錯(cuò)；二是上下級和部門之間無法實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時(shí)溝通；三是信息和工作流程相分離，缺少至關(guān)重要的隨時(shí)記錄，使工作監(jiān)控和評估困難重重。

校園網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，為系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)提供了良好的平臺(tái)和應(yīng)用環(huán)境，許多工作人員已經(jīng)養(yǎng)成經(jīng)常在網(wǎng)絡(luò)上查看郵件和新聞等信息的習(xí)慣。在此基礎(chǔ)上，該系統(tǒng)本著充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，為高校工作人員提供一個(gè)快捷、迅速、可靠地查看和傳遞信息的平臺(tái)。最終，實(shí)現(xiàn)真正的網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境和無紙化辦公。

2.系統(tǒng)功能分析

該系統(tǒng)主要分信息發(fā)布、公文申請審批、公共查詢、事務(wù)管理等幾個(gè)功能模塊，以及和教務(wù)系統(tǒng)做良好的接口。每一子系統(tǒng)既可獨(dú)立完成某一單項(xiàng)辦公事務(wù)，又相互問有機(jī)結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)了無紙化的辦公自動(dòng)化。

3.設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)

采用Notes技術(shù)實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。在高校的管理部門中，辦公信息以兩種方式的流動(dòng)，一個(gè)是上下級之間的信息流，如校長辦公室給系辦公室發(fā)通知，系辦公室再給教師和學(xué)生發(fā)通知；另一個(gè)是橫向信息流，如教務(wù)處給人事處信息，人事處給科研處信息等。要提高辦公效率，必須改變傳統(tǒng)的手工辦事方式，應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)，建立全校的辦公系統(tǒng)。

辦公系統(tǒng)是建立在校園網(wǎng)上的面向多類用戶的信息系統(tǒng)。它采用LotusNotes作為系統(tǒng)開發(fā)平臺(tái)，Notes具有先進(jìn)的文檔數(shù)據(jù)庫處理功能，不但能夠處理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還能夠處理一般的文檔數(shù)據(jù)、圖形、圖像、聲音等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，可以與用戶熟悉的軟件如Word、Excel進(jìn)行集成，對辦公系統(tǒng)的功能進(jìn)一步擴(kuò)展留有充分余地?，F(xiàn)在已經(jīng)開發(fā)出文檔管理、電子郵件、會(huì)議治理、辦公討論區(qū)、公文運(yùn)轉(zhuǎn)和信息發(fā)布等通用辦公功能。由于Notes具有www方式的信息發(fā)布功能，以Notes技術(shù)開發(fā)的辦公系統(tǒng)不但為學(xué)校辦公人員使用，而且全校師生可使用www瀏覽器訪問辦公系統(tǒng)中的內(nèi)容。

三、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全策略

校園網(wǎng)絡(luò)與治理信息系統(tǒng)建成后，任何人都可以通過計(jì)算機(jī)訪問高校的校園網(wǎng)絡(luò)，其中就可能有“黑客”試圖攻擊網(wǎng)絡(luò)，破壞網(wǎng)絡(luò)、傳播 計(jì)算機(jī)病毒，還有的可能竊取保密的技術(shù)資料及數(shù)據(jù)等等，這樣安全管理顯得尤為重要。Notes使用密鎖和其他手段提供了四級安全措施：驗(yàn)證、存取控制、字段級加密和電子簽名。

由于高校信息系統(tǒng)支持全校各部門的辦公活動(dòng)，采取集中存放、統(tǒng)一治理數(shù)據(jù)的方式，因此這些信息的安全至關(guān)重要。為了保證共享信息的安全，從數(shù)據(jù)治理安全和系統(tǒng)治理安全兩個(gè)方面加以保證。在數(shù)據(jù)治理安全方面，錄入數(shù)據(jù)要進(jìn)行有效性檢驗(yàn)，建立完善的數(shù)據(jù)備份和歸檔制度、系統(tǒng)治理員責(zé)任制度、關(guān)鍵程序的治理制度和服務(wù)器機(jī)房的治理制度；在系統(tǒng)治理安全方面采用多層安全機(jī)制，即信息服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)安全，操作系統(tǒng)安全，數(shù)據(jù)庫安全和應(yīng)用程序安全的4層安全保證。在信息服務(wù)器的網(wǎng)絡(luò)安全方面，為了保護(hù)服務(wù)器上的信息資源，在信息服務(wù)器與校園網(wǎng)的連接處設(shè)置防火墻，使用防火墻用以防止非法用戶的頻繁登錄、猜測系統(tǒng)密碼，對服務(wù)器的開放端口進(jìn)行限制，設(shè)置答應(yīng)用戶訪問端口的時(shí)間，限制用戶訪問端VI的IP地址等；在操作系統(tǒng)安全方面，系統(tǒng)治理員對用戶權(quán)限嚴(yán)格控制，有些用戶必須在指定的機(jī)器上進(jìn)行某種操作；在數(shù)據(jù)庫安全方面，對用戶設(shè)定權(quán)限控制表，做好數(shù)據(jù)庫審計(jì)記錄的檢查。

利用Internet／Intranet的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)高校辦公的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，使系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)更加輕易，管理維護(hù)更加方便。在Intranet環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)安全性有很大提高，通過與Internet連接，網(wǎng)絡(luò)的訪問可以不受地域的限制，使網(wǎng)絡(luò)的擴(kuò)展更加輕易。因此，在校園網(wǎng)的環(huán)境下建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)成為一種行之有效的方法。

作者簡介：李南西（1983－），男，湖北武漢人，湖北工業(yè)大學(xué)碩士研究生，內(nèi)蒙古永業(yè)農(nóng)豐生物科技有限責(zé)任公司農(nóng)技信息部經(jīng)理，研究方向：學(xué)校管理。