文/孫文凱 單法醫(yī) 汝玉仁

財(cái)務(wù)管理信息化帶動(dòng)物流管理現(xiàn)代化

文/孫文凱 單法醫(yī) 汝玉仁

為充分發(fā)揮集團(tuán)管理優(yōu)勢(shì)，有序調(diào)配生產(chǎn)資源，黑龍江龍煤集團(tuán)七臺(tái)河分公司2008年自主研發(fā)了以V.fox為基礎(chǔ)的信息化管理軟件，內(nèi)容涵蓋井區(qū)材料控制、內(nèi)部銀行管理、井區(qū)設(shè)備管理、大型材料管理、單體支柱管理等方面。二級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)信息化推廣工作積極配合，添置電腦近百臺(tái)，鋪設(shè)光纜幾萬(wàn)米，并在2010年對(duì)該管理軟件進(jìn)行了升級(jí)，目前公司已有8個(gè)煤礦財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)內(nèi)部傳遞實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通和實(shí)時(shí)監(jiān)控。

通過(guò)大力推進(jìn)信息化管理試點(diǎn)工作，極大地提高了井區(qū)核算信息化管理水平與辦公自動(dòng)化水平，規(guī)范了各礦業(yè)務(wù)管理流程，提高了礦內(nèi)物資流轉(zhuǎn)效率，在管理手段和流程上實(shí)現(xiàn)了權(quán)責(zé)分離，杜絕了物資消耗過(guò)程中的“跑冒滴漏”現(xiàn)象，帶來(lái)了較好的經(jīng)濟(jì)效益，初步實(shí)現(xiàn)了管理制度化、制度流程化、流程崗位化、崗位信息化的管理模式。

傳統(tǒng)管理方式存在的問(wèn)題

一是業(yè)務(wù)繁重，準(zhǔn)確率不高。傳統(tǒng)管理模式在材料核算與管理方面，成本員、材料員和保管員仍使用手工票據(jù)往來(lái)核算，工作量大、效率低、數(shù)據(jù)易錯(cuò)，無(wú)法及時(shí)、精準(zhǔn)地提供管理信息。

二是流程過(guò)長(zhǎng)，管理難度大。由于材料從物管科出庫(kù)到井區(qū)入庫(kù)要經(jīng)過(guò)井區(qū)開(kāi)票、物管科審批、物管科送票領(lǐng)料等八個(gè)環(huán)節(jié)，中途時(shí)間花費(fèi)長(zhǎng)，礦領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確掌握材料動(dòng)態(tài)信息，難以及時(shí)進(jìn)行成本控制和經(jīng)營(yíng)決策。

三是品種過(guò)多，監(jiān)控難度大。礦用材料種類繁多，票據(jù)全部采用手工傳遞、記賬、對(duì)賬、分類和匯總，礦管理部門無(wú)法及時(shí)掌握材料出入庫(kù)情況以及周轉(zhuǎn)材料的回收、復(fù)用情況，容易造成賬實(shí)不符，產(chǎn)生流失和浪費(fèi)現(xiàn)象。

四是責(zé)權(quán)不分，管理機(jī)制差。由于依靠人工操作業(yè)務(wù)，流轉(zhuǎn)過(guò)程中數(shù)據(jù)全部沉壓在基層工作人員手中，對(duì)成本員、材料員、保管員等業(yè)務(wù)人員長(zhǎng)期缺乏有效監(jiān)督，無(wú)法做到權(quán)責(zé)分離。即使發(fā)現(xiàn)材料管理中的問(wèn)題，追蹤起來(lái)也十分困難，難以劃清具體責(zé)任，造成管理透明度不強(qiáng)、約束力不大。

五是家底不清，資金損失大。由于管理人員無(wú)法實(shí)時(shí)了解材料、設(shè)備的具體占用情況，很多基層單位調(diào)用的材料、設(shè)備長(zhǎng)期閑置，閑置物資無(wú)法在礦內(nèi)調(diào)劑，增加了儲(chǔ)備資金占用，部分材料設(shè)備長(zhǎng)期閑置后變質(zhì)、毀損和淘汰，造成了極大的損失。

六是監(jiān)控不嚴(yán)，管理效率低。物資管理使用中流程不夠清晰、出入庫(kù)環(huán)節(jié)漏洞較多，管理者不能夠及時(shí)對(duì)物資進(jìn)行監(jiān)管和調(diào)控。大量庫(kù)存物資及相關(guān)數(shù)據(jù)長(zhǎng)期分散并沉淀在各個(gè)基層單位，對(duì)各項(xiàng)物資的監(jiān)控只能事后分析，無(wú)法做到事前和事中控制，往往造成過(guò)度投入的現(xiàn)象，管理效率低。

推廣信息化工作取得的成效

一是信息掌握更加準(zhǔn)確。通過(guò)建立井區(qū)核算信息化管理平臺(tái)，礦對(duì)井區(qū)材料收、發(fā)、存等實(shí)現(xiàn)了信息化管理，能夠?qū)畢^(qū)材料入庫(kù)、出庫(kù)、查詢、處理、報(bào)表進(jìn)行實(shí)時(shí)控制，隨時(shí)接收和處理井區(qū)材料消耗數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了井區(qū)材料來(lái)有渠道、耗有去向的全程監(jiān)控，所有數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)電子比對(duì)，杜絕了因手工操作帶來(lái)的失誤，實(shí)現(xiàn)了即時(shí)跟蹤問(wèn)責(zé)。

二是管理效率大幅提高。在管理的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，有機(jī)融入了限額控制、內(nèi)部銀行管理、呆滯材料分析等先進(jìn)管理手段，各級(jí)管理人員依照計(jì)算機(jī)程序設(shè)定的權(quán)限隨時(shí)查閱各基層單位的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和材料使用情況，將以往的事后單向考核轉(zhuǎn)變?yōu)橐詷I(yè)務(wù)流程控制為中心的實(shí)時(shí)控制。提高了井區(qū)庫(kù)存、物管科庫(kù)存的流動(dòng)性，對(duì)各級(jí)庫(kù)存緊缺物資實(shí)現(xiàn)了全礦調(diào)撥，有效解決了以往各級(jí)倉(cāng)庫(kù)積壓?jiǎn)栴}，極大地提高了管理效率。公司各礦儲(chǔ)備資金占用較實(shí)施信息化管理前平均降低50萬(wàn)元，連續(xù)兩年杜絕材料變質(zhì)、淘汰現(xiàn)象。

三是流程控制更加嚴(yán)謹(jǐn)。實(shí)行制度流程化控制，通過(guò)將管理制度在網(wǎng)絡(luò)中以信息化的形式表現(xiàn)，在網(wǎng)絡(luò)中按工作人員崗位設(shè)置計(jì)劃、付料、收料、驗(yàn)收、考核等唯一操作權(quán)限，明確相關(guān)人員管理責(zé)任，日常工作中一旦出現(xiàn)材料投入異常變化，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)立即提示各級(jí)管理人員查找原因，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，在計(jì)劃控制、限額領(lǐng)料、定額比對(duì)等方面發(fā)揮了重要作用，實(shí)現(xiàn)了管理責(zé)任的追根溯源。同時(shí)，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)限額、定額控制，杜絕了人為獨(dú)立操作可能帶來(lái)的數(shù)據(jù)不實(shí)等現(xiàn)象。信息化效率的提升實(shí)現(xiàn)了材料管理動(dòng)態(tài)跟蹤，對(duì)材料投入現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)、大型材料核銷等方面發(fā)揮了重要作用，有效控制了材料消耗。

四是物資管理更加方便。實(shí)施財(cái)務(wù)管理信息化后，礦內(nèi)各職能部門可以清晰掌握大型材料、機(jī)電設(shè)備、單體支柱的在用、閑置、待修、修復(fù)、報(bào)廢、丟失等各種狀態(tài)，對(duì)井區(qū)已領(lǐng)未耗材料和閑置的大型材料、機(jī)電設(shè)備、單體支柱進(jìn)行更好的調(diào)劑，使新品投入得到了有效控制。由于增加了呆料分析控制功能，礦領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)管理人員可直觀地看到各個(gè)庫(kù)存中都有哪些材料長(zhǎng)期滯留，占用了多少生產(chǎn)成本，可迅速責(zé)令相關(guān)人員進(jìn)行“退庫(kù)”或“調(diào)劑使用”處理。

五是井區(qū)核算更加規(guī)范。作為財(cái)務(wù)管理信息化的配套措施，礦財(cái)務(wù)統(tǒng)一了內(nèi)部經(jīng)濟(jì)核算形式和內(nèi)容，編制了基層核算管理軟件，使成本預(yù)算、消耗控制、業(yè)績(jī)考核由原來(lái)的手工操作變成依托辦公自動(dòng)化軟件的微機(jī)操作，會(huì)計(jì)報(bào)表和會(huì)計(jì)資料上報(bào)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸，使井區(qū)核算得到了進(jìn)一步規(guī)范。

六是人員操作更加便捷。由于公司井區(qū)分散，相互間距離遠(yuǎn)，網(wǎng)絡(luò)分布不均衡，若通過(guò)局域網(wǎng)鋪設(shè)光纜進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，不僅投入大，而且在維護(hù)上也存在較大難度。部分單位應(yīng)用的信息化系統(tǒng)則充分利用了互聯(lián)網(wǎng)廣泛分布的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上審批傳送，減少數(shù)據(jù)重復(fù)錄入工作，操作更加便捷。

七是管理手段得到提升。隨著信息化管理手段的進(jìn)一步提升，公司新建煤礦引進(jìn)材料超市物流管理理念，在原來(lái)的信息化基礎(chǔ)上新設(shè)了數(shù)字倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)。材料超市設(shè)在井下，配備了MA煤安標(biāo)識(shí)的RFID電子標(biāo)簽掃描器，為每種材料都配備一個(gè)電子標(biāo)簽，并為各級(jí)段隊(duì)發(fā)放領(lǐng)料牌。每班庫(kù)管員再通過(guò)數(shù)字倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)將掃描器內(nèi)的領(lǐng)料記錄上傳，即可實(shí)現(xiàn)整個(gè)物資管理系統(tǒng)的閉合管理。

八是有效實(shí)現(xiàn)節(jié)支降耗。以新興煤礦為例，全礦16141萬(wàn)元的大型材料全部納入微機(jī)化管理，2011年回收大型材料2548余萬(wàn)元，復(fù)用舊品2200萬(wàn)元，回收復(fù)用率達(dá)86%。通過(guò)加強(qiáng)輕軌、電纜、防爆開(kāi)關(guān)等大宗定額材料的管理，年節(jié)支429萬(wàn)元。以新建煤礦為例，材料超市的成立，改變了由物資供應(yīng)部直接到采區(qū)的管理模式，增加了財(cái)務(wù)科和物管科對(duì)材料領(lǐng)用源頭上的管控。通過(guò)取消采區(qū)庫(kù)存，礦物管科儲(chǔ)備資金占用降到 45.5萬(wàn)元，井區(qū)儲(chǔ)備156萬(wàn)元清理為零庫(kù)存，月均消耗材料較同期月均減少86萬(wàn)元，35種定額材料同比月均下降23.8萬(wàn)元。新建煤礦實(shí)行超市供應(yīng)后，取消了所有基層倉(cāng)庫(kù)，月節(jié)省工資5萬(wàn)余元。

（作者單位：黑龍江龍煤集團(tuán)七臺(tái)河分公司）

（責(zé)任編輯：古偉鋒）