摘要：高校檔案是學(xué)校的歷史記錄，它真實(shí)反映了學(xué)校建立、發(fā)展的全貌。隨著高等學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的深入開(kāi)展，作為高校改革的重要的陣地之一，高校檔案管理也必須勇于面對(duì)自身存在的問(wèn)題，采取適應(yīng)時(shí)代要求的發(fā)展對(duì)策。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理工作；存在的問(wèn)題；加強(qiáng)對(duì)策

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息［１］。高校檔案指高校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。檔案管理工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作，是衡量高校管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大及教育改革的不斷深化，高校檔案管理工作所承擔(dān)的任務(wù)明顯增加，所提供服務(wù)的范圍也進(jìn)一步擴(kuò)大，這就要求高校檔案管理工作不斷發(fā)展，為社會(huì)提供更好的服務(wù)。本文結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，分析了高校檔案管理中存在的問(wèn)題，探討了加強(qiáng)高校檔案管理的對(duì)策。

一、高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。

許多檔案資料處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專(zhuān)業(yè)性各異，檔案管理人員可能不了解專(zhuān)業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏檔案管理的實(shí)踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。

（二）遵守檔案管理制度情況較差。

目前，大部分學(xué)校根據(jù)《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對(duì)檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過(guò)程中，許多檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。

（三）檔案利用率低。

由于對(duì)檔案的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠，大多數(shù)人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過(guò)時(shí)的檔案規(guī)章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續(xù)才能借閱所需的檔案，有時(shí)甚至無(wú)法滿(mǎn)足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。

（四）相關(guān)法律法規(guī)不健全。

迄今為止，國(guó)家對(duì)大學(xué)生管理出臺(tái)了多個(gè)文件，但是沒(méi)有專(zhuān)門(mén)針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的法規(guī)。因此，大學(xué)生檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化。但不管實(shí)行哪種管理方式，因?yàn)闆](méi)有具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，都不愿意投入大量的人力、財(cái)力等進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)管理，使得大學(xué)生檔案管理雜亂無(wú)章。

（五）檔案管理技術(shù)落后。

傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，全部為紙質(zhì)檔案，以手工服務(wù)為主要手段進(jìn)行檔案管理。近年來(lái)，學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容越來(lái)越多。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的推廣應(yīng)用，學(xué)校檔案管理也配備了計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，這為檔案管理現(xiàn)代化工作提供了硬件設(shè)施。然而，一些學(xué)校由于檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)的設(shè)備沒(méi)有發(fā)揮先進(jìn)的作用，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用只限于檔案目錄的分類(lèi)、存儲(chǔ)和檢索，利用的方式大部分是單機(jī)型的，只是電子化的手工管理，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)能向用戶(hù)提供機(jī)上檔案內(nèi)容的信息服務(wù)或由用戶(hù)自行上機(jī)檢索檔案信息的現(xiàn)代化檔案管理功能。

二、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對(duì)策

檔案管理是高校正常運(yùn)行的前提和基礎(chǔ)工作，因此，應(yīng)加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發(fā)展服務(wù)。

（一）樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀理念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。

高校檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性是提高檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，用科學(xué)技術(shù)的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設(shè)與管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案內(nèi)容的多樣化、檔案載體也發(fā)生了很大的變化，計(jì)算機(jī)、多媒體、光盤(pán)及縮微技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，使傳統(tǒng)的管理模式和管理手段已不適應(yīng)時(shí)代的變革，我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到，以計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件等管理應(yīng)用為主，利用計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)、掃描儀甚至互聯(lián)網(wǎng)等對(duì)檔案進(jìn)行檢索、存儲(chǔ)和管理，是檔案管理手段發(fā)展的必然趨勢(shì)。運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段開(kāi)發(fā)現(xiàn)有檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開(kāi)發(fā)能力和利用效率。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。

雖然大多數(shù)學(xué)校制定了檔案管理制度，但是執(zhí)行情況不佳。要想改進(jìn)檔案管理制度的執(zhí)行情況，一方面，應(yīng)該通過(guò)教育、培訓(xùn)、考試等方式加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí)，建設(shè)一支知法、懂法、守法的高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，另一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，定期檢查，考核指標(biāo)量化，賞罰分明，這樣才能保證各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行，保證檔案管理工作規(guī)范高效地進(jìn)行。

（三）加快檔案管理的信息化建設(shè)，從紙質(zhì)檔案到無(wú)紙檔案庫(kù)的過(guò)渡。

對(duì)高校來(lái)說(shuō)，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進(jìn)行查找與使用。傳統(tǒng)的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫(kù)存不斷增大，占據(jù)了大量空間，浪費(fèi)了大量的人力物力。隨著檔案的不斷增多，采用的原始庫(kù)存方法已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期的要求。檔案管理信息化建設(shè)是解決這一問(wèn)題的最佳方法，信息化建設(shè)有兩個(gè)顯著優(yōu)點(diǎn)：一是不受量的限制，解決檔案保管問(wèn)題；二是查找速度快，解決了查找困難的問(wèn)題。將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描儀輸?shù)接?jì)算機(jī)后，經(jīng)過(guò)圖像處理，修改、存儲(chǔ)、壓縮等操作將其存入光盤(pán)，需要時(shí)可以隨時(shí)對(duì)保存在光盤(pán)上的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容進(jìn)行檢索、瀏覽、編輯，然后進(jìn)行詳細(xì)分類(lèi)和檢索處理，可根據(jù)管理內(nèi)容的不同，定義不同結(jié)構(gòu)的檔案庫(kù)。檔案可以以卷宗的形式進(jìn)行管理，也可以采用文件的形式進(jìn)行管理，按照“檔案庫(kù)—分類(lèi)—文件目錄—電子原件”的形式進(jìn)行組織。按國(guó)家檔案分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)目名稱(chēng)建立分類(lèi)，設(shè)置分類(lèi)碼，并可以建立分類(lèi)模板，進(jìn)行分類(lèi)進(jìn)行檢索。

（四）加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)能力。

檔案管理工作涉及許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如歷史學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，是綜合性的學(xué)科，涉及的知識(shí)面較廣，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求較高。高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才是提高檔案管理工作水平的基礎(chǔ)與前提，檔案館應(yīng)該通過(guò)引進(jìn)人才和培養(yǎng)現(xiàn)有管理人員兩種方式優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。一方面，高校要設(shè)立學(xué)生檔案室，配備專(zhuān)門(mén)人才管理檔案，盡量聘用具備檔案管理工作知識(shí)、熱愛(ài)檔案管理工作、保密意識(shí)強(qiáng)、工作勤奮、業(yè)務(wù)能力高的人員擔(dān)任。兼職檔案管理人員可以由院系的輔導(dǎo)員或?qū)W生管理工作者擔(dān)任。另一方面，對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，應(yīng)該通過(guò)繼續(xù)教育不斷提高他們的專(zhuān)業(yè)水平和職業(yè)道德水平。學(xué)習(xí)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

總之，檔案管理是學(xué)校的重要基礎(chǔ)性工作，對(duì)學(xué)校的健康發(fā)展起著重要的作用。同時(shí)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，只有引進(jìn)新的工作思路，與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新，扎實(shí)推進(jìn)新時(shí)期學(xué)校檔案工作，才能全面提升學(xué)校檔案服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的能力和水平，開(kāi)創(chuàng)高等學(xué)校檔案管理、服務(wù)與建設(shè)的新局面，更好地服務(wù)學(xué)校的中心工作，不斷促進(jìn)學(xué)校檔案工作的科學(xué)發(fā)展。

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