摘 要: 隨著高等教育的發(fā)展和高校內(nèi)部管理體制改革的不斷推進,二級學院管理成為管理工作的一個新課題。本文把執(zhí)行力和二級學院管理相結(jié)合,探尋執(zhí)行力的影響因素及存在的問題,并就如何提高各二級學院行政人員的執(zhí)行力,更好地發(fā)揮院系辦公室的作用,從而促進二級學院管理水平進行分析探討。
關(guān)鍵詞: 二級學院 行政人員 執(zhí)行力
我國高等教育的發(fā)展和高校內(nèi)部管理體制的不斷推進,各高校都實施了校院兩級管理。然而,在現(xiàn)實中,學校制定的一些發(fā)展策略和目標無法得到滿意的結(jié)果?,F(xiàn)代管理學認為,執(zhí)行是目標與結(jié)果之間的關(guān)鍵,是能否實現(xiàn)目標的一個決定性因素。在校園兩級管理中,具體任務需要各部門、各二級學院行政人員去執(zhí)行。因此,提高其執(zhí)行力是現(xiàn)代高校發(fā)展面臨的一個課題。
一、執(zhí)行力概念及與高校的關(guān)系
20世紀70、80年代所謂的“執(zhí)行運動”(implementation movement)的興起,推動了社會各個領域?qū)?zhí)行力的研究。執(zhí)行力理論被公共行政學、公共管理學和教育政策學等領域吸收并產(chǎn)生了重大影響。2006年,溫家寶總理在《政府工作報告》中提出:“要加快推進行政管理體制改革,建立健全行政問責制,提高政府執(zhí)行力和公信力?!边@是“執(zhí)行力”概念第一次被寫進《政府工作報告》。
拉里·博西迪在《執(zhí)行:如何完成任務的學問》一書中對“執(zhí)行”有過詳細的闡述:“執(zhí)行是一套系統(tǒng)化的流程,它包括對方法和目標的嚴密討論、質(zhì)疑、堅持不懈地跟進,以及責任的具體落實?!薄皥?zhí)行的核心在于三個核心流程:人員流程、戰(zhàn)略流程和運營流程。”所謂執(zhí)行力,指的是貫徹戰(zhàn)略意圖,完成預定目標的操作能力。是把決策者的戰(zhàn)略、規(guī)劃轉(zhuǎn)化成為效益、成果的關(guān)鍵。高校是造就高素質(zhì)人才的搖籃,為我國現(xiàn)代化建設和社會可持續(xù)發(fā)展提供人才保障,各高校戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)關(guān)系到綜合國力和國際競爭力的提高。
高校執(zhí)行力二級學院行政人員執(zhí)行力,就是學校各二級學院內(nèi)部的各個管理層次、各個崗位的教職員工在共同愿景的牽引下,在創(chuàng)建良好執(zhí)行條件的基礎上,貫徹落實學校的戰(zhàn)略決策、方針策略、制度措施和方案計劃,實現(xiàn)學校戰(zhàn)略目標的能力。它是高校競爭力的核心,是把辦學理念、發(fā)展規(guī)劃、戰(zhàn)略決策落到實處,并轉(zhuǎn)化為高校發(fā)展、教職員工成長、學生成才的關(guān)鍵。
二、高校二級學院行政人員執(zhí)行力的影響因素
影響各二級學院行政人員執(zhí)行力的因素有很多。我認為主要有以下幾個層面。
1.領導能力
執(zhí)行的前提是思考與決策,這就需要學校決策層要提高決策水平。高校決策者要不斷強化責任意識,掌握各級教育方針政策,適應新形勢,全面把握學校面臨的新機遇新挑戰(zhàn),在對學??茖W定位的基礎上,確立發(fā)展目標和發(fā)展途徑,科學決策。只有在正確決策的基礎上,各部門、各二級學院才能形成一股合力,更好地發(fā)揮團隊力量,從而更好地促進目標的達成及學校政策的實施。
2.組織、人員結(jié)構(gòu)
歸根結(jié)底,所有的決策都需要人去執(zhí)行。一個好的學校也需要一個良好的內(nèi)部運行機制,需要健全、合理的組織、人員結(jié)構(gòu)和團隊協(xié)作。人員是執(zhí)行的核心。行政人員的能力、素質(zhì)在一定程度上決定著執(zhí)行的效率。
學院辦公室是學院院長和學院黨總支領導下的日常辦事機構(gòu),主要負責傳達、執(zhí)行學校和上級的決定、指示和制度,具體組織完成學院的黨務、院務工作,學生工作和教學、科研、人事、財產(chǎn)、安全保衛(wèi)等方面的日常管理工作。但一些二級學院組織機構(gòu)設置不健全,各工作委員會和工作小組等參與民主決策的機構(gòu)缺失或不完善;各部門之間權(quán)職責不清,缺乏工作分解和匯總的方法,各行政人員沒有清晰的職責范圍,無法完成本職工作。
3.制度設計
一些高校甚至各二級學院的管理制度朝令夕改,教工無所適從,導致真正有效的管理制度、規(guī)定出臺時得不到有效執(zhí)行;一些制度設計不合理,缺少針對性,或過于繁瑣,不利于執(zhí)行;有的制度缺失,信息溝通不暢,領導沒有清晰地將戰(zhàn)略和目標傳達到,導致教職工目標指令不明確,不了解所要執(zhí)行的命令,執(zhí)行中必然打了折扣。同時,執(zhí)行過程有效監(jiān)督缺乏。在實際工作中,存在著重布置、輕監(jiān)督、忽視檢查的問題,形式主義仍然存在。不監(jiān)督,不檢查,或者雖有檢查但缺乏力度,都難以保證有效的執(zhí)行和任務的完成。
4.執(zhí)行力文化
執(zhí)行力文化就是把“執(zhí)行力”作為所有行為的最高準則和終極目標的文化。①不同專業(yè)背景的二級學院文化氛圍會有所不同,但執(zhí)行力文化則與整個學校文化密不可分,其分布于學校各個方面、各個層次的價值觀念、思維方式和行為習慣,是學校的風氣和風格。一個賦有執(zhí)行力的學校文化是其他管理手段所無法取代的,它將從觀念和信仰層次調(diào)動教職員工的積極性。
三、各二級學院執(zhí)行力存在的問題
1.學校管理者執(zhí)行力理念等不科學。
一些高校管理者把管理工作簡單地認為是對“人、事、物”的管理,認為管理就是有“權(quán)”,做管理工作就是當“領導”,從而使“官本位”意識凸顯,服務意識逐漸淡漠。一些高校管理者沉溺于各種學術(shù)會議或各種應酬之中,沒有時間學習和提高,缺乏自我發(fā)展提高的自覺與清醒。
2.執(zhí)行體系的漏洞
一些學校在實際執(zhí)行一些政策過程中,學校政策不斷延誤,標準不斷降低,執(zhí)行力度降低。特別在各二級學院,無法達到預期的效果,或不了了之。在一些學校,科層結(jié)構(gòu)不斷地橫向擴展甚至出現(xiàn)官僚主義的抬頭,形式主義嚴重,各行政部門不主動承擔責任,相互推諉缺乏配合,阻礙了學校管理者與各二級學院教職員工的溝通,極大降低了工作效率。同時,在執(zhí)行體系中,部分二級學院沒有建立良好的激勵機制和評價機制,打擊了各行政人員的工作積極性,②以至于當政策的執(zhí)行出現(xiàn)新情況、新問題時,不能得到及時調(diào)整補救和再決策。
3.執(zhí)行團隊
高校各級管理者大多是從學術(shù)這條線出來的,專業(yè)技術(shù)人才特質(zhì)突出,但未經(jīng)過系統(tǒng)的管理理論培訓,缺乏優(yōu)質(zhì)管理思路和方法。高校在選拔任用干部的過程中,往往更重學術(shù)頭銜,忽視了行政管理能力。一些學院缺乏有效的團隊配合,做事情靠“抓壯丁”的方式,缺乏基本的做事準則,無法形成合力。同時,各二級學院行政人員大多缺乏對口的培訓和進修,缺乏同行間交流的平臺,業(yè)務發(fā)展面臨瓶頸。
4.執(zhí)行力文化
二級學院的文化就是學院的價值觀,營造一種氛圍,把教職員工個人奮斗和學院專業(yè)發(fā)展結(jié)合在一起。在實現(xiàn)學院價值的同時,也實現(xiàn)了自身價值。一個健康、積極的價值觀能為包括行政人員在內(nèi)的全院教工帶來積極的工作態(tài)度和工作表現(xiàn),并直接促進教職員工的執(zhí)行能力,進而提高學校執(zhí)行力。但文化卻存在于一種無形的方式,易缺失,易浮于表面,很難真正地滲入執(zhí)行的每個角落。有些學校文化和信仰并沒有從上而下地滲透,而是在不同的辦公室形成了不同的“文化”,甚至與學校文化對立,使得文化失去了管理制度的有力支撐,成為空洞的口號。一些學院文件、口號一大堆,但真正能夠得到落實的卻在少數(shù)。
四、提高二級學院行政人員執(zhí)行力的幾點思考
執(zhí)行力是高校發(fā)展和競爭的核心,而各二級學院行政人員則是實現(xiàn)高校決策與目標的關(guān)鍵,其執(zhí)行力需要不斷提高,以適應高等教育的快速發(fā)展。針對高校各二級學院的現(xiàn)狀和一些突出問題,我認為,提高各二級學院行政人員執(zhí)行力可以從以下幾個方面著手。
1.科學決策,合理安排
執(zhí)行力的建設是一項綜合性、系統(tǒng)性工程,它需要整個系統(tǒng)中各層次、各部門的通力協(xié)作,共同促進執(zhí)行力的提升。首先這就需要領導者能制定科學合理的政策,并做出長遠規(guī)劃,杜絕朝令夕改,這是正確執(zhí)行的前提和基礎。各二級學院黨政班子執(zhí)行任何任務都要制訂計劃,把各項任務按照輕、重、緩、急列出計劃表,并一一分配給各辦公室來承擔;計劃制訂、指揮辦公室,首先要考慮他們的工作任務,檢測執(zhí)行人員與其工作的對應關(guān)系,也要考慮領導自身的指揮方式,語氣不當或是目標不明確,都是不力的或無效的指揮,而有效的指揮可以激發(fā)執(zhí)行人員的意愿,增強其責任感與使命感。
2.完善執(zhí)行體系
首先,各辦公室行政人員需要明確執(zhí)行力的核心。管理者制定的目標需遵循SMART原則。所謂SMART原則,即是:1.目標必須是具體的(Specific);2.目標必須是可以衡量的(Measurable);3.目標必須是可以達到的(Attainable);4.目標必須和其他目標具有相關(guān)性(Relevant);5.目標必須具有明確的截止期限(Time-based)②。其次,各行政人員需明確責權(quán)關(guān)系,建立有效的協(xié)調(diào)機制,各部門、各辦公室要密切配合,相互銜接,減少執(zhí)行中的摩擦和推諉等情況。
3.激勵積極性
同時,需要完善教職工的激勵機制,激發(fā)工作積極性。德魯克(Peter F.Drucker)認為:熱愛工作的人才會有表現(xiàn)。因此,提高執(zhí)行力的一個重要環(huán)節(jié)就是各二級學院需要制定合理的政策和制度激勵行政人員的積極性,使其熱愛工作。改進學校和學院不合理或降低員工積極性的評價機制。各學院可將定期考核和長期考核相結(jié)合,既采用統(tǒng)一標準,又兼顧個體差異。使執(zhí)行者在執(zhí)行過程中不盲目、不壓抑,有尊嚴、有愉悅、有成就感。
4.創(chuàng)建執(zhí)行文化
文化引領著前進方向、凝聚奮斗力量。各學院執(zhí)行力的貫徹需要執(zhí)行力文化的引領,各學院根據(jù)不同專業(yè)特色發(fā)展所形成自己一套特定的文化體系,讓教職工逐漸形成一致的價值觀,甚至一致的立場,最終形成上下同欲的協(xié)同效應。同時,學院從上到下制定出一套標準化的辦事流程,此流程逐漸變成一種條件反射或者是潛意識行為的時候,流程、規(guī)范、和制度也就成為學院文化體系的一部分,在執(zhí)行學院決策時,執(zhí)行者也不會覺得時時刻刻都有條條框框在約束自己。
5.行政人員自身能力的提升
行政人員自身能力是執(zhí)行力的關(guān)鍵所在。首先,行政人員不僅要具備專業(yè)知識,還需要學習管理能力,善于站在決策者的位置和高度想問題,但不越位辦事,在執(zhí)行的過程中明確自身權(quán)責,做到勤溝通、善協(xié)調(diào)、速反饋和強責任,并要有順利完成任務的決心和毅力。其次,要合理安排和利用時間,在各種繁雜的事務中,找出占用時間的根源,診斷時間的分配和應用,合理統(tǒng)籌各種事情,化整為零,合并“自由時間”。同時,行政人員需要做到勤思考,勤學習,不斷提升自身能力,努力做到最完美地執(zhí)行。
總之,好的決策必須加上杰出的執(zhí)行才能奏效,只有正確的執(zhí)行才能讓戰(zhàn)略目標落實、只有堅決的執(zhí)行力才有競爭力、只有嚴格的執(zhí)行才能讓二級學院健康運行、只有尊重執(zhí)行才能讓執(zhí)行文化扎根。在高等教育高速發(fā)展的今天,將“執(zhí)行力”熔鑄于各二級學院靈魂之中,才能使高等教育基礎不斷地發(fā)展、壯大,實現(xiàn)國家中長期教育規(guī)劃的宏偉藍圖。各二級學院行政人員是決策執(zhí)行的核心。因此,提升高校二級學院行政人員執(zhí)行力是發(fā)展高等教育必須重視和解決的一個問題。
注釋:
①百度百科:“執(zhí)行力文化”.http://baike.baidu.com/view/1824232.htm.
②百度百科:“SMART原則”.http://baike.baidu.com/view/470808.html?wtp=tt.
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[10]關(guān)于印發(fā)湖州師范學院校院兩級管理實施意見的通知.湖師院發(fā)[2008]58號.湖州師范學院二級學院管理辦法.湖師院黨發(fā)[2008]29號.
本文為湖州師范學院科研項目《提高高校二級學院行政人員執(zhí)行力的思考》(項目號kx20051)研究成果。