摘 要：高校二級(jí)學(xué)院科研秘書是科研管理團(tuán)隊(duì)中的基層成員，是科研體系中不可缺少的一環(huán)。其不僅是科研管理工作的具體執(zhí)行人員，也是各項(xiàng)管理活動(dòng)的組織人員。以高校二級(jí)學(xué)院為視角，闡述科研秘書更好地服務(wù)高?？蒲薪ㄔO(shè)所應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院；科研秘書；業(yè)務(wù)素質(zhì)

中圖分類號(hào)：G311 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）09-0126-02

教學(xué)與科研是高等學(xué)校的兩大核心任務(wù)。近些年來(lái)，我國(guó)為了建設(shè)高水平的大學(xué)，不斷深化內(nèi)部體制建設(shè)及改革，優(yōu)化辦學(xué)資源，以求提高教學(xué)水平和科研質(zhì)量，為此國(guó)內(nèi)多數(shù)大學(xué)實(shí)行院(系)二級(jí)管理體質(zhì)。在高?？蒲卸?jí)管理中，學(xué)?？蒲刑幹饕?fù)責(zé)宏觀管理，包括加強(qiáng)目標(biāo)管理，制定、發(fā)布系列政策，建立實(shí)施評(píng)價(jià)體系等。二級(jí)學(xué)院則負(fù)責(zé)具體學(xué)院科研工作的微觀管理，加強(qiáng)過(guò)程管理及信息互通。因此，二級(jí)學(xué)院科研秘書的具體工作包括:負(fù)責(zé)組織學(xué)院教師各級(jí)科研項(xiàng)目的申報(bào)、管理，協(xié)調(diào)項(xiàng)目實(shí)施；組織科研成果績(jī)效及獲獎(jiǎng)申報(bào)；處理科研日常工作事務(wù)，包括計(jì)劃任務(wù)的通知落實(shí)、檔案的清理和歸檔、項(xiàng)目的常規(guī)管理、學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的計(jì)劃管理等。

科研秘書雖然是科研管理隊(duì)伍中的基層成員，但卻是科研體系中不可缺少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其不僅是科研管理工作的具體執(zhí)行人員，也是各項(xiàng)管理活動(dòng)的組織人員，在科研管理過(guò)程中起著承上啟下的橋梁作用，是協(xié)調(diào)部門關(guān)系的紐帶，是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科研管理決策的得力助手，是科研處與院系之間、教師之間乃至師生之間開(kāi)展科研活動(dòng)的紐帶。

首先，科研秘書為學(xué)院科研人員解決管理中的相關(guān)一系列具體問(wèn)題。

高校教師與科研人員是學(xué)校科研項(xiàng)目的主要執(zhí)行人，是關(guān)系高?？蒲邪l(fā)展的核心。因此，科研秘書應(yīng)本著“為人做嫁衣”的理念，服務(wù)科研人員，更多以“換位思考”的方式為其考慮問(wèn)題，盡可能地協(xié)助解決其在項(xiàng)目申請(qǐng)、過(guò)程管理與結(jié)題驗(yàn)收等方面遇到的難題，使科研人員全力投入到科學(xué)研究中，高質(zhì)量、高效率地完成各級(jí)科研項(xiàng)目。

其次，協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與校科研處開(kāi)展科研管理工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的秘書與助手。

科研秘書是指直接為領(lǐng)導(dǎo)、主管部門和本單位科研人員提供輔助管理、綜合服務(wù)，并以腦力勞動(dòng)為主的工作人員。二級(jí)學(xué)院中科研秘書主要負(fù)責(zé)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)文件、搜集資料和信息，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作安排進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)，且協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理科研管理的具體事務(wù)，如及時(shí)總結(jié)匯總學(xué)院各級(jí)各項(xiàng)科研信息成果，整合科研資源等，是各類科研情況上下通達(dá)的樞紐。同時(shí)，對(duì)于?？蒲刑幭逻_(dá)的各項(xiàng)科研工作，科研秘書也要積極組織，保證科研管理工作的順利進(jìn)行。

因此，二級(jí)學(xué)院科研秘書素質(zhì)的高低、能力的大小直接關(guān)系到科研管理工作的水平和學(xué)院科研工作的建設(shè)，提高科研秘書的綜合素質(zhì)已勢(shì)在必行。

第一，科研秘書要有大局意識(shí)，樹(shù)立為人服務(wù)的宗旨。

高?？蒲泄芾砉ぷ鞅砻婵词且豁?xiàng)管理類工作，但其本質(zhì)卻是服務(wù)性的，是為科研人員盡可能地提供幫助和便利，以使科研人員能夠順利完成科研項(xiàng)目?？蒲忻貢m然在管理過(guò)程中做了很多具體事務(wù)，但最后的成果與榮譽(yù)只屬于科研人員。因此，科研秘書要樹(shù)立為人服務(wù)的宗旨，不計(jì)較個(gè)人利益的得失；必須時(shí)刻以學(xué)院的整體利益為重，始終貫徹“服務(wù)第一”的理念，踏實(shí)本分，兢兢業(yè)業(yè)做好各項(xiàng)工作。

對(duì)于學(xué)院教師“服務(wù)第一”的理念要體現(xiàn)在每次項(xiàng)目申報(bào)的過(guò)程中。比如，要第一時(shí)間將項(xiàng)目申報(bào)文件發(fā)送給每位老師，并在結(jié)束申報(bào)前提前進(jìn)行時(shí)間提醒；有些青年教師申報(bào)課題經(jīng)驗(yàn)不足、對(duì)具體政策了解不細(xì)致，科研秘書首先要鼓勵(lì)他們積極申報(bào)高級(jí)別項(xiàng)目，接著就要給他們介紹相關(guān)填寫細(xì)則，論證注意事項(xiàng)等。對(duì)于年紀(jì)較大的老師，電腦操作可能不熟練，科研秘書還要替他們填寫申報(bào)表格；調(diào)整字體、段落、格式，并要逐字進(jìn)行檢查核對(duì)并進(jìn)行打印裝訂等。

第二，科研秘書應(yīng)具備較強(qiáng)的政策理解水平。

對(duì)各種政策和法規(guī)能夠較好地理解和把握，保證科研發(fā)展方向，并貫徹實(shí)施到本院的重點(diǎn)研究領(lǐng)域、重點(diǎn)研究方向或者重點(diǎn)研究課題的組織和實(shí)施過(guò)程當(dāng)中。結(jié)合本院的實(shí)際情況，充分發(fā)揮積極性和主動(dòng)性，保證科研管理工作的順利開(kāi)展和實(shí)施。在貫徹和落實(shí)國(guó)家發(fā)展科學(xué)事業(yè)的政策同時(shí)也為本院的科研發(fā)展做出實(shí)際而且到位的工作。

進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的老師們往往忽視對(duì)政策文件的學(xué)習(xí)和研讀，更傾向于依賴科研秘書的提醒，科研秘書只有對(duì)各種文件準(zhǔn)確把握，掌握相關(guān)背景資料，才能為進(jìn)行研究工作的老師們解決相關(guān)的問(wèn)題，更好地協(xié)助老師們進(jìn)行學(xué)術(shù)研究工作。

第三，科研秘書要具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)與溝通辦事能力。

二級(jí)學(xué)院科研秘書是學(xué)?？蒲刑幣c學(xué)院之間的溝通橋梁，這也從另一方面說(shuō)明院級(jí)的科研秘書其常規(guī)工作要多跑腿，多動(dòng)嘴，會(huì)與各管理部門（如科研處、財(cái)務(wù)處、學(xué)校辦公室等部門）有業(yè)務(wù)往來(lái)，要向上級(jí)匯報(bào)情況，就要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力。如為籌備各種大型學(xué)術(shù)會(huì)議，就要及時(shí)給專家學(xué)者發(fā)送信息，聯(lián)系相關(guān)事宜，要溝通協(xié)調(diào)相關(guān)新聞報(bào)道；準(zhǔn)備研討會(huì)開(kāi)幕及學(xué)術(shù)會(huì)議等事宜，就要與科研處、校辦和宣傳部乃至研究生管理部門及時(shí)匯報(bào)并進(jìn)行溝通，還要與管理人員協(xié)調(diào)好各項(xiàng)工作的安排，落實(shí)車隊(duì)賓館接待等。雖不是每項(xiàng)工作都由自己完成，但事無(wú)巨細(xì)都要思考清楚，如出紕漏，就會(huì)影響活動(dòng)的順利開(kāi)展，影響學(xué)院整體形象。因此科研秘書要嚴(yán)格要求自己，同時(shí)作好與各個(gè)部門系部管理人員的協(xié)調(diào)溝通，分清責(zé)任歸屬，除盡到自己應(yīng)盡的責(zé)任外，盡量多干，努力營(yíng)造團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作氛圍。

第四，科研秘書要具有較強(qiáng)的專業(yè)學(xué)科知識(shí)。

科研秘書除了要掌握管理學(xué)方面的理論知識(shí)外，還要對(duì)本學(xué)科基礎(chǔ)知識(shí)和學(xué)科前沿研究狀況隨時(shí)跟蹤，進(jìn)行了解，只有這樣，才能知己知彼，在科研項(xiàng)目管理和科研成果管理中有的放矢。毫不夸張說(shuō)，科研管理者業(yè)務(wù)及管理水平的高低直接影響著整個(gè)學(xué)科研究的順利與否。因此，科研秘書要熟悉本學(xué)院各專業(yè)方向乃至具體教師的科研情況以及本學(xué)科在國(guó)內(nèi)外所處的水平、地位以及今后的發(fā)展方向。只有這樣才能對(duì)學(xué)院的科研工作進(jìn)行有效、科學(xué)的管理。

第五，科研秘書要具有一定的文字功底和相關(guān)的文字處理能力。

工作中，科研秘書往往需要起草學(xué)院的科研情況總結(jié)，有時(shí)還要幫助領(lǐng)導(dǎo)起草相關(guān)的科研管理文件，乃至人事管理中科研部分的相關(guān)內(nèi)容，因此，文字功底和相關(guān)的文字處理能力對(duì)于科研秘書來(lái)說(shuō)是必須掌握的基本功之一。在日常工作中科研秘書要多讀多寫，多積累，多領(lǐng)悟，不斷提高，做到使領(lǐng)導(dǎo)和教師滿意。

第六，科研秘書要具有熟練操作計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段的能力。

科研秘書可以說(shuō)是學(xué)院的“填表專業(yè)戶”。因?yàn)榻虒W(xué)和科研是高校的兩大核心任務(wù)，因此只要與科研相關(guān)的、無(wú)論上級(jí)哪個(gè)部門下達(dá)的表格都會(huì)分派到科研秘書手中進(jìn)行填寫。而有些表格，尤其是類似文科基地申報(bào)、博士點(diǎn)碩士點(diǎn)、重點(diǎn)學(xué)科申報(bào)和評(píng)估的表格，動(dòng)輒幾十頁(yè)，如果用手工的方式填寫，事倍功半，得不償失。因此，科研秘書必須具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作能力，熟練應(yīng)用現(xiàn)代化辦公管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科研工作的數(shù)字化管理，這樣才能提高工作效率及保證相關(guān)信息的準(zhǔn)確性。

隨著科學(xué)研究的重要性日益突出，各級(jí)各類科研項(xiàng)目也是逐年增多，這就要求二級(jí)學(xué)院的科研秘書從自身出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能、管理與創(chuàng)新能力等能力的培養(yǎng)與學(xué)習(xí)。同時(shí)，高校有關(guān)部門也要重視對(duì)二級(jí)學(xué)院科研秘書的管理工作，有目的有計(jì)劃地進(jìn)行管理培訓(xùn)與隊(duì)伍建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)高?？蒲泄芾硭降目茖W(xué)發(fā)展、跨越發(fā)展而努力。

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The Professional Quality of Scientific Secretary in Secondary College University

GUO Ting

（Tianjin normal university history and cultural couege， Tianjin 300387，China）

Abstract: Scientific secretary is the grass-roots organization in the research and management team of the secondary college university.He is an indispensable part of the management，the scientific management of specific actors and the organizer of the management activities. The main purpose of this paper is to explain scientific secretary should have the professional quality to better serve the construction of the Secondary College University research.

Key words: Secondary College University; Scientific secretary; Professional quality