摘 要：高校院（系）辦公室主任工作直接為院（系）領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生服務(wù)，起著承上啟下的作用，是高校管理工作中保持院（系）工作正常運轉(zhuǎn)的中樞，因此需要提升辦公室主任的個人職業(yè)素養(yǎng)。文章認(rèn)為高校院（系）辦公室主任為做好本職工作，應(yīng)該具備服務(wù)意識、全局意識、專業(yè)意識和創(chuàng)新意識。

關(guān)鍵詞：高校院（系）；辦公室主任；職業(yè)意識

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）09-0119-02

在高等教育領(lǐng)域，教學(xué)、科研工作一直是高校管理的第一要務(wù)。而高校院（系）辦公室作為學(xué)校的基本管理單位，處于教學(xué)、科研的第一線，責(zé)任重大?；谶@種責(zé)任，作為高?；鶎愚k事機(jī)構(gòu)主管之一的院（系）辦公室主任，必須及時轉(zhuǎn)變職業(yè)觀念和調(diào)整工作思路，切實提高思想水平和管理水平，以適應(yīng)教育改革與發(fā)展的新形勢。

一、全心全意的服務(wù)意識

就工作的根本性質(zhì)而言，辦公室主任在一定程度上堪稱為學(xué)校職能部門、領(lǐng)導(dǎo)、教職工和學(xué)生的服務(wù)員。從其服務(wù)對象來看，其服務(wù)意識應(yīng)該體現(xiàn)為兩個層面。一方面，辦公室主任應(yīng)當(dāng)成為廣大師生的忠實服務(wù)者；另一方面，就院（系）領(lǐng)導(dǎo)而言，這種服務(wù)更應(yīng)起到一種主動性的參謀作用。

1.辦公室主任應(yīng)當(dāng)成為廣大師生的服務(wù)員

高校院(系)辦公室的核心工作就是服務(wù)，辦公室工作的根本目的和宗旨就是為廣大師生提供服務(wù)。就院(系)辦公室主任而言，應(yīng)該全心全意地為本單位教師和學(xué)生做好方方面面的服務(wù)。從筆者的工作實踐來看，辦公室主任要做好的服務(wù)應(yīng)該體現(xiàn)在以下三個方面：1）傳達(dá)和解讀學(xué)校相關(guān)政策。為配合學(xué)校的宏觀辦學(xué)任務(wù)，院（系）辦公室主任要傳達(dá)學(xué)校各黨政機(jī)關(guān)和職能部門布置的工作，并組織人員完成其布置的任務(wù)，因此為機(jī)關(guān)各部門服務(wù)應(yīng)當(dāng)成為院（系）辦公室主任常態(tài)性工作內(nèi)容。2）為教師成長提供服務(wù)。教師作為院系發(fā)展的核心力量，辦公室主任要充分做好本學(xué)院(系)的教職工服務(wù)工作，如做好評職稱工作、年度考核工作、獎金發(fā)放及其他各種福利待遇認(rèn)定等服務(wù)性工作。3）為本院(系)學(xué)生提供指導(dǎo)和服務(wù)。學(xué)生作為院（系）工作的主體，要求行政工作應(yīng)圍繞學(xué)生教育和生活而展開。就辦公室主任而言，其工作內(nèi)容大到學(xué)生的學(xué)習(xí)安排，小到為他們開證明、辦證件、蓋章等，都需要辦公室主任盡心盡力地完成。

2.辦公室主任應(yīng)當(dāng)成為院（系）領(lǐng)導(dǎo)的參謀

一般的日常服務(wù)外，高校院(系)辦公室另一項重要的工作就是發(fā)揮參謀職能，因此辦公室主任還應(yīng)當(dāng)成為院(系)領(lǐng)導(dǎo)的參謀。這里所謂的參謀，強(qiáng)調(diào)的是在院（系）工作實踐中，辦公室主任要為院(系)領(lǐng)導(dǎo)提供直接參謀和助手的服務(wù)，成為院(系)領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，常態(tài)性地為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行和施行各項決策收集資料并提供依據(jù)。要做好這一角色，辦公室主任需要做好三方面的準(zhǔn)備工作。一是要熟悉工作的整體發(fā)展情況。對本校、本院(系)的建設(shè)目標(biāo)以及發(fā)展動態(tài)充分掌握，要多其他同類高校的發(fā)展建設(shè)情況也要有較為清晰的了解。二是要學(xué)會多角度考慮問題。既要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度綜合統(tǒng)籌、兼顧全局，也要站在學(xué)院(系)教師、行政人員、學(xué)生的角度考慮問題，有針對性地提建議，制定措施要有可行性。三是要具有主動參謀意識。辦公室主任在日常工作中應(yīng)始終強(qiáng)調(diào)從有利于院(系)發(fā)展的大局出發(fā)，因而對領(lǐng)導(dǎo)可能出現(xiàn)失誤的決策，要勇于主動進(jìn)諫，提出符合實際情況的見解。在為機(jī)關(guān)職能部門和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)方面，要認(rèn)識到這是辦公室主任義不容辭的責(zé)任，職能部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事要保質(zhì)保量地完成，而且要多作超前思考，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。在為教職工和學(xué)生服務(wù)方面，要保持熱心、耐心、細(xì)致的工作態(tài)度，要把師生的事情看成和領(lǐng)導(dǎo)布置的工作同樣重要.一個好的辦公室主任，要胸中有全局，心中有服務(wù)，要樂于辦小事，勤于辦實事，如此才能搞好各項服務(wù)。

二、高屋建瓴的全局意識

管理工作的開展往往需從大局出發(fā)，辦公室主任作為高校的基層管理者在思考問題、處理問題時也應(yīng)站在院（系）發(fā)展的角度上，與院（系）領(lǐng)導(dǎo)的思想、行動相一致。因而在日常工作中，辦公室主任應(yīng)該盡量跳出辦公室這個小圈子，站在院（系）發(fā)展的高度觀照全局，努力使工作具有前瞻性和延續(xù)性，為單位發(fā)展提供有力支持。

1.辦公室主任應(yīng)做好院（系）工作的常態(tài)化管理與檢查。就高校工作來說，院（系）辦公室主任要對單位行政領(lǐng)域的每一項工作都做到心中有數(shù)，做好安排并管理到位，要求辦公室主任既要做管理員又要做好檢查員。在管理員角色方面，對辦公室人員要做到知人善任，量才使用，而且要對他們愛護(hù)有加，最大限度地調(diào)動他們的工作積極性。而檢察員角色方面，要在行政服務(wù)工作領(lǐng)域建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任制，根據(jù)不同的工作內(nèi)容劃分崗位職責(zé)，確定目標(biāo)管理辦法，并要求工作人員按照崗位職責(zé)規(guī)范自己的工作，同時還要對辦公人員的實際工作效果進(jìn)行常態(tài)性的考核評價，從而確保辦公室的各項工作都能順利完成。

2.辦公室主任應(yīng)為院（系）領(lǐng)導(dǎo)提供權(quán)威、全面的決策信息。全面系統(tǒng)的調(diào)研是提供決策的重要基礎(chǔ)，因而信息調(diào)研工作是院(系)辦公室一項不可缺少的工作。作為辦公室主任，工作職責(zé)之一就是作好信息調(diào)研。高校學(xué)院(系)領(lǐng)導(dǎo)很多是屬于“雙肩挑”領(lǐng)導(dǎo)，一方面要從事教學(xué)科研，另一方面要處理政務(wù)，日常工作非常繁忙，有時候有些文件可能來不及仔細(xì)看，平時也很難聽得到來自教職工和學(xué)生方面的意見和建議，這就需要辦公室主任當(dāng)好信息員這一角色，為領(lǐng)導(dǎo)提供權(quán)威全面的決策信息。因此，辦公室主任就要對各種信息早關(guān)注、早介入、早思考，善于利用網(wǎng)絡(luò)、報刊等媒介，構(gòu)建完善的信息網(wǎng)絡(luò)，接觸和掌握領(lǐng)導(dǎo)視線以外的多種信息資源，悉心聽取廣大師生以及其他行政管理人員的意見，對那些潛在的對事態(tài)發(fā)展有指導(dǎo)性的信息也要注意發(fā)掘利用，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)有用的信息。

三、業(yè)務(wù)精湛的專業(yè)意識

高校院（系）辦公室主任作為學(xué)校工作的基層管理者，必須要強(qiáng)烈的專業(yè)意識。

1.辦公室主任要具備良好的語言能力。辦公室工作涉及大量的溝通和協(xié)調(diào)工作，而溝通、協(xié)調(diào)工作的順利開展，需要辦公室主任具有卓越的語言技巧和藝術(shù)。此外，高等教育國際化的趨勢，要求辦公室主任還應(yīng)具備良好的外語溝通能力，從而使得教學(xué)、科研、管理工作等逐步與國際接軌。在筆者目前的工作實踐中，教育環(huán)境的變遷促使學(xué)校微觀管理層面發(fā)生了許多變化，院（系）辦公室也需要處理很多涉外事務(wù)，比如招聘海外人才，管理留學(xué)生，組織國際學(xué)術(shù)交流與科技合作活動，處理各種外文檔案的管理，等等。辦公室主任不具備一定的外文語言能力，將很難安排好這些工作。

2.辦公室主任要具備一定的信息技術(shù)能力。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，高校領(lǐng)域的辦公現(xiàn)代化幾乎成為一種普及的狀態(tài)。就院（系）行政事務(wù)而言，大量工作都需要借助計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來完成。因此辦公室主任只有具備一定的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，才能更好地處理行政事務(wù)工作。多數(shù)辦公室都有管理或監(jiān)督本院(系)的網(wǎng)站，而且大量專業(yè)研究所需要的高端化學(xué)儀器和設(shè)備都處于行政辦公室管理職責(zé)范圍之內(nèi)，無論是網(wǎng)站的運行和安全問題，還是各種儀器設(shè)備的安全以及維護(hù)問題，都是辦公室必須密切關(guān)注的問題，辦公室應(yīng)及時處理各種信息并解決設(shè)備運行難題，為教學(xué)、科研提供技術(shù)支持。

四、與時俱進(jìn)的學(xué)習(xí)意識

隨著外界環(huán)境的迅速改變，高校院（系）的辦公工作環(huán)境也在發(fā)生變化，高校院（系）辦公室主任既要不斷拓寬自身的知識結(jié)構(gòu)，也要在工作中保持創(chuàng)新精神。

1.辦公室主任應(yīng)當(dāng)不斷拓寬自己的知識結(jié)構(gòu)

隨著高校教育改革和發(fā)展的進(jìn)一步深入，高校行政工作的難度相對增加，責(zé)任也越來越重。因此，院（系）辦公室主任要做好本職工作，就必須具有廣博的知識結(jié)構(gòu)。據(jù)多年的工作體會，筆者認(rèn)為，院（系）辦公室主任首先必須具有較為系統(tǒng)的政策理論知識，能夠深入理解和領(lǐng)會黨的教育路線方針政策，從而能運用正確的理論來指導(dǎo)平時的具體工作。其次，院系辦公室主任還要具有扎實的業(yè)務(wù)知識。也就是說，除了要掌握在日常接待、行文辦會等方面的知識，還需要能夠從復(fù)雜的知識信息中獲取最有價值的東西，能夠在管理技能方面掌握一定的方法和藝術(shù)，能夠在文化修養(yǎng)方面提高自己的情趣和感染力。另外，為更好地完成工作，院（系）辦公室主任還需要具有些心理學(xué)知識，實現(xiàn)對領(lǐng)導(dǎo)、教職工和學(xué)生的心理把握，以便開展工作時更具有針對性和實效性?？傮w說來，外界環(huán)境的改變促使辦公室主任必須拓寬自己的知識面，因此辦公室主任必須不斷優(yōu)化和更新自己的知識結(jié)構(gòu)。

2.辦公室主任應(yīng)該保持銳意創(chuàng)新的工作精神

中國教育學(xué)會會長顧明遠(yuǎn)認(rèn)為，教育的發(fā)展在于改革，教育的改革在于創(chuàng)新，教育的創(chuàng)新在于學(xué)習(xí)。在教育改革的背景下，銳意進(jìn)取也是院（系）辦公室主任應(yīng)當(dāng)具備的重要素養(yǎng)。為了適應(yīng)新世紀(jì)的要求，以嶄新的面貌邁向未來，高校院（系）辦公室主任更要具有緊迫感、責(zé)任感和使命感，更要富有強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識、改革意識。具體而言，這種創(chuàng)新應(yīng)該體現(xiàn)在三個層次。一是辦公理念的創(chuàng)新，既要正確認(rèn)識院（系）辦公室主任的角色，突出其主動性的服務(wù)特征，改變以往按部就班、不求有功但求無過的工作思想，而是積極地為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計獻(xiàn)策、為師生盡心盡力。二是辦公思路的創(chuàng)新，即強(qiáng)調(diào)具體行政事務(wù)的執(zhí)行不循規(guī)蹈矩，而是不僅要學(xué)習(xí)前人的經(jīng)驗，吸收消化前人的成果，而且要不斷推出自己的新思想、新經(jīng)驗、新方法、新思路，勇于沖出舊觀念的束縛，深人未知領(lǐng)域去探索尚未被認(rèn)識的客觀規(guī)律，總結(jié)出最佳的工作路線。三是辦公手段的創(chuàng)新，即突出微觀層面工作的實效性，強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代化辦公模式和工具的迅速采用，從而增強(qiáng)具體的辦事效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]王學(xué)勤.加強(qiáng)科學(xué)化建設(shè)，提高院系辦公室管理水平[J].管理科學(xué)研究，2006，(2).

[2]徐文花.高校院（系）辦公室主任的角色定位及其職業(yè)素質(zhì)要求[J].黑龍江教育學(xué)院學(xué)報，2009，（2）.

[3]高麗麗.試論高校辦公室主任的職業(yè)素養(yǎng)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2009，（10）.

[4]顧明遠(yuǎn).教育改革在于創(chuàng)新[J].臨沂師范學(xué)院學(xué)報，2003，（1）.