【摘 要】在高校資產(chǎn)賬目管理中，經(jīng)常要與財務(wù)賬中的數(shù)據(jù)進行比較，以確保數(shù)據(jù)的正確性；在統(tǒng)計報表中有時需要對兩個數(shù)據(jù)表進行連接使用，以得到合要求的報表，VLOOKUP函數(shù)輕松解決了這些問題。

【關(guān)鍵詞】VLOOKUP函數(shù) 數(shù)據(jù)比較 數(shù)據(jù)查找

近年來，隨著高等教育的發(fā)展，高的校固定資產(chǎn)的總量和價值也得到迅速提升，固定資產(chǎn)的管理根據(jù)需要也進入了信息時代。由于資產(chǎn)管理軟件的發(fā)展晚于財務(wù)管理軟件，很多學校財務(wù)管理軟件和固定資產(chǎn)管理軟件不是同一個開發(fā)商，造成兩套軟件不能對接，有些數(shù)據(jù)必須人工核對。資產(chǎn)統(tǒng)計時，有時要對兩個數(shù)據(jù)表進行銜接，以得到符合要求的報表。EXCEL表格中VLOOKUP函數(shù)是完成這些任務(wù)的一個很方便的工具。

一、VLOOKUP函數(shù)簡介

函數(shù)形式：VLOOKUP（查找值，區(qū)域，列序號，邏輯值）

“查找值”：為需要在數(shù)組第一列中查找的數(shù)值，它可以是數(shù)值、引用或文字符串?！皡^(qū)域”：數(shù)組所在的區(qū)域，如“A1：F8”，也可以使用對區(qū)域或區(qū)域名稱的引用，例如數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)清單?！傲行蛱枴保杭聪Ｍ麉^(qū)域（數(shù)組）中待返回的匹配值的列序號。如果小于1，函數(shù)VLOOKUP 返回錯誤值 #VALUE??；如果大于區(qū)域的列數(shù)，函數(shù)VLOOKUP返回錯誤值 #REF！。 “邏輯值”：為TRUE或FALSE。它指明函數(shù) VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于“查找值”的最大數(shù)值；如果“邏輯值”為FALSE，函數(shù) VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。如果“查找值”為文本時，“邏輯值”一般應(yīng)為 FALSE 。

二、數(shù)據(jù)比較

在資產(chǎn)管理中，購置的資產(chǎn)先在資產(chǎn)系統(tǒng)中入固定資產(chǎn)賬，然后再到財務(wù)處報銷入財務(wù)帳。為確保兩套系統(tǒng)中數(shù)據(jù)完全一致，每年兩個部門都要對賬。由于財務(wù)報銷的可能是本年度購買的，也可能時上個年度甚至更早時期購買的，故資產(chǎn)賬需要導出的數(shù)據(jù)比財務(wù)的大很多，人工比較就很麻煩，也容易出錯。VLOOKUP函數(shù)就派上用場了，我們利用它找出財務(wù)已經(jīng)報銷的驗收單號，并比對驗收單的價值是否一致。

為使用VLOOKUP函數(shù)，先要從導出財務(wù)表和資產(chǎn)表，轉(zhuǎn)換成EXCEL工作表，并復制到一個工作簿，兩個工作表分別定義為財務(wù)表和資產(chǎn)表。把兩個表的驗收單號項移到的第一列，再按驗收單號對兩個數(shù)據(jù)表進行排序。假設(shè)工作表只有兩項數(shù)據(jù)， A列為驗收單號， B列為價值（元），財務(wù)表有6條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)區(qū)域為A2：B7，資產(chǎn)表中有8條數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)區(qū)域為A2：B9。把財務(wù)表的第C列數(shù)據(jù)項名稱定義為資產(chǎn)系統(tǒng)價值（元），第D列為差額項。在財務(wù)工作表中的C2單元格里輸入函數(shù)VLOOKUP（財務(wù)！A2，'資產(chǎn)'！$A$2：$B$9，2，F(xiàn)ALSE），按回車鍵后，C2單元格里立即出現(xiàn)資產(chǎn)表對應(yīng)驗收單的價值。注意，函數(shù)的尋找區(qū)域一定要用絕對地址，即“資產(chǎn) '！$A$2：$B$9”，保證復制函數(shù)時區(qū)域不隨函數(shù)所在位置的變化而變化，從而導致錯誤的結(jié)果。這時數(shù)據(jù)比較就很容易了，把兩列數(shù)據(jù)相減，結(jié)果不等于0的就是數(shù)據(jù)不一致的驗收單。為此，只要在D2單元格輸入公式=A2—B2，并把公式復制到D3：D7區(qū)域就可以了。

三、查找未報銷的驗收單

在資產(chǎn)賬的管理中，已報銷的驗收單數(shù)據(jù)要與財務(wù)一致，沒有報銷的驗收單也要查明原因，督促有關(guān)人員盡快辦理相關(guān)手續(xù)。這時就要從所有驗收單中找出未報銷的驗收單號。功能比較完善的資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以將已報銷的和未報銷的驗收單分別做出標記，很容易分辨。但有時由于財務(wù)、資產(chǎn)不是一套系統(tǒng)，也會產(chǎn)生個別驗收單標識不正確。這時，VLOOKUP函數(shù)又可以發(fā)揮作用了。

將上述資產(chǎn)工作表的第C列數(shù)據(jù)項名稱定義為已報銷驗收單號，在其工作表的C2單元格里輸入公式=VLOOKUP（'資產(chǎn) '！A2，財務(wù)！$A$2：$B$7，1，F(xiàn)ALSE），并把公式復制到C3：C9區(qū)域。C列有具體數(shù)值的表示在財務(wù)表里已找到相應(yīng)的驗收單號，這是已報銷的驗收單。C列中公式計算結(jié)果等于#N/A，表示在財務(wù)表里沒有這張驗收單，是未報銷的驗收單。如果驗收單數(shù)量較大時，可以對C列進行排序，所有未報銷的驗收單都集中在一個區(qū)域，把這個區(qū)域復制到另外一個工作表中，那個工作表的數(shù)據(jù)就是全部未報銷的驗收單號了。

四、兩個表的組合

在資產(chǎn)統(tǒng)計中，還會遇到這種情況，一個表需從另外的表中取出需要的數(shù)據(jù)代替原表中的某些項，才能合乎報表要求。如，資產(chǎn)管理系統(tǒng)有一個對資產(chǎn)類別的匯總統(tǒng)計，利用它得出數(shù)據(jù)很方便，但它有一個缺點，匯總表導出的名稱是分類號，需要把它轉(zhuǎn)換成對應(yīng)的名稱才可上報。利用VLOOKUP函數(shù)也可以解決這個問題。

首先找到資產(chǎn)分類號的EXCEL表格，第一列是資產(chǎn)分類號，第二列是對應(yīng)的分類名稱（既可在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中導出，也可在相關(guān)應(yīng)部門里找到）。把兩個表格（分別叫分類表和匯總表）復制到一個工作簿里，第一列都是分類號，分類表的第二列是類名稱。在匯總表的一個空白列（假如是F列）標注為分類名稱，在F2單元格里輸入公式= VLOOKUP（'匯總表 '！A2，分類表！A：B，1，F(xiàn)ALSE），并把公式復制到F 列對應(yīng)的區(qū)域，以保證匯總表的所有分類號都可找到對應(yīng)的名稱。將F列進行復制，選擇性粘貼到所需的列（注意，只粘貼數(shù)值），保存后，刪掉多余的項。這樣，一個符合要求的表格就出現(xiàn)了。

Excel是微軟公司出品的Office系列辦公軟件中的一個組件，它函數(shù)功能十分強大。掌握利用好EXCEL函數(shù)，可以大大提高工作效率。