【摘 要】南方一線城市產(chǎn)權(quán)檔案從上世紀(jì)八十年代初的幾百份至現(xiàn)在達(dá)幾百萬(wàn)份，跨區(qū)抵押、注銷抵押、查封、解封業(yè)務(wù)隨城市發(fā)展而產(chǎn)生，無(wú)紙化辦公、公文督辦、同步歸檔、檔案掃描形成影像通過(guò)高速光纖網(wǎng)絡(luò)達(dá)到資源共享，高效產(chǎn)權(quán)辦公自動(dòng)化為城市發(fā)展保障了運(yùn)行。急劇膨脹的數(shù)字化后的檔案管理應(yīng)有別傳統(tǒng)管理方法。

【關(guān)鍵詞】同步歸檔；產(chǎn)權(quán)檔案雙軌制保管；建立綜合性檔案庫(kù)房；檔案精簡(jiǎn)與銷毀

1 同步歸檔

一線城市房產(chǎn)吸引國(guó)內(nèi)、國(guó)際熱資，有運(yùn)用資本投資不動(dòng)產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級(jí)轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運(yùn)作，在上一次買賣的辦文未完成時(shí)而箍緊下一次的買賣實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢(shì)下出臺(tái)，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國(guó)際化都市進(jìn)程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時(shí)完成整理、24小時(shí)完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時(shí)期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機(jī)構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實(shí)現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。

資料虛假、開(kāi)發(fā)商一房多賣、重復(fù)抵押的經(jīng)濟(jì)糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進(jìn)入司法程序的問(wèn)題檔案往往使公、檢、法部門(mén)輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門(mén)之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責(zé)任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴(yán)格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬(wàn)檔案的檢索，“同步歸檔”實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來(lái)，輸入證號(hào)快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。

檔案數(shù)字化加工是一個(gè)流水作業(yè)，須多個(gè)作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬(wàn)份檔案在多個(gè)環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責(zé)任落實(shí)到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過(guò)一批實(shí)物檔案時(shí)，必須從辦文數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取電子檔案交接表格，清點(diǎn)數(shù)目與實(shí)際相符后，再進(jìn)行逐件核對(duì)。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁(yè)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，無(wú)誤后作電子簽署的同時(shí)作手工簽署，缺件、差錯(cuò)、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫(kù)房為止。

檔案整理是指把收文資料進(jìn)行加工。拆封前對(duì)檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫(xiě)內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責(zé)任的后續(xù)追蹤。

打印條碼、批量快速掃描、特殊掃描、合卷、質(zhì)檢各崗位按工序運(yùn)作，每天完成的電子檔案數(shù)據(jù)必須當(dāng)天上傳中心數(shù)據(jù)庫(kù)。定期到辦文點(diǎn)收集反饋意見(jiàn)，模糊的電子檔案，須調(diào)檔重新掃描。檔案整理與檔案合卷著重注意混淆裝訂和合訂。

上傳數(shù)據(jù)后，各辦文點(diǎn)終端便能查到電子文檔。

2 產(chǎn)權(quán)檔案雙軌制保管依據(jù)

1、紙質(zhì)檔案在傳統(tǒng)管理保證溫、濕、光、氧化等條件，其壽命可達(dá)上千年，而電子檔案在上傳過(guò)程中有數(shù)據(jù)掉失和數(shù)據(jù)覆蓋現(xiàn)象，辦文網(wǎng)絡(luò)在使用過(guò)程中受病毒侵害、攻擊，自身人員操作失誤。2、前期手工繕證及各個(gè)時(shí)期的調(diào)控政策，各階段房地產(chǎn)辦文方法的改變，準(zhǔn)成本、全成本、商品房等不同性質(zhì)內(nèi)容呈檔案復(fù)雜性。3、程序升級(jí)、模塊合并、倒入數(shù)據(jù)時(shí)字段沖突。4、數(shù)字化的電子檔案與原始檔案的清晰度存在一定的差距，原始件本身不大清晰掃描后往往不能辨識(shí)。5、產(chǎn)權(quán)證樣式多種版本；印章亦隨年份變化而變化；早期商鋪分格銷售無(wú)坐標(biāo)定位等都需借鑒原始材料分析定位。6、土地性質(zhì)的多樣性、大宗土地連續(xù)分宗不斷補(bǔ)交地價(jià)的過(guò)程必須借助檔案理清脈絡(luò)。7各級(jí)行政簽署是文件生效的標(biāo)志，手寫(xiě)特征是鑒別真假的憑證，具法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。地震、電力破壞等自然災(zāi)害，紙質(zhì)檔案有不可替代的作用。

電子檔案與紙質(zhì)檔案相互監(jiān)督、相互補(bǔ)充保證其真實(shí)性、完整性；產(chǎn)權(quán)檔案存放的專業(yè)性，規(guī)律性、連續(xù)性在撇開(kāi)電腦管理下具獨(dú)立索引。

3 建立綜合性檔案庫(kù)房

建立綜合庫(kù)房的必要性：房產(chǎn)已經(jīng)不只是局限于居住，升值空間是投資熱點(diǎn)風(fēng)向標(biāo)。隨著城市配套和文化積累營(yíng)造吸納優(yōu)勢(shì)推進(jìn)城市化進(jìn)程等因素，一段時(shí)期內(nèi)產(chǎn)權(quán)檔案仍然呈較快的上升趨勢(shì)。一套房產(chǎn)有高達(dá)10次更替業(yè)主，轉(zhuǎn)讓五、六次為數(shù)不菲。不斷的流通套現(xiàn)檔案增量難于預(yù)計(jì)。各房產(chǎn)繕證辦公點(diǎn)的專業(yè)庫(kù)房存在局限性，形勢(shì)發(fā)展變化所需庫(kù)容遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出預(yù)留空間，租用非專業(yè)性庫(kù)房分散存放的安全隱患困擾的同時(shí)有被動(dòng)續(xù)約牽制。同區(qū)的檔案分送異地多個(gè)保管點(diǎn)易出差錯(cuò)。持可持續(xù)觀點(diǎn)在各繕證點(diǎn)車程約60分鐘左右位置建設(shè)綜合庫(kù)房，理由所在：無(wú)紙化辦公后從內(nèi)網(wǎng)均可查閱檔案影像內(nèi)容，3~5%原始檔案調(diào)查率為檔案集中給予了條件，抑或建在周邊城市區(qū)域亦為前瞻：低用地成本可置大形建筑規(guī)模，超前設(shè)計(jì)幾十年空間承受能力打下強(qiáng)力后衛(wèi)基礎(chǔ)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理，結(jié)束多點(diǎn)各自形成的習(xí)慣做法；掃描場(chǎng)所得到寬暢、統(tǒng)一環(huán)境，有利人員靈活調(diào)用；建立綜合查詢窗口，倍數(shù)提高接待能力和提升服務(wù)形象；假如擴(kuò)市試想我們是否從權(quán)周全檔案庫(kù)房?jī)?chǔ)備用地。

4 產(chǎn)權(quán)檔案精簡(jiǎn)與銷毀制度

制定房產(chǎn)檔案保管期限制度是商品房誕生前的規(guī)定，房產(chǎn)從建國(guó)之初至改革開(kāi)放前一直是極為少量的。商品房從八十年代初年始迅速發(fā)展起來(lái)，漸漸成為資本市場(chǎng)載體。國(guó)情的發(fā)展變化就產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)的情況進(jìn)行討論，探討制定適用制度與細(xì)化規(guī)定對(duì)傳統(tǒng)檔案管理作一些補(bǔ)充使之完善，用發(fā)展的態(tài)度為今后實(shí)際操作延伸理論依據(jù)：

1、二級(jí)轉(zhuǎn)移與三級(jí)轉(zhuǎn)移檔案。三級(jí)權(quán)利人法律權(quán)屬已確立，辦文終端可調(diào)閱二級(jí)已掃描電子檔案。庫(kù)房日常管理從辦文系統(tǒng)中打印出二級(jí)權(quán)利人相關(guān)信息，保留身份證復(fù)印件，附在三級(jí)轉(zhuǎn)移上面體現(xiàn)連續(xù)關(guān)系。無(wú)須保管二次轉(zhuǎn)移有厚度的紙質(zhì)檔案，從密集架撒下資料依宗地打包存放。等待銷毀制度頒布處理。當(dāng)前此檔案占據(jù)著大量?jī)?chǔ)存空間。

2、權(quán)利人已去逝房產(chǎn)被繼承。八十年代初發(fā)房產(chǎn)證至現(xiàn)在快近四十年了，繼承房產(chǎn)周期逐步顯現(xiàn)出來(lái)。日常管理應(yīng)作繼承與被繼承檔案合并，前檔案詳細(xì)情況附繼承人檔案前端，撒下已逝者房產(chǎn)的檔案。下架檔案歸繼承類，按年限、姓氏積集打包，等待處理。

3、舊城改造，賠償完成。整個(gè)地上附著物發(fā)生根本變化，賠償所得的房產(chǎn)與原房產(chǎn)座落、位置、朝向、層次、地籍名稱均已發(fā)生變化，電子數(shù)據(jù)改造前后相互獨(dú)立無(wú)鏈接關(guān)系。日常管理按上面同理處理。打包檔案標(biāo)簽明確改造前后關(guān)系，歸舊改類以座落、年限封存。

4、已轉(zhuǎn)讓多次的房產(chǎn)。轉(zhuǎn)讓次數(shù)達(dá)五、六次的檔案為數(shù)不少，依類推進(jìn)行整理。程序上增加打印產(chǎn)權(quán)多次轉(zhuǎn)讓的功能。檔案精簡(jiǎn)出后歸轉(zhuǎn)讓類集合，按宗地號(hào)、宗地支號(hào)封存。

5、抵押檔案。抵押期滿，按揭債務(wù)人償還清楚或提前還款，銀行注銷抵押登記已完成。

以上產(chǎn)生的法律期限已過(guò)的無(wú)效檔案，目前全國(guó)房產(chǎn)檔案領(lǐng)域而言未制定有銷毀制度。依前規(guī)定房地產(chǎn)檔案保管期限為永久，如此勢(shì)必占據(jù)大量空間，花費(fèi)人力、物力、財(cái)力。本著效率原則、實(shí)體與檔案相符原則，出臺(tái)調(diào)整上述無(wú)效檔案保管年限具現(xiàn)實(shí)意義，以時(shí)俱進(jìn)推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化亦是一線檔案工作者們的期待。

結(jié)束語(yǔ)：1000萬(wàn)人的城市，土地與環(huán)境承載下的有效產(chǎn)權(quán)檔案在300至500萬(wàn)之間，動(dòng)態(tài)約束無(wú)效檔案紓出空間是此行業(yè)特殊性和靈活性。檔案專業(yè)必須依靠務(wù)實(shí)、遠(yuǎn)見(jiàn)決策層支持；必須擁有創(chuàng)新、敬業(yè)的工作者。融入經(jīng)濟(jì)學(xué)與社會(huì)學(xué)而不斷出現(xiàn)的新問(wèn)題觸發(fā)實(shí)踐者們不斷的摸索加以解決，房地產(chǎn)市場(chǎng)管理才能匹配文明的、高效的國(guó)際化大都市。