摘要：本文章就如何對抓好辦公室工作以協(xié)助行政管理進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞：辦公室工作；行政管理；政務(wù)

辦公室是一個單位工作的樞紐和窗口，是重要的綜合管理部門，辦公室的職責(zé)主要是三個方面：一是協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的行政關(guān)系，為各部門的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供相應(yīng)的服務(wù)：二是對外代表公司處理相關(guān)行政事務(wù)，是宣傳公司、推廣公司的重要部門;三是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，對行政指令起到上傳下達(dá)的作用。辦公室不僅是企業(yè)形象的體現(xiàn)，也是企業(yè)管理水平的體現(xiàn)。因此，加強(qiáng)公司辦公室事務(wù)的管理，是企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作。

1 辦公室工作的中心

辦公室工作基本分為四項：政務(wù)、事務(wù)、業(yè)務(wù)、服務(wù)。結(jié)合企業(yè)工作實踐可作如下設(shè)定：

政務(wù)：企業(yè)行政綜合管理工作。主要指：貫徹上級政策、法令等；制定企業(yè)有關(guān)規(guī)定，貫徹企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示；制定、修訂管理制度；總結(jié)年度或階段性工作，提煉出經(jīng)驗，調(diào)研、督辦、改革、管理、協(xié)調(diào)工作。通過最低的行政成本來獲取最大的行政效能，從而實現(xiàn)全局性的最終目標(biāo)，這是其他各業(yè)務(wù)部門不可能代替也代替不了的一個重要特性。

事務(wù)：辦公室日常工作。主要指辦理領(lǐng)導(dǎo)指示或交辦的事項；日常接待與會務(wù)接待；企業(yè)公共關(guān)系；法律咨詢等。這類工作量大面廣。

業(yè)務(wù)：行政綜合管理業(yè)務(wù)。如：印章簽蓋程序把關(guān)、文件收發(fā)程序把關(guān)；車輛運(yùn)行與管理；機(jī)構(gòu)管理等。不同的單位，在這方面的內(nèi)容有所不同，有的“大辦公室”，還管機(jī)關(guān)的財務(wù)、物資等。

服務(wù)：指辦公室為領(lǐng)導(dǎo)和其他管理部門提供的一切服務(wù)。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，要到位不越位，幫忙不添亂；服務(wù)機(jī)關(guān)，要事先多商量，事后多溝通；服務(wù)基層，要少擺架子、少添麻煩。

2 辦公室工作的難點

辦公室工作的難點在于服務(wù)。服務(wù)的難點在于對服務(wù)的“五度”即高度、深度、密度、維度、態(tài)度的把握。服務(wù)，分為決策服務(wù)、事務(wù)服務(wù)、業(yè)務(wù)服務(wù)和其他工作服務(wù)四類。從層次上分，服務(wù)又分為基層次服務(wù)、中層次服務(wù)和高層次服務(wù)三個層次?；鶎哟蔚姆?wù)比較具體，應(yīng)達(dá)到細(xì)致、周到的要求、中層次服務(wù)，指的是事務(wù)性服務(wù)、業(yè)務(wù)性服務(wù)、這類服務(wù)，要把握的是正確處理好管理與服務(wù)的關(guān)系。管理與把關(guān)，從維度上講，是“由上而下”。服務(wù)，從維度上講是由下而上和彼此平行。既要站在整體利益的角度“由上而下”地把好印章關(guān)、政策貫徹關(guān)、文件保密關(guān)，又要彼此平行或由下而上地當(dāng)好助手或幫助把事情辦得不出差錯。對上級，要做到深度與維度、原則性與及時統(tǒng)一的有機(jī)統(tǒng)一。要安排領(lǐng)導(dǎo)活動，組織波及全局性的會議，起草、核發(fā)重要講話文件，傳達(dá)、督辦領(lǐng)導(dǎo)重要批示；在服務(wù)機(jī)關(guān)上，辦公室承擔(dān)著綜合全盤、協(xié)調(diào)各方的職能；在服務(wù)基層上，要做到密度與維度有機(jī)統(tǒng)一，將基層的情況及時向領(lǐng)導(dǎo)反映，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決基層反映的問題，同時將領(lǐng)導(dǎo)決定的重要工作部署下去。

辦公室真正的工作難點，在于高層次服務(wù)。高層次服務(wù)指的是服務(wù)決策，當(dāng)好參謀這點。提高辦公室工作水平，最重要的是要提升參謀服務(wù)水平，做到“身在兵位，胸為帥謀”努力做到參到點子上，謀到關(guān)鍵處。從“推理分層次、責(zé)任分級別”的角度來看，這個責(zé)任理應(yīng)首先落實到主任頭上，其次才是秘書。服務(wù)決策的內(nèi)容包括企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略、發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃、及時總結(jié)推廣工作經(jīng)驗，深人細(xì)致地分析形勢，實事求是地確定任務(wù)，具體地想出措施等。

3 辦公室工作應(yīng)注意的問題

3.1 做好政務(wù)工作。辦公室的工作重點是政務(wù)。政務(wù)頭緒很多，可以把政務(wù)歸納為六項:參謀、助手、管理、把關(guān)、協(xié)調(diào)、服務(wù)。這六項內(nèi)容，既是政務(wù)工作的要旨，又是辦公室工作的作用。發(fā)揮好這六項作用，也就能保證搞好辦公室的政務(wù)工作第一，定位。辦公室“四務(wù)”中，以政務(wù)為中心。工作方針是“以政務(wù)統(tǒng)領(lǐng)事務(wù)，強(qiáng)業(yè)務(wù)搞好服務(wù)?！痹诙ㄎ粫r，遇到兩個問題：“高半格”與“不管部”?！案甙敫瘛保褪寝k公室在行政管理中，處于各行政部門的排頭兵位置，辦公室的綜合與協(xié)調(diào)作用顯而易見。把辦公室說成是“不管部”，那就勢必要沖淡綜合管理，會直接或間接地影響到整個行政管理的運(yùn)行，會滋生部門之間相互扯皮推誘的不良現(xiàn)象。所以，辦公室工作要堅持以政務(wù)為主：第二，抓好服務(wù)決策這一重中之重。所謂“高半格”，其意一是辦公室的綜合與協(xié)調(diào)職能；二是表現(xiàn)為服務(wù)決策、當(dāng)好助手這一點；第三，強(qiáng)化協(xié)調(diào)，理順職責(zé)，完善機(jī)制。行政綜合管理的重要任務(wù)之一，就在于搞好部門之間的工作協(xié)調(diào)理順部門職責(zé)，制訂好各項管理制度，完善行政管理機(jī)制，達(dá)到以法治理企業(yè)的目的。

3.2 提升文字水平。辦公室的綜合文字水平是領(lǐng)導(dǎo)班子或者某位領(lǐng)導(dǎo)思想水平、理論水平、政策水平和工作水平的綜合體現(xiàn)，對于一個單位執(zhí)行政策、制定決策、落實工作具有舉足輕重的作用。提高綜合文字水平，關(guān)鍵是三個方面：一是要多學(xué)習(xí)。要養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣。疏于學(xué)習(xí)，就難以追蹤新事物、接受新信息、掌握新知識，思維也難以拓展和深化。提高文字水平，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積累素材，培養(yǎng)從較高層次和較廣闊的視野觀察問題、思考問題、分析問題的能力，增強(qiáng)文稿起草的思想性、針對性。二是要多實踐。這個實踐有兩層含義：一層是要深入實際。只有深入實際，深入基層，深入第一線，多聽多看多問，了解真實情況，掌握大量鮮活的、第一手資料，才能寫出貼近實際的文章，才具有指導(dǎo)性和可操作性。另一層含義是要多寫。只有勤于練筆，并注重“推敲”，才能不斷提高我們的文字表達(dá)能力，做到用字準(zhǔn)確、用詞精當(dāng)、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰。三是要的創(chuàng)新。文章自古貴創(chuàng)新，有人把文章分成五種境界：準(zhǔn)確明白、生動形象、簡潔凝練、質(zhì)樸自然、創(chuàng)新出彩。對于辦公室人員來說，創(chuàng)新是最高境界。只有在語句、觀點、表述、結(jié)構(gòu)、思想街門斷推陳出新，綜合文字水平才會得到質(zhì)的提升。

3.3 堅持以人為本。辦公室工作，是原則性、多樣性、繁雜性合三為一的工作。調(diào)動積極性，要從強(qiáng)化工作人員的思想政治教育、強(qiáng)化主動性人手，來鞏固“支點”。首先，確立工作理念，強(qiáng)化助手意識。所有辦公室工作人員都要樹立一個工作理念。

3.4 加強(qiáng)規(guī)矩制定。立的規(guī)矩主要有兩個方面，一是制度，二是程序。首先解決整合問題。一是傳達(dá)貫徹領(lǐng)導(dǎo)指示，總結(jié)上一段工作，布置下段工作；分析工作中的問題，提出措施等。二是在確保辦公室各個方面的工作形成統(tǒng)一體的同時，嚴(yán)格責(zé)任，體現(xiàn)管理分層次、責(zé)任分級別的思想，使得全體辦公室工作人員分工不分家，分清“份內(nèi)”，合作“份外”其次，訂立制度與規(guī)范程序。這兩方面的工作，是一個不斷變化的過程，不可能一墩而就。三是文件檔案微機(jī)管理辦法。四是政務(wù)信息反饋制，強(qiáng)調(diào)“三有”，即領(lǐng)導(dǎo)交辦有記錄、辦理過程有跟蹤、辦理結(jié)果有反饋，反饋分口頭與書面兩種。五是招待費(fèi)管理審批制度。六是接待工作管理制度。七是以量化與動態(tài)管理為特征的車輛運(yùn)行管理制度。八是制訂了電信管理制度并修訂通訊管理制度。八項規(guī)矩切人了辦公室工作，保證了辦公室工作有規(guī)可依，同時促進(jìn)辦公室工作人員在工作實踐中“內(nèi)練素質(zhì)”。

總之，辦公室工作千頭萬緒，涉及公司的方方面面。辦公室管理制度是綜合性的。工作中，要根據(jù)本單位的辦公室的職責(zé)、權(quán)限，制定相應(yīng)的系列管理辦法，以便于做好辦公室的管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]許文蕙，等.行政管理學(xué)[M]人民出版社，1997

[2]李德志.人事行政學(xué)[M].高等教育出版杜，2001