檔案的信息化管理是20世紀(jì)下半葉以來，隨著全球信息技術(shù)的發(fā)展而衍生出的一個(gè)信息化產(chǎn)業(yè)分支，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)和信息檢索技術(shù)，改變了人們管理檔案的工作方式、檔案信息的存放方式和查詢檢索方式。房地產(chǎn)檔案的信息化管理，是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一組織與規(guī)劃下，將現(xiàn)代化的信息技術(shù)全面應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案管理活動(dòng)之中，對(duì)房地產(chǎn)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，房地產(chǎn)檔案管理的模式也從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)轉(zhuǎn)變到以檔案實(shí)體的主要形式為社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。

一、房地產(chǎn)檔案信息化管理的必要性

互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使各級(jí)政府部門、企事業(yè)單位進(jìn)入了“互聯(lián)時(shí)代”。在管理單位內(nèi)部通過Internet完成各種信息技術(shù)應(yīng)用，在管理單位外部，通過Internet能夠完成相互之間的信息往來等共享應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)方便快捷的信息傳送和客戶介入。傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方法具有顯著的“獨(dú)立性”特征。房地產(chǎn)檔案信息管理的“獨(dú)立性”，造成了信息渠道的混亂狀況，使管理者之間、用戶之間、管理者與用戶之間的信息封閉無法溝通，形成了信息孤島。因此，管理部門需要一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的，能夠在Internet上良好運(yùn)行的房地產(chǎn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，搭建可以隨需求逐步升級(jí)的技術(shù)平臺(tái)，以便于有效解決數(shù)字資源的管理和利用等問題。隨著新技術(shù)的發(fā)展，只需對(duì)此平臺(tái)的底層技術(shù)和接口進(jìn)行升級(jí)擴(kuò)充，使房地產(chǎn)檔案管理業(yè)務(wù)不斷更新升級(jí)。房地產(chǎn)數(shù)字化檔案系統(tǒng)適合我國(guó)各級(jí)房地產(chǎn)檔案管理部門，具有很強(qiáng)的通用性。其建設(shè)內(nèi)容涵蓋了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器設(shè)備、基礎(chǔ)應(yīng)用環(huán)境建設(shè)（包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、交換中間件、應(yīng)用中間件、辦公套件等）、安全的基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)以及以上內(nèi)容的綜合等，并以該系統(tǒng)為基礎(chǔ)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、存儲(chǔ)，記錄房地產(chǎn)電子文件的背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，確保房地產(chǎn)電子文件的真實(shí)性和佐證價(jià)值、電子文件的完整性，以便于房地產(chǎn)電子文件能夠長(zhǎng)期保存、方便查詢和利用。

二、房地產(chǎn)信息化管理的基本特征

1、信息資源數(shù)字化

數(shù)據(jù)是房地產(chǎn)檔案信息化管理的核心，是檔案信息資源的數(shù)字反映。因此數(shù)字檔案系統(tǒng)的實(shí)質(zhì)是一個(gè)龐大的數(shù)字信息資源庫(kù)，在這個(gè)資源庫(kù)中，不僅有文字、圖像，還有聲音等多媒體介質(zhì)。因此房地產(chǎn)數(shù)字檔案不僅包括已經(jīng)存在的電子文件，還需要將原有的實(shí)態(tài)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使其永久的存儲(chǔ)在服務(wù)器的磁盤、光盤或其他存儲(chǔ)介質(zhì)中。

2、檔案信息結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化

信息結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化是房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化的基本依據(jù)，是房地產(chǎn)檔案信息方便快捷利用的前提和基礎(chǔ)，同時(shí)房地產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)將引進(jìn)較為復(fù)雜的元數(shù)據(jù)理念和許多新的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，如數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和數(shù)據(jù)遷移技術(shù)等，這些都要求房地產(chǎn)檔案信息結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化。

3、檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)化是信息社會(huì)的重要特征。要實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息利用的社會(huì)化，首先必須實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，這是重要的前提和基礎(chǔ)。房地產(chǎn)數(shù)字檔案系統(tǒng)通過網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，因此寬帶高速網(wǎng)對(duì)房地產(chǎn)檔案信息的迅速傳遞起到了至關(guān)重要的作用。房地產(chǎn)檔案信息不同于圖書或其他信息，其傳遞的范圍要受到密集的限制和訪問權(quán)限的約束以及系統(tǒng)的安全性，因此在許多場(chǎng)合使用局域網(wǎng)技術(shù)或Internet技術(shù)比較安全。

4、服務(wù)空間虛擬化

房地產(chǎn)信息化管理是一個(gè)系統(tǒng)概念，是由眾多的信息資源單位共同形成的組合體，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)互動(dòng)查詢，從而達(dá)到信息共享、有效利用的問題。從這一視角出發(fā)，正是由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，才使傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理改變了存在的性質(zhì)與方式，延伸了傳遞的條件和途徑，拓寬了使用的環(huán)境和范圍。通過網(wǎng)絡(luò)的鏈接，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案存儲(chǔ)被分成信息資源檔案和終端信息檔案兩類；前者為信息檔案提供初始信息數(shù)據(jù)，后者為用戶提供服務(wù)，而終端信息檔案則是處于一種虛擬的工作環(huán)境之中。

5、檔案信息利用廣域化

房地產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)，使檔案管理自動(dòng)化成為可能，房地產(chǎn)檔案信息的編目、檢索、標(biāo)引、借閱、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)等均可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。在此基礎(chǔ)上，房地產(chǎn)檔案信息面向的用戶進(jìn)一步擴(kuò)大。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的利用，在同一時(shí)間只能提供一個(gè)用戶使用，其它用戶如果想獲得這種檔案信息只能等候，因此難以實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息服務(wù)社會(huì)化。在實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案信息的數(shù)字化管理后，用戶可以在任何時(shí)間通過網(wǎng)絡(luò)查詢相關(guān)信息，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的房地產(chǎn)檔案信息服務(wù)社會(huì)化。

三、房地產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量要求

房地產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐雜的系統(tǒng)工程，是檔案部門面臨的重要課題。在工作方面上要作為一把手工程，將數(shù)字化檔案管理建設(shè)列為檔案部門的重要工作，并納入本地區(qū)政府的信息化發(fā)展規(guī)劃之中。在組織建設(shè)上，要組織強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，并有操作性較強(qiáng)的工作方案作為實(shí)施保證。要成立專項(xiàng)工作組，任用精英骨干人員作為小組成員，研究工作流程、制定工作目標(biāo)、施行目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、重要全宗全文數(shù)據(jù)庫(kù)和政府網(wǎng)、公眾網(wǎng)、局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。同時(shí)要提升從業(yè)人員對(duì)房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的重視度，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)與自主學(xué)習(xí)的方式，當(dāng)房地產(chǎn)檔案管理從業(yè)人員熟悉數(shù)字檔案館的內(nèi)涵、功能和流程。房地產(chǎn)檔案管理有兩個(gè)方面的重要內(nèi)容：檔案原件和檔案數(shù)據(jù)的管理。檔案原件是檔案數(shù)據(jù)的初始來源，具有不可替代的重要作用。房地產(chǎn)檔案管理要實(shí)行全方位、多元化的服務(wù)模式，房地產(chǎn)檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)必不可少。一方面在房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站公布房產(chǎn)檔案中的建筑面積、房屋坐落和平面圖等信息，有利于用戶根據(jù)自身需求查詢相關(guān)的房產(chǎn)檔案信息；另一方面用戶將自身需求及相關(guān)問題反饋在網(wǎng)站里，有利于房地產(chǎn)檔案管理人員及時(shí)了解用戶需求，更好的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能。

四、房地產(chǎn)檔案信息化管理需要注意的問題

一是電子文件的安全防護(hù)問題。電子文件存在一定的不安全因素。如，數(shù)據(jù)丟失、載體霉變、氧化變質(zhì)、信道泄露、理化損傷、輸送失密等，因此應(yīng)該高度重視電子文件的安全防護(hù)問題；二是信息化數(shù)字檔案與初始紙質(zhì)檔案的雙重保存問題。初始信息的真實(shí)性具有無可替代的作用，通過運(yùn)用這一方式，不僅可以保存反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄的紙質(zhì)檔案，而且可以發(fā)揮電子文件在檢索、傳輸、利用、存儲(chǔ)方面的優(yōu)越性；三是電子文件的歸檔管理問題。許多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，沒有檔案管理者參與，使得電子文件在歸檔過程中存在諸多問題。因此制定明確統(tǒng)一的電子文件歸檔管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)能夠使檔案管理更為規(guī)范有效，從而避免檔案管理的混亂；四是電子文件的開放與保密的矛盾問題。應(yīng)協(xié)調(diào)處理好電子文件的開放與保密的對(duì)立統(tǒng)一關(guān)系，在不違反相關(guān)規(guī)定的情況下，保證相關(guān)房地產(chǎn)檔案信息能夠及時(shí)上網(wǎng)、及時(shí)更新。