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        企業(yè)如何自我診斷解決問題

        2012-04-29 00:00:00蕭新永
        臺商 2012年7期

        2008年以來,臺商企業(yè)的經營遭受金融危機的衝擊與歐債的影響,空前困苦,且束手無策,談轉型升級何其容易,外銷轉內銷一路荊棘。以前景氣好的風光歲月,即使企業(yè)有勞動成本上漲、士氣低落、品質不佳、效率低下的現(xiàn)象,還可以用「發(fā)展掩蓋問題」的駝鳥心態(tài),暫時渡過難關。西線無戰(zhàn)事,「時到時擔當,無米再煮蕃薯湯」。但現(xiàn)在的大環(huán)境改變了,賺取機會利潤的時機已時不我與。然問題仍然存在,困境依舊擺在眼前。

        做為一位經營管理顧問,經常接到相關的諮詢,他們常常將經營表象當作真正的問題,例如劈頭就指出主管業(yè)績表現(xiàn)不能勝任,詢問我「換人做做看」的意見,總是委婉地勸說要深入探討,找出真正的問題(原因),我說:「這須要再作自我檢討診斷!才能確定?!?/p>

        企業(yè)的自我診斷,是將經營實況,運用調查與分析手法,針對經營活動的項目,以綜合性角度進行探討分析,最後擬定改善建議案,以協(xié)助企業(yè)自主性地改善經營環(huán)境,達到經營合理化目的。因此不論是企業(yè)硬實力(生產、行銷、人資、研發(fā)、財會、資訊)診斷,抑或是軟實力(企業(yè)文化、團隊精神、員工士氣)診斷,都將有助於進一步發(fā)現(xiàn)自己的問題,提早因應,以降低或減少外界市場環(huán)境的大衝擊所造成的損失。

        由於診斷能夠發(fā)現(xiàn)真正的問題(原因),以及積極地提出具體的對策方案,因而在推動診斷作業(yè)時,診斷者本身的角色扮演與企業(yè)對診斷作業(yè)的期待必須事先溝通清楚,了解診斷目的為何,才能據(jù)此運用適當?shù)氖侄巍?/p>

        自我診斷是一種自我體檢,反省與檢討。一方面可以常常實施,一方面還可以藉此培養(yǎng)經營人才。所以企業(yè)應當建立自省機制,孔老夫子的弟子曾子曰:「吾日三省吾身——為人謀而不忠乎?與朋友交而不信乎?傳不習乎?」誠為自省典範。

        從《孫子兵法》的「三個不可」名句啟迪自我診斷的正確做法

        《孫子兵法》〈用間篇〉說:「先知者,不可取於鬼神,不可象於事,不可驗於度;必取於人,知敵之情者也?!?/p>

        《孫子兵法》這句話非常富於哲理,是客觀的唯物思維。要當一位能夠未雨綢繆、事先掌握情報的「先知」,只能從人,從知道敵情的人身上取得完整正確的情報。

        企業(yè)的

        經營診斷與改善方案

        企業(yè)如何從「三個不可」領悟正確的經營診斷與改善方案,茲分析如下:

        一、正確地認識與把握表象

        企業(yè)的表象很多,例如銷售目標達成率超低,致使業(yè)績與去年同期比較有較大幅度的下滑、退貨率上升、離職率增加、員工士氣低落、企業(yè)形象下降等,這些絕不是真正的問題,只是現(xiàn)狀而已。企業(yè)如何把握現(xiàn)象面?基本上要從搜集資料開始,與診斷需求相關的企業(yè)內部資料,例如管理、銷售、生產、財務及會計等部門資料,也要搜集企業(yè)外部資料,例如經濟景氣及行業(yè)動向等產業(yè)研究分析、上市企業(yè)財報分析,以及同業(yè)公會、報章、雜誌、網路上所刊載有關該行業(yè)、企業(yè)的資料,最好進行現(xiàn)場調查以搜集更貼近現(xiàn)場(市場)的資料等。

        從「知彼知己」觀點,企業(yè)要正確地認識與把握現(xiàn)象面,上述的企業(yè)內外部資料或多或少都與診斷個案有著直接或間接的關係,而且是客觀的事實呈現(xiàn)。這樣也避免了「取於鬼神」、「驗於度」的唯心與經驗思維的主觀見解。

        二、分析表象

        有了資料,就可進行研究,避免了不假思索的「象於事」主觀思維。利用管理或統(tǒng)計分析工具深入探討現(xiàn)象背後的本質或是造成現(xiàn)狀的原因。換句話說,利用管理或統(tǒng)計分析工具,例如特性要因分析(魚骨圖分析)、柏拉圖分析(或稱為20/80原理)等,或是財務五力分析等工具研判出真正的問題,然後形成問題意識以及改善意識,提出對策才是改善之道。

        企業(yè)分析表象有一個層級性,那就是這個表象背後可能是另一個表象,而其背後又是另一個表象,這是個系統(tǒng)性結構,從經營診斷的實踐來看,通常都會診斷到最終的本質,那可能是員工士氣、經營理念、企業(yè)文化,是企業(yè)最該改善的原因。

        《老子道德經》的第六十四章談到:「合抱之木,生於毫末,九層之臺,起於累土?!购聊┦侵讣毿〉拿妊浚弁潦侵敢煌仆?。從量變(毫末、累土)到質變(合抱之木、九層之臺)的過程當中,逐漸形成各個層次的因果關係,可能是無形的、細緻的、現(xiàn)象的,例如細芽逐漸長成大樹,小土堆越推越高形成樓臺。

        因此凡事不可只看表象,應該深入探討表象背後所代表的本質。市場所呈現(xiàn)出來的、五官所感受到的其實只是表象而已,有時候第一層的表象,其背後被抽離出來的原因,可能是第二層的表象,甚致更有第三層、第四層的表象。

        例如以前俄羅斯的地中海核子潛艇發(fā)生爆炸事故,經抽絲剝繭的結果是魚雷艙脫落引起爆炸(表象),魚雷艙會脫落是因為螺絲鬆垮(表象),螺絲鬆垮是因為螺絲生銹(表象),螺絲會生銹是因為沒有執(zhí)行定期保養(yǎng)的習慣(表象),沒有執(zhí)行定期保養(yǎng)的習慣(本質),是因為軍紀瘓散(本質)。因此最後的對策是強化軍紀與執(zhí)行力。

        1894年的中日甲午戰(zhàn)爭,滿清政府強大的北洋艦隊被日本打敗,被迫簽訂《馬關條約》,割讓臺灣。史跡斑斑,事後檢討,原來不是武器不如人,而是管理紊亂。原來日本人發(fā)現(xiàn)北洋水師的水手在海軍最神聖的主炮上晾曬衣服,顯見管理混亂,軍紀蕩然無存,因此斷定北洋水師完全可以打敗。日本人光從晾曬衣服的這個表象就直接診斷管理混亂是本質,事後得到印證。

        三、發(fā)現(xiàn)問題(原因)

        經由管理工具的使用或統(tǒng)計分析後大家的共識,從複雜的現(xiàn)象面抽絲剝繭,發(fā)現(xiàn)問題,例如銷售業(yè)績問題,經由產品別、區(qū)域別分析,發(fā)現(xiàn)各個產品在每個區(qū)域的分佈比例,有最好的區(qū)域,也有最壞的區(qū)域,這代表每個區(qū)域對總公司的貢獻程度不一樣;同時可經由去年對比,分析出去年各區(qū)域對總公司的對比成長率等方式找出問題。

        四、把握關鍵問題(原因)

        在從諸多的問題中,依據(jù)「緊急性、重要性」的工作優(yōu)先順序,在諸多問題組合當中,利用柏拉圖分析(Pareto)或腦力激盪術,重點確定幾個關鍵問題點。由於企業(yè)資源有限,不能在同一段時間解決全部問題,只能夠依照企業(yè)的需要,進行篩擇。

        五、改善建議案

        最後以關鍵問題為主,提出改善建議案。例如上述的俄羅斯就是抽絲剝繭的結果,原來本質是軍紀瘓散,這是最主要的量變過程,企業(yè)就必須以軍紀瘓散為關鍵問題,擬定改善建議案。

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