如何保管好科研成果，更好地發(fā)揮科研成果的功效，是目前擺在高?？蒲袡n案管理人員面前值得思考的問題，以往“粗放”式的科研檔案管理模式已不再適用于新形勢下的高?？蒲袡n案管理，針對現(xiàn)實中存在的一些具體問題，本文做出一些有益的探索研究。

1 高校科研檔案的作用及意義

開展科學研究是高校的三大職能之一，作為真實記錄科研活動過程的科研檔案，對高校開展科研管理具有重要作用和意義。

首先，科研檔案是開展科學研究的基礎與前提。高校科研檔案是記錄科研人員研究成果與歷史史實的原始資料，是最可靠的情報源和信息源。任何科技進步均是在前人研究成果基礎之上進行的繼承和借鑒，高校搞科研亦是如此，通過科研檔案了解過去和同期國內(nèi)外對某課題的研究情況，從而進行創(chuàng)新和發(fā)展，因此，科研檔案是高?？蒲泄ぷ鞯闹匾A。

其次，科研檔案是提高教學質(zhì)量的重要保證。培養(yǎng)德才兼?zhèn)洳⑦m應社會發(fā)展需要的專門性人才是高校的重要任務，作為教師，不僅自身要及時掌握了解所教專業(yè)的最新前沿動向，還要不斷更新教材，通過利用科研檔案，將科研中取得的新技術(shù)、新經(jīng)驗充實到教科書中，傳授給學生，從而提高教學質(zhì)量。

最后，科研檔案是檢驗科研工作質(zhì)量、評價科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要條件和依據(jù)。高?？蒲袡n案記錄了高校教師、科研部門在科研實踐和管理過程中，形成的各類具有保存價值的原始文字、圖表及聲像材料。一所高校科研工作開展得如何，從科研經(jīng)費、人員投入、科研成果的產(chǎn)出等各方面予以體現(xiàn)，而這些均可從科研檔案中找到依據(jù)，從而做出公正客觀的評價。同時，科研檔案也是科研人員辛勤勞動的結(jié)晶，為教師及科研人員的職稱評定、考核、獎勵起到了真憑實據(jù)的作用。

2 高?？蒲袡n案管理中存在的問題

2.1 制度不健全，權(quán)責劃分不清，造成檔案收集不齊全。《科學技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》中明確指出，科研檔案是科研管理的重要組成部分，必須在單位科研管理工作中予以體現(xiàn)。然而，現(xiàn)實中，似乎只要沾上“檔案”二字，工作就應劃歸檔案部門。雖然，檔案部門按照相關(guān)規(guī)定制定了科研檔案管理辦法，但缺少科研管理部門的配合約束，使得科研檔案從開始便出現(xiàn)斷鏈?？蒲泄芾聿块T作為歸檔單位，往往收到什么材料就歸什么材料，只相當于扮演了一個“二傳手”，不僅對檔案材料中出現(xiàn)的問題，不能做出解釋，無形中，還增加了歸檔工作的返工率，并且，長期的傳統(tǒng)粗放做法使得他們認為，檔案材料的鑒定、整理均是檔案人員的事情，只要將材料送達即可，給檔案部門增加了很大工作量。檔案部門與科研管理部門是平級職能部門，缺少必要的溝通，“隔行”造成了檔案人員對科研項目管理及內(nèi)容的認識不足，許多重要材料未能及時歸檔，造成科研檔案材料收集不齊全。

2.2 科研檔案分類不適應新情況，檔案整理不規(guī)范。隨著高校科研工作的快速發(fā)展，老的科研檔案管理模式已不適應現(xiàn)實需要。首先，體現(xiàn)在科研檔案的分類上。過去，在計劃經(jīng)濟體制下，科研項目種類少，來源相對單一，分類簡單，歸檔范圍不明確，除了科研管理綜合類（KY11）外，即按科研項目（KY12）進行組卷。隨著時間的推移，相繼出現(xiàn)諸多科研類材料，如橫向科研項目、科技獎勵成果、學生科研項目、學術(shù)會議、行業(yè)標準、國家標準、學術(shù)論文著作，等等，沒有明確可歸入的類別，便魚龍混雜歸入一類。其次，體現(xiàn)在科研材料的整理不規(guī)范。因為前期的分類不明確，給科研檔案材料的整理帶來一定麻煩，如獎勵證書、專利證書、各類標準、學術(shù)著作等是按卷整理還是按件整理？大小不一、材質(zhì)不同如何裝盒？

2.3 科研檔案查詢服務不靈活，資源利用匱乏。長期以來，科研檔案的利用一直較為謹慎，主要是因為牽扯到保密和個人知識產(chǎn)權(quán)問題。作為科研項目，它的價值不僅是一個發(fā)明、創(chuàng)新，還可以創(chuàng)造經(jīng)濟效益。檔案部門在管理科研檔案時不愿承擔責任，而將審批權(quán)全部推向科研管理部門。有時，科研管理部門一時沒人，而利用者又急用，使個人查詢極為不便。

正是因為科研檔案的敏感問題，檔案部門沒有建立開放科研檔案目錄，從而造成科研檔案信息資源長期被壓制在檔案館內(nèi)，而不能很好地發(fā)揮作用。

2.4 上級指導部門沒有針對性地對科研檔案進行專項檢查。雖然，每年，上級檔案部門組織了各項檢查，但很少有針對高校檔案內(nèi)容的專項檢查，尤其是高?？蒲蓄悪n案檢查從未觸及。通過對科研檔案的檢查，可以促進科研檔案管理工作，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，并引起學校領導對科研檔案工作的進一步重視。

3 解決對策

3.1 建立新的科研檔案管理體制，完善科研管理網(wǎng)絡，做到分工明確，責任到人。第一，為了利于科研檔案的科學化管理，應從管理體制上進行改革，科研管理部門應為科研檔案的主要負責部門，檔案部門為輔助管理部門，即具體操作上，由科研管理部門利用行政管理職能完成科研材料的歸檔，檔案部門則主要行使檔案業(yè)務的指導、監(jiān)督、檢查和保管、利用工作。

第二，科研管理部門要與檔案管理部門進行深入溝通，建立一套規(guī)范、可操作性強的科研檔案管理制度，明確分工和職責，共同做好科研檔案的各項管理工作。第三，通過全校各部門設立的科研秘書，形成科研檔案管理網(wǎng)絡。對科研秘書的職責中，要強調(diào)做好本部門科研檔案的歸檔檢查工作，同時，檔案部門要定期對科研秘書進行檔案業(yè)務培訓和指導。第四，建立科研檔案的收集行政制約制度。通過科研管理部門、人事部門與檔案管理部門的聯(lián)合，在涉及教職工切身利益的相關(guān)環(huán)節(jié)進行行政制度約束，進一步確?？蒲袡n案的收集齊全。如教職工的職稱評定材料由檔案部門審核蓋章，年底科研工作量的報送材料由檔案部門進行審核驗收，凡未在檔案目錄登記之列的，均可將材料收集歸檔。同時，為了保證課題項目的每個環(huán)節(jié)材料齊全，可由科研部門按比例抽取課題科研經(jīng)費作為檔案材料歸檔保證金。

3.2 建立科學的分類標準，細劃歸檔范圍，規(guī)范操作流程，嚴把檔案整理標準。科學研究類檔案在我國沒有統(tǒng)一的分類標準，作為高等院校的科研檔案分類，主要是參照《高校檔案實體分類辦法》、《高等學校檔案管理規(guī)范》兩個規(guī)定，但其也只是對高?？蒲袡n案的分類作了一個泛泛的基本要求。

為了適應現(xiàn)實科研發(fā)展的需要，如想較全面地收集齊全各類科研檔案材料，必須對原來的科研檔案分類進行細劃，如“KY12”為縱向科研項目，“KY13”為橫向科研項目，“KY14”為獎勵證書，“KY15”為論文、論著，“KY16”為專利證書，“KY17”為學生科研項目等，根據(jù)需要，可再分三級目錄。歸檔范圍上，可針對學校產(chǎn)生的科研項目種類，按類別劃分歸檔范圍，使立卷人能更好地把握歸檔內(nèi)容，確保檔案材料的齊全。整理上，在參照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《高等學校檔案管理規(guī)范》的基礎之上，可采取卷件結(jié)合的整理方式，科研課題項目以卷整理，科研管理類文件材料以件整理，獎勵證書參照實物檔案管理，按件保管；專利證書、行業(yè)標準、學術(shù)論著等按件整理保管。一個科研項目以結(jié)題、鑒定時間為檔案歸入年度，后期的成果、獲獎材料按相應年度劃入相關(guān)類目下。

做好歸檔流程的設計和規(guī)范化工作很必要，科研管理部門為科研檔案的主要歸檔單位，而各課題項目組為具體立卷人，只有設計一套具體可行的歸檔流程，既保證歸檔管理工作的規(guī)范化，又通過實現(xiàn)科研管理行政職能的約束力，確保檔案材料的收集完整。

3.3 建立科學系統(tǒng)的科研檔案信息數(shù)據(jù)庫。為適應現(xiàn)代信息化管理的需要，無論是科研管理部門還是檔案管理部門，科研檔案電子信息資源對其而言都十分重要。二者可以通過信息對接處理，完善科研檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)雙贏作用。

科研管理部門利用科研管理軟件在行使工作職能的過程中，建立了大量的科研管理檔案數(shù)據(jù)庫，通過與檔案管理部門的管理系統(tǒng)對接，一方面，實現(xiàn)了科研管理中的電子文件信息的歸檔，并完成了科研項目的網(wǎng)絡歸檔工作。檔案管理部門則通過對紙質(zhì)科研檔案的掃描錄入處理，建立館藏科研檔案資源信息數(shù)據(jù)庫，與前期科研管理部門的信息數(shù)據(jù)通過二合一對接，形成一個大科研檔案數(shù)據(jù)庫，從而保證了科研檔案數(shù)字化信息的完整性。大信息庫的建立，方便了科研管理部門的工作，從而實現(xiàn)互惠互利的良好效果。

3.4 確?？蒲袡n案安全的情況下，提高科研檔案的服務利用方式。《高等學校檔案部門業(yè)務建設規(guī)范》11.3中指出：“已建館的學校，對館藏檔案，自形成之日起滿三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均應按國家規(guī)定，報校長批準后，分期分批向社會開放。”該條也應適用于科研檔案?？梢越M織相關(guān)人員對學校館藏科研檔案進行認真鑒定，建立開放科研檔案目錄，以方便更多的人來使用查詢科研檔案。

因科研檔案的自身特殊性，科研檔案的查借閱上要求較為嚴格，可根據(jù)實際情況，對科研檔案查詢利用審批的權(quán)限上進行詳細劃分，分等級進行。如本校教職工查詢翻閱已開放科研檔案，檔案館人員即有權(quán)限辦理；如需查閱復印沒有密級的一般未公開檔案材料，可與課題負責人聯(lián)系，征得同意后辦理。作為科研檔案一般是不應外借的，如特別需要，則需經(jīng)科技部門領導審批。同時，為方便利用者查詢，在服務方式上，可采用較為先進的電子信息審批方式，通過網(wǎng)絡、電話或短信等形式，實現(xiàn)審批權(quán)，免去查詢利用者的來回奔波。

（作者單位：河南工業(yè)大學檔案館 來稿日期：2011-11-22）