人事檔案管理是對人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用，人事檔案記載了個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、工資變動(dòng)、職稱評聘、職務(wù)晉升、就業(yè)、調(diào)動(dòng)、勞動(dòng)人事關(guān)系、工資轉(zhuǎn)移、退休、失業(yè)等歷史記錄。農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理在單位日常工作中有重要的地位，單位職工的職稱評定、工資晉升、干部人事變動(dòng)等都與人事檔案關(guān)系密切。長期以來，農(nóng)業(yè)科研單位主要以農(nóng)業(yè)科研為主，單位領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理。隨著社會(huì)的發(fā)展和人事制度改革的推進(jìn)，農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理中存在的問題越來越多，為全面推行干部人事檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，為貫徹落實(shí)《干部任用工作條例》和《檔案法》等工作政策規(guī)定，結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案存在的實(shí)際問題，提出了合理化建議。

1 人事檔案的重要性

人事檔案在我們的日常生活中起著十分重要的作用，我國人事管理制度表現(xiàn)在它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。準(zhǔn)確、齊全、完整的人事檔案能全面反映一個(gè)人的經(jīng)歷、政治面貌、道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等信息，是知人善任、選賢舉能的重要工具，管理好農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案對單位人事提拔和變動(dòng)起著重要作用。農(nóng)業(yè)科研單位的人事管理比一般的人事管理有其特殊的地方，農(nóng)業(yè)科研單位人事管理中，有科技干部的成果獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評定、進(jìn)修培訓(xùn)、著作論文等內(nèi)容，這些內(nèi)容，能夠展示科技干部的業(yè)績和榮譽(yù)，有利于開展科技干部的職稱評定和人事提拔工作，也能夠宣傳單位的農(nóng)業(yè)科研成果，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的服務(wù)功能。

2 農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案管理存在的問題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，基礎(chǔ)設(shè)施條件差。長期以來，領(lǐng)導(dǎo)主要重視農(nóng)業(yè)科研工作的成果，對人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管性的工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。根據(jù)筆者調(diào)查，河南省內(nèi)絕大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位沒有把人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作停留在用時(shí)想起，不用時(shí)不問，人事檔案的場所、經(jīng)費(fèi)、人員等沒有得到很好解決。檔案室建設(shè)簡陋，經(jīng)費(fèi)投入不足。大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。個(gè)別單位沒有設(shè)立專用檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔、完整。

2.2 人事檔案收集工作力度不夠，管理手段落后。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案人員大多兼職，力量薄弱。由于業(yè)務(wù)水平不高，再加上收集歸檔工作制度不健全，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，檔案收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)，收集歸檔的材料不全面，使很多與科技干部有關(guān)的信息沒有存檔。管理手段也較陳舊，查找檔案比較繁瑣，檔案袋存放無規(guī)律，查找職工資料需要在檔案中一頁一頁地找，這樣反復(fù)調(diào)用原件，易造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。還有些檔案材料或是紙質(zhì)很差甚至用圓珠筆寫，字跡模糊；或是書寫頂格、頂邊等填寫格式不規(guī)范，不利于檔案的保存和利用。

2.3 人事檔案管理力量薄弱，管理水平不高。隨著人事制度和農(nóng)業(yè)科研體制改革不斷推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員競聘上崗，人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)頻繁，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，就開始上崗進(jìn)行檔案管理工作，對檔案的重要性、檔案管理要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)人事檔案管理。并且，農(nóng)業(yè)科研單位大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，工作繁重，投入精力有限，從而忽視了檔案管理工作，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。人事檔案管理不規(guī)范，不利于檔案的安全管理，易造成檔案的毀壞和丟失。

2.4 科技干部人事檔案管理不到位，缺少專業(yè)技術(shù)人員科技檔案。農(nóng)業(yè)科研單位的科技干部主要進(jìn)行農(nóng)業(yè)科學(xué)研究，在人事檔案中主要有農(nóng)業(yè)科技成果、著作和論文、新品種選育、專利發(fā)明和各種榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)，等等。筆者通過對河南省農(nóng)業(yè)科研單位的人事檔案調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位在這些方面都由個(gè)人保管，沒有存到檔案室進(jìn)行管理，這樣，科技干部到用時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)找不到證書，甚至?xí)G失等現(xiàn)象。此外，多數(shù)農(nóng)業(yè)科研單位也沒有給科技干部建立專業(yè)技術(shù)人員科技檔案。因此，應(yīng)加強(qiáng)這方面的檔案管理。

2.5 人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用。計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但農(nóng)業(yè)科研單位由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位還沒有配備計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施，使材料入檔、整理檔案任務(wù)繁重，不能科學(xué)地利用檔案。

3 搞好人事檔案管理工作的建議

3.1 提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，加強(qiáng)基礎(chǔ)條件建設(shè)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)請示和匯報(bào)檔案工作，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)建立綜合檔案室，確定專職檔案室管理人員，最好確定1名專職檔案員管理科技干部人事檔案。檔案室應(yīng)積極采取各種防護(hù)措施，防止和消除損毀檔案的各種不利因素，最有效地保護(hù)好人事檔案資料。采取各種渠道，籌措資金，建設(shè)合格檔案庫房，并購置必需設(shè)備，配備先進(jìn)計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，如：計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等一些硬件設(shè)施；更換新式干部檔案卷盒。要建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫房， 配置規(guī)范的鐵質(zhì)檔案柜；庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；落實(shí)好國家檔案局提出的“六防”（即：防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）等措施。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。

3.2 注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，也是人事檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案資料是否完整標(biāo)志著檔案質(zhì)量的好壞。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。檔案資料規(guī)范填寫，并形成電子檔案，有利于查找檔案資料。

3.3 加大培訓(xùn)，提高檔案管理者的素質(zhì)。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)加大對人事檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)該根據(jù)情況，培養(yǎng)一批具有較高管理水平的檔案管理人員，盡可能對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使之積極參加各種檔案培訓(xùn)班，來提高自身的素質(zhì)和能力。檔案管理人員也應(yīng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，具備一定的理論功底、高度的事業(yè)心和責(zé)任感，還必須掌握較為扎實(shí)的現(xiàn)代科技知識(shí)、有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硭健ＵJ(rèn)真學(xué)習(xí)干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定，并采取“走出去，請進(jìn)來”的辦法，使檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高操作能力，保證科技干部檔案管理工作的順利開展。

3.4 建立科技干部科技檔案，完善人事檔案管理。針對農(nóng)業(yè)科研單位的實(shí)際情況和科技干部人事檔案的復(fù)雜內(nèi)容，建議建立科技干部科技檔案，將科技干部的農(nóng)業(yè)科技成果、新品種培育、專利發(fā)明、著作和論文、職稱晉升、學(xué)術(shù)帶頭人、專業(yè)技術(shù)拔尖人才等信息建立一個(gè)檔案，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，可以有選擇地對外公開，這不僅對科技干部本人是一種宣傳，而且，對科研單位也是一種宣傳。這樣，農(nóng)業(yè)科研人員在需要這部分檔案時(shí)，可以保證科技檔案資料的完整性，能夠充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研單位人事檔案的作用。

3.5 加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案管理的現(xiàn)代化和信息化是時(shí)代發(fā)展的需要，也是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。這就要求農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理部門配備較好的基礎(chǔ)設(shè)施和專業(yè)的檔案管理人員，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)手段進(jìn)行檔案管理，進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的方式管理人事檔案。在現(xiàn)實(shí)工作中，不可否認(rèn)現(xiàn)有紙質(zhì)人事檔案存在的必要性。同時(shí)，做好紙質(zhì)檔案內(nèi)容和數(shù)字化檔案內(nèi)容的銜接工作，確保兩種載體相輔相成，全面動(dòng)態(tài)地反映檔案本人的情況，從而充分實(shí)現(xiàn)人事檔案的利用價(jià)值。根據(jù)農(nóng)業(yè)科研單位的實(shí)際情況，人事檔案中有些信息可以對外公開，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行宣傳，這既有利于推廣農(nóng)業(yè)科技成果與技術(shù)，更好地服務(wù)社會(huì)，同時(shí)，又起到檔案為社會(huì)服務(wù)的功能。

（作者單位：鄭州市農(nóng)林科學(xué)研究所 來稿日期： 2011-11-25）