檔案管理工作在我國的發(fā)展歷程，可以劃分為三個階段：即實體管理階段、信息管理階段和知識管理階段。檔案實體管理是指針對處于實體狀態(tài)的檔案所進(jìn)行的一系列管理工作，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等。檔案信息管理是指利用信息技術(shù)手段、web2.0等現(xiàn)代高科技技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、虛擬化、智能化等。知識管理是一種獲取、創(chuàng)造、整合、應(yīng)用知識的系統(tǒng)化過程，是對信息、技術(shù)和對人管理的統(tǒng)一，是最高層次的管理。目前我國絕大多數(shù)高校檔案室實行的都是檔案實體管理基礎(chǔ)上的信息管理。

知識管理就是在組織中建構(gòu)一個量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷地回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積，個人與組織的知識成為組織智慧的循環(huán)。隨著知識管理時代的到來，社會經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、人類生活方式的變化等對高校檔案管理提出了更高的要求。高校目前的檔案管理必須向知識管理轉(zhuǎn)變。

1 檔案資源實現(xiàn)有效共享和增值

高校檔案知識管理就要簡化、升級檔案管理的業(yè)務(wù)流程，即業(yè)務(wù)流程再造。必須以檔案管理業(yè)務(wù)流程為改造對象，以服務(wù)對象需求滿意度為目標(biāo)，對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行升級改造，從而打破舊的組織結(jié)構(gòu)，建立全新的過程型組織結(jié)構(gòu)。高校檔案的知識再造流程包括知識獲取、知識分類、知識儲存、知識共享、知識利用、知識更新和知識增值。

2 創(chuàng)新知識管理的組織文化

積極有效的組織文化可以提高組織成員的工作效率，做出更多的成績。對于高校而言，應(yīng)該利用現(xiàn)有的一切檔案資源，建立知識管理的組織文化體系。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視知識管理對高校檔案管理的挑戰(zhàn)，使高校檔案資源實體管理向知識管理轉(zhuǎn)變，建立基于知識管理的檔案管理體系。其次，高校管理者要組織學(xué)校教師閱讀各高校（包括國內(nèi)外著名高校）相關(guān)檔案文獻(xiàn)，從中找到自己的科研方向或有價值的教學(xué)、科研信息；鼓勵全校員工相互交流，互相取經(jīng)，加強(qiáng)學(xué)校各個部門的團(tuán)隊合作精神，更新隱性知識。最后，高校組織要樹立人本觀念，為教職工提供一個知識共享的便利平臺，如首都師范大學(xué)的教師促進(jìn)中心之類的組織，讓教職工在濃郁的知識管理氛圍中進(jìn)步。

3 創(chuàng)新高校知識管理信息系統(tǒng)

高校檔案管理已經(jīng)進(jìn)入辦公自動化時代。隨著辦公自動化的建設(shè)與開展，利用檔案管理系統(tǒng)的軟件基本可以實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、傳遞、查閱。檔案管理人員可以通過校園網(wǎng)及校園檔案網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行檔案條目錄入、修改、添加、傳遞、儲存，不斷提高檔案資源的數(shù)字化、一體化、智能化、網(wǎng)絡(luò)信息化水平，從而讓檔案管理人員有更充足的時間去做檔案知識的提升與利用的工作。

知識管理的目的在于為教職工服務(wù)，因此必須建立高校知識管理信息系統(tǒng)，如基于知識管理的知識庫等，將校內(nèi)各個部門、各個院系都納入信息系統(tǒng)，任何部門的資源都可以共享，這有助于降低信息流通成本，促進(jìn)信息增值，實現(xiàn)服務(wù)全校教職工需求的目標(biāo)。

4 提升檔案人員素質(zhì)及工作效率

在組織活動中，人力資源是非常寶貴的因素。提升知識管理的高校檔案資源，必須發(fā)揮檔案人員工作的積極性和主動性。首先，要對檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，如聘請知名專家開展知識管理的專業(yè)講座，讓員工深入學(xué)習(xí)、思考。通過團(tuán)體學(xué)習(xí)、自我學(xué)習(xí)等過程吸收獲取新知識，進(jìn)而創(chuàng)造出新的隱性知識，并培訓(xùn)員工使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)工具，從而提高工作效率。

其次，要實行知識經(jīng)濟(jì)的目標(biāo)管理。要讓檔案館工作人員參與到高校知識管理信息流程設(shè)計中，將其隱性知識融入到流程設(shè)計的各環(huán)節(jié)。

最后，高校檔案部門必須建立有效的激勵機(jī)制，將能否熟練運(yùn)用知識管理原理進(jìn)行工作與個人報酬、職務(wù)晉升、評職稱掛鉤，從而激發(fā)其工作積極性。

5 創(chuàng)新知識管理效果評估機(jī)制

對高校檔案的知識管理需要創(chuàng)新評估機(jī)制。知識管理的直接目的就是對高校教職工乃至社會產(chǎn)生有用價值，因此必須建立一套有效的評估機(jī)制。評估主體應(yīng)該是使用該資源的所有人員，評估體系力爭全面、客觀、公正，并在實踐中不斷改進(jìn)，以適應(yīng)新形勢和新需求。建立一套體系完整的基于高校檔案知識管理效果評估機(jī)制，有助于高校檔案知識管理的提升。

知識管理是時代的潮流，必須進(jìn)行檔案資源流程再造，實現(xiàn)資源獲取、分類、儲存、共享、利用、更新及增值目標(biāo)，必須創(chuàng)新知識管理組織文化、必須創(chuàng)新組織管理系統(tǒng)、必須提升檔案管理人員素質(zhì)、必須創(chuàng)新基于知識管理的效果評估機(jī)制等才能迎接知識經(jīng)濟(jì)對高校檔案管理的挑戰(zhàn)。

（作者單位：新鄉(xiāng)學(xué)院黨委組織部 來稿日期：2012-04-10）