1 教學(xué)科研檔案規(guī)范化管理的重要性

1.1 教學(xué)科研檔案來源于教學(xué)管理與科研實踐管理，是教學(xué)管理與科研活動組織的組成部分。教學(xué)科研檔案包括：教學(xué)科研計劃、教材；教學(xué)科研進(jìn)度計劃、教案、考試題庫、質(zhì)量分析，考試成績、課題報告、結(jié)項證書、獲獎情況、實習(xí)教學(xué)，教學(xué)科研總結(jié)，學(xué)員基本情況統(tǒng)計，學(xué)員教育管理等方面的內(nèi)容，是黨校檔案全宗的重要主體部分。

教學(xué)科研管理人員應(yīng)是教學(xué)科研檔案管理的參與人，有責(zé)任有義務(wù)共同完善管理好教學(xué)科研檔案。

1.2 從黨校教學(xué)科研檔案的形成過程來看教學(xué)科研管理與教學(xué)科研檔案的密切關(guān)系。教師教學(xué)、科研實踐，教學(xué)科研管理人員是決定教學(xué)科研檔案是否完整的主要因素。教學(xué)科研檔案的形成，至少要經(jīng)過這幾個階段：一是教學(xué)科研活動的內(nèi)容被載入某種材質(zhì)上（如，紙張、音像、磁盤等）——教學(xué)科研文件材料形成階段。這一階段的關(guān)鍵是：教學(xué)科研工作活動的內(nèi)容是否完整地被載入某種材質(zhì)上而形成文件材料，這是決定教學(xué)科研檔案是否完整的第一道關(guān)卡。二是將文件材料集中、整理、立卷、歸檔編目等——歸檔階段。這一階段的關(guān)鍵有兩點要把握：(1)教學(xué)科研文件材料的形成是否做到收集齊全完整，也就是應(yīng)歸檔的教學(xué)科研文件材料能否向教學(xué)科研檔案管理人員如數(shù)切實移交，這是決定教學(xué)科研檔案是否完整的第二道關(guān)卡；(2)檔案工作人員是否按教學(xué)科研的特性和歸檔要求，將教學(xué)科研文件材料轉(zhuǎn)化為教學(xué)科研檔案。把握以上兩個關(guān)鍵點，是實現(xiàn)教學(xué)科研檔案規(guī)范化科學(xué)管理的前提。

1.3 從教學(xué)科研檔案服務(wù)教學(xué)科研管理乃至學(xué)校整體管理的作用，來看教學(xué)科研檔案規(guī)范化科學(xué)管理的重要性。一個完整、準(zhǔn)確的教學(xué)科研檔案和規(guī)范化科學(xué)管理，不僅要能夠準(zhǔn)確地反映教學(xué)科研過程的全貌，使凝聚了廣大教職員工智慧和心血的教學(xué)科研經(jīng)驗轉(zhuǎn)化為相互學(xué)習(xí)、記載個人教學(xué)科研活動的寶貴經(jīng)驗。同時，也為教學(xué)科研活動實施監(jiān)督、檢查、改進(jìn)、提高提供真實的憑據(jù)。不完整、不準(zhǔn)確的教學(xué)科研檔案，會給黨校整體工作帶來諸多的困難和損失。

概括地說，教學(xué)科研檔案的作用有：為黨校領(lǐng)導(dǎo)者研究總結(jié)教學(xué)科研活動，尋找教學(xué)科研工作中規(guī)律提供最好的依據(jù)；對黨校針對學(xué)員特點進(jìn)行教學(xué)設(shè)置有指導(dǎo)作用。其中，在教學(xué)科研檔案中，上級部門有關(guān)培訓(xùn)設(shè)置調(diào)整、培訓(xùn)工作政策等是做好教學(xué)科研設(shè)置工作的依據(jù)；不斷完善和落實學(xué)員管理、成績、教研人員崗位責(zé)任制等一系列制度，提高教學(xué)科研的工作效率和質(zhì)量；對每一學(xué)科和每位教研人員的評價有科學(xué)和客觀的依據(jù)，便于量化考核，更接近于實際情況；為教研人員和科學(xué)工作者探索教學(xué)科研規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)科研方法，檢驗教學(xué)科研質(zhì)量提供有力依據(jù)；為黨校學(xué)術(shù)交流、職稱評聘及編寫校史提供依據(jù)。

2 黨校教學(xué)科研檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

黨校的中心工作是教學(xué)和科研，但許多教師檔案意識淡薄，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 教學(xué)科研檔案的不完整性

2.1.1 該形成的文件材料沒有形成。在教學(xué)科研活動中，一些有經(jīng)驗的教研人員按經(jīng)驗隨意上課搞科研已成為某些“老”教研人員的習(xí)慣，覺得沒有必要編寫課目大綱，擬寫進(jìn)度計劃等教學(xué)文件材料；學(xué)期教研總結(jié)時，往往是開個會，作作簡單的記錄；對新開辦的專業(yè)，常常是幾個管理人員坐下來議一議，沒有形成書面的可行性報告。學(xué)員畢業(yè)考試材料、論文答辯等多方面材料很多沒有按管理要求形成文件材料。

2.1.2 文件材料在運行中流失。這部分文件材料往往是上級黨委、主管機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)的批復(fù)件，業(yè)務(wù)部門在辦理過程中，傳丟的現(xiàn)象時有發(fā)生。

2.1.3 該歸檔的文件材料不歸檔。這包括：教研人員自編、合編教材、教學(xué)大綱，教師在各種刊物和學(xué)術(shù)會上發(fā)表、翻譯的論文、文章、課題報告等一般都舍不得歸檔；會議材料，教研人員參加教學(xué)研討會等攜帶回來的材料，都保留在個人手中。

2.1.4 形成于校外的材料。如學(xué)員畢業(yè)后的反饋材料、研究生班學(xué)員形成的畢業(yè)論文等。黨校學(xué)員基本來自各級的領(lǐng)導(dǎo)干部，他們在培訓(xùn)結(jié)束后走上領(lǐng)導(dǎo)崗位。在黨校評估、校慶等重大活動中展示黨校學(xué)員成果，是學(xué)校教育成果與辦學(xué)成敗的重要體現(xiàn)。但是，由于這部分材料不在校內(nèi)形成，容易被忽視，是黨校教學(xué)科研檔案工作中的重大欠缺。

2.2 黨校教學(xué)科研檔案的不準(zhǔn)確性

2.2.1 部分教研人員制定的教學(xué)大綱、授課計劃、科研規(guī)劃是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門的檢查，在實際教研過程中并不以此執(zhí)行。

2.2.2 教學(xué)大綱和教學(xué)計劃、科研規(guī)劃一般只是預(yù)設(shè)而已，在教學(xué)科研實施過程中，往往還需考慮到專業(yè)特點與學(xué)員素質(zhì)等問題，對計劃、大綱、規(guī)劃進(jìn)行調(diào)整、修改、補充。而目前，教學(xué)科研計劃往往沒有把這些變化情況記錄下來，使原文件材料失去準(zhǔn)確性。

2.2.3 教學(xué)科研管理及學(xué)員管理方面臺賬記錄沒有建立或做得不認(rèn)真。如，學(xué)員基本情況統(tǒng)計，對學(xué)員到課率記錄、成績等記錄不詳，甚至漏填；教師考勤、任課沒有記錄，這些材料往往要等到學(xué)校評估或上級檢查時，才匆忙進(jìn)行“補課”，造成檔案的不準(zhǔn)確性。

2.2.4 字跡、紙質(zhì)材料不規(guī)范。教研人員在填寫教案、授課計劃、科研申報、結(jié)項申請、學(xué)員成績等材料時，常常出現(xiàn)圓珠筆及其他類別的字跡材料。不經(jīng)學(xué)校各級主管部門同意的表格和表冊，制作材料五花八門，既影響案卷質(zhì)量也增加匯總的難度。

2.3 造成以上問題的主要原因有如下幾方面：

2.3.1 認(rèn)識問題。缺乏全校綜合檔案意識，致使黨校歸檔不全、范圍狹隘。重視文書檔案管理，不重視教學(xué)科研管理文件材料收集和歸檔。偏重科研檔案管理，不重視教學(xué)檔案的管理。據(jù)筆者調(diào)查，河南省各地市（縣）黨校建立科研檔案管理的黨校只有20%多，沒有一家黨校建立了教學(xué)檔案管理。

2.3.2 機(jī)構(gòu)問題。黨校檔案室（館）和專職檔案工作人員隸屬于行政管理部門，不直接參與教學(xué)科研活動。而教學(xué)科研管理部門未設(shè)置教學(xué)科研檔案室（柜）和專職檔案員，有的甚至沒有兼職檔案人員。

2.3.3 制度問題。教學(xué)科研檔案一般沒有（實際也很難）固定的格式，常常處于零星、分散狀態(tài)。且由于長期重視不夠，未形成強制、規(guī)范的制度，因人、因事、因時變化較大，收集歸檔相對比較難。

3 強化意識，建章立制，實現(xiàn)教學(xué)科研檔案管理

提高檔案意識，打下思想基礎(chǔ)。在校黨委的領(lǐng)導(dǎo)下，成立教學(xué)科研檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，加大對《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳力度，不斷提高群體檔案意識，加強專業(yè)教研人員的檔案意識尤為重要。

3.1 超前控制、嚴(yán)格審核是關(guān)鍵。教學(xué)科研檔案是由教學(xué)科研文件材料轉(zhuǎn)化而成，只有對文件材料形成進(jìn)行超前控制，對檔案收集進(jìn)行嚴(yán)格審核，才能確保教學(xué)科研檔案的完整、準(zhǔn)確，具體措施如下：

3.2 明確歸檔范圍，從檔案材料的形成抓起。教務(wù)處、學(xué)員處、科研處是重要的教學(xué)科研督導(dǎo)和學(xué)員管理部門，這幾個部門應(yīng)克服重教學(xué)科研、輕檔案的現(xiàn)象，把教學(xué)科研檔案基礎(chǔ)資料的形成和收集工作納入教學(xué)科研管理之中，依靠管理，來規(guī)范教學(xué)科研文件材料的形成、收集并轉(zhuǎn)化為檔案。黨校檔案部門應(yīng)在每學(xué)期初，給各部門發(fā)放《歸檔通知書》，明確歸檔范圍，提出具體要求，并定期檢查、督促、指導(dǎo)其及時做好自身管理資料的記載和積累，重點抓好以下幾方面材料的形成和收集。首先，舉辦培訓(xùn)班的可行性方案、各專業(yè)教學(xué)計劃、大綱、進(jìn)度計劃、教材等要收集匯總，審查修改報校領(lǐng)導(dǎo)核定簽發(fā)，交付打印成冊，然后，將定稿和原稿歸檔。同時，對尚不會（或不愿意）編寫大綱、計劃的教研人員進(jìn)行幫助、指導(dǎo)。其次，定期開展教案、論文、科研報告評比活動，從中選出典型教案、優(yōu)秀論文、科研課題進(jìn)行歸檔。再次，定期檢查教學(xué)科研計劃、大綱的執(zhí)行與變化情況，及時找出“失真”部分，責(zé)成有關(guān)人員修訂、補充、形成文件歸檔。最后，責(zé)成各專業(yè)考試內(nèi)容與教學(xué)科研總結(jié)形成文件并收集歸檔。學(xué)員處收集、積累材料應(yīng)注意原始性，從學(xué)員入學(xué)后開始收集、積累，建立學(xué)員基礎(chǔ)情況登記、獎懲登記等各方面的臺賬記錄。對學(xué)員在校內(nèi)外的學(xué)習(xí)和活動進(jìn)行計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制，確保材料的完整、準(zhǔn)確。特別是形成于校外的材料，如學(xué)員反饋材料，要注意收集原始材料和第一手材料，獲獎材料要通報文章、個人獎狀復(fù)印件及聲像材料。為使教學(xué)科研檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保案卷質(zhì)量，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)教學(xué)科研檔案材料的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，設(shè)計制作統(tǒng)一規(guī)格的表格和表冊分發(fā)有關(guān)人員使用。

3.3 嚴(yán)把材料審核關(guān)。統(tǒng)一規(guī)定教學(xué)科研材料的收集時間，根據(jù)學(xué)校工作周期的特點，教學(xué)科研材料一般一學(xué)期一匯總，一學(xué)年一歸檔。教學(xué)科研方面的材料交由教務(wù)處、科研處、學(xué)員處匯總后，最后，由學(xué)校檔案部門審核。審核時要“三看”：一看檔案文件材料項目是否齊全、完整，內(nèi)容是否填寫清楚。二看字跡、紙質(zhì)材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)。三看材料內(nèi)容與實際執(zhí)行情況是否相符。如發(fā)現(xiàn)材料“失真”，要及時采取措施，責(zé)成糾正，確保檔案材料的準(zhǔn)確性。同時，要明確規(guī)定未經(jīng)審核認(rèn)可的材料不能歸檔。

3.4 設(shè)立兼職檔案人員是保證。兼職檔案員最好每個教學(xué)科研部門（或?qū)W科）設(shè)立一名，負(fù)責(zé)本部門（學(xué)科）形成的教學(xué)檔案材料的收集、保管、積累并如期歸檔。另外，文書兼職檔案員（最好由文秘人員擔(dān)任）對上級機(jī)關(guān)來文嚴(yán)格按文書處理程序辦理，確保上級批復(fù)件正常運行及安全返回歸檔。

3.5 建立獎勵及考核制度是手段。相應(yīng)的獎勵、考核制度，是確保教學(xué)科研檔案完整與準(zhǔn)確的重要手段，獎勵方面包括：(1)鼓勵教研人員有計劃地編寫教材、科研課題、論文等，對于優(yōu)秀科研成果給予適當(dāng)?shù)莫剟睢?2)獎勵教學(xué)科研文件形成完整、準(zhǔn)確又執(zhí)行好的教研人員。(3)獎勵教研人員上交個人在非職務(wù)活動中形成的論文、著作等創(chuàng)作材料。(4)獎勵工作認(rèn)真負(fù)責(zé)并取得成績的檔案員。同時，將學(xué)校檔案管理工作納入學(xué)校工作的年度考核內(nèi)容。

（作者單位：中共鄭州市委黨校圖書信息中心 來稿日期：2012-04-10）