檔案的鑒定銷毀工作是企業(yè)檔案管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。但檔案鑒定銷毀成了企業(yè)檔案工作中的“老大難”，對(duì)企業(yè)推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程造成障礙。

1 企業(yè)檔案鑒定銷毀難的原因

1.1 企業(yè)對(duì)鑒定銷毀工作的不重視，怕?lián)?zé)任。對(duì)于歸檔保存的檔案來說，大部分檔案最終要被銷毀。檔案具有不可再生性，企業(yè)面臨的檔案庫(kù)存矛盾再大，困難再多，與鑒定失誤相比，責(zé)任要小得多，這種求穩(wěn)保守的思想直接影響檔案鑒定工作的開展。

1.2 國(guó)有企業(yè)缺乏效益觀念，不計(jì)成本。保管檔案需要多方面的費(fèi)用支出，如保存空間、裝具、人力等保管費(fèi)用。隨著檔案數(shù)量的不斷增長(zhǎng)，檔案庫(kù)容日趨飽和，檔案數(shù)量的無限增長(zhǎng)與有限的保存能力之間產(chǎn)生矛盾，檔案鑒定銷毀工作應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，從效益出發(fā)。

1.3 新舊標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，產(chǎn)生遺留問題。如會(huì)計(jì)檔案，財(cái)政部、國(guó)家檔案局1984年頒發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)憑證的保管期限為15年，其中，“涉及外事和對(duì)私改造的”會(huì)計(jì)憑證和賬簿要永久保存。1998年，修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》出臺(tái)，將會(huì)計(jì)憑證的保管期限統(tǒng)一規(guī)定為“15年”。在管理辦法修訂前的十多年中，大部分與國(guó)外有業(yè)務(wù)往來的企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)尤其是對(duì)“涉及外事”普遍感到難以把握。有的單位從建廠設(shè)備、生產(chǎn)技術(shù)到所用原料都是從國(guó)外購(gòu)買，產(chǎn)品也大部分銷往國(guó)外，認(rèn)為本企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案基本上都“涉外”，索性將會(huì)計(jì)檔案的保存期限統(tǒng)統(tǒng)定為“永久”；有的企業(yè)認(rèn)為十幾年之后，會(huì)計(jì)檔案的利用率大大降低，無永遠(yuǎn)保存必要，即使部分檔案歸檔時(shí)定的保管期限較短，還有銷毀前的鑒定這一程序來補(bǔ)救，就不加區(qū)別地將會(huì)計(jì)憑證的保管期限全部定為“15年”。前者將會(huì)計(jì)檔案全部永久保存，省略了“銷毀”這一工作環(huán)節(jié)，檔案數(shù)量只增不減；后者因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)的鑒定簡(jiǎn)單粗糙，對(duì)保存到期的檔案進(jìn)行細(xì)致的鑒別，工作量太大，也造成了銷毀工作年復(fù)一年延遲。

1.4 缺乏科學(xué)的檔案價(jià)值評(píng)價(jià)體系，可操作性不強(qiáng)。在國(guó)家檔案行政管理部門制定的各類檔案管理辦法中，涉及檔案鑒定銷毀工作這一內(nèi)容時(shí)，只籠統(tǒng)地規(guī)定“根據(jù)檔案的保管期限”、“按規(guī)定程序報(bào)批”，等等，在工作實(shí)踐中，往往感到現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)缺乏可操作性。如，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的保管期限，但在執(zhí)行中，如只按照保管期限進(jìn)行檔案的鑒定與銷毀，而不考慮會(huì)計(jì)檔案可能涉及的債權(quán)債務(wù)、稅務(wù)等問題，勢(shì)必造成誤鑒。檔案鑒定工作需根據(jù)各單位的實(shí)際情況、保管檔案的成本等外在因素綜合考慮，要有一系列的綜合評(píng)價(jià)體系進(jìn)行評(píng)估和測(cè)定。

1.5 檔案鑒定銷毀工作缺乏監(jiān)管，無制度約束。在我國(guó)現(xiàn)行檔案管理法律規(guī)章中，沒有關(guān)于過期檔案不開展鑒定銷毀應(yīng)追究責(zé)任的條文，致使檔案鑒定工作一直無法納入檔案管理的計(jì)劃之中。

2 企業(yè)檔案鑒定銷毀難的對(duì)策

2.1 成立專業(yè)機(jī)構(gòu)，監(jiān)督指導(dǎo)鑒定銷毀工作。由檔案行政管理機(jī)關(guān)、企業(yè)檔案部門以及業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定銷毀機(jī)構(gòu)，專業(yè)從事鑒定銷毀工作，定期對(duì)企業(yè)過期檔案鑒定銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。把檔案的鑒定銷毀工作納入企業(yè)內(nèi)控制度，每年按內(nèi)控流程定期開展對(duì)過期檔案的鑒定銷毀工作。在流程中，明確規(guī)定各環(huán)節(jié)人員的工作職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的權(quán)利和義務(wù)，通過程序的合理性、科學(xué)性，盡可能地減少人為因素對(duì)檔案鑒定銷毀工作產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 制定切實(shí)可行的歸檔范圍及保管期限，減少鑒定工作量。在制定歸檔范圍時(shí)，要廣泛征求意見，明確哪些文件不必歸檔，防止有文必檔。在科研檔案管理中，過去，集團(tuán)檔案室一直保存著二級(jí)單位獲得集團(tuán)先進(jìn)的科研檔案，而此部分檔案在二級(jí)單位的檔案部門已有保存，不再列入集團(tuán)公司的歸檔范圍。因此，制定切實(shí)可行的歸檔范圍及保管期限，以減少檔案的鑒定工作量。

2.3 對(duì)不同類型的檔案，采用不同的鑒定、處置方法。一是文書檔案的鑒定銷毀工作由檔案部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)部門責(zé)任人及兼職檔案人員共同參與，對(duì)銷毀清單逐一審查，經(jīng)鑒定無誤后，簽字確認(rèn)，按規(guī)定程序銷毀。二是會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作由財(cái)務(wù)部門主責(zé)，財(cái)務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)人員和檔案人員共同參與，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，同時(shí)，強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案涉及的債權(quán)、債務(wù)及稅務(wù)問題必須清理完畢，經(jīng)鑒定無誤后，簽字確認(rèn)，按照規(guī)定程序銷毀。三是基建檔案。近幾年來，企業(yè)兼并、重組改制工作不斷深入，當(dāng)基建項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)發(fā)生變化時(shí)，基建檔案也隨著資產(chǎn)所有權(quán)的改變，移交產(chǎn)權(quán)所屬單位。

（作者單位：中國(guó)平煤神馬集團(tuán) 來稿日期：2012-04-12）