2009年10月的上海全國檔案館工作會議，國家檔案局提倡和支持省級和副省級城市檔案館自愿結對，互為對方建立檔案備份庫。2010年5月，山西省檔案館與河南省檔案館互為館藏重要檔案數(shù)據(jù)異地備份基地工作協(xié)議簽字儀式在鄭州舉行。首批縮微品、聲像檔案和電子檔案現(xiàn)已進入雙方的檔案異地備份庫。

1 重要檔案異地備份的原因

我國地質(zhì)結構復雜、東西南北差異明顯，近年來，隨著城市化發(fā)展，人口劇增，建筑密度越來越高，無論遭遇自然災害還是恐怖襲擊，城市將成為災害的主要承受體，檔案不能保證“幸免于難”。2008年，四川汶川8級大地震和2010年的舟曲泥石流災難，建筑坍塌，重要的檔案、資料遭到嚴重破壞。“居安思危，未雨綢繆”，檔案部門應加大檔案異地備份保存力度。

2 重要檔案異地備份的作用

重要檔案異地備份，極大增加了檔案保管的安全系數(shù)，保護了國家的重要檔案財富；規(guī)避了因僅有一套重要檔案帶來的災難風險，提升了重要檔案的風險防范機制。尤其是重要檔案數(shù)據(jù)異地備份，所占空間小，用網(wǎng)絡傳輸技術備份效率高，靈活性強，從源頭上解決了重要檔案在唯一地點存放產(chǎn)生的安全隱患，也緩解了檔案人員因突發(fā)災害對館藏檔案損毀的精神壓力。重要檔案異地備份，有利于進一步開展利用工作，在異地樹立檔案館形象，提升檔案服務經(jīng)濟社會發(fā)展、服務民生的效率，也有利于與國際檔案安全管理水平接軌。

3 重要檔案異地備份基地的選址原則

以“相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的地方”為宜。備份基地與原檔案館距離相隔越遠，地質(zhì)構造、水文、氣候等差異越大，面臨自然災害或突發(fā)性社會事件，有很好的回避作用。

4 重要檔案異地備份主要的類別

4.1 重要檔案的縮微件。重要檔案經(jīng)縮微技術處理后，體積大大減小，利于備份異地保存和保護檔案原件。

4.2 檔案數(shù)字化文本。檔案數(shù)字化加工后，通過移動硬盤、光盤、磁盤陣列等存儲載體進行存儲備份異地保存，檢索快捷。

4.3 重要檔案的重份或復制件。各級檔案館應多接收一些重份檔案，將重要的重份或復制件異地存放。

4.4 建設數(shù)字檔案遠程異地容災備份系統(tǒng)。選擇其他省份檔案館，作為數(shù)字檔案遠程異地容災備份系統(tǒng)的互存單位進行互存。優(yōu)點是采用虛擬磁帶異地備份。

5 重要檔案異地備份的準備工作

5.1 檔案部門應提高異地備份意識，制訂本單位檔案異地備份工作計劃，聽取工作匯報，及時解決工作問題。

5.2 加強理論研究，借鑒國內(nèi)外現(xiàn)有成果；加強人才培養(yǎng)，適應工作需要。建立健全檔案館之間的協(xié)調(diào)機制，制定規(guī)章制度，確保檔案及檔案信息安全，杜絕失、泄密事件發(fā)生。

5.3 充分挖掘館藏檔案價值，解決資金短缺問題，用異地備份中心開辦特色展覽，提供利用服務。

6 檔案異地備份基地的建立方式

6.1 檔案館間相互保存對方的備份檔案。經(jīng)濟、實用，互惠互利，易于操作，需要對方提供相應的檔案庫房。

6.2 租借現(xiàn)有的其他建筑。沒有建立備份基地的，可租借其他部門的工作用房作為檔案備份基地，簡單易行。

6.3 在異地專門建造獨立的檔案備份基地。適用于經(jīng)濟實力較強，需要異地保存的珍貴檔案數(shù)量較多、要求較高的檔案館，優(yōu)點是靈活性強，管理、操作的自由度大，缺點是建設成本較高，開支較大。

實施館藏重要檔案異地備份，是加強檔案安全保障體系建設，有效應對突發(fā)事件，確保檔案數(shù)據(jù)完整安全的重要舉措。檔案異地備份基地建立后的運營和維護十分關鍵。應組織相關專職人員共同管理、運作與維護，并制定有效的管理措施保證其可行。

（作者單位：河南省檔案局 來稿日期：2012-04-10）