摘 要：為滿足檔案用戶方便快捷查閱組織沿革的需求，提高組織沿革的利用率，在編寫(xiě)我校組織沿革的過(guò)程中，大膽采用了“二維圖表”獨(dú)特的編寫(xiě)方式，并綜合運(yùn)用“階段法—系列法—編年法”三種編寫(xiě)方法，形象生動(dòng)、客觀真實(shí)地再現(xiàn)了學(xué)校的歷史脈絡(luò)。最終，編成一本便于檔案用戶查閱、檢索、利用的組織沿革工具書(shū)（圖表集）。

關(guān)鍵詞：檔案利用；組織沿革；二維圖表

組織沿革是系統(tǒng)記述一個(gè)機(jī)構(gòu)（地區(qū)、行業(yè)）體制、職能等基本狀況變遷過(guò)程的一種檔案參考資料。[1]由檔案部門(mén)編制組織沿革已是一種慣例，這種慣例的形成是有原因的。因?yàn)闄n案部門(mén)占據(jù)著大量真實(shí)可靠的、能完整揭示單位及其機(jī)構(gòu)變化的檔案材料，這種得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)是其他任何一個(gè)部門(mén)都不可能做到的。因此，由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)編制組織沿革，既能保證其真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，又能客觀清楚地記錄本單位的歷史。

而在實(shí)際工作中，我們不難體會(huì)到，多數(shù)檔案利用者在查閱檔案編研材料的時(shí)候，都沒(méi)有太多的時(shí)間和耐心仔細(xì)閱讀以“文字?jǐn)⑹觥睘橹鞯慕M織沿革。為了免除檔案利用者翻閱尋覓之苦，提高組織沿革的利用率，我們?cè)诰帉?xiě)過(guò)程中，決定大膽采用二維圖表的編寫(xiě)方式，這樣，更能反映機(jī)構(gòu)內(nèi)在聯(lián)系，增強(qiáng)直觀效果，條理清楚，減少篇幅，便于檔案利用者查閱利用。

而組織沿革通常有編年法、系列法和階段法三種編寫(xiě)體例。[2]筆者在編寫(xiě)我校組織沿革的過(guò)程中，認(rèn)真分析了我校歷史發(fā)展的特點(diǎn)和規(guī)律。它主要經(jīng)歷了兩個(gè)階段，而在每一個(gè)階段中保持著相對(duì)穩(wěn)定的狀態(tài)。所以，決定先后采用三種編寫(xiě)方法，即“階段法—系列法—編年法”，三種編寫(xiě)方法的綜合運(yùn)用既能明晰地揭示我校歷史發(fā)展變化的全過(guò)程，又使得我們對(duì)學(xué)校組織沿革的研究脈絡(luò)清晰、主線鮮明，滿足了檔案用戶查閱利用組織沿革的需求。

1 組織沿革編寫(xiě)方法之一——階段法

即根據(jù)機(jī)關(guān)（地區(qū)、專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)）發(fā)展變化的特點(diǎn)劃分為若干個(gè)歷史階段，在每個(gè)階段中，再分別記述各方面的情況。

按照天津外國(guó)語(yǔ)大學(xué)自建立至今的重大變革和庫(kù)藏檔案實(shí)體分類(lèi)特點(diǎn)，將學(xué)校組織沿革的研究劃分為兩個(gè)階段。如表1：

第一階段的時(shí)間跨度為1964年～1974年，本階段，研究秦皇島外語(yǔ)專(zhuān)科學(xué)校和河北外國(guó)語(yǔ)專(zhuān)科學(xué)校的歷史變更情況，主要依據(jù)庫(kù)藏第一全宗檔案材料；第二階段的時(shí)間跨度為1974年至今，本階段研究天津外國(guó)語(yǔ)學(xué)院和天津外國(guó)語(yǔ)大學(xué)兩個(gè)時(shí)期的歷史演變情況，主要依據(jù)庫(kù)藏第二全宗檔案材料。

2 組織沿革編寫(xiě)方法之二——系列法

即以機(jī)構(gòu)或問(wèn)題形成系列，分別記述其沿襲變化的始末概況。

在將天津外國(guó)語(yǔ)大學(xué)歷史劃分為兩個(gè)階段的基礎(chǔ)上，在每一個(gè)階段內(nèi)，將檔案材料劃分為兩個(gè)系列，即機(jī)構(gòu)變更系列和領(lǐng)導(dǎo)任期變更系列。

2.1 機(jī)構(gòu)變更系列。主要研究學(xué)校本身（局級(jí)）及其黨政部門(mén)（處級(jí)）的建立、撤銷(xiāo)、合并和更名等機(jī)構(gòu)變化。機(jī)構(gòu)變更系列編寫(xiě)采用了二維圖表的形式，分別用主表和附表體現(xiàn)具體機(jī)構(gòu)變化。以學(xué)校第一階段機(jī)構(gòu)變更為例，“表2”列出了學(xué)校本身（局級(jí)）機(jī)構(gòu)變化，同理，可以編寫(xiě)出學(xué)校黨政部門(mén)（處級(jí)）的機(jī)構(gòu)變化。

通過(guò)“表2”主表，我們可以很清楚地看出，一維是學(xué)校第一階段曾經(jīng)存在的校名，而另一維則表示了其產(chǎn)生和存在的時(shí)間。其中，在主表中某機(jī)構(gòu)后面列出的檢索號(hào)（阿拉伯?dāng)?shù)字），在相應(yīng)的附表中，可以查詢(xún)到該機(jī)構(gòu)的具體變化情況。

通過(guò)“表2”附表，我們可以查詢(xún)到該機(jī)構(gòu)的具體變化情況，包括變更形式、變更時(shí)間、變更憑證和檔號(hào)。其中，機(jī)構(gòu)之間分分合合的隸屬關(guān)系變化看起來(lái)十分復(fù)雜，但可以歸納為以下幾種形式（詳見(jiàn)表3）。而變更時(shí)間為機(jī)構(gòu)變更發(fā)生的時(shí)間，采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字形式；變更憑證為機(jī)構(gòu)變更所依據(jù)的文件、會(huì)議記錄或其他書(shū)面材料等參考文件；檔號(hào)為參考文件的庫(kù)藏檔案號(hào)。

而對(duì)于具有百年歷史的高校，某些年代的機(jī)構(gòu)變動(dòng)頻繁，其變化原因、變更憑證等方面具有一定的復(fù)雜性。對(duì)于這種特殊情況，可以在附表中特別標(biāo)注說(shuō)明，輔以“文字?jǐn)⑹觥钡姆椒?，將機(jī)構(gòu)變化的具體情況論述清楚。

2.2 領(lǐng)導(dǎo)任期變更系列。領(lǐng)導(dǎo)任期變更系列將研究學(xué)校歷任領(lǐng)導(dǎo)（局級(jí)）、黨政部門(mén)（處級(jí)）領(lǐng)導(dǎo)人事任免變更情況。以學(xué)校第一階段歷任領(lǐng)導(dǎo)任期變更為例，如“表4”列出了學(xué)校局級(jí)領(lǐng)導(dǎo)任期變化，同理，可以編寫(xiě)出學(xué)校黨政部門(mén)處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)任期變化。

通過(guò)“表4”可以看出，任期為領(lǐng)導(dǎo)任職的起止時(shí)間，參考憑證為任免文件（其中，參考文件文號(hào)1為領(lǐng)導(dǎo)任職文件號(hào)，參考文件文號(hào)2為領(lǐng)導(dǎo)免職文件號(hào)），檔號(hào)為參考文件的庫(kù)藏檔案號(hào)。

在編寫(xiě)過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)任職起止時(shí)間的確定是一個(gè)比較棘手的問(wèn)題。原則上，領(lǐng)導(dǎo)任免時(shí)間依據(jù)相關(guān)任免文件確定，但是，有很多領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)閭€(gè)人職務(wù)提升、職務(wù)調(diào)整或由于機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)干部進(jìn)行重新任命等原因，工作崗位有了變化，有新崗位的任職文件，卻沒(méi)有免職專(zhuān)文。[3]

這就需要我們根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)離任的具體原因，找到相關(guān)的文件來(lái)推斷其免職時(shí)間。具體地說(shuō)，若領(lǐng)導(dǎo)調(diào)離本單位，可參考《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知》中調(diào)離本單位時(shí)間；若因領(lǐng)導(dǎo)退休，可參考《干部退休審批表》中的退休時(shí)間；若領(lǐng)導(dǎo)是本單位內(nèi)職務(wù)調(diào)整，可參考新任職時(shí)間來(lái)推斷上一職務(wù)的履行完畢時(shí)間，對(duì)以上推斷出的時(shí)間需要特別標(biāo)注說(shuō)明。如果在一個(gè)階段內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)任職沒(méi)有結(jié)束，那么，在任免時(shí)間項(xiàng)下只需要注明任職時(shí)間，以說(shuō)明任期未結(jié)束。

3 《組織沿革》編寫(xiě)方法之三——編年法

即按年度記述某一機(jī)關(guān)（地區(qū)、專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)）的組織概況。

在將天津外國(guó)語(yǔ)大學(xué)歷史先后劃分為兩個(gè)階段和兩個(gè)系列的基礎(chǔ)上，在每一個(gè)系列內(nèi)，按照年代先后順序，逐年列出學(xué)校黨政機(jī)構(gòu)變化和領(lǐng)導(dǎo)任期變化（局級(jí)、處級(jí)），打破了以部門(mén)重要程度為先后順序的傳統(tǒng)排序方式，這樣，能夠反映每一個(gè)機(jī)構(gòu)及主要領(lǐng)導(dǎo)成員變化的歷史線索。

4 結(jié)束語(yǔ)

為滿足檔案利用者方便快捷查詢(xún)組織沿革的初衷，我校組織沿革的編寫(xiě)大膽采用“二維圖表”的編寫(xiě)形式，形象生動(dòng)、客觀真實(shí)地再現(xiàn)了學(xué)校的歷史脈絡(luò)。最終，編成一本便于檔案用戶查閱、檢索、利用的檔案工具書(shū)（圖表集）。

組織沿革是檔案用戶研究和了解一個(gè)單位的最基本歷史資料，它提供了一種對(duì)本單位“歷史聯(lián)系”的檢索，即一種利用單位之間及其部門(mén)之間的關(guān)系檢索檔案的特殊方法。同時(shí)，組織沿革的編寫(xiě)嚴(yán)格依據(jù)學(xué)校保存原始檔案和現(xiàn)行檔案文獻(xiàn)，所列“二維圖表”均有參考文件，它對(duì)學(xué)校各部門(mén)研究校史、獲取信息、查證資料都具有重要參考憑證作用。組織沿革工具書(shū)的普及應(yīng)用，既提高了檔案資料利用率，又變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，使我校檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理邁進(jìn)。

注：本文系天津外國(guó)語(yǔ)學(xué)院“十一五”科研規(guī)劃項(xiàng)目“天津外國(guó)語(yǔ)學(xué)院歷史沿革研究”研究成果之一。（天津外國(guó)語(yǔ)學(xué)院2010年3月更名為“天津外國(guó)語(yǔ)大學(xué)”）

參考文獻(xiàn)：

[1][3]陸穎蕊.基于系統(tǒng)論思想的組織沿革編寫(xiě)技術(shù)初探[J] .北京檔案，2010(12)：24～25.

[2]李永強(qiáng).怎樣做好組織沿革的編寫(xiě)工作[J].檔案學(xué)研究，2003(4)：28.

（作者單位：天津外國(guó)語(yǔ)大學(xué)綜合檔案室 來(lái)稿日期：2012-04-20）