李莉

企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、改革改制和技術(shù)研發(fā)等活動(dòng)的真實(shí)記錄，既記載企業(yè)發(fā)展的歷史原貌，又是企業(yè)正確決策的參謀助手。檔案管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)管理水平、工作質(zhì)量和工作效率的直接體現(xiàn)。隨著煤炭企業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整優(yōu)化，當(dāng)前煤炭企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)不能完全適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求。如何進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)煤炭企業(yè)基層檔案管理工作，更好地為煤炭企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)，是擺在煤炭企業(yè)各級(jí)檔案管理人員面前的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。

一、煤炭企業(yè)基層檔案管理工作面臨的形勢(shì)

近年來，煤炭企業(yè)抓住國家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的歷史機(jī)遇，不斷深化改革改制，加快煤炭資源重組整合，確立新的發(fā)展思路，實(shí)施新的發(fā)展戰(zhàn)略，煤炭企業(yè)得到了長足發(fā)展。但是隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)管理面臨的情況也日趨復(fù)雜，檔案管理工作同樣面臨著新形勢(shì)和新任務(wù)。

1.煤炭企業(yè)的快速發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了新要求

煤炭企業(yè)產(chǎn)業(yè)集中度不斷提高，技術(shù)水平持續(xù)提升，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)也在不斷發(fā)生變化。煤炭企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營決策，很多時(shí)候要求利用檔案信息作為決策參考。而如今煤炭企業(yè)的檔案，有文書檔案、技術(shù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等等，層次繁多，種類復(fù)雜。如何快速便捷地收集到所需要的檔案信息資源，要求檔案管理工作必須改變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，有效促進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)利用，為推動(dòng)企業(yè)又好又快發(fā)展服務(wù)。

2.煤炭企業(yè)的整合重組給檔案管理工作帶來了新情況

在煤炭企業(yè)改革改制過程中，涉及企業(yè)的資產(chǎn)重組、產(chǎn)權(quán)變更、人員剝離等一系列問題，需要對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行科學(xué)處置和妥善保管。另外，在煤炭企業(yè)橫向擴(kuò)張過程中，企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模和經(jīng)營規(guī)模不斷擴(kuò)大，逐步形成了一批跨地區(qū)、跨行業(yè)的子公司。由于地區(qū)和行業(yè)的差異，造成檔案管理水平參差不齊，使檔案管理工作面臨的情況更加復(fù)雜。

3.信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了新挑戰(zhàn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法和管理手段已經(jīng)無法適應(yīng)辦公自動(dòng)化的要求。隨著信息化技術(shù)的普遍應(yīng)用，煤炭企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成了大量的電子文檔。如何規(guī)范電子文件的管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，保存好企業(yè)的歷史記錄，對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。

二、煤炭企業(yè)基層檔案管理工作存在的主要問題

由于歷史原因，煤炭企業(yè)的發(fā)展經(jīng)歷了非常曲折的歷程，基層檔案管理工作同樣歷經(jīng)波折。隨著企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的不斷變化，煤炭企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求越來越高。目前，煤炭企業(yè)基層檔案管理工作還存在一些不容忽視的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視

長期以來，煤炭企業(yè)相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部，對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的保管事務(wù)性工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，能做到檔案不丟失，不泄密，能應(yīng)付查閱檔案就可以。有些規(guī)模較小的基層單位由于定員緊張，沒有設(shè)置專門的檔案機(jī)構(gòu)和專業(yè)檔案管理人員，造成檔案管理混亂，檔案管理工作難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。

2.檔案管理工作管理力度不到位

有些基層煤炭企業(yè)基本上沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平不高。而且多數(shù)人往往身兼多職，對(duì)檔案工作業(yè)務(wù)投入精力不足，一定程度影響了檔案工作的質(zhì)量和水平。另外，有些煤炭企業(yè)對(duì)檔案缺乏統(tǒng)一管理，檔案分散保管在多個(gè)職能部門，造成很多檔案實(shí)行簡(jiǎn)單的“信袋式”管理，給檔案信息的查閱和利用帶來很大不便。

3.檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度落實(shí)不到位

從總體來看，煤炭企業(yè)也制訂了一些檔案管理的規(guī)章制度，但由于種種原因，這些制度規(guī)定大多都沒有得到很好的落實(shí)。同時(shí)，部分煤炭企業(yè)對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)施投入不足，導(dǎo)致檔案管理仍然停留在相對(duì)傳統(tǒng)的管理階段，檔案管理工作手段簡(jiǎn)單，管理方法單一。檔案信息資源也沒有得到有效利用，難以適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的要求。

4.各類檔案收集和整理需要進(jìn)一步規(guī)范

煤炭企業(yè)近幾年發(fā)展較快，一些規(guī)模較小的煤炭企業(yè)實(shí)施關(guān)停并轉(zhuǎn)，再加上檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，一些檔案資料漏失的現(xiàn)象比較普遍。在檔案收集歸檔過程中，相應(yīng)的工作考核機(jī)制不明確，想交就交，不想交就不交。一些檔案在立卷過程中，有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符。

三、加強(qiáng)煤炭企業(yè)基層檔案管理工作的主要措施

1.建立健全檔案管理工作組織機(jī)構(gòu)

煤炭企業(yè)要加強(qiáng)檔案宣傳工作，充分展示檔案工作在企業(yè)改革和建設(shè)中的重要作用，提高全員的檔案意識(shí)，引導(dǎo)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員從思想上充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性和緊迫性。各基層企業(yè)應(yīng)該明確檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案工作的主管部門，設(shè)置具有獨(dú)立職能的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備具有專業(yè)技術(shù)知識(shí)和能力的專職檔案工作人員，注重提高檔案管理人員的工資待遇，并保持人員的相對(duì)穩(wěn)定，確保檔案工作的順利開展。

2.不斷加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

煤炭企業(yè)應(yīng)該積極創(chuàng)造條件，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，逐步培養(yǎng)一批具有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)、掌握現(xiàn)代知識(shí)和專業(yè)技能、政治素質(zhì)較好的檔案工作專家隊(duì)伍。建立企業(yè)檔案專家人才庫，為組織開展項(xiàng)目檔案驗(yàn)收、專題培訓(xùn)、編研利用提供智力支持。要根據(jù)國家檔案局的有關(guān)要求，積極研究煤炭企業(yè)檔案專業(yè)職稱評(píng)定的途徑、方法和程序，積極推進(jìn)檔案人員職稱評(píng)定工作。檔案管理人員要增強(qiáng)愛崗敬業(yè)意識(shí)，努力為企業(yè)各類人員提供熱情周到的服務(wù)，樹立檔案管理人員的良好形象。

3.主動(dòng)圍繞企業(yè)重點(diǎn)工作開展檔案管理工作

根據(jù)煤炭企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際情況，檔案管理部門和人員要圍繞企業(yè)中心工作和重點(diǎn)工作，大力開發(fā)檔案信息資源，采取多種形式，主動(dòng)收集和整理各類檔案信息，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行多角度、深層次的開發(fā)，編制有價(jià)值的檔案信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展提供檔案信息服務(wù)。要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)重大項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作，確保各類資料真實(shí)完整。積極開展檔案的整理工作，確保各類檔案編目準(zhǔn)確，家底清楚，整齊規(guī)范，查閱方便。積極采取有效措施，消滅積存、零散檔案未整理的現(xiàn)象。

4.積極推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化

煤礦企業(yè)要認(rèn)真貫徹落實(shí)國家檔案法等相關(guān)法律法規(guī)，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行修改、補(bǔ)充和完善，逐步建立起一套科學(xué)合理的檔案管理制度體系。要以各類檔案的完整收集、安全保管、有效利用為目標(biāo)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，研究制訂符合本企業(yè)特點(diǎn)的檔案分類、歸檔范圍和保管期限的相關(guān)制度體系。要加強(qiáng)對(duì)檔案的集中管理，改變檔案分散管理的局面，逐步建立檔案的集中統(tǒng)一的檔案管理體制，并相應(yīng)落實(shí)好檔案的集中管理工作。

5.積極推進(jìn)檔案管理工作信息化

煤礦企業(yè)應(yīng)該加大檔案工作信息化的投入力度，將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)整體規(guī)劃，同步規(guī)劃，分步實(shí)施，有效利用。要認(rèn)真貫徹落實(shí)國家檔案局、中央檔案館《關(guān)于貫徹落實(shí)〈電子文件管理暫行辦法〉的意見》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）的文件精神，結(jié)合煤炭企業(yè)各自實(shí)際，積極探索電子文檔管理的新模式，有重點(diǎn)、分階段地實(shí)施重要紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，逐步建立檔案數(shù)據(jù)庫，有效整合各類電子文件，促進(jìn)檔案管理工作逐步科學(xué)化、規(guī)范化和信息化。

（作者單位：山西省霍州煤電集團(tuán)公司檔案館）