科教興國是我國經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分，而高等學校是科教興國戰(zhàn)略實施的生力軍。承擔更多的國家重點科研任務(wù)和經(jīng)濟建設(shè)的重要項目是高等學校科研工作的重要方向。我校近年來承擔了很多國家科技攻關(guān)計劃項目、國家自然基金項目等重要科研項目。隨著研究項目數(shù)量不斷增多、層級的不斷升高。使得重要科研項目檔案的管理問題也越來越凸現(xiàn)出來。在很多人眼里高校重要科研項目檔案等同于一般的科研檔案，在管理工作中仍然按部就班，這勢必造成很多重要的文件、材料不歸檔、歸檔不完整、不規(guī)范。因此，研究分析高校重要科研項目檔案管理，對于提高高?？蒲袡n案整體管理水平、發(fā)揮科研項目檔案的利用價值、更好地為教學和科研服務(wù)有著積極的意義。本文擬從高校重要科研檔案的特殊性出發(fā)，談?wù)勅绾巫龊酶咝Ｖ匾蒲许椖繖n案的管理工作。

一、重要科研項目檔案概述

重要科研項目檔案是指國家各部門(國家科技主管部門除外)和省(自治區(qū)、直轄市)下達的科研項目以及一般的國際科技合作項目的檔案；獲得院、部、省(自治區(qū)、直轄市)級二等以下(含二等)科技成果獎的檔案；屬國家、國家科技主管部門、中國科學院下達的重要科研項目，因故中斷或終止，但在較長時期內(nèi)具有較高查考應(yīng)用及科學價值的檔案；其他有重要學術(shù)價值和歷史意義的課題檔案。它包括項目在籌劃、申請、立項、研究、驗收、鑒定等各個環(huán)節(jié)形成的文件材料，是保存?zhèn)洳榈囊晕淖?、圖表、聲像、實物等為載體的歷史的、原始的記錄。與普通科研項目相比，重要科研項目具有研究周期長（一般為4-5年），投資額大，參研單位多等特殊性。

二、重要科研項目檔案歸檔范圍的特殊性

不同于一般科研檔案歸檔只限于經(jīng)過鑒定的科研項目，對于通過驗收卻沒有經(jīng)過鑒定的重要科研項目也在歸檔之列。歸檔的文件除了項目研究準備階段、試驗階段和成果驗收階段形成的各種原始材料之外，還包括有大量在成果轉(zhuǎn)化、推廣過程中形成的原始材料；一些記錄技術(shù)核心及在科技開發(fā)、服務(wù)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓過程具有相當實用價值的材料；對于一些投資規(guī)模大，涉及面廣的項目往往還含有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、大型儀器設(shè)備的購置等內(nèi)容，所以產(chǎn)生的文件除科研技術(shù)資料外，還應(yīng)包括基建、設(shè)備采購等方面的文件、圖紙、電子文稿等。因此，重要科研項目文件的歸檔范圍實際包括課題準備階段、試驗階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果申報獎勵階段、成果推廣階段等各個環(huán)節(jié)所形成的有關(guān)文件，以及根據(jù)學科特點確定的研究試驗階段形成的對科學研究有長遠查考價值或作為研究結(jié)果依據(jù)的原始性課題文件均屬歸檔之列。另有一些獲得與科研課題預期目標不相符的結(jié)果，或因故中斷、終止、撤銷的科研課題文件也應(yīng)歸檔。所以重要科研項目檔案的歸檔范圍具有其特殊性。

三、重要科研項目檔案管理現(xiàn)狀

1、缺乏健全的規(guī)章制度 目前高校普遍存在科研檔案管理工作不規(guī)范，檔案部門、科研管理部門沒有建立健全科研檔案管理規(guī)章制度，缺乏對課題進行檢查、指導和約束機制，容易造成把關(guān)不嚴，出現(xiàn)歸檔文件材料不完整的現(xiàn)象，給今后工作留下隱患。

2、科研人員缺乏檔案意識 很多的項目研究人員缺乏檔案意識，不注意對項目各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的材料從頭至尾的進行收集積累，只注重結(jié)論性、成果性資料的積累，使最終的檔案材料成套性差。有的研究人員之間、協(xié)作單位之間由于科研成果的權(quán)屬、名次之爭，而引起爭原始材料爭報獎授功，而不愿把材料主動集中起來管理。造成歸檔不及時，材料不完整。

3、由于重要科研項目研究周期長、合作成員單位多，形成的原始材料種類繁雜、數(shù)目眾多，分支分塊。往往導致關(guān)鍵性技術(shù)資料少、原件少、系統(tǒng)性差，后期利用價值低。有些科研人員不愿將自已辛苦研制的有價值的材料歸入檔案內(nèi)，擔心放進檔案內(nèi)會輕而易舉地被別人得到；還有的科技人員有意將成果或課題的精華部分如配方、工藝、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、核心技術(shù)等據(jù)為己有，致使科研檔案缺乏核心內(nèi)容，其后果必然使其所交的技術(shù)文件缺乏核心內(nèi)容，給企業(yè)的利益帶來損害。

四、做好重要科研項目檔案管理工作的幾項措施

加強重點建設(shè)項目的檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用?？梢詮囊韵聨c出發(fā)：

1、加大宣傳力度，增強全員的檔案意識和法制觀念

高校教師、科研人員、檔案管理人員是決定高?？蒲袡n案是否完整的主要因素。因此，加大檔案工作的宣傳力度，提高廣大科研人員的檔案意識和法制觀念尤為重要。國家教育部2008年9月頒布的《高等學校檔案管理辦法》就明確規(guī)定：“高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有”。教師及科研人員應(yīng)該清楚地認識到，在從事研究活動中形成的、屬歸檔范圍的文件材料，雖然是自己勞動汗水的結(jié)晶，但是無權(quán)占為己有，這些材料是受檔案法保護的學校固有財產(chǎn)，必須保證其完整無缺，并按有關(guān)規(guī)定向檔案室移交。

2、建立健全科研檔案管理制度，實行規(guī)范化管理要保持重要科研檔案的系統(tǒng)性和完整性，必須建立和健全科研檔案管理制度，注重科學研究原始資料的收集與整理，實行規(guī)范化管理。依照《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)，制定各項科學研究檔案管理的規(guī)章制度。制度內(nèi)容包括科研項目從申報到結(jié)題過程材料的管理、明確檔案歸檔的操作方式，如項目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等。加強科研檔案的管理，規(guī)范管理程序，完善管理體制，實行規(guī)范化管理，使科研檔案管理工作規(guī)范統(tǒng)一，做到有章可循，保障檔案資料收集、整理、保管和查閱工作的規(guī)范化和制度化，保證科研檔案資料的系統(tǒng)性和連續(xù)性。

3、檔案材料分組分階段收集。重要科研項目獲獎成果最能反映一所高校的科研能力和科研水平。這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術(shù)、新創(chuàng)新的基礎(chǔ)。一個科研項目檔案作為記錄整個科研活動全過程的文件材料，雖然是在項目研究活動的最后完成，但作為項目檔案之中的每一份材料又恰是在研究過程中各個不同階段產(chǎn)生，即所謂檔案完成于項目研究之末，又形成于研究活動之中。因此，對重要科研項目應(yīng)從立項起就實行課題組預立卷歸檔。把項目檔案的形成、積累、歸檔工作具體納入到管理的各個環(huán)節(jié)、各個階段中去。利用各種行政、經(jīng)濟手段督促科研人員對所研究項目歸檔工作超前控制。最后再將每個階段產(chǎn)生的技術(shù)進步、最新成果、新立項的子課題分年度補充到科研檔案中去，以免遺漏。

4、檔案權(quán)屬提前約定?！陡叩葘W校檔案管理辦法》（2008年9月）明確規(guī)定：“高等學校與其他單位分工協(xié)作完成的項目，高校檔案機構(gòu)應(yīng)當至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)當將復制件送交高校檔案機構(gòu)保存。”此項規(guī)定明確了高校參與完成科研項目的檔案權(quán)屬。對于多協(xié)作單位聯(lián)合承接的科研課題，應(yīng)在協(xié)議、合同或委托書中明確，課題結(jié)束后檔案由課題承擔單位保存，并向課題下達單位提供課題成果性文件以及相關(guān)的檔案目錄。課題下達單位如需查閱有關(guān)該課題的文件時，課題承擔單位應(yīng)予提供方便。兩個或兩個以上單位協(xié)作的科研課題，由課題主持單位保存整套檔案；協(xié)作單位除保存與自己所承擔任務(wù)有關(guān)的原件外，應(yīng)將復制件送交主持單位保存。如確系涉及協(xié)作單位的合法權(quán)益，不能提供有關(guān)復制件，應(yīng)在協(xié)議、合同或委托書中明確，但協(xié)作單位應(yīng)將承擔任務(wù)的有關(guān)檔案目錄和檔號提供主持單位。主持單位對協(xié)作單位提交的檔案等負有保密責任。與國(境)外合作研究的科研課題，應(yīng)在協(xié)議、合同中明確課題文件的歸檔范圍，并規(guī)定原件的歸屬。

5、檔案管理工作人員多渠道、多形式進行項目檔案收集、整理、歸檔的指導工作。對于協(xié)作單位多的科研項目，根據(jù)各單位在研究期間形成的文書、原始記錄、試驗資料等進行規(guī)范整理。做好各類原始資料的收集、整理、編目、歸檔工作，構(gòu)建起分類科學、組卷合理、排列系統(tǒng)、查考便利的項目檔案管理服務(wù)體系。提高歸檔率、完整率和案卷合格率。才能使重要科研項目檔案的建檔工作步入到規(guī)范管理的軌道。

6、利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，開拓多元化利用渠道。科研檔案保管的目的是將死的檔案資料變成活的知識加以應(yīng)用，指導科研實踐活動，發(fā)揮更大的價值。我們可以利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，開拓多元化利用渠道。實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化：一是對已有檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；二是在學院尚未實現(xiàn)文檔一體化管理前，對電子檔案進行歸檔、整理，建成各類數(shù)據(jù)庫；三是對重要紙質(zhì)檔案，通過掃描、錄入等方式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。逐步實現(xiàn)科研檔案輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、電子歸檔，使科研檔案管理工作規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，從而提高重要科研檔案的利用率。

做好高校重要科研項目檔案管理工作，是一項功在當代、利在千秋的事業(yè)。因此，做好重要科研項目的檔案管理工作是高校檔案管理部門義不容辭的責任。

參考文獻：

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[4]農(nóng)燕玲.高?？蒲许椖繖n案管理研究[J].中國高校科技與產(chǎn)業(yè)化,2009.07.

（作者簡介：賀彩珍（1970.11）女，漢，陜西，本科，中級，青海大學醫(yī)學院。研究方向：文書檔案管理研究。）