鐘發(fā)勝

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校的辦學(xué)規(guī)模越來越大，傳統(tǒng)的收費(fèi)模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有的需要，為了與快節(jié)奏的現(xiàn)代化信息接軌，充分利用日益完善的銀行業(yè)務(wù)，結(jié)合信息技術(shù)，最大限度地減少收費(fèi)誤差，提高收費(fèi)效率，實(shí)現(xiàn)收費(fèi)信息的共享，及時為高校決策提供數(shù)據(jù)支持，所以研究廣東高校收費(fèi)電算化很有必要。

關(guān)鍵詞：廣東；高校；會計(jì)；電算化

中圖分類號：F235 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1673-291X（2012）15-0097-02

一、校銀通簡介

校銀通全稱為高效學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)（本文所指的校銀通主要是3.0版本）是一套專門面向?qū)W校的收費(fèi)管理軟件，采用高校通用的收費(fèi)業(yè)務(wù)流程，操作人性化、功能強(qiáng)大完善，具有很高的準(zhǔn)確性、穩(wěn)定性和安全性。該系統(tǒng)由廣州市科教電腦有限公司（SEC）研發(fā)，于2005年被列入國際火炬計(jì)劃項(xiàng)目、廣州市中小型企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新基金項(xiàng)目、廣東省省級重點(diǎn)新產(chǎn)品項(xiàng)目和天河區(qū)科技推廣項(xiàng)目。中山大學(xué)、華南理工大學(xué)、暨南大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣州美術(shù)學(xué)院、韶關(guān)學(xué)院等廣東省60多所高校廣泛使用。

二、校銀通運(yùn)行環(huán)境

1.硬件環(huán)境。系統(tǒng)服務(wù)器的CPU最低在P4、3G以上，內(nèi)存至少為1G，硬盤空間最低80G空間，同時需要配光驅(qū)、不間斷電源（UPS）?？蛻舳藙t最低配置在內(nèi)存在512M，硬盤空間為40G，同時還需要配置打印等輸出設(shè)備。

2.軟件環(huán)境。服務(wù)器操作系統(tǒng)一般建議用Windows 2000或XP，必須安裝SQL Server 2000 數(shù)據(jù)庫管理軟件及Microsoft Office 2003 辦公軟件，而客戶端則不需要安裝數(shù)據(jù)庫。

三、系統(tǒng)架構(gòu)及業(yè)務(wù)操作

（一）系統(tǒng)架構(gòu)

（二）業(yè)務(wù)操作

1.初始化設(shè)置。系統(tǒng)啟用之前，應(yīng)進(jìn)行一系列的初始化設(shè)置，如學(xué)生類型、學(xué)生狀態(tài)、部門檔案和收費(fèi)項(xiàng)目初始設(shè)置。一般部門檔案設(shè)置到而且只能設(shè)成四級，通用型的為院、系、專業(yè)、班級四級，當(dāng)然，也可以根據(jù)各高校自己的特點(diǎn)，而作相應(yīng)的修改；收費(fèi)初始設(shè)置應(yīng)包括收費(fèi)項(xiàng)目、收費(fèi)類別，收費(fèi)項(xiàng)目主要有學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、教材費(fèi)、網(wǎng)絡(luò)費(fèi)、校園一卡通、軍訓(xùn)費(fèi)、服裝費(fèi)、等級考試費(fèi)等，各高?？梢愿鶕?jù)自己的情況而進(jìn)行設(shè)置和修改，而收費(fèi)方式一般有現(xiàn)金、匯款、支票、銀行統(tǒng)一代扣。初始設(shè)置很重要，它將會影響以后收費(fèi)工作開展情況，如果沒有充分考慮好系統(tǒng)的布局，以后進(jìn)行調(diào)整的難度較大，有些基礎(chǔ)設(shè)置一旦設(shè)置完成，將無法再次修改，所以初始設(shè)置工作至關(guān)重要。

初始設(shè)置完成，將學(xué)生檔案錄入系統(tǒng)，可以一個一個學(xué)生進(jìn)行檔案的添加，也可以通過批量進(jìn)行導(dǎo)入，該系統(tǒng)支持Excel或DBF格式的文檔，按照系統(tǒng)所要求的格式調(diào)整好格式，批量導(dǎo)入，若導(dǎo)入的過程中出現(xiàn)錯誤，系統(tǒng)還會提示，可以將錯誤信息導(dǎo)出，以便于查找信息和信息的更正，提高了工作的效率。

2.日常業(yè)務(wù)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，95%的高校都通過和銀行合作，與銀行簽訂代收學(xué)生學(xué)費(fèi)等項(xiàng)目的協(xié)議，學(xué)生只要按照學(xué)校規(guī)定的時間、方式把錢匯入指定的賬號，通過銀行來進(jìn)行學(xué)費(fèi)等項(xiàng)目的代收，由銀行提供代收清單的紙質(zhì)和電子文檔（text、Excel），利用收費(fèi)導(dǎo)入功能，批量收費(fèi)，批量進(jìn)行收據(jù)的打印，以院、系、專業(yè)或班級為單位，下發(fā)學(xué)生注冊收據(jù)，極大地減少了收費(fèi)工作的中間環(huán)節(jié)，便于財(cái)務(wù)人員對收費(fèi)工作的核對和控制，極大地降低了錯誤率，節(jié)約了大量的時間，提高了工作的效率，更加避免了組織現(xiàn)場收費(fèi)工作而造成大量人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，而且，對現(xiàn)場收費(fèi)，財(cái)務(wù)人員很難對現(xiàn)場進(jìn)行很好的把握，增加了很多不確定的因素，人員的擁擠極易造成生命和財(cái)產(chǎn)的隱患，還增大了財(cái)務(wù)人員的核對工作量，往往因?yàn)闀r間緊迫、單據(jù)的龐大而造成出現(xiàn)一些人為性的差錯，而且很多差錯當(dāng)時沒有查對出來，一旦擱置了或順序被打亂，對以后的核對工作帶來極大的不便，降低了收費(fèi)工作的準(zhǔn)確性，高校的普遍規(guī)模較大，不利于推行收費(fèi)工作的電算化。

3.學(xué)年數(shù)據(jù)的結(jié)轉(zhuǎn)。每學(xué)年完成收費(fèi)工作后，通過數(shù)據(jù)處理，進(jìn)行學(xué)年數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)，結(jié)轉(zhuǎn)后進(jìn)行存檔管理，用專人負(fù)責(zé)保管，便于以后的查找和復(fù)核。結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)后，進(jìn)行新學(xué)年的收費(fèi)工作，學(xué)生檔案不需要再次導(dǎo)入，只有新增人員才需要進(jìn)行部門檔案設(shè)置、人員的導(dǎo)入，其他的操作可以根據(jù)系統(tǒng)初始化的操作進(jìn)行，形成工作的承前啟后，也節(jié)約了收費(fèi)工作的時間和精力。

四、校銀通系統(tǒng)、操作存在的問題及建議

1.系統(tǒng)在進(jìn)行注冊，生成注冊文件的時候，由于計(jì)算機(jī)處理技術(shù)和文件編碼處理的問題，經(jīng)常出現(xiàn)注冊的文件發(fā)回給用戶使用的時候不成功，有時候反復(fù)幾次嘗試方能成功，所以對使用用戶來說，帶來了很多不便，特別遇到緊急的時候，很容易造成混亂，影響正常的收費(fèi)工作。

2.系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行學(xué)年結(jié)轉(zhuǎn)后，以前年度欠費(fèi)的信息不能自動結(jié)轉(zhuǎn)到新的學(xué)年度，而是繼續(xù)停留在上學(xué)年度內(nèi)，所以極易引起忽略而遺漏，給學(xué)校帶來損失，同時也不利于催繳學(xué)費(fèi)的工作。

3.系統(tǒng)內(nèi)的學(xué)生信息經(jīng)常滯后，不能對學(xué)生在校人數(shù)進(jìn)行很準(zhǔn)確的把握和統(tǒng)計(jì)，造成人員的遺漏，學(xué)生就不需要繳納學(xué)費(fèi)而依然享受學(xué)習(xí)，留下可趁之機(jī)。

4.系統(tǒng)服務(wù)本身安全問題，沒有及時對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，一旦大批量進(jìn)行數(shù)據(jù)的操作而因?yàn)閿?shù)據(jù)的錯誤，將會帶來不可預(yù)測的影響。

5.對服務(wù)器的管理、存放、授權(quán)操作等安全的問題也極易被容易忽略等。

針對以上存在的問題，建議由設(shè)計(jì)公司對該系統(tǒng)的注冊方法進(jìn)行改進(jìn)，可以將使用用戶的信息進(jìn)行加密存放，利用加密狗或其他可以移動介質(zhì)，即插即用，或通過提高加密、驗(yàn)證技術(shù)，改進(jìn)驗(yàn)證設(shè)備，減少因?yàn)樽晕募?jīng)常不成功而給用戶帶來不必要的麻煩，軟件的設(shè)計(jì)以用戶的需求為導(dǎo)向，定期為用戶進(jìn)行更新、升級和維護(hù)，做好售后服務(wù)。對于操作本身的安全，應(yīng)該加強(qiáng)系統(tǒng)安全的教育，定期進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份，特別進(jìn)行大批量的數(shù)據(jù)操作，一定要備份，不然因?yàn)椴僮鞯氖д`而造成數(shù)據(jù)的有誤，造成巨大的損失，后果將不堪設(shè)想，系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)一定要保證及時準(zhǔn)確，加強(qiáng)和學(xué)校學(xué)籍管理部門進(jìn)行信息的交流和溝通，定期或不定期進(jìn)行核對，確保學(xué)生信息的變更能夠及時掌握，保證數(shù)據(jù)的及時性和有效性。對系統(tǒng)的操作，建議由專業(yè)人員進(jìn)行，包括服務(wù)器、軟件的安全和管理熟悉，這樣從源頭上保證了收費(fèi)工作的正常進(jìn)行。

五、推行收費(fèi)工作電算化的意義

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和校園網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的全面實(shí)施，收費(fèi)工作的電算化已成為眾多高校的迫切要求，通過推行收費(fèi)工作的電算化，能夠?qū)⒇?cái)務(wù)人員從繁雜的收費(fèi)工作中解脫出來，也能夠完成大批量的學(xué)生管理和收費(fèi)工作，大大地減少了收費(fèi)人員的精力和時間，極大地提高了收費(fèi)工作的效率，同時又能及時而又詳細(xì)地了解每個學(xué)生繳費(fèi)情況，為信息相關(guān)使用部門及時提供決策和支持。