吳婷

【摘要】 隨著電子商務(wù)的發(fā)展和企業(yè)管理手段的信息化，會計憑證出現(xiàn)無紙化的趨勢。會計憑證無紙化對于提高會計核算效率、加強企業(yè)管理、促進低碳辦公有重要意義，但目前會計憑證無紙化的實現(xiàn)還存在著諸多障礙。文章通過分析這些障礙提出了解決建議，以促進會計憑證無紙化的實現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】 會計憑證無紙化； 會計核算； 真實性； 保密安全性； 標(biāo)準(zhǔn)化； 檔案管理

一、會計憑證無紙化的發(fā)展背景

（一）電子商務(wù)快速發(fā)展催生了大量電子憑證

據(jù)統(tǒng)計，2010年我國電子商務(wù)全年交易規(guī)模達4.8萬億元，同比增長33.5%。其中，企業(yè)間（B2B）交易額達到3.8萬億元，網(wǎng)上零售交易額達到5 231億元，連續(xù)三年同比增長超過100%。電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，帶動了相關(guān)產(chǎn)業(yè)快速增長。2011年12月1日，《電子商務(wù)“十二五”發(fā)展規(guī)劃》出臺，該規(guī)劃明確提出電子商務(wù)“十二五”發(fā)展的總體目標(biāo)，即到2015年，電子商務(wù)進一步普及深化，對國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的貢獻顯著提高。由此可見，電子商務(wù)在未來五年將獲得更快發(fā)展。電子商務(wù)的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)的交易方式，催生了大量電子原始憑證，如網(wǎng)上交易形成的電子訂單、電子提單、電子結(jié)算單據(jù)等，無紙化趨勢非常明顯。

（二）企業(yè)管理手段日趨信息化使會計憑證無紙化成為可能

企業(yè)信息管理日趨“無紙化”、“自動化”和“智能化”，將企業(yè)的生產(chǎn)、財務(wù)、銷售、工程技術(shù)、采購等各個子系統(tǒng)整合成一體化的系統(tǒng)。企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，通過信息系統(tǒng)準(zhǔn)確和及時地傳遞、加工、匯總信息，使得企業(yè)整體效率大大提高。從會計角度來看，核算所需要的原始憑證通過網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)可以直接從企業(yè)內(nèi)部或外部獲取，再借助應(yīng)用程序自動生成記賬憑證，并自動記入賬簿，最后生成報表。實際上，早在原始憑證無紙化成為趨勢前，記賬憑證的無紙化實現(xiàn)的技術(shù)條件早已具備，只要實現(xiàn)會計電算化，就可以實現(xiàn)記賬憑證無紙化了。

（三）會計憑證無紙化的發(fā)展現(xiàn)狀

雖然會計憑證無紙化趨勢越來越明顯，但紙質(zhì)的會計憑證也同時存在。對大多數(shù)企業(yè)而言，電子憑證只是紙質(zhì)憑證的后備，這直接導(dǎo)致了記賬憑證無紙化無法真正實現(xiàn)。會計核算中，必須將電子憑證打印出來，再像處理紙質(zhì)原始憑證那樣完成簽字、蓋章的程序，與打印出來的記賬憑證一起作為會計檔案保存。這種“有字為據(jù)”的傳統(tǒng)會計核算思想，弊端有三：一是沒有充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，強求一式多聯(lián)的原始憑證，其實這些反映業(yè)務(wù)活動的原始數(shù)據(jù)，早已分別存儲在企業(yè)信息化系統(tǒng)中的各子系統(tǒng)中，從而制約著企業(yè)會計核算和辦公效率的提高；二是人為增加會計核算成本，要求打印記賬憑證和一式多聯(lián)的原始憑證并存檔保管，浪費了紙張、油墨、打印機、電力、人力，不符合低碳辦公的環(huán)保理念；三是反映的信息量少，只反映用貨幣計量的經(jīng)濟信息，而通過網(wǎng)絡(luò)和自動化信息管理系統(tǒng)可獲取的不僅是單純的會計數(shù)據(jù)。

二、會計憑證無紙化實現(xiàn)的障礙

（一）會計憑證的真實性無法保障

電子商務(wù)催生的大量電子原始憑證，企業(yè)信息集成系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)使電子符號代替了傳統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)，磁介質(zhì)、光電介質(zhì)代替了紙介質(zhì)，會計信息通過數(shù)據(jù)庫或網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行傳遞，這種信息傳遞的無紙化雖可以回避一些由于人為原因?qū)е碌臅嬓畔⑹д鎲栴}，但由于Internet本身的開放性和本身資源的缺乏，電子原始憑證、記賬憑證仍可能被隨意修改而不留痕跡，使會計憑證的真實性無法得到保障。例如內(nèi)部人員可能會對原始會計信息進行非法篡改或泄密，造成會計信息在傳遞之前是虛假的；另外在網(wǎng)絡(luò)傳遞的過程中，也有可能被網(wǎng)絡(luò)黑客或競爭對手非法截取或惡意修改，使會計信息在傳遞過程中失真，而且由于缺乏有效的確認標(biāo)志，信息的發(fā)送方也會擔(dān)心所傳遞信息能否被接收方正確識別并下載。

（二）會計憑證的保密安全性受到威脅

企業(yè)的管理信息、會計信息涉及許多商業(yè)機密，在電子化會計憑證生成、審核、入賬、歸檔、保管的過程中，任何環(huán)節(jié)的內(nèi)控失效都會造成泄密，輕則會計信息滅失或失真，重則泄露企業(yè)的核心機密，損失不可估量。例如：會計憑證無紙化環(huán)境下，各種會計信息主要依靠自動化集成系統(tǒng)生成，這種功能往往很集中，自然或人為的微小差錯和干擾，會對數(shù)據(jù)造成重大影響，而且數(shù)據(jù)的處理要依賴計算機軟硬件完成，一旦計算機軟硬件出現(xiàn)問題，如火災(zāi)、水災(zāi)、灰塵甚至病毒都會對計算機軟硬件造成損壞，嚴(yán)重的會造成系統(tǒng)故障乃至崩潰，會計憑證的安全性堪虞。因為企業(yè)需要利用網(wǎng)絡(luò)來尋找潛在的合作伙伴，完成交易，所以這些無紙化的會計憑證信息通過網(wǎng)絡(luò)與企業(yè)外部聯(lián)接，加密手段的失效、未授權(quán)人員的非法入侵或者病毒的感染都可能無法保證會計憑證的保密性。

（三）原始憑證的內(nèi)容沒有標(biāo)準(zhǔn)化

原始憑證是會計核算的起點，企業(yè)的日常經(jīng)營管理過程中涉及的原始憑證是電子與紙質(zhì)形式并存，雖然其內(nèi)容構(gòu)成基本一致，但因其內(nèi)容沒有標(biāo)準(zhǔn)化，在入賬前需要經(jīng)過人工審核，據(jù)以確定正確的借貸科目和金額，這一方面使會計信息系統(tǒng)的記賬憑證和原始憑證之間的監(jiān)控難以達到高效，另一方面也使會計人員無法從機械地錄入記賬憑證的工作中脫身，使會計憑證無紙化無法真正實現(xiàn)，會計核算效率難以獲得更大的提高。

（四）會計檔案的保管發(fā)生問題

無紙化會計憑證形成的電子檔案，不必像紙質(zhì)檔案一樣，完成整理、裝訂、登記、上架等諸多歸檔程序，只需整理保存即可，歸檔比紙質(zhì)檔案更為便捷。但從檔案保管的角度看，會計憑證無紙化后，會計檔案的載體由紙介質(zhì)過渡到磁介質(zhì)、光電介質(zhì)，除了保密性、安全性的問題外，這些介質(zhì)的保存要求較高，會受到外界環(huán)境因素的影響，數(shù)據(jù)容易丟失；另外企業(yè)信息化管理系統(tǒng)不斷升級，從單機版、局域網(wǎng)版財務(wù)軟件升級到網(wǎng)絡(luò)版的高度集成管理信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)接口會發(fā)生變化，數(shù)據(jù)庫加密方式也會不同，現(xiàn)行的管理信息系統(tǒng)不一定兼容以前版本的或其他開發(fā)商的管理軟件，導(dǎo)致以前的會計信息無法及時錄入現(xiàn)行的信息系統(tǒng)，而隔代保存的會計檔案更無法兼容。因此，以前的會計憑證在現(xiàn)行系統(tǒng)中可能無法查詢，即會計檔案面臨不完整和失效的風(fēng)險。

三、會計憑證無紙化實現(xiàn)的對策

（一）加強對無紙化原始憑證的審核

無紙化的原始憑證之所以難以成為一種真正有效的原始憑證，最主要的原因就在于人們對其真實性存在諸多疑慮，因此要實現(xiàn)會計憑證無紙化，最重要的是加強對無紙化原始憑證的審核。

1.對經(jīng)濟內(nèi)容的審核

無論何種介質(zhì)，憑證經(jīng)濟內(nèi)容的審核都是重點，而且要點相同，即關(guān)注該憑證是否真實、完整反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全貌，憑證要素是否齊全、正確。在對經(jīng)濟內(nèi)容審核的過程中要注意以下幾點：（1）不同經(jīng)濟業(yè)務(wù)使用的無紙化原始憑證的格式不同，例如運輸業(yè)的電子客票、零售業(yè)的電子發(fā)票、服務(wù)業(yè)的電子發(fā)票、網(wǎng)上銀行的電子支票等都不一樣；（2）由于無紙化原始憑證的內(nèi)容與載體是相分離的，而且其內(nèi)容相對于紙質(zhì)原始憑證來說更容易篡改，因此要從管理和技術(shù)手段等方面加強對其真實性的審核。例如關(guān)注原始憑證生成的系統(tǒng)環(huán)境的安全性、內(nèi)控的有效性、電子簽名的真實性。

2.對無紙化原始憑證生效要素的審核

主要是對無紙化原始憑證的完整性和身份確定性的審核。審核完整性可以利用計算機應(yīng)用程序?qū)﹄娮釉紤{證的各個要素進行分類搜索，自動查出內(nèi)容不合格的項目。身份確定性就是對發(fā)送方的身份進行審核，確定憑證是否由發(fā)送方發(fā)出，這是無紙化原始憑證審核的核心環(huán)節(jié)，主要是通過對電子簽名的審核進行，從技術(shù)上來看，可以借助計算機和第三方認證機構(gòu)來完成，第三方認證機構(gòu)獨立于簽名人和依賴方，通過審核交易雙方的身份，核發(fā)數(shù)字證書，通過技術(shù)手段，保證交易雙方身份的確認、交易數(shù)據(jù)的保密和完整性，非?？煽亢捅憬?。

（二）加強對無紙化會計憑證的安全防護

無紙化會計憑證的形成、傳遞、接收、審核是在一個較為開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中進行的，如果沒有專門的安全防護措施，信息就很容易被截留、竊取、篡改。因此使無紙化的會計憑證的使用、傳遞和傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計憑證一樣安全可靠是會計憑證無紙化實現(xiàn)的關(guān)鍵。

1.加強對無紙化會計憑證的技術(shù)管理

給計算機系統(tǒng)加上電磁屏蔽，防電磁輻射和干擾，采取防火墻預(yù)防病毒，開啟殺毒應(yīng)用程序的實施監(jiān)控功能，及時清除已感染的數(shù)據(jù)文件，在會計憑證形成和傳輸?shù)倪^程中運用數(shù)據(jù)的加密技術(shù)防止泄密。

2.健全會計憑證的內(nèi)部控制

建立健全計算機機房管理制度，如防水、防火、防盜、防鼠蟲等措施；限制非授權(quán)人員接近計算機等主要設(shè)備和檔案，如可采取把守重要通道或電子鎖、指紋核對、用計算機控制進出并記錄進出人員姓名和時間等防范措施，在信息管理系統(tǒng)中運行數(shù)據(jù)防護功能，調(diào)用文件時登錄用戶名、密碼，并自動記錄日期、使用方式和使用結(jié)果，修改數(shù)據(jù)和文件也是如此，還要登錄備案。當(dāng)有非授權(quán)用戶企圖登錄或口令錯誤超過限額，系統(tǒng)會鎖定，凍結(jié)此用戶標(biāo)識，記錄有關(guān)情況并報警。

（三）原始憑證內(nèi)容實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

從現(xiàn)有情況看，原始憑證的無紙化無疑是既定的事實，要想提高會計核算的效率，還應(yīng)實現(xiàn)記賬憑證的無紙化，這不僅指記賬憑證不由手工形成紙質(zhì)文檔，更關(guān)鍵是指其形成能否通過計算機自動生成。這要求無紙化原始憑證的內(nèi)容須實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容可以任意變換載體，用任意符合標(biāo)準(zhǔn)的軟件就可讀取內(nèi)容而不需要人工干預(yù)，實現(xiàn)了原始憑證到記賬憑證的自動傳遞，而不再要用鍵盤輸入憑證。

現(xiàn)有的技術(shù)條件中，條碼技術(shù)可以采集和錄入標(biāo)準(zhǔn)化的原始會計信息，如單位名稱、商品名稱、金額、交易日期等；射頻技術(shù)可以用來識別無紙化原始憑證指導(dǎo)信息，通過掃描器和接收器形成射頻標(biāo)簽，再通過閱讀器讀取射頻標(biāo)簽獲取標(biāo)準(zhǔn)化的會計信息；電子數(shù)據(jù)交換技術(shù)則可以實現(xiàn)原始數(shù)據(jù)在不同部門或不同權(quán)限會計人員中的傳遞；對于剩余的實在無法通過這些技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化的紙質(zhì)原始憑證則可以運用影像和掃描技術(shù)使原始憑證實現(xiàn)無紙化，存入計算機內(nèi)的原始憑證數(shù)據(jù)庫，為記賬憑證的生成提供直接依據(jù)。

（四）加強對會計檔案的保管

1.加強會計檔案的安全管理

一是通過技術(shù)手段加強會計檔案的安全管理，如加密、防火墻、授權(quán)、殺毒等，防止非法訪問和病毒入侵；二是做好備份，對此，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中有明確的指導(dǎo)：“把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存，對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。”

2.采用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換接口

為使不同開發(fā)商的軟件產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)能夠兼容，便于財務(wù)軟件或管理軟件升級，同時確保通過網(wǎng)絡(luò)傳遞的數(shù)據(jù)、報表在銀行、稅務(wù)機關(guān)、財政部門相互兼容，必須使用標(biāo)準(zhǔn)化的信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換接口，保證會計檔案存儲形式的連續(xù)性和一致性，解決不同時期形成的會計憑證無法兼容的問題，最大程度地降低會計信息不完整和失效的風(fēng)險。

3.采用“雙軌式”的會計檔案管理模式

因為紙質(zhì)的會計憑證與電子會計憑證將在很長時期內(nèi)并存，因此，一方面要通過多種技術(shù)手段形成完整的會計憑證電子檔案，通過磁介質(zhì)或光電介質(zhì)妥善保管；另一方面也打印成紙質(zhì)檔案，便于長期保存或在計算機硬件或軟件出現(xiàn)故障時作補救之用。此過程中要注意“雙軌”之間最好建立通道，有統(tǒng)一的鑒別標(biāo)識，可以從一種檔案找到另一種檔案，但從長遠來看，會計檔案管理將從“雙軌式”模式逐漸向“電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔”的方向發(fā)展。

【參考文獻】

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