邱云貞

摘要： 高校教學(xué)檔案作為高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，是反映和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，對(duì)高校教學(xué)工作的可持續(xù)發(fā)展起著重大作用。但是，教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)，歸檔材料不完整的現(xiàn)象嚴(yán)重制約了高校教學(xué)檔案的質(zhì)量和日后的利用。本文針對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題，從轉(zhuǎn)變思想增強(qiáng)歸檔意識(shí)、加大硬件設(shè)施的投入力度、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理制度的建設(shè)、提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)等方面闡述了如何加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞： 高校教學(xué)檔案管理工作

檔案是歷史的真實(shí)記錄，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的紐帶，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著不可替代的作用。而教學(xué)檔案則是學(xué)校教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理工作狀態(tài)的真實(shí)記載，是反映和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)，也是一所學(xué)校校風(fēng)、學(xué)風(fēng)的物化反映。

一、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的必要性

凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學(xué)檔案。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分。而二級(jí)學(xué)院是學(xué)校承擔(dān)教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的基本單位，因此科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案管理將有效提高整個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理水平，對(duì)規(guī)范學(xué)校教學(xué)工作的秩序也有著十分重要的意義。但在實(shí)際教學(xué)管理工作中，人們往往忽視了對(duì)教學(xué)檔案的收集、整理，致使教學(xué)檔案歸檔不及時(shí)，歸檔材料不完整的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。從而導(dǎo)致教學(xué)檔案不能全面地反映教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)和教學(xué)管理工作的全貌，嚴(yán)重影響了高校教學(xué)檔案的質(zhì)量和日后的利用，甚至影響了學(xué)校的發(fā)展。有的高校曾因教學(xué)檔案不全而嚴(yán)重影響了教學(xué)評(píng)估的質(zhì)量。因此，如何加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作就顯得尤為重要。

二、高校教學(xué)檔案管理中出現(xiàn)的問題

現(xiàn)階段不少高校把管理工作的重心放在教學(xué)和科研等日常事務(wù)上面，缺乏對(duì)教學(xué)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，甚至不少人只是把教學(xué)檔案管理工作當(dāng)成可有可無的輔助性工作，致使教學(xué)檔案管理領(lǐng)域存在這樣那樣的問題。

1.教學(xué)人員歸檔意識(shí)差。

近年來由于高校普遍比較重視科研成果，導(dǎo)致不少教學(xué)人員在工作過程中，錯(cuò)誤地形成了重科研、輕教學(xué)的風(fēng)氣。他們?cè)诠ぷ鬟^程中，把主要精力都放在科研上，而忽略了教學(xué)檔案資料的收集和整理。有些教學(xué)人員認(rèn)為材料歸檔是可有可無的工作，因而對(duì)教學(xué)檔案資料不加收集和整理。還有一些教學(xué)人員認(rèn)為個(gè)人的教學(xué)論文、論著、教學(xué)獲獎(jiǎng)等是個(gè)人成果，與學(xué)校無關(guān)，因此不愿意上交，以致上交歸檔材料不及時(shí)，歸檔材料不全，最終導(dǎo)致材料的缺失，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。

2.管理?xiàng)l件差、設(shè)備落后。

由于不少高校只重視科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)的管理工作，而對(duì)檔案管理工作重視不夠，因而高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，檔案管理?xiàng)l件差、管理設(shè)備落后。很多獲獎(jiǎng)材料原件只有一份，歸到檔案館的只有復(fù)印件，有的甚至連復(fù)印件都沒有，從而降低了檔案利用價(jià)值。至于那些報(bào)獎(jiǎng)用的教學(xué)成果材料，現(xiàn)階段歸檔的大多也都是紙質(zhì)材料，與紙質(zhì)材料配套的電子文檔較少。特別是隨著信息化的發(fā)展，電腦、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)缺乏，使得無法通過網(wǎng)絡(luò)查找，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案查找利用的效率，滿足不了日常教學(xué)檔案使用的需求。

3.檔案管理制度不健全。

目前大多數(shù)高校雖然制定了教學(xué)檔案歸檔辦法，但沒有建立健全的檔案管理規(guī)章制度。制度不夠完善合理，管理不夠全面，致使部分教學(xué)管理人員不按照工作流程認(rèn)真收集和分類整理應(yīng)歸檔材料，所有材料不加整理就全部交給檔案人員。這就容易造成檔案分類不清、歸檔不全，缺乏系統(tǒng)性和完整性，從而降低了教學(xué)檔案的利用價(jià)值。

4.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

不少高校都存在檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高的現(xiàn)象，具體表現(xiàn)在三個(gè)方面：一是缺乏專門的教學(xué)檔案管理人員，不少高校的教學(xué)檔案管理人員都是教學(xué)秘書兼職，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)；二是對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，只把教學(xué)檔案工作當(dāng)做一件附屬的工作，缺乏積極性和主動(dòng)性；三是計(jì)算機(jī)水平不高、實(shí)際操作能力不強(qiáng)。尤其是近幾年因高校評(píng)估在引進(jìn)人才的同時(shí)，也調(diào)進(jìn)了不少家屬，這些家屬隊(duì)伍大多都被安排做了教學(xué)秘書。他（她）們沒有經(jīng)過任何的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就直接上崗，不可能在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)檔案管理工作。

三、如何加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作

為全面地反映教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的全貌，提高整個(gè)學(xué)院的教學(xué)管理水平，我們必須要從以下幾方面入手加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作。

1.轉(zhuǎn)變思想增強(qiáng)歸檔意識(shí)。

從思想上重視教學(xué)檔案管理，這包括轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)觀念。我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案不規(guī)范的首要原因是重視不夠，因此首先要在全校范圍內(nèi)開展強(qiáng)化檔案意識(shí)的宣傳教育工作，使全校師生員工充分認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案管理工作的重要性和必要性。認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案對(duì)于正確評(píng)估辦學(xué)水平，研究教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，都具有十分重要的作用。其次是要加強(qiáng)與教學(xué)人員的協(xié)調(diào)和溝通，讓教學(xué)人員進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到材料的形成、積累、整理、歸檔是教學(xué)活動(dòng)必不可少的環(huán)節(jié)，是教學(xué)人員不可推卸的責(zé)任。最后是強(qiáng)化教學(xué)檔案管理員的服務(wù)意識(shí)。設(shè)法消除教學(xué)人員利用檔案不便的后顧之憂，調(diào)動(dòng)其歸檔的積極性，使他們能互相協(xié)作、努力配合，適時(shí)、主動(dòng)地報(bào)送教學(xué)材料和教學(xué)成果。同時(shí)檔案管理人員也應(yīng)改被動(dòng)為主動(dòng)，積極協(xié)助、指導(dǎo)教學(xué)人員做好教學(xué)材料的歸檔等工作。從而改變教學(xué)檔案工作滯后于教學(xué)工作的局面，推動(dòng)高校教學(xué)檔案管理工作的開展。

2.加大硬件設(shè)施的投入力度。

以往傳統(tǒng)的對(duì)教學(xué)檔案管理的方法不外乎是對(duì)其文章資料進(jìn)行紙張式的保存，但隨著信息時(shí)代的到來，教學(xué)檔案管理也必須走上信息化管理的道路，以促進(jìn)高校的教學(xué)工作高效進(jìn)行。因此學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要從人力、物力、財(cái)力等方面對(duì)教學(xué)檔案管理工作予以支持，加大對(duì)檔案室硬件設(shè)施的投入力度，建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案管理機(jī)構(gòu)。妥善解決檔案的安全問題。增設(shè)電腦、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)及掃描儀、復(fù)印機(jī)、縮微設(shè)備等，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)由原來依靠手工查找到計(jì)算機(jī)智能檢索的轉(zhuǎn)變，提高檔案查找的速度，從而極大的提升檔案的管理水平及查找效率。

3.加強(qiáng)教學(xué)檔案管理制度的建設(shè)。

有效的管理工作需要工作制度作保障，而健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規(guī)范化的關(guān)鍵。所以加強(qiáng)教學(xué)檔案管理制度的建設(shè)是必不可少的。具體可從以下三個(gè)方面入手：一是根據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)和有關(guān)檔案管理規(guī)定，結(jié)合高校實(shí)際，從教學(xué)檔案的收集、歸檔、保管、利用等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。二是結(jié)合高校實(shí)際制定完善的教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)辦法，鼓勵(lì)廣大教學(xué)人員及時(shí)把自己的教學(xué)成果報(bào)到教學(xué)檔案管理部門。三是制定各級(jí)檔案管理人員的崗位職責(zé)與獎(jiǎng)勵(lì)制度，提高檔案人員的歸檔意識(shí)。完善的規(guī)章制度必會(huì)提高廣大教學(xué)人員的存檔意識(shí)，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作朝著制度化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

4.提高教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)。

檔案管理的科學(xué)性取決于檔案管理人員的管理水平，而檔案管理人員的整體素質(zhì)又制約著檔案管理人員的管理水平。因此提高教學(xué)檔案管理人員整體素質(zhì)是做好教學(xué)檔案管理工作的前提。這就要求檔案管理工作者不僅要具備檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，還要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以及現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用能力和信息加工處理能力。尤其是近幾年因高校評(píng)估在引進(jìn)人才的同時(shí)，也調(diào)進(jìn)了不少家屬，這些家屬大多被安排做了教學(xué)秘書，他（她）們本身的業(yè)務(wù)素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平參差不齊，又沒經(jīng)過任何的業(yè)務(wù)培訓(xùn)就直接上崗，不可能在短時(shí)間內(nèi)適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)檔案管理工作。因此，檔案管理部門尤其應(yīng)注重加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)，定期組織他們參加業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員及時(shí)掌握新形勢(shì)下檔案管理的規(guī)范程序；檔案管理人員也應(yīng)主動(dòng)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，適應(yīng)信息化社會(huì)對(duì)檔案管理人員的要求。并根據(jù)本校的實(shí)際，深入研究，摸索出一套行之有效的教學(xué)檔案開發(fā)利用程序，推動(dòng)高校教學(xué)檔案管理工作的開展，以便更好地發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。

四、結(jié)語

加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作是強(qiáng)化教學(xué)管理的需要，也是提高教學(xué)質(zhì)量的需要。我們必須與時(shí)俱進(jìn)，從思想上提高認(rèn)識(shí)、增強(qiáng)歸檔意識(shí)，加大硬件設(shè)施的投入力度，從制度上加強(qiáng)建設(shè)，規(guī)范管理，才能避免出現(xiàn)以上檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。從而使教學(xué)檔案在推動(dòng)教學(xué)發(fā)展、提高教學(xué)質(zhì)量等方面發(fā)揮更大的作用。

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