李寶華

【摘要】 企業(yè)差旅費(fèi)是企業(yè)的一項(xiàng)重要支出，已經(jīng)高居企業(yè)日常開支第二位。多數(shù)企業(yè)采用的實(shí)報(bào)實(shí)銷制和費(fèi)用包干制在實(shí)際運(yùn)用過程中均存在一些不足。如何加強(qiáng)差旅費(fèi)管理，控制支出，提高效率，已成為提高企業(yè)管理水平的一個重要課題。作者根據(jù)多年財(cái)務(wù)管理工作經(jīng)驗(yàn)，提出兩種加強(qiáng)企業(yè)差旅費(fèi)管理的方案：一是從內(nèi)部著手，改變管理方式；二是引入專業(yè)差旅管理公司，達(dá)到資金使用效率的最大化和員工工作效率的最大化。

【關(guān)鍵詞】 實(shí)報(bào)實(shí)銷； 費(fèi)用包干； 差旅管理

企業(yè)差旅費(fèi)是指企業(yè)職工因公出差而產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)和差旅費(fèi)補(bǔ)貼等費(fèi)用。差旅費(fèi)是企業(yè)一項(xiàng)重要的經(jīng)常性支出項(xiàng)目，美國運(yùn)通公司在其公布的一份調(diào)查報(bào)告中指出：差旅費(fèi)用已經(jīng)高居企業(yè)日常開支第二位，占到企業(yè)運(yùn)營成本的35%，僅次于人工成本。以焦煤銷售公司為例：2010年可控銷售費(fèi)用支出4 127萬元，其中差旅費(fèi)支出1 456.43萬元，占35.29%；2011年可控銷售費(fèi)用支出5 410.06萬元，其中差旅費(fèi)支出 1 119.97萬元，占20.7%。因此，如何管好用好差旅費(fèi)，既要降低差旅成本又能提高工作效率就成了擺在公司管理人員和財(cái)務(wù)人員面前的一個重要課題。

一、現(xiàn)行差旅費(fèi)管理辦法的不足

現(xiàn)在通行的差旅費(fèi)管理辦法通常有兩類，一為實(shí)報(bào)實(shí)銷制；二為費(fèi)用包干制。簡單講，兩者在實(shí)際操作過程中，都有著明顯的 不足。

實(shí)報(bào)實(shí)銷制，以實(shí)際發(fā)生費(fèi)用入賬。在實(shí)報(bào)實(shí)銷管理方式下，一是差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不一、員工出差選擇往往會就高不就低，費(fèi)用總額不易控制。尤其在商品經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，交通方式與住宿條件的選擇多種多樣，費(fèi)用支出參差不齊。僅以太原至北京的列車為例，即有特快、普快、動車、直達(dá)及快車可選擇；乘坐標(biāo)準(zhǔn)有硬臥、軟臥、高級軟臥、硬座、軟座之分；票價(jià)高者359元、373元，低者70元、73元。二是給部分人提供了虛開發(fā)票、多開發(fā)票作假套現(xiàn)的機(jī)會。

費(fèi)用包干制，即給定一個費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，總額包干、超支不補(bǔ)、節(jié)余歸己。費(fèi)用包干管理方式下，差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)單一，無法體現(xiàn)地域差異和物價(jià)變動的影響。還是以焦煤銷售公司為例，至今實(shí)行的仍為2004年集團(tuán)公司制定的差旅費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)：普通銷售人員住宿補(bǔ)助100元，伙食補(bǔ)助21元，市內(nèi)交通補(bǔ)助5元。無論在上海、北京還是在省內(nèi)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，8年來都一個標(biāo)準(zhǔn)，與現(xiàn)實(shí)實(shí)際情況相差甚遠(yuǎn)。費(fèi)用包干制對常規(guī)業(yè)務(wù)測算效果較好，對未知的突發(fā)事件則無法測算，這樣導(dǎo)致年初包干預(yù)算測算額度與實(shí)際情況會有很大的偏差。費(fèi)用包干額測算高了，容易形成公司小金庫和員工個人灰色收入；測算低了，又無法保證正常開展工作?？傤~包干，差旅費(fèi)使用部門為了來年的計(jì)劃著想，往往會花光吃盡，不留余地；超支不補(bǔ)，會導(dǎo)致為了控制支出而減少正常業(yè)務(wù)支出；節(jié)余歸己，有些人會產(chǎn)生把費(fèi)用當(dāng)成收入一部分的錯誤想法和做法：比如為多得補(bǔ)助拖延晚歸，找票套利；為節(jié)省住宿費(fèi)支出一人可完成的工作多人同行等，影響工作效率。

二、加強(qiáng)企業(yè)差旅費(fèi)管理的設(shè)想

針對以上兩種方法的不足，特提出以下兩種方案設(shè)想：

（一）從企業(yè)內(nèi)部著手，改變方式，加強(qiáng)管理

將企業(yè)內(nèi)部營銷業(yè)務(wù)部門與非營銷業(yè)務(wù)部門即營銷管理與服務(wù)部門分開，采用不同的差旅費(fèi)管理方法，區(qū)別對待。

1.針對奮戰(zhàn)在銷售一線，直接面對用戶的營銷業(yè)務(wù)部門，建議采取動態(tài)任務(wù)包干的方式，確定包干總額，并在包干總額額度內(nèi)，實(shí)報(bào)實(shí)銷。

采取動態(tài)任務(wù)包干，放棄過去的靜態(tài)總額包干，具體講就是費(fèi)用指標(biāo)與經(jīng)營任務(wù)、績效考核、用戶情況三者掛鉤。年初將年度經(jīng)營計(jì)劃、完成目標(biāo)及績效獎罰分解到戶，結(jié)合上年實(shí)際情況，按完成難易程度將用戶交叉捆綁成若干分項(xiàng)任務(wù)。以營銷部門內(nèi)自愿組成的銷售小組，或銷售人員個人為單位參與競標(biāo)，以費(fèi)用報(bào)價(jià)低、目標(biāo)任務(wù)優(yōu)者為勝。中標(biāo)者的差旅費(fèi)費(fèi)用報(bào)價(jià)即為該組或該人年度差旅費(fèi)包干總額指標(biāo)，在包干總額范圍內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷。

這種方法的優(yōu)點(diǎn)有：

一是費(fèi)用指標(biāo)與績效指標(biāo)掛鉤，有利于充分激發(fā)職工的工作主動性和積極性，變被動等任務(wù)為主動搶任務(wù)。費(fèi)用指標(biāo)與績效指標(biāo)掛鉤的同時，充分考慮用戶情況，避免以往單純只看結(jié)果，不考慮過程的弊端。比如同樣是鋼鐵廠，寶鋼和鞍鋼由于歷史和政策的原因，回款難易情況、回款質(zhì)量情況就有很大的不同，拋開企業(yè)具體實(shí)際只看指標(biāo)完成情況定績效，也是一種不公平。這樣三者結(jié)合，在績效考核方面更加公平、公正，將因客戶本身質(zhì)量原因?qū)冃Э己私Y(jié)果的影響降到很低的水平。大家起點(diǎn)盡量保持一致，“不輸在起跑線上”。

二是按任務(wù)完成難易程度將用戶資源捆綁打包，一方面避免了好用戶眾人哄搶，差用戶無人問津的局面；另一方面避免了指標(biāo)完成越容易越好，差旅費(fèi)指標(biāo)越高；指標(biāo)完成越困難，越需多跑才能解決的，差旅費(fèi)指標(biāo)反而越低的現(xiàn)象。

三是各中標(biāo)單位都是相對費(fèi)用報(bào)價(jià)低、任務(wù)目標(biāo)高的優(yōu)勝者。為了中標(biāo)，競標(biāo)者肯定會在能完成任務(wù)的前提下把費(fèi)用支出自覺控制到一個很低的水平。這樣通過任務(wù)競標(biāo)，有利于實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)的資金效率最大化，最大程度地減少浪費(fèi)；有利于實(shí)現(xiàn)營銷人員的工作效率最大化，最大程度地挖掘潛力。真正做到既節(jié)約又高效。

通過此方法，能有效杜絕人浮于事、混吃混喝的情況，使真正有能力的營銷人員脫穎而出，得到實(shí)惠，使企業(yè)在降低費(fèi)用的同時得到實(shí)效。

2.針對非營銷部門即營銷管理與營銷服務(wù)部門，建議采取規(guī)定上限，憑據(jù)報(bào)銷、過程控制的辦法。

取消單一差旅費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，只規(guī)定差旅費(fèi)補(bǔ)助上限，有利于員工根據(jù)個人和出差所在地情況自主選擇交通工具和住宿條件，而且包容性強(qiáng)，能有效解決單一指標(biāo)無法應(yīng)對的因社會發(fā)展水平差異造成的不同地區(qū)的物價(jià)差異問題。同時，規(guī)定上限，從總額上對差旅費(fèi)支出加以控制，關(guān)鍵還要加強(qiáng)過程控制，建立健全出差審批管理制度，嚴(yán)格控制出差人數(shù)和天數(shù)。

（二）引進(jìn)專業(yè)差旅管理公司

企業(yè)在差旅費(fèi)管理方面，除了加強(qiáng)自身能力，改進(jìn)方法外，筆者認(rèn)為還有一個切實(shí)可行、簡單高效的方法：引進(jìn)專業(yè)的差旅管理公司。

專業(yè)差旅管理，指企業(yè)對差旅活動進(jìn)行全程監(jiān)控，將自己的差旅費(fèi)用和管理全部外包給專業(yè)的管理公司，免去自己訂酒店，報(bào)銷、提款、買票所增加的管理成本，同時壓縮差旅費(fèi)用從而實(shí)現(xiàn)差旅成本節(jié)省和控制的目的。

通過專業(yè)的差旅公司對差旅費(fèi)進(jìn)行管理有以下幾個優(yōu)點(diǎn)：

一是差旅公司社會資源充沛，服務(wù)功能強(qiáng)大。以攜程公司為例，現(xiàn)在為國內(nèi)最大的酒店預(yù)訂平臺，會員酒店超過39 000家；通過攜程預(yù)訂機(jī)票每月200萬張。而且還提供國內(nèi)60多個城市市內(nèi)免費(fèi)送票，24小時全天候服務(wù)和更大的折扣。

二是實(shí)施差旅管理能優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部管理。差旅公司能根據(jù)企業(yè)的要求量身訂做適合本企業(yè)的個性化差旅費(fèi)管理模式，通過差旅公司管理，可以詳細(xì)紀(jì)錄員工每次差旅信息，事后還能提供豐富翔實(shí)的差旅費(fèi)用整合報(bào)告，整個差旅費(fèi)情況一目了然，使企業(yè)的管理更簡單、更有效。

三是通過差旅公司，能很好地協(xié)助企業(yè)進(jìn)行差旅費(fèi)管理。員工只需事先提供出差時間和目的地，差旅公司會按照公司的要求選擇適合的酒店和交通工具，事后由差旅公司進(jìn)行結(jié)算，財(cái)務(wù)部報(bào)賬報(bào)銷。員工基本上不用接觸現(xiàn)金，在很大程度上能夠避免虛開發(fā)票、增開發(fā)票等問題的發(fā)生。

通過差旅公司，可以大大降低企業(yè)管理人員和財(cái)務(wù)人員的工作強(qiáng)度。隨著差旅管理意識的加強(qiáng)，現(xiàn)在越來越多的企業(yè)開始委托專業(yè)差旅公司提供相關(guān)服務(wù)。例如中國目前最大的差旅管理公司攜程已為包括可口可樂、松下、寶鋼、三一重工、神州數(shù)碼、中國平安等在內(nèi)的數(shù)百家跨國公司和大型企業(yè)提供商旅管理服務(wù)。2011年《財(cái)富》“最受贊賞中國公司”大陸前10名企業(yè)，有8家已使用差旅管理服務(wù)。

需要提醒的是，無論企業(yè)用哪種方法來管理差旅費(fèi)，其目的并不是說要壓縮差旅費(fèi)費(fèi)用，要減少差旅業(yè)務(wù)支出，而是要堵塞漏洞、公平合理、提升費(fèi)用使用效率，以最小的差旅成本達(dá)到最大的企業(yè) 收益。