田志良

【摘 要】 科目匯總表是會計實踐和教學中很常用的重要工具，然而，它存在著匯總繁瑣、容易出錯、對期末余額試算平衡不足等缺陷。對現(xiàn)行科目匯總表進行程序、方法等方面的編制革新，對提升會計實踐和教學的工作效率有一定的助推作用。

【關(guān)鍵詞】 電子科目匯總表； 功能； 方法； 缺陷； 技巧

科目匯總表在會計實務中，簡明易懂，能夠反映各科目的本期借貸發(fā)生額，并可起到一定的試算平衡作用，減輕了登記總分類賬的工作量。會計實踐中，科目匯總表賬務處理程序很受歡迎地被廣泛運用。但當前流行的科目匯總表不能全面反映各賬戶之間的對應關(guān)系，不便總賬與明細賬之間查對賬目；缺乏反映期末賬戶余額的試算平衡關(guān)系。為了發(fā)揮科目匯總表的長處，補救其短處，筆者結(jié)合長期實踐經(jīng)驗與教學中的普遍共識，尋求編制能同時對發(fā)生額、余額進行試算平衡的科目匯總表（尤其是電子科目匯總表），以進一步提高會計工作的效率。

一、科目匯總表的功能

科目匯總表又稱為“記賬憑證匯總表”，是定期對全部記賬憑證按科目進行借貸金額匯總的憑證。依據(jù)是借貸記賬法的基本原理，即“有借必有貸，借貸必相等”。具有試算平衡的作用，可作為登記總分類賬的依據(jù)。科目匯總表賬務處理程序流程圖（見圖1）顯示，科目匯總表居于整個流程的中間環(huán)節(jié)，是連接記賬憑證與登記總分類賬的基礎，而總賬又是監(jiān)控明細賬、編制會計報告的關(guān)鍵，對會計人員的核賬效率乃至工作進度有著舉足輕重的作用。當前流行的科目匯總表大多沒反映賬戶余額，對賬戶余額進行試算平衡方面有待改進。

二、手工與電子科目匯總表

按編制科目匯總表的方式不同，可分為手工匯總和電子匯總，都遵循復式記賬的平衡原理，但在編制程序和方法上卻存在著較大的差異。

手工編制科目匯總表，借助于“T”型賬戶，然后，將“T”型賬戶上匯總的借貸方金額，分別登記到科目匯總表上，即告結(jié)束。其優(yōu)點：直觀性強，易于理解運用；借助于“T”型賬戶，還能顯示金額所對應的記賬憑證號碼，方便于總賬和明細賬相互核查。其缺點：工作量較大，需要定期或分次匯總記賬憑證，相對繁瑣；匯總計算的精確度和效率存在個體差異性。

電子匯總，即借助計算機表格操作系統(tǒng)，通過目前的Excel或WPS表格系統(tǒng)，進行編制匯總。特點：編輯效率高，計算結(jié)果較準確；由于難以體現(xiàn)科目對應金額的記賬憑證號碼，須謹防差錯，對謹慎性和操作技能要求較高。

在實踐和教學中，科目匯總表是鏈接記賬憑證和總賬的關(guān)鍵，直接影響會計核算和監(jiān)督工作的水平和質(zhì)量。編制科目匯總表是很重要的會計方法，如何減輕編制方面的工作量，取長補短，創(chuàng)建能配合手工記賬（包括沒有上財務軟件、手工與電算并行期的經(jīng)濟實體）的簡便快捷的電子科目匯總表，顯得極為迫切。

下面結(jié)合會計工作經(jīng)驗，介紹一種能同時對科目發(fā)生額和賬戶余額進行試算平衡的電子科目匯總表，供會計同行參驗。

三、電子科目匯總表的編制程序和方法

1.按科目匯總表上的要素填列必要的項目名稱。在Excel或WPS表格上，運用表格編輯技能，按照表3的式樣，如橫行大標題寫上“2010年9月科目匯總表”；橫行項目分別按“月初余額，本月發(fā)生額——借方、貸方，月末余額”順序填列；縱列科目，將所需目標科目名稱按照總賬上賬戶的排列順序填列，前半部分（B6：B16）為資產(chǎn)方，后半部分（B18：B25）為權(quán)益方；其他合計項目分別預設寫好（見表3）。

2.“月初余額”的金額，按總賬賬戶載明金額逐項填列（見表3C6：C25）。接下來，以專門的方法，匯集本期發(fā)生額及計算期末余額。下面用Excel或WPS表格系統(tǒng)，以現(xiàn)金科目為例，說明電子科目匯總的程序和方法。

案例：宏基股份有限公司2010年8月份的月末賬戶余額見表1，9月發(fā)生的涉及現(xiàn)金的交易或事項的會計處理見表2，其他交易或事項的會計處理略，要求編制2010年9月科目匯總表。

第一，將2010年8月的月末余額（表1），填列到表3對應的單元格（見表3C6：C25），并分別列示資產(chǎn)與權(quán)益的合計金額。資產(chǎn)合計為11 307 000（見單元格C17），權(quán)益合計為11 307 000（見單元格C26）。

第二，將表2中首次發(fā)生的現(xiàn)金借方金額，編號1的3 000，以“=3 000”的方式寫入“本月發(fā)生額”的“借方”單元格D6內(nèi)（編輯欄內(nèi)會同時出現(xiàn)“=3 000”），銀行存款對應的金額，以“=3 000”的方式，寫入“本月發(fā)生額”的“貸方”單元格E7內(nèi)（編輯欄內(nèi)會同時出現(xiàn)“=3 000”）。對首次發(fā)生的現(xiàn)金貸方金額，如編號2的365，以“=365”的方式，填寫在“本月發(fā)生額”的“貸方”對應單元格E6內(nèi)（編輯欄內(nèi)同時會出現(xiàn)“=365”）。其他首次發(fā)生的科目金額以此類推。

第三，對同科目第二次以后發(fā)生的金額，首先選中科目對應的單元格（編輯欄里會同時顯示已經(jīng)匯總的金額數(shù)據(jù)的式樣，如表3借方現(xiàn)金所出現(xiàn)的式樣），然后，在編輯欄內(nèi)寫入“+金額”即可。如編號3現(xiàn)金為貸方金額2 000，先選中表5單元格E6（編輯欄內(nèi)會同時出現(xiàn)已經(jīng)匯總的金額數(shù)據(jù)“=365”），然后，在編輯欄內(nèi)填寫“+2 000”（編輯欄內(nèi)顯示“=365+2 000”）。其他同科目第二次以后出現(xiàn)的對應的金額（包括科目對應的借方金額）也以此類推。切記在單元格里不能直接輸入數(shù)據(jù)。

第四，引用自動求和計算公式（或求和函數(shù)）。資產(chǎn)方賬戶月末余額的計算公式為“月初余額+本月發(fā)生額借方-本月發(fā)生額貸方”，在表格系統(tǒng)上，現(xiàn)金月末余額設置好等式，即單元格F6為“=C6+D6-E6”，對其他資產(chǎn)方賬戶月末余額，進行計算公式復制即可。權(quán)益方賬戶月末余額的計算公式為“月初余額-本月發(fā)生額借方+本月發(fā)生額貸方”，在表格系統(tǒng)上，短期借款月末余額設置好等式，即單元格F18為“=C18-D18+E18”，對其他權(quán)益方賬戶月末余額，進行計算公式復制即可。

第五，隨時監(jiān)控匯總錄入數(shù)據(jù)的正確性。首先，利用記賬原理“有借必有貸，借貸必相等”及資產(chǎn)和權(quán)益的平衡關(guān)系，通過設置自動求和功能，監(jiān)控本期發(fā)生額借方、貸方的平衡性。在匯總過程中，任何一張記賬憑證匯總后，資產(chǎn)權(quán)益的所有借方發(fā)生額合計數(shù)應等于所有貸方發(fā)生額合計數(shù)（如表3最下面一行本月發(fā)生額借方、貸方合計數(shù)是記賬憑證匯總完畢后的金額）。數(shù)據(jù)可通過計算機自動求和功能，D27即“=SUM（D6：D26）”，E27為“=SUM（E6：E26）”，每張記賬憑證匯總后，都會出現(xiàn)D27=E27，本段時間內(nèi)的第1至106號記賬憑證全部匯總結(jié)束時，均等于1 904 649.2，否則，就必須隨時停止匯總，回頭檢查糾正出現(xiàn)的錯誤。其次，通過賬戶期末余額資產(chǎn)合計和權(quán)益合計必須相等進行監(jiān)控。表3最右側(cè)的月末余額資產(chǎn)合計、權(quán)益合計，均可設置相應的自動求和功能，在單張記賬憑證匯總完畢后，都會出現(xiàn)F17=F26，本段時間內(nèi)的第1至106號記賬憑證全部匯總完畢，都等于12 153 423.2。通過監(jiān)控賬戶期末余額的平衡性，來確認匯總過程中是否發(fā)生偏差。以上兩方面的工作，都可達到對匯總科目金額的雙保險性的監(jiān)測。

對本期編制的所有記賬憑證匯總完畢后，若2010年9月記賬憑證只有106張，則科目匯總表即表3的式樣效果。

3.明細賬與總賬相互核對的方法。一旦發(fā)現(xiàn)某一明細賬戶，如庫存現(xiàn)金余額與總賬有所差錯，可打開電子科目匯總表，點擊本月發(fā)生額借方（或貸方）金額的單元格，此時編輯欄里會同時出現(xiàn)已匯總記賬憑證借方（或貸方）發(fā)生額的所有明細金額數(shù)據(jù)。以表3為例，點擊單元格D6本月發(fā)生額借方現(xiàn)金，編輯欄里就會出現(xiàn)“=3 000+272+702+406 +52 600”狀態(tài)，點擊表4單元格E6本月發(fā)生額貸方現(xiàn)金，編輯欄里就會同時出現(xiàn)“=365+2 000+50+300+678+702+940

+590+980+2 000”），手工賬等就可以逐筆核對了（此法還適用于記賬憑證匯總至某一編號之前的階段性差錯核查），找出差錯后須及時糾正。其他賬戶的核對方法以此類推。

四、電子科目匯總表的注意事項

（一）優(yōu)點

1.簡便。省去了“T”型賬戶的針對每一個科目的繁瑣環(huán)節(jié)，可一目了然地縱觀科目匯總表的動態(tài)和靜態(tài)狀況。2.快捷。借助電腦設計、編輯、計算、調(diào)整、修正等功能，能達到人機巧妙配合，提高工作效率。3.對發(fā)生額和期末余額具有試算平衡作用。4.可統(tǒng)覽經(jīng)營實體資產(chǎn)負債表日的財務狀況。

（二）缺陷

1.所匯總的具體金額沒有附帶記賬憑證編號。此電子科目匯總忌諱不按照記賬憑證的編碼順序匯總，即使是糾正匯總過程的錯誤也要盡量保持原金額順序，否則，會造成電子表格編輯欄里的數(shù)據(jù)混亂，給查找糾正錯誤造成困難。這就要求匯總記賬憑證時，要時刻監(jiān)視設置好的平衡關(guān)系數(shù)據(jù)。一旦錄入新的記賬憑證時，發(fā)現(xiàn)本期發(fā)生額的借方合計與貸方合計不相等，或期末余額的資產(chǎn)合計與權(quán)益合計不相等，必須馬上回頭查找糾正先前的匯總錯誤，否則，會造成事倍功半的后果，甚至要重新編制科目匯總表。2.漏匯或重匯記賬憑證，或科目與賬戶金額不對應（或錯位），不易發(fā)覺和糾錯。因為不影響平衡等式關(guān)系，以上錯誤不容易被覺察，兼匯總時金額本身沒有標記憑證號碼，所以回頭查找是哪張憑證匯總時出錯，就顯得較困難了。

五、電子科目匯總技巧

（一）科目匯總時設置好平衡關(guān)系的監(jiān)控點是關(guān)鍵

利用會計數(shù)據(jù)間的勾稽關(guān)系，對科目匯總表設置平衡關(guān)系等式，如本期發(fā)生額借方合計金額等于貸方合計金額（如表3D27=E27，記賬憑證匯總完畢都為1 904 694.2），期末余額的資產(chǎn)合計等于權(quán)益合計（如表3F17=F26，記賬憑證匯總完畢都為12 153 423.2）。一旦發(fā)現(xiàn)等式中的合計金額有偏差，須立即停止匯總，回頭糾錯。

（二）在匯總記賬憑證時，一則要集中注意力，一則對已經(jīng)匯總了的憑證注明標記等

匯總過程中，同科目二次以后出現(xiàn)的金額只能在編輯欄里匯總數(shù)據(jù)，還要力避漏匯或重匯記賬憑證，嚴禁金額錯匯賬戶（即科目與賬戶金額不對應）。

（三）匯總過程中及時糾錯，確認無誤后，啟用保存功能

若是前面較少步驟出錯，可利用電腦的“撤銷鍵入”功能，按照記賬憑證的科目或金額數(shù)量，一個一個憑證地追溯差錯，直到科目匯總表的等式關(guān)系恢復正常，糾錯即告結(jié)束，確認無誤后即行保存。若斷定匯總出錯多而嚴重，視已匯總工作量的大小和糾錯艱難的程度，可適時適量地糾錯，或干脆作廢重新編制科目匯總表。

（四）盡可能按照記賬憑證的編號順序，匯總和糾正科目對應的金額，以便于總賬與明細賬核對具體數(shù)據(jù)及前面所講的糾錯

現(xiàn)金日記賬是按照記賬憑證的順序日清月結(jié)的，若科目匯總表也是按照記賬憑證的編號順序匯總數(shù)據(jù)的，那么，電子匯總表格編輯欄里庫存現(xiàn)金的數(shù)據(jù)和手工賬的明細金額順序是一致的，通過表3、表4現(xiàn)金借貸方編輯欄的數(shù)據(jù)顯示，順查和逆查都可順利查出所犯的責任錯誤。

【參考文獻】

[1] 高文清.基礎會計[M].北京交通大學出版社，2010.

[2] 林玉華.也談Excel編制科目匯總表[J].中國會計電算化，2001（2）.