陳世瓊

隨著辦公自動(dòng)化尤其是局域網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，從根本上改變我們傳統(tǒng)的辦公模式，公文的起草、審核、簽發(fā)乃至其中每一環(huán)節(jié)的傳遞過程，甚至包括接收、查詢等，都通過計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，從而最終實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公。檔案管理系統(tǒng)作為辦公自動(dòng)化的重要組成部分，對(duì)現(xiàn)行檔案管理體制的影響是深遠(yuǎn)的。為此，筆者就目前公司辦公自動(dòng)化中的文書檔案歸檔作如下分析和思考。

1.現(xiàn)代文書歸檔需注意的問題

由于歸檔模式的轉(zhuǎn)變，文件歸檔時(shí)會(huì)出現(xiàn)如下問題：

紙質(zhì)文件歸檔的必要性。在新的辦公模式下，雖然電子文件已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了從文件的起草、審核、簽批到文件的流轉(zhuǎn)、傳遞、發(fā)送的全過程，有逐漸代替紙質(zhì)文件的趨勢(shì)，但現(xiàn)階段，文件的歸檔仍然應(yīng)以紙質(zhì)文件為主，并且必須保證紙質(zhì)文件的齊全完整。這主要基于以下兩點(diǎn)：一是檔案永久保管的需要。紙質(zhì)文件載體相對(duì)穩(wěn)定，利于永久保存。電子文件的出現(xiàn)不過幾十年的歷史，由于載體壽命的不確定性，以及技術(shù)更新過快、讀取設(shè)備的局限，世界上一些早期的電子文件，目前已無法讀取。雖然電子文件具有便于檢索利用、不占空間等優(yōu)點(diǎn)，但卻暫不具有永久保管的特質(zhì)。二是外部條件還不成熟。在目前電子公文的法律效力還未得到確認(rèn)的前提下，今后相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)，機(jī)關(guān)中電子文件及與之內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件將會(huì)共同存在。

避免紙質(zhì)文件重復(fù)歸檔。目前我們的檔案管理中，存在著大量重復(fù)歸檔的文件。如果說，過去因?yàn)闂l件限制，文件查閱不便而不得不保存重份文件，那么隨著技術(shù)手段的進(jìn)步，是否可以考慮公司內(nèi)部往來文件可以不再重復(fù)歸檔，把我們有限的人力、物力重點(diǎn)用于本單位的文件管理上，這樣只要保證公司的檔案全宗完整，就可以充分利用網(wǎng)絡(luò)資源共享的優(yōu)勢(shì)，從而減輕基層檔案庫(kù)房的壓力，實(shí)現(xiàn)資源的合理利用。

規(guī)范紙質(zhì)文件歸檔內(nèi)容。實(shí)現(xiàn)辦公自化以后，機(jī)關(guān)中的發(fā)文絕大部分將以電子文件的形式生成，電子文件將不再保留文件的修改過程。依據(jù)電子文件而輸出制作的正式公文，其內(nèi)容與電子文件是完全一致的，因此在紙質(zhì)文件歸檔時(shí)是否可以考慮不在保存底稿。但在文件歸檔時(shí)，應(yīng)將電子文件流轉(zhuǎn)單打印出來，與正式公文一并歸檔。電子文件流轉(zhuǎn)單上面記錄了起草人、審核人、簽發(fā)人的姓名、審閱時(shí)間以及審批意見，是發(fā)文的重要依據(jù)，具有查考與利用的價(jià)值。

注重文件的排序編號(hào)。采用計(jì)算機(jī)輔助單份文件歸檔以后，歸檔的模式可采用分散歸檔和集中歸檔兩種方式。歸檔模式如采用分散歸檔，文件的排列順序可以以部門為單位，按部門移交紙質(zhì)文件的時(shí)間順序，隨時(shí)進(jìn)行編號(hào)歸檔。采用集中歸檔時(shí)，可以不考慮按部門進(jìn)行排列，只要文件辦理完畢即可進(jìn)行編號(hào)歸檔，做到文件隨辦隨歸。為預(yù)防意外事件發(fā)生，年終可以按機(jī)構(gòu)等要素特征打印分類檢索目錄或文號(hào)索引目錄，以便手工檢索時(shí)使用。

2.自動(dòng)化文書歸檔的實(shí)踐與思考

采取電腦自動(dòng)化與人工紙制化相結(jié)合的方式。利用計(jì)算機(jī)管理檔案，在文件的傳遞、排序、編號(hào)、檢索以及存儲(chǔ)上具有明顯的優(yōu)勢(shì)，但并不是所有檔案工作都可以由計(jì)算機(jī)來替代。因此，在檔案管理模塊的設(shè)計(jì)階段就應(yīng)考慮如何利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的效能。在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，必須對(duì)手工管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的分析，分清哪些環(huán)節(jié)宜于計(jì)算機(jī)管理，哪些環(huán)節(jié)必須人為干預(yù)，哪些環(huán)可以通過改變管理模式而達(dá)到能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理。

采取計(jì)算機(jī)與人工鑒定歸檔相結(jié)合的方式。單份文件歸檔，文件不必進(jìn)行分類、組卷，省去擬寫案卷題名等一系列程序，可以很好地解決計(jì)算機(jī)歸檔難的問題，但要注意，即使改變了立卷方式，文件的鑒定工作還是需要人為去判別，并且不能省略。因此，在文件歸檔環(huán)節(jié)中，檔案部門的主要職責(zé)就是進(jìn)行文件的鑒定工作。由于文件無需分類、組卷，文件經(jīng)鑒定后可以直接進(jìn)行排序編號(hào)，迅速轉(zhuǎn)化成檔案。使歸檔工作變得方便而快捷，這將會(huì)極大地縮短每年的文書歸檔時(shí)間。

采取簡(jiǎn)化歸檔程序與高效率檔案利用相結(jié)合的方式。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，將擺脫以往長(zhǎng)期以來的一種經(jīng)驗(yàn)式的模糊管理狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理過渡到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理的轉(zhuǎn)變，為公司高效率的檔案利用工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案管理系統(tǒng)的難點(diǎn)，關(guān)鍵在于文件轉(zhuǎn)化成檔案的這一過程，即文件立卷過程。按傳統(tǒng)的檔案管理模式，這一過程我們需要經(jīng)過文件的鑒定，包括歸檔鑒定（即鑒定文件是否需要?dú)w檔）和期限鑒定（即保管期限的鑒定），文件分類，文件的組卷，擬寫案卷題名，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，排列案卷順序，編寫案卷號(hào)等程序。

總之，隨著公司辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，可在權(quán)限控制的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)用戶的自動(dòng)檢索、全文檢索和網(wǎng)上檢索等利用方式，從而提高檔案利用工作的質(zhì)量、精度和效率，實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)水平的飛躍。