李春奇

[摘 要]本文從客戶、價格、信用、銷售過程管理及權限管理方面淺述了企業(yè)ERP管理中銷售分銷模塊的功能應用，整體介紹ERP的銷售管理職能。

[關鍵詞]ERP 客戶 信用 價格 訂單

ERP是Enterprise Resource Planning 的縮寫，中文譯作企業(yè)資源計劃，是一種企業(yè)軟件管理系統，在ERP系統中，銷售管理的職能是由銷售與分銷模塊（英文Sales and Distribution ，簡稱SD模塊）為核心來完成的。本文以中石化滄州分公司為例，從客戶、價格、信用、銷售過程管理以及權限方面出發(fā)，淺述集中服務器企業(yè)SD模塊如何實現銷售管理和控制功能。

一、客戶管理

ERP系統中銷售管理的思想是從客戶需要出發(fā)來規(guī)劃企業(yè)的生產經營活動，完整的客戶信息不僅是銷售活動的需要，而且是企業(yè)全部生產經營活動的需要。每一個客戶的信息以客戶檔案的形式存在，在ERP系統中稱為客戶主數據，包括一般數據、公司代碼數據和銷售區(qū)域數據。一般數據包括：客戶代碼、客戶名稱、地址電話、稅務代碼、銀行信息、地區(qū)市場等基本信息，這些信息與金稅發(fā)票集成作為開具銷售發(fā)票的信息。一般數據在中石化ERP系統是唯一的。公司代碼數據則是基于分公司自身業(yè)務要求的信息，包括統馭科目、現金管理組、付款條件、往來單位屬性等相關財務信息。銷售區(qū)域數據是維護銷售組織下特定信息，包括銷售地區(qū)、售達方、收票方、付款方與送達方等相關信息。通過三方面視圖來管理客戶信息，既可以保證中石化客戶代碼的唯一性，也可實現分公司下對同一客戶實行差異化管理。正是由于客戶主數據的這些要求，一般在客戶準入必須提供相關資質信息，如稅務登記證、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證和開戶銀行信息等相關證件，這樣在一定程度上杜絕了與不具備資質的客戶發(fā)生業(yè)務關系，規(guī)避了一定的經營風險，保證了經營的合法與合規(guī)。

二、信用管理

在一定程度上，信用的風險是銷售管理中最大的風險。信用的管理在ERP系統中通過信用主數據來實現，針對不同的客戶在一定信貸范圍內可以給予客戶一定的信貸限額。同時設定下次復查日期為信用有效期。根據公司銷售政策的不同，可以給予不同客戶一定的信用額度。如采取賒銷的客戶，在信用額度范圍內可以先發(fā)貨后付款；而對于風險較大的客戶，則信用額度完全設置為零，也就是說必須貨到付款。在中石化滄州分公司SD模塊中，一般在銷售訂單中啟用客戶信用檢查。對超過信用額度的客戶在ERP系統中根本不能完成銷售訂單。這樣業(yè)務也就不可能進行下去，從而有效規(guī)避貨物發(fā)出，而貨款不能收回的風險。

三、價格管理

價格管理在ERP系統中通過價格主數據來實現，價格主數據ERP中用條件類型表示，用于存儲產品銷售的價格、折扣、裝車費、管輸費、過衡費、租賃費等。一般情況下，價格主數據的管理由專人負責負責，須按相關定價文件在系統中維護價格主數據，ERP線上價格主數據與線下審批文件要一致。對于過期的價格主數據在ERP系統中及時做刪除標記，這就保證價格執(zhí)行的有效性與及時性。同時，ERP系統中對同一條件類型給出多種不同的定價方式，可通過關鍵字組合來實現，如可以針對不同客戶定價，可以針對不同裝運條件條件定價，也可以針對不同銷售單據類型來定價，這在一定程度上保證了定價的靈活性，也保證了銷售政策的靈活性。

四、銷售過程管理

一項完整銷售過程一般包括銷售合同、銷售訂單、發(fā)貨及開票等環(huán)節(jié)，前一過程是后一過程的基礎和條件。各環(huán)節(jié)相互關聯，這些憑證都記錄了銷售事件的各種事務，通過ERP系統可以看到完整的憑證流。

銷售管理是從產品的銷售計劃開始，是對其銷售產品、銷售數量和銷售客戶等信息的管理，一般認為銷售合同為中長期銷售計劃，而銷售訂單為短期銷售計劃。以中國石化滄州分公司為例，銷售合同有長期合同和短期合同。長期合同一般為年度銷售計劃，而短期合同一般規(guī)定一個月有效。訂單一般是當日有效，根據業(yè)務實際也可擴大有效期限，但是一般不能超過一個月。在合同管理上要求ERP合同和線下紙制合同一一對應，在簽紙制合同的合同在ERP系統中同步創(chuàng)建銷售合同。

銷售訂單中一般包括客戶名稱、銷售數量、銷售價格及有效期等信息。銷售訂單輸入的同時，也是對訂單逐步確認的過程。一般情況下，在創(chuàng)建訂單時候自動根據價格主數據執(zhí)行定價并檢查客戶信用，訂單中定價日期與實際銷售業(yè)務發(fā)生日期要相符。另外，銷售分銷模塊提供了不同銷售訂單類型，如合同訂單、零星訂單、寄售訂單、代保管訂單及退貨訂單等，這就滿足了不同業(yè)務的需要。

銷售訂單確認后，就進入了發(fā)貨階段。發(fā)貨單是產品發(fā)運計劃，貨物發(fā)出后需要倉儲人員在ERP系統中發(fā)貨過賬，以確認貨物移動，發(fā)貨過賬后，自動產生物料憑證，更新庫存數量，銷售貨物庫存減少，銷售成本增加，實現與物料管理和財務管理的集成。

貨物發(fā)出并過賬后，根據實際情況必須開具銷售發(fā)票。開具發(fā)票的過程也是銷售收入形成的過程，開票同時自動過賬到財務會計，作為財務清帳和后續(xù)處理的依據，實現與財務管理的集成。開票人員在ERP系統中開具電子發(fā)票后，然后導出文本到金稅系統，生成金稅發(fā)票，有效地實現了ERP系統與金稅系統的結合和統一。

五、報表管理

在ERP系統中為銷售管理提供了各種客制化報表，即企業(yè)可根據自身需求定制各種報表。如生產企業(yè)出廠日報表，生產企業(yè)銷售日報表，生產企業(yè)運輸方式統計報表以及合同、訂單、發(fā)票清單等各種報表。通過這些報表，可以查詢一定時間范圍內的銷售數量、銷售額、價格、運輸方式等各種信息，這些報表直觀明了，便于銷售統計和分析，可以有力地為銷售決策提供數據支持。

六、權限管理

對于銷售分銷模塊中不同權限或身份的用戶，可以在ERP系統中相應配置不同的權限。銷售分銷模塊權限包括價格主數據、客戶主數據、合同、訂單、發(fā)貨、開票的權限等，基于實際業(yè)務需要可根據不同用戶管理權限的不同在ERP系統中分別配置不同的權限。如銷售計劃人員可以給予銷售合同和訂單的權限，倉庫發(fā)貨員需給予發(fā)貨的權限，而開票員則需要給予開票的權限。對于合同、訂單的審批權限也可分別賦予不同的人。同時，基于權限不相容管理原則，不要配置某個用戶過大的權限，如一個用戶同時具有主數據創(chuàng)建及合同、訂單、發(fā)貨及開票的權限，這樣整個銷售過程可以單獨一個人完成，存在較大的銷售風險。