摘要：信息工作是秘書工作的基礎(chǔ)。面對繁雜的信息，秘書人員必須要具備一定的信息管理能力。本文分別從工作重點、工作能力、工作原則等幾個方面探討了秘書人員如何有效地開展信息工作。

關(guān)鍵詞：秘書 信息工作 能力 原則

2008年9月15日10點，美國雷曼兄弟公司向法院申請破產(chǎn)保護，消息瞬間通過互聯(lián)網(wǎng)傳遍地球的各個角落。10點10分，德國國家發(fā)展銀行通過計算機自動付款系統(tǒng)，向雷曼兄弟即將凍結(jié)的銀行賬戶轉(zhuǎn)賬3億歐元。德國國家發(fā)展銀行在10分鐘里上演了一場令人唏噓的悲劇，3億歐元有去無回。德國國家發(fā)展銀行被媒體指責(zé)為迄今“德國最愚蠢的銀行”。是什么導(dǎo)致了悲劇的發(fā)生？德國經(jīng)濟評論家哈恩說，在這家銀行，上到董事長，下到操作員，沒有一個人是愚蠢的，可悲的是，幾乎在同一時間，每個人都開了點小差。其中董事會秘書史里芬和文員施特魯克是涉及轉(zhuǎn)賬事件的兩個秘書人員：史里芬在這關(guān)鍵的10分鐘里，打電話給國際業(yè)務(wù)部催要風(fēng)險評估報告，因電話占線而未果，打算一會兒再聯(lián)系；施特魯克的上司希特霍芬是負責(zé)處理與雷曼兄弟公司業(yè)務(wù)的高級經(jīng)理，他囑咐施特魯克上網(wǎng)瀏覽新聞，“一旦有雷曼兄弟公司的消息就立即向我報告”。10點03分施特魯克看到雷曼公司申請破產(chǎn)的網(wǎng)絡(luò)新聞，馬上跑到希特霍芬辦公室，可上司不在，施特魯克留了張便條離開?？梢姡畔⒉粫呈菍?dǎo)致德國國家發(fā)展銀行決策失誤的根本原因。秘書是組織信息工作的主要操手，這兩名秘書人員對悲劇的發(fā)生有著不可推卸的責(zé)任。前者作為高級秘書，信息敏感度十分遲鈍，缺少關(guān)注信息的主動性；后者雖及時獲悉到實用信息，但卻對其風(fēng)險性評估不當(dāng)，致使即時傳達大打折扣，貽誤了最佳時機。信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)，是指導(dǎo)實踐的依據(jù)，秘書如何做好信息工作是一個大課題。筆者擬就此問題談一談自己的理解，以與秘書朋友交流討論。

一、秘書信息工作要與組織中心工作共脈躍動

辦公室（或秘書處）是組織的綜合工作部門，處于組織的中樞位置，上上下下、方方面面的工作任務(wù)，都需要做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、督查反饋。“廣以謀大局，始造而有大作為”。秘書必須要樹立服務(wù)大局的理念，堅持把秘書工作放到組織工作的全局與大局之中。這就要求秘書根據(jù)組織中心的工作，找準(zhǔn)自身工作的最佳結(jié)合點和切入點，合理安排工作重點，以使每項具體工作與組織部署、領(lǐng)導(dǎo)思路相契合?！安恢\全局者，不足以謀一域?！敝挥忻貢藛T對組織全局大勢做到胸中有數(shù)，才不會偏離工作的方向。

信息工作服務(wù)對象是組織和領(lǐng)導(dǎo)，這就需要秘書人員要站在組織戰(zhàn)略的高度和領(lǐng)導(dǎo)的立場來把握關(guān)注點、興奮點。秘書一定要緊緊圍繞組織工作和領(lǐng)導(dǎo)決策的重點——中心工作、重點工作，開展信息工作。秘書工作千頭萬緒，秘書人員必須定期對工作安排進行科學(xué)地梳理和研判，分清主次、大小、輕重、緩急，做到統(tǒng)籌謀劃，既兼顧組織全局部署和領(lǐng)導(dǎo)決策思路，又力爭結(jié)合實際情況，準(zhǔn)確抓住主要矛盾、始終突出工作重點。德國國家發(fā)展銀行董事長的秘書史里芬就缺少圍繞工作重點開展信息工作的積極性。雷曼兄弟是德國國家發(fā)展銀行的業(yè)緣組織，2008年9月15日是兩個組織交易的日子。按管理常識，雷曼兄弟應(yīng)是德國國家發(fā)展銀行風(fēng)險監(jiān)測的重點。雷蒙破產(chǎn)的信息已到處傳播，而董事長的秘書卻毫不知情，按正常程序在索要風(fēng)險評估報告，豈不可笑？沒有圍繞組織當(dāng)下的中心工作開展具體扎實的信息工作，是史里芬工作的最大失誤。

二、秘書應(yīng)該具備的信息素質(zhì)和信息工作能力

由于信息數(shù)量龐大、信息質(zhì)量良莠不齊、信息渠道多元，信息工作的很大。但隨著領(lǐng)導(dǎo)對信息的倚重度、期待值越來越高，信息工作變得越來越重要。秘書人員是組織和領(lǐng)導(dǎo)的“信息庫”，為把握好信息工作的方向盤，秘書人員必須要苦下功夫，以高度的責(zé)任心提升自己的素質(zhì)和能力。

1.提高信息搜集整合能力

除了文件、信訪、電話、會議、報紙雜志、調(diào)研等傳統(tǒng)渠道外，“立體快”的廣播電視、網(wǎng)絡(luò)等傳新媒體已成為主要的信息源。新媒體信息容量大、更新快，秘書收集、儲存有效有益信息面臨著嚴峻的考驗。所以秘書人員必須要創(chuàng)新思維，在組織內(nèi)部建立橫向到邊、縱向到底的信息網(wǎng)絡(luò)，變“個人作戰(zhàn)”為“集體攻堅”。只有集合群力，秘書人員才可以搜集到關(guān)乎組織的較為全面的信息，實現(xiàn)信息搜集工作的角落化、針點化。龐雜的信息源猶如狼藉雜亂的倉庫，對有效有益的材料物品難以辨別，所以秘書人員還要具備整合加工信息的能力。整合加工信息不妨分為兩步走：第一步是做好信息去粗取精、去偽存真的工作，確保信息的有效度；第二步是將一個個看似獨立割裂、關(guān)聯(lián)不大的信息，以重要程度、時效程度、相聯(lián)性等維度進行分類，以確保信息的分級處理。收集整合信息是秘書人員基本的信息素質(zhì)，也是秘書人員開展工作的基礎(chǔ)，秘書一定要樹立一個觀念：收集信息要多多益善，可用信息要精益求精。

2.信息預(yù)測與信息監(jiān)測能力

1950年朝鮮戰(zhàn)爭中，周恩來的軍事秘書雷英夫預(yù)測出美軍麥克阿瑟登陸的準(zhǔn)確時間和地點，毛澤東對此評價到“小參謀是可以大有作為的。”[1]雷英夫的預(yù)測不是空穴來風(fēng)，而是建立已有信息的科學(xué)分析基礎(chǔ)上。在某種意義上，建立在現(xiàn)有信息基礎(chǔ)上的未來推斷和預(yù)見，對秘書輔政具有決定意義。技術(shù)是優(yōu)化信息資源、提升信息實用價值的手段和工具。秘書人員必須要掌握一定的信息技術(shù)，如群聚類技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘比對、智能化分析等，并以此為助力提高自身的預(yù)測能力。

在未來預(yù)測中，要特別注意高風(fēng)險信息的動態(tài)發(fā)展。是誘發(fā)企業(yè)危機的因素，秘書人員就要對其進行定位：高危害高概率、高危害低概率、低危害高概率、低危害低概率。哪怕風(fēng)險發(fā)生概率很低，秘書人員也要抱著如履薄冰的心態(tài)，密切關(guān)注及時分析科學(xué)判斷。只有密切監(jiān)測風(fēng)險信息，時時關(guān)注不良因素變化，才有可能預(yù)防事態(tài)升級。美國雷曼兄弟公司的不良信息對即將與其有巨額資金交易的國國家發(fā)展銀行就是一個高風(fēng)險的信息，如果德國國家發(fā)展銀行的秘書人員對其信息進行緊密跟蹤，那悲劇就會避免。秘書人員一定要以此為戒。

3.信息傳送能力

秘書人員的信息傳送能力主要體現(xiàn)在信息傳送技巧的掌握和傳送信息的質(zhì)量上。信息傳送的方法主要有文字材料、電話溝通、網(wǎng)絡(luò)交流等，職業(yè)秘書人必須掌握每種技巧，這是秘書人員的基本功。同時秘書人員要承擔(dān)好信息“過濾器”的角色，做好傳發(fā)信息工作。首先保證上報信息的質(zhì)量：一是信息真實可靠。真實是信息的生命。只有實事求是地傳送客觀真實的信息，才能輔助領(lǐng)導(dǎo)理清思路做出科學(xué)決策。二是信息要解渴有用。秘書工作要和領(lǐng)導(dǎo)工作、組織大局對接，因此傳送信息要緊扣領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注點，匹配領(lǐng)導(dǎo)思路，多報對路有用的適用型信息。三是做好重大事件、緊急事件的報送工作。這類信息關(guān)乎組織生存與發(fā)展，甚至關(guān)乎社會穩(wěn)定與國家安全，秘書人員要及時報送，以便領(lǐng)導(dǎo)對事件的發(fā)展了然于胸，迅速做出應(yīng)對決策。其次做好系統(tǒng)內(nèi)的信息傳達工作，以確保系統(tǒng)內(nèi)的各單位、各部門上下銜接、左右聯(lián)動。另外，秘書人員有時還要負責(zé)對外的信息公開工作。在對外的信息發(fā)布中一定要掌握適度的原則，什么該發(fā)布，什么不該發(fā)布，公開到什么程度……這些細節(jié)都要考慮清楚，以避免組織因信息公開所帶來的損失。

4.確保信息安全的能力

確保信息安全是秘書人員重要的素質(zhì)和職業(yè)操守。隨著科技的進步，信息載體的增多，信息的安全受到越來越多的威脅。秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的近身參謀、內(nèi)外上下聯(lián)系協(xié)調(diào)的樞紐，在具體的工作過程中往往知密早、知密多，甚至還是某些機密的保管者，其保密能力的高低與否關(guān)乎組織的前途命運。所以，秘書人員一定要有強烈的信息保密意識，在工作環(huán)節(jié)中真正發(fā)揮“門閥”作用，在文件傳達、口頭交流、媒介使用、檔案管理的過程中，緊繃保密弦，防止秘密信息的跑冒流漏。只有秘書將保密理念內(nèi)化于心，外化于行，落到實處，組織的信息安全才會得以保證?！皬陌l(fā)生的泄密事件的性質(zhì)來分析，有近60%的屬于過失泄密，主要表現(xiàn)為涉密人員思想麻痹，疏忽大意?！盵2]“機事不密則害成”，秘書人員一定不可掉以輕心。

三、秘書信息工作應(yīng)該遵循的原則

1.及時性原則

當(dāng)天的信息是金子，第二天的信息是銀子，第三天的信息是垃圾。秘書人員一定要注重信息工作的時效性，做到三個及時：一是及時發(fā)現(xiàn)信息工作中的新動向、新問題、新矛盾；二是及時尋求信息工作中的新突破、新探索、新辦法；三是及時傳達新精神、新舉措、新政策。美國總統(tǒng)要求，世界每個角落發(fā)生的重大事件，五分鐘他要知道，遲了就會被動?！坝泻芏噘Y料信息，得時則貴，失時則賤”。[3]432只有對重要信息反映快，處理快，傳遞快，信息的輔政效用才可以最大化的實現(xiàn)。重要緊急信息傳達不暢，導(dǎo)致很多組織決策失利，德國國家發(fā)展銀行即是典型實例。

2.準(zhǔn)確性原則

準(zhǔn)確性體現(xiàn)在以下幾個方面：一是以實事求是的精神，報送傳達真實的情況，反映真實的聲音，盡量保證流通信息的客觀；二是準(zhǔn)確把握工作重點，做到急領(lǐng)導(dǎo)所需，報領(lǐng)導(dǎo)所要，向領(lǐng)導(dǎo)提供針對性強的信息，為組織決策提供參考依據(jù)；三是根據(jù)不同信息的傳播范圍、緊急程度、秘密程度，恰當(dāng)選擇報發(fā)渠道，以確保涉密信息不跑冒、緊急信息不貽誤、知悉對象不遺漏；四是充分發(fā)揮信息標(biāo)題的文眼作用，用準(zhǔn)確凝練的語言體現(xiàn)信息價值，以引起領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注和部門重視；五是以客觀、冷靜、理性的態(tài)度進行信息管理工作，以防個人感情對客觀信息的參與。在這幾點中，內(nèi)容準(zhǔn)確是信息傳播的底線。秘書人員一定要力求報發(fā)的信息觀點準(zhǔn)確、事件準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。對于細節(jié)不準(zhǔn)、情況不明的信息不能草率報送。

3.全面性原則

秘書人員要對與組織有關(guān)的各方面情況有一個全景式的了解和總體把握，在搜集、報送信息的具體工作中，做到綜合信息與專題信息、熱點信息與常態(tài)信息、良性信息與負面信息相結(jié)合，以確保信息內(nèi)容能夠全面反映組織的實際情況。信息的全面性并不是指事無巨細、面面俱到，而是指在突出個體信息特點的同時對具有共性信息的整合和深度加工挖掘，以達到連點成線、連線成面的效果。只重個性不重共性、只重局部不重整體、只重成績不重不足的信息，都存在著以偏概全的缺點，不利于反映事件的本質(zhì)。

參考文獻：

[1]趙英秀.周恩來的軍事秘書雷英夫[J].文史天地，2009.8

[2]王川洪.從“破窗理論”談保密工作[J].秘書工作，2005.8

[3]中國高等教育學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會.中國秘書崗位資格證書教程[C].北京：中國人民大學(xué)出版社，2009