摘要：政府信息公開工作是責(zé)任政府、服務(wù)政府建設(shè)的重要舉措，是推進民主建設(shè)的必然趨勢。檔案館既是政府信息保管的重要場所，也是政府服務(wù)民眾的重要窗口。檔案檢索是政府信息公開的重要環(huán)節(jié)，本文根據(jù)當(dāng)前檔案管理信息化的開展情況，闡述了檔案信息資源檢索服務(wù)中存在的一些不足，并針對檔案信息檢索體系方面存在的問題提出了關(guān)于完善檔案信息檢索體系的策略。

關(guān)鍵詞：信息公開 檔案檢索 檢索策略

在經(jīng)濟全球化和信息化的時代，作為最重要的信息資源的政府信息既是公眾了解政府行為的直接途徑，也是公眾監(jiān)督政府行為的重要依據(jù)。政府信息公開的提出和實施在為檔案工作帶來重大機遇的同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。政府信息公開以法律的形式保證了各級檔案館的地位，為檔案工作的社會服務(wù)提供了更廣闊的平臺，提出了更嚴(yán)格的要求，使檔案的信息化建設(shè)成為了必然和必要。

信息服務(wù)是檔案網(wǎng)站的重要職責(zé)，提供檔案檢索是檔案網(wǎng)站信息服務(wù)的主要渠道，在政府公開信息“井噴式”增長的時代，檔案的查閱和利用顯得有些力不從心，檔案檢索工作和檔案信息化建設(shè)仍存在著有待改進之處。

一、當(dāng)前檔案檢索存在的問題

1.檔案信息化建設(shè)進程相對滯后

盡管當(dāng)前各級政府部門十分重視檔案信息化建設(shè)，并增加了大量投入，各級各類檔案部門也積極努力，但是檔案信息資源檢索體系的軟、硬件開發(fā)仍然落后于信息社會的發(fā)展需要。比如軟件方面，現(xiàn)行的大部分檔案管理系統(tǒng)基本采用最簡單的數(shù)據(jù)庫遍歷搜索方式，使用戶在檢索過程中消耗時間過長、檢索結(jié)果準(zhǔn)確率較低；硬件方面，服務(wù)器無法同時服務(wù)大量用戶等問題的制約，使得檔案信息資源利用難以適應(yīng)社會檔案信息利用需求。

2.檔案信息數(shù)據(jù)庫規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量不高

現(xiàn)在檔案的種類逐漸增多，特別是專業(yè)性檔案的種類數(shù)量激增，每種檔案需著錄的項目又各不相同，但管理軟件方面卻缺乏相應(yīng)的專題數(shù)據(jù)庫。若按現(xiàn)行的統(tǒng)一格式進行管理，常導(dǎo)致在檢索過程中無法快速地查找到所需要的檔案信息或者檢索出與內(nèi)容不相關(guān)的“垃圾”信息。例如文書檔案少了文號著錄項，若按照主題檢索，可能會導(dǎo)致檢索過程消耗時間增加和檢索結(jié)果準(zhǔn)確率的降低。為了盡可能少地檢索出“垃圾”信息，必須使檔案信息數(shù)據(jù)庫中信息的收錄范圍更全面，更切合相應(yīng)學(xué)科或?qū)I(yè)的需求，內(nèi)容更加詳細(xì)準(zhǔn)確。

3.檢索功能在檔案網(wǎng)站中的地位不大

目前大多數(shù)檔案館網(wǎng)站定位于“宣傳型”或“展示型”，在檔案網(wǎng)站的首頁，檔案工作的動態(tài)、成果、大事、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容占了很大篇幅，以期通過此類宣傳來展示、擴大檔案工作的影響，增強社會的檔案意識。相形之下，檔案檢索功能、服務(wù)功能并不突出，并不能是真正實現(xiàn)為社會公眾提供檔案資源，是檔案網(wǎng)站成為社會公眾生活、工作中必要的好幫手。

4.用戶檔案信息化檢索能力不強

長期以來，我國有相當(dāng)多的信息用戶都把手工檢索作為主要的檔案檢索方式。面對網(wǎng)絡(luò)檢索等新興科技手段，許多信息用戶的信息素質(zhì)顯得相對較低、適應(yīng)性較差、運用能力不足，不能有效地把檔案信息需求轉(zhuǎn)化為獲取檔案信息的行為。例如，很多用戶在進行檢索時，由于對檔案檢索工具不了解或者對檢索目的不明確，導(dǎo)致沒有恰當(dāng)?shù)厥褂谜_的檢索方式，難免會出現(xiàn)誤檢或漏檢，影響檔案使用效益。

5.現(xiàn)行檔案信息化數(shù)據(jù)安全較薄弱

應(yīng)用計算機管理、檢索檔案信息既保證了案卷質(zhì)量，提高了工作效率，又能快速、準(zhǔn)確、及時、方便、全面地為檔案用戶提供檔案信息資源，其速度和效率與手工檢索相比有明顯的飛躍。但是同時計算機系統(tǒng)的引入也為檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。從計算機數(shù)據(jù)管理的角度看，小到錯誤操作導(dǎo)致系統(tǒng)的破壞及丟失；大到硬件的損壞、存儲介質(zhì)的損壞，自然因素導(dǎo)致的火災(zāi)、地震、水災(zāi)等其他突發(fā)事件，都會使檔案信息資源安全受到威脅。

二、完善檔案信息檢索體系、提高檢索效率的應(yīng)對策略

1.重視檔案信息化規(guī)劃，有針對性地選購軟硬件。

各級領(lǐng)導(dǎo)部門要充分認(rèn)識到檔案工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性、緊迫性，把網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)作為一件大事來抓。高度重視檔案部門建設(shè)與發(fā)展，將檔案部門網(wǎng)絡(luò)建設(shè)納入到信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和預(yù)算之中，要通過多種渠道、多方位地籌集資金，使檔案部門的各種設(shè)備得到不斷的補充和改進，更好地滿足檔案事業(yè)發(fā)展和社會進步的需要。

在選擇檔案資料檢索設(shè)備和軟件時，要考察系統(tǒng)軟件的數(shù)據(jù)管理能力、兼容性、運算速度、易用性、容錯性、安全可靠性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性以及數(shù)據(jù)資料的齊全完整性等，不僅要看現(xiàn)在的先進性和實用性，還要看它的可開發(fā)性、售后服務(wù)以及公司的綜合技術(shù)實力等。只有這樣，才能保證所建的檔案檢索系統(tǒng)的先進性和可靠性。

2.加強檔案信息分析，完善檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

雖然目前檔案計算機管理和電子化檔案管理都已有國家標(biāo)準(zhǔn)，但由于檔案業(yè)務(wù)涉及行業(yè)較廣，在把檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫時，不同行業(yè)檔案信息所需要著錄的必要項目也可能存在差異。如果都按照統(tǒng)一規(guī)格進行錄入，進行檢索時就無法利用一些檔案特殊信息來優(yōu)化檢索策略，提高檢索速度。這就要求建庫時要對檔案信息進行充分的分析，不僅要考慮計算機發(fā)展的要求，還要符合國家和行業(yè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展和對外交流的需要，避免人力、物力、財力的浪費，保證檔案檢索結(jié)果的快速、準(zhǔn)確。

基于對檔案信息的分析，逐步完善檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。可根據(jù)不同種類的檔案的不同關(guān)鍵項，如文書檔案的文號、財會檔案的憑證號等建立相應(yīng)項的索引，方便檢索。也可制定不同種類的檔案數(shù)據(jù)庫，而每種檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)對其基本的、主要的項目制定統(tǒng)一的字段名、字段寬度、字段類型、字段格式和字段順序，對不重要的附加項目不作統(tǒng)一規(guī)定。以此減少數(shù)據(jù)庫中大量的無內(nèi)容著錄的項目，降低檔案檢索時服務(wù)器的檢索量，特別針對專業(yè)性較強的檔案檢索，提高檢索效率。

3.改進檔案信息標(biāo)引質(zhì)量，提高檔案查全率和查準(zhǔn)率。

標(biāo)引是檔案整理中的重要環(huán)節(jié)。通過標(biāo)引，檔案工作者賦予檔案以檢索標(biāo)識，指明其內(nèi)容特征的主題類屬，配合專題信息編制出各種目錄和索引，或存儲于計算機內(nèi)，以實現(xiàn)檔案的檢索。標(biāo)引的質(zhì)量對檔案的檢索效果有直接的決定性影響。衡量標(biāo)引的質(zhì)量的高低，一般采用兩個客觀上可比的指標(biāo)，即：窮舉度與一致性。標(biāo)引窮舉度，指標(biāo)引時是否將檔案信息收錄的全部主題反映出來；標(biāo)引一致性，指不同標(biāo)引人員或同一標(biāo)引人員在不同時期，對同一主題檔案資源標(biāo)引時，對其主題歸屬的一致程度。從檔案檢索的角度看，窮舉度高，有利于提高查全率；一致性強，則有利于提高查準(zhǔn)率。

提高標(biāo)引質(zhì)量，要求在標(biāo)引過程中，用詞恰當(dāng)，組配合理，要能正確揭示主題，全面反映主題。進行標(biāo)引時，要保持標(biāo)引前后的一致性。特別對于專業(yè)性質(zhì)較強的科研檔案信息，沒有經(jīng)過嚴(yán)格的標(biāo)引，在進行檢索時難免會出現(xiàn)一些毫不相關(guān)的內(nèi)容。為了能提高網(wǎng)絡(luò)信息的檢索效率，必須要在信息發(fā)布時做到嚴(yán)格標(biāo)引，且標(biāo)引前后要保持一致。

4.建立政府網(wǎng)絡(luò)檔案館，突出民生信息檢索板塊

政府網(wǎng)絡(luò)檔案館的使命是提供各類檔案資源為社會公眾利用，充分體現(xiàn)檔案信息作為人類社會原始信息源的價值，突出民生信息檢索板塊的設(shè)計和比重，實現(xiàn)檔案信息“取之于民、用之于民”的目標(biāo)。我國檔案網(wǎng)站提供的資源大多基于自身館藏，跨館建設(shè)的很少，不便于民眾的檢索。在政府網(wǎng)絡(luò)檔案館的建設(shè)中要注重資源的整體規(guī)劃和整合，支持跨服務(wù)器、跨平臺的分布式數(shù)據(jù)庫查詢和異構(gòu)數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)檢索，提高數(shù)字資源利用效率，方便與外部檔案管理機構(gòu)之間進行檔案信息資源的共享。

5.積極開展用戶體驗，加強用戶培訓(xùn)工作

要增強檢索人員的用戶體驗， 讓初次使用檢索功能的用戶能夠在短時間內(nèi)知道下一步要做什么、該怎么做。我們可以在檢索人員進行檢索之前通過默認(rèn)、提示檢索頻率高的關(guān)鍵字等方式，使檢索人員了解檔案信息資源收集內(nèi)容范圍和加深對檔案信息資源結(jié)構(gòu)的深刻理解，進而正確分析所要檢索的主題，然后選擇恰當(dāng)?shù)臋z索語言來表達查找主題的內(nèi)容，進行恰當(dāng)?shù)倪壿嫿M配找出最佳的檢索途徑，最后使用戶制定出最優(yōu)的檢索策略。

加強對用戶的培訓(xùn)，就是使用戶更清楚地了解檔案檢索工具，明確檢索目的，熟練、合理運用檢索工具。在政府機關(guān)、企事業(yè)單位和高等學(xué)校中，可以通過開展專題講座、展板介紹、 “檔案服務(wù)月”、“檔案文化節(jié)” 等活動對用戶開展形式多樣的推介或培訓(xùn)活動，不斷提高檢索人員的對檢索工具的了解程度和使用水平，提高網(wǎng)絡(luò)信息檢索效率。

6.做好數(shù)據(jù)備份，適當(dāng)利用手工檢索

對于數(shù)字化的檔案館而言，要保證檔案信息檢索的正常開展，就要保護檔案信息數(shù)據(jù)的安全，否則數(shù)據(jù)一旦破壞和丟失都將使檔案館的業(yè)務(wù)遭受致命的損害。因此，建立可靠的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，保護數(shù)據(jù)安全，是數(shù)字檔案館建設(shè)的一項重要內(nèi)容。為了防止設(shè)備損壞、系統(tǒng)故障、病毒等不穩(wěn)定因素對數(shù)據(jù)庫造成損壞，建議以“完全備份”和“差分備份”相結(jié)合的方式保存數(shù)據(jù)庫。必要時，只需從備份中恢復(fù)數(shù)據(jù)，從而保證數(shù)據(jù)庫的安全性。另外，在系統(tǒng)軟、硬件環(huán)境發(fā)生改變后，將備份數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到新環(huán)境時，要確保在新的技術(shù)環(huán)境下能夠?qū)浞輸?shù)據(jù)進行檢索和使用。

在某些特殊情況下，比如停電，或者檔案數(shù)據(jù)庫受到破壞時，利用手工檢索，對已經(jīng)系統(tǒng)整理和有序組織過的檔案，也能方便查找利用。而且目前計算機的檔案檢索工具，并不能查全一些專題的內(nèi)容，而平時收錄的檔案中有更多專題，并非所有專題都有專題數(shù)據(jù)庫。因此，手工檢索仍不失為較好的檢索手段，專題的檢索工具可與綜合檢索工具（或數(shù)據(jù)庫）相互補充使用，以免漏檢，影響查全率和查準(zhǔn)率。

三、結(jié)語

信息化建設(shè)飛速發(fā)展的環(huán)境下，檔案信息資源的建設(shè)范疇、開發(fā)利用以及檔案受眾的構(gòu)建，均呈現(xiàn)了與傳統(tǒng)檔案不同的特點，這都要求我們必須積極探索新形勢下檔案信息資源開發(fā)利用的新途徑，創(chuàng)新檔案信息資源的開發(fā)利用機制，不斷滿足人民群眾日益增長的檔案信息資源需求，從而實現(xiàn)檔案的自動化管理，為提高新時期檔案建設(shè)水平服務(wù)。

參考文獻：

[1]孫雪霞.檔案網(wǎng)站檢索策略研究[J].科技信息(科學(xué)教研)，2007.23

[2]周愛.應(yīng)用計算機管理提高檔案的檢索率[J].機電兵船檔案，2007.4

[3]劉平.淺談?wù)畔⒐_對檔案法制的新挑戰(zhàn)[J].上海檔案，2007.9

[4]李翠綿.檔案檢索利用技術(shù)研究[J].中國檔案，2007.8

[5]張寧.我國市級檔案網(wǎng)站綜合測評及分析[J].檔案學(xué)研究，2010.2

[6]鍋艷玲，段愛峰.完善我國檔案網(wǎng)站檢索功能的策略研究——基于國內(nèi)外檔案網(wǎng)站檢索功能的比較[J].檔案管理2012.2