摘要：高校辦公室是學校對一切工作實施管理的綜合性辦事機構(gòu)，在高校管理中發(fā)揮著樞紐和平臺的作用。高校辦學規(guī)模的不斷擴大促使高等教育的多元化發(fā)展，使辦公室的管理工作面臨著許多新的問題和挑戰(zhàn)。探討與研究如何解決辦公室管理存在的問題，改善管理體制，提高工作效率，構(gòu)建和諧高校，是當前熱門課題。特別是民辦高校的辦公室管理，由于在制度和經(jīng)濟上的獨立，缺少政府這棵乘涼大樹，其服務意識更應該增強；管理制度應該完善；工作作風應該轉(zhuǎn)變和不斷改進。只有力爭創(chuàng)新工作方法，努力提高辦公人員的綜合素質(zhì)和工作水平，方能適應新形勢下高校發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：民辦高校；辦公室；管理

中圖分類號：G710 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2012） 18-0058-02

隨著我國高等教育突飛猛進的發(fā)展，高校辦學規(guī)模隨之不斷擴大，辦公室作為民辦高校綜合辦事機構(gòu)，在管理中擔負著承上啟下、內(nèi)外溝通、左右協(xié)調(diào)等重要任務。辦公室管理工作的水平直接關(guān)系到學校各項工作目標的實施及其在社會上的影響力。高校辦公室的工作職能隨著新形勢而變革，給管理工作帶來的是：“任務重，要求高，壓力大”。尋求高校辦公室管理之出路，唯有不斷增強服務意識，完善管理制度，改進和創(chuàng)新工作方法，努力提高工作水平。同時，要弘揚以人為本的理念，堅持可持續(xù)發(fā)展的工作方向，構(gòu)建和諧大學。

一、民辦高校辦公室在管理上存在的問題

（一）缺少一盤棋的觀念、服務意識不強

大到一個國家，小到每一個機構(gòu)、單位、部門，都自成一體。中國是一個講究中庸之道的國家，我們要求事物的發(fā)展是全面、全方位。對于學院辦公室管理而言，全面了解高校的各項制度和日常運作，使教學和行政管理有機聯(lián)系在一起。堅持以教學為中心的原則，一切管理工作的開展皆圍繞教學而進行。目前，民辦高校辦公室管理人員年輕人比重較高，90后在近兩年都陸續(xù)走上工作崗位，可以肯定的一方面是給辦公室管理帶了生機勃勃的活力。然而，在活力背后，亦蘊藏著危機。其一，高校是集中科教、人文于一體的綜合機構(gòu)，它要求其從業(yè)人員必須思想健康上進，文化素養(yǎng)高，具備全局觀念。然而，現(xiàn)今年輕一代大多數(shù)金錢至上觀念，方方面面都與金錢掛上鉤，只要超出其本人工作范圍內(nèi)的，或者超出額定工作時間的，必須先談好條件；有些礙于面子不好退卻的工作，能拖就拖，久而久便不了了之。以自我為中心，一旦集體的利益與個人利益產(chǎn)生沖突時，不是以大局為重，而是計較個人的得失。寧可集體損失千金也不愿個人損失毫厘。高校辦公室部分工作人員對辦公室管理的重要性認識不足，缺乏應有的工作熱情，思想觀念和思維方式落后，跟不上時代發(fā)展的要求。多數(shù)辦公人員好計較個人得失，認為服務于他人，為公家多做點事是自己吃虧。殊不知，在服務他人，為公家多做事的同時，也在拓寬自己的交際范圍，增進人人之間的感情，豐富自身知識，從而提高自己的業(yè)務等綜合能力。我從事高校辦公室管理多年，常聽到很多同事在抱怨：“這不關(guān)我的事，為何要我做”?！安魂P(guān)我的事”，每天都可以聽到或者感覺到，暫且不說他們素質(zhì)低，說他們對辦公室工作的認識不足，一點也不為過。辦公室管理本來就是服務行業(yè)。如院辦工作，我們接待、安排會務、發(fā)文收文處理，檔案保管等等，哪項不是服務？這里有人要反問了，這就是分內(nèi)工作呀，服什么務？沒錯，是分內(nèi)工作，但是，如果沒有服務意識，缺乏奉獻精神，是沒辦法很好完成這些工作的。假如我們把“事情”分為事和情兩個層面來談，沒有服務心態(tài)，就算你做完了某項工作，那么可以肯定，你只完成了事，而沒有增進那個情，甚至傷了情，這個情便是我們與服務對象之間的感情。

（二）缺乏進取心和不斷學習的精神，綜合素質(zhì)不高

辦公室每天除了處理大量文案資料，還有很多紛繁復雜的事務，因此辦公室工作人員深感身心疲憊，大多辦公人員都處于“明哲保身”的狀態(tài)，不求有功，但求無過。平時工作中只知道埋頭苦干。平時不注重業(yè)務的進修和加強。從身邊的同事可以發(fā)覺，對政策和文件精神缺乏深入研究和吃透，對一些重大事件很難提出建設(shè)性的意見。就我工作之余，留意身邊的同事，小部分人有意識通過不斷實踐和學習，充分利用業(yè)余時間，給自己充電，這部分同事在業(yè)務上提高很快，同一件事，他們就能高效率、高質(zhì)量完成。這類同事往往善于思考和總結(jié)，在思考和總結(jié)中醞釀更好的工作方式方法。他們?nèi)胄兄蠛芸炀湍苁煜け韭毠ぷ?，然后逐步向其他工作領(lǐng)域擴展，慢慢地與之相關(guān)的或不完成相關(guān)的工作便隨之了如指掌了，這樣的同志，工作業(yè)績以及職位的提升就不得而知了。與之相反的，大部分辦公室工作人員認為日常工作業(yè)務流程較為簡單，模式固定，面對的工作對象亦相對穩(wěn)定，無需要再去學習鉆研。每天只知道忙于處理日常事務，忙過之后又不思考和總結(jié)，有時間就上網(wǎng)聊天、看電影、玩游戲，很少學習和提高業(yè)務能力上下功夫，影響了辦公室職能的發(fā)揮。工作中行政管理知識相對欠缺、工作沒有方向性、分不清主次，只是按原有模式被動應付、按部就班地完成日常工作任務，缺乏工作的熱情和積極性，更談不上工作有所創(chuàng)新和突破。

（三）工作目標不明確，制度不完善

辦公室管理工作缺乏明確的目標，工作的計劃籠統(tǒng)含糊，針對性不強。管理層面的目標往往是隱形的，需要管理人員去摸索。它不像科研、學術(shù)等，有既定的課題，目標性強?，F(xiàn)今辦公室里常聽到的一句話就是“我好忙”。我們可以分析一下這個“忙”字，心亡為忙。心里對工作沒有理出頭緒，千頭萬緒、雜亂無章，與其說忙，不如說亂。大多數(shù)辦公人員成了辦事、辦文、辦會的機器，上級、領(lǐng)導點一點按鍵他就動一動，漠然接受，知其然而不知其所以然。此外，工作中缺乏健全、完善的管理制度，原有的一些工作制度針對性差，與實際工作脫節(jié)，很難適應新形勢下高校的發(fā)展要求。

（四）賞罰不嚴明，缺乏激勵性和約束性

目前高校辦公人員隊伍中存在不少“東郭先生”，混日子的好好先生大有人在。造成這種不良風氣的盛行，主要因素有三方面：其一，獎罰不分明，缺乏激勵機制，和約束機制。獎賞優(yōu)秀員工，是激發(fā)員工積極性的一種有效手段，它能促使員工發(fā)掘自身的工作潛能，增進員工的進取心，給員工以奮斗的目標，是員工出色工作的價值體現(xiàn)。目前高校由于獎罰機制不完善，對有績效顯著的員工沒有及時給予獎勵，反過來，對混日子，無所建樹，甚至經(jīng)常犯錯誤的員工視而不見，任由其為所欲為。其二，“千里馬遇不到伯樂”，潛在的人才沒有及時被發(fā)現(xiàn)。這部分人才由于不太懂得表現(xiàn)自我，得不到領(lǐng)導的賞識和重用，其價值得不到體現(xiàn)，英雄無用武之地，久而久之，他們便因為懷才不遇，怨天尤人，牢騷滿腹。這樣不僅得不到重用，反而遭到領(lǐng)導反感，甚至排除，形成惡性循環(huán)。其三，賞罰不公平，領(lǐng)導班子昏庸無能。由于感情因素，很多領(lǐng)導對屬下有所偏見，偏愛一些會阿諛奉承的員工，對真正干實事，默默無聞、埋頭苦干的員工不聞不問。很多人就憑著一張擅長花言巧語的嘴巴，青云直上；反而那部分干實事的，對學校有貢獻的，倍受冷落，造成有實力的員工心灰意冷，大大抹殺了他們的積極性。故此，人才與庸才，都在渾水摸魚，以不同方式混日子，直接影響辦公室工作的進展。

二、完善學院辦公室管理的措施與對策

（一）創(chuàng)新管理理念，增強服務意識

創(chuàng)新管理觀念的重要性和緊迫性要求辦公室管理人員要擯棄封閉的、守舊的思維方式，樹立與時代和高校發(fā)展相適應的新的教育管理理念，并把新的理念體現(xiàn)到每一項具體工作中。如何使管理觀念與時俱進，首先只有通過不斷學習高?，F(xiàn)代化管理知識，然后付之于實踐，并在實踐中不斷總結(jié)；其次是借鑒一些先行者的經(jīng)驗，同時大膽創(chuàng)新，開拓新的管理模式。當然，實踐是檢驗真理的唯一標準，不論是書本學來的，借鑒他人的還是自己創(chuàng)作的，都必須在實際工作中去考驗，只有通過無數(shù)次的測試，才能總結(jié)和歸納出行之有效的管理模式來。另外，有了高效的管理模式就足夠了嗎？不是，任何模式最后的環(huán)節(jié)都靠人去完成的，這就要求我們增強服務意識。高校辦公室人員，除了熟悉工作模式之外，還要加強自身修養(yǎng)的錘煉，對工作充滿熱情。如一個接待上級的會務安排，看似一件再平凡不過的工作，但是要真正把這件工作的每一個環(huán)節(jié)都都做到位，使其環(huán)環(huán)相扣，就不是隨便對付能完成的。我們可以列舉幾個環(huán)節(jié)來分析，如開會場地的衛(wèi)生、電腦和投影、會議主題的橫幅等，都需要精心去安排和落實，一切準備就緒，還要進行最后的驗收，關(guān)鍵就在驗收。很多同事不注重這一環(huán)節(jié)，反正事情做過就算完成了，往往在真正派上用場時處處出問題，十分難堪。

（二）加強制度建設(shè)，完善工作標準

不以規(guī)矩不成方圓，高校辦公室管理一樣，要使辦公室工作有序、規(guī)范、高效，必須建立一套與學校發(fā)展相適應的管理制度。為了保證各項工作順利進展，有章可循，首先必須建立和完善規(guī)章制度。從近幾年民辦高校的制度實施情況來看，規(guī)章制度的制定，需從學院自身的實際出發(fā)。民辦高校與公立學院不同，沒有政府雄厚的財力支持，故在制度的制定上應考慮工作效率和工作成本。目前，民辦高校的管理人員，特別是部門負責人，很多從公立院校退休后過來的，這樣在管理上便自然而然地延用了公立學院的制度。例如很多辦事觀念陳舊，環(huán)節(jié)繁瑣，走彎路。辦公室管理制度制定的合理與否，直接關(guān)系到民辦高校的興衰存亡，多環(huán)節(jié)，走彎路的辦事模式，帶來的是高成本，低效率。故此，尋找一套高效的辦事制度，完善工作標準有利于民辦學院可持續(xù)發(fā)展。

（三）培養(yǎng)信息管理能力，實現(xiàn)辦公自動化

信息技術(shù)、辦公自動化技術(shù)突飛猛進的發(fā)展，其應用己滲透到各行各業(yè)，網(wǎng)絡(luò)平臺、自動化辦公設(shè)備己成為人們生活和工作中越來越重要的工具。因此，辦公室人員必須掌握應用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力。要學會使用計算機來處理文字材料、傳輸相關(guān)文件和統(tǒng)計上報有關(guān)數(shù)據(jù)等，提高辦公效率。近幾年來，從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)廣泛應用于辦公管理的效果上看，的確節(jié)約了辦公成本和工作時間，更為關(guān)鍵的是提高工作效率和辦事的準確度。以前，要發(fā)一個通知，打印或者復印幾十份，然后蓋章，最后由發(fā)文機構(gòu)發(fā)到各辦公室。這種做法，首先是成本高，小小一個通知，花費掉幾十張紙，還有打印墨粉、打印機的折舊；其次是浪費時間和人力；最后最關(guān)鍵的是發(fā)到各辦公室時不一定所有人都會留意查看，造成該通知的人沒通知到位，耽誤工作。一聯(lián)串的問題在網(wǎng)絡(luò)發(fā)布信息的過程中迎刃而解。現(xiàn)在每個辦公系統(tǒng)都建立QQ群，或者是飛信群，一條群發(fā)信息，就可以讓群內(nèi)所有人都收到通知?？旖荨蚀_、到位、低成本。

（四）創(chuàng)新激勵機制，營造良好辦公人文環(huán)境

1.革新激勵機制。實行責任細分，分工明確、責任到人，并建立一套公正、行之有效的考核、獎懲體系，目的在于使辦公室人員業(yè)績得以價值體現(xiàn)，讓個人利益與整體績效成果成正比例。俗話說：“重金之下，必有勇夫”，這句話用在高校激勵制度上雖然有些庸俗，但是其實用性卻非常強，特別是民辦高校。由于民辦高校的福利不夠公辦院校那么豐厚，工作強度又在公辦學校之上，給員工心理帶來極大的反差。扭轉(zhuǎn)民辦高校工作人員的心理反差，唯有建立科學、合理的激勵機制。維護辦公室人員的權(quán)益，同時充分激發(fā)辦公人員的工作熱情，發(fā)掘員工潛力，保障辦公室人員的穩(wěn)定，加快辦公室快速發(fā)展的動力，促進高校辦公室工作持續(xù)發(fā)展。

2.創(chuàng)新工作方法，營造輕松祥和的工作氛圍。從工作實踐中總結(jié)經(jīng)驗，充分發(fā)掘團隊的智慧，科學組織，合理安排，運用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺和科學的方法創(chuàng)造性地開展工作?；o張的工作為娛樂，構(gòu)建辦公室文化氛圍。注重辦公成員的情感管理，尊重成員的個性特點，充分考慮工作人員的個體情感因素，強調(diào)情感交流，通過塑造良好的人際關(guān)系，充分發(fā)揮人的主觀能動性，促使辦公室形成團結(jié)和諧、互助互愛的文化底蘊。

3.提高辦公成員文化素養(yǎng)。由于高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，給辦公室工作人員提出更高的要求。辦公人員的文明禮貌、儀表儀態(tài)、待人接物都成為考評工作績效的重要條款。然而目前辦公成員日常應對的是繁雜的文案、接待、會務等工作，壓力大，心理煩躁，疏忽了這方面的修煉，提高自身的文化素養(yǎng)。再由于辦公室人員多數(shù)不承擔教學任務，故認為為人師表只是教師的專利，與行政人員無關(guān)。這種認識缺乏全局性。身為高校工作者，不論是行政還是教師，都要做到“才高為師，德高為范”。不斷修煉自己的人生素養(yǎng)，用人格魅力去感染周圍的人。

總之，做好民辦高校辦公室管理工作，必須深入探討和研究，了解現(xiàn)代高等教育的發(fā)展特點，緊隨高等教育發(fā)展的腳印，堅持高校辦公室管理的基本原則，大膽解放思想、更新觀念、與時俱進，轉(zhuǎn)變角色和轉(zhuǎn)變工作作風，強化辦公室的服務意識，從而使高校辦公室真正起到管理樞紐和橋梁的作用。