摘要：在高風(fēng)險(xiǎn)的房地產(chǎn)行業(yè)，中小型房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)正確認(rèn)識OA辦公自動化系統(tǒng)，根據(jù)企業(yè)規(guī)模和特點(diǎn)選擇合理的OA軟件，打造適合自己的智能化辦公平臺。

關(guān)鍵詞：OA辦公自動化系統(tǒng)；房地產(chǎn)；信息化

中圖分類號：F29文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

2011年來，隨著國家宏觀經(jīng)濟(jì)的嚴(yán)厲調(diào)控，各地不斷出現(xiàn)的流拍事件表明，房地產(chǎn)行業(yè)市場風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)非常突出。如何通過提高管理水平和降低成本，已經(jīng)成為房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，更是眾多中小房企在激烈市場競爭中站穩(wěn)腳跟的制勝法寶，這離不開提高企業(yè)的信息自動化程度。其中，OA辦公自動化系統(tǒng)（又稱OA平臺），作為目前技術(shù)成熟、普及率高、成本低廉的信息平臺，能有效提高房地產(chǎn)企業(yè)的效率、降低成本、加快企業(yè)發(fā)展，從而提高產(chǎn)品質(zhì)量，提升企業(yè)形象，提升企業(yè)競爭力，控制企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。

目前，在為數(shù)眾多的三四線小城市的中小房企中，仍有相當(dāng)一部分企業(yè)除了委托網(wǎng)絡(luò)公司建立自己的網(wǎng)頁之外，連最基本的辦公信息平臺都沒有。還有一部分已經(jīng)建立了OA平臺的企業(yè)，卻并未收到事半功倍，節(jié)省人力物力財(cái)力的目的，反而踏入信息化誤區(qū)，把OA平臺變成擺設(shè)，造成了不應(yīng)有的浪費(fèi)。那么在實(shí)際應(yīng)用中，中小型房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)該怎么認(rèn)識和應(yīng)用OA辦公自動化，有哪些需要注意的問題呢，下面將就此進(jìn)行探討說明。

一、為何要使用OA辦公自動化系統(tǒng)

據(jù)調(diào)查，現(xiàn)在大多數(shù)中小房地產(chǎn)企業(yè)使用的組織結(jié)構(gòu)仍然是部門職能制和工程項(xiàng)目制的混合結(jié)構(gòu)。這種組織結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)是要求嚴(yán)格執(zhí)行剛性管理的規(guī)定，造成員工與上司、員工與員工之間的溝通存在等級障礙，員工的信息、意見和建議只能逐級匯報(bào)，不能越級；同時(shí)，由于各部門缺乏交流甚至為了各自小利益而相互掣肘，部門員工只對自己工作負(fù)責(zé)，不考慮整個(gè)流程的效率和公司大局，雖然個(gè)人業(yè)績好像很突出，卻使得公司或項(xiàng)目整體工作效率低下，影響其他部門或員工的工作熱情。所以，有必要對這種等級制度進(jìn)行改革，而OA辦公自動化系統(tǒng)的出現(xiàn)，使得上下級別之間的溝通障礙大大降低，在平臺內(nèi)部一線員工和老總之間也能互相直接溝通?；蛘咄ㄟ^日常日志的記錄，領(lǐng)導(dǎo)層可以通過日常日志、內(nèi)部論壇以及各種信息匯總，及時(shí)發(fā)現(xiàn)員工的心理和工作動態(tài)，有針對性地進(jìn)行關(guān)心釋疑溝通，使員工時(shí)刻感覺到公司的關(guān)注的陽光，忠誠度和歸屬感將大大提升。

再者，通過OA平臺，將使房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)、工作流程進(jìn)一步規(guī)范化，增加管理透明度，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理，提高管理效率。在平臺內(nèi)部，通過公開的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程，使各部門對自己的職責(zé)、權(quán)限有明確界定，也使得每個(gè)工作人員對自己的職權(quán)范圍有了更清晰的認(rèn)識。通過智能化的流程，使得各工作環(huán)節(jié)銜接緊密，上一步審批意見完成后立即可以傳到下一步，刪改記錄和審批意見保存完整，提高工作效率。

信息共享是OA平臺中一個(gè)很重要卻常常不被重視的功能。中小型房產(chǎn)企業(yè)在發(fā)展壯大過程中，人員的流動進(jìn)出是不可避免。通過建立內(nèi)部的信息平臺，各個(gè)項(xiàng)目部的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)、合作廠家等，可以即時(shí)總結(jié)共享。各項(xiàng)目部通過OA平臺共享的信息，迅速做出適合自己項(xiàng)目部的經(jīng)營調(diào)整，準(zhǔn)確及時(shí)地把握市場信息，避免相同問題的發(fā)生，也有利于降低項(xiàng)目部采購成本，提高管理效率。

二、OA辦公自動化系統(tǒng)的選擇問題

在實(shí)踐中，經(jīng)常遇到的問題就是一些剛接觸OA平臺的老總，聽聞自動化辦公的種種好處，出于互相攀比的心理，非名牌不買，大手筆購買一套昂貴的軟件回來。安裝使用后，卻發(fā)現(xiàn)自己公司的日常業(yè)務(wù)頂多只能應(yīng)用其中幾種功能，更多的功能被束之高閣，猶如買了最新的蘋果四代，卻只能用來打電話。還有的企業(yè)反其道行之，以只要擁有一套辦公軟件就可以的心態(tài)，選擇了質(zhì)劣價(jià)低的低端版本軟件，甚至使用網(wǎng)上的免費(fèi)版本，結(jié)果在使用中卻發(fā)現(xiàn)自己的個(gè)性業(yè)務(wù)無法實(shí)現(xiàn)升級，或者在使用一年半載后，網(wǎng)站倒閉，給自己造成了不應(yīng)有的損失。

其實(shí)，只有軟件跟自己企業(yè)的管理理念、管理流程、管理方法融合，才能成為企業(yè)運(yùn)營的潤滑劑和得力助手。一套精簡到不能升級換代，或者臃腫到眼花繚亂華而不實(shí)的軟件系統(tǒng)，反而會成為小型房產(chǎn)企業(yè)快速發(fā)展的攔馬索，增加了無謂的開支不說，還滯礙了企業(yè)的正常運(yùn)行。房地產(chǎn)行業(yè)具有自己的特殊性，它所涉及的項(xiàng)目管理、成本核算及工作流程與其它行業(yè)都不盡相同。所以房地產(chǎn)企業(yè)在在購買正版系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該與軟件商溝通，將自己的企業(yè)文化、企業(yè)經(jīng)營方式和發(fā)展愿景結(jié)合起來，打造屬于自己企業(yè)的辦公平臺，避免后期的各種遺憾。

三、OA辦公自動化系統(tǒng)的內(nèi)部建設(shè)問題

由于我國國情現(xiàn)狀，房地產(chǎn)行業(yè)在早期是一個(gè)相對高利潤的行業(yè)，管理規(guī)范化、科學(xué)化的迫切程度比起一些高科技工廠要差很多。特別是很多小型房地產(chǎn)企業(yè)一把手對信息化平臺的建設(shè)不是非常重視，或者片面認(rèn)為只要軟件買到手，硬件安裝到位，就萬事大吉。其實(shí)，要在企業(yè)內(nèi)部推廣自動化辦公系統(tǒng)，不僅需要員工的努力，更需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的大力支持。在平臺應(yīng)用前期，需要各個(gè)業(yè)務(wù)部門提出自己的業(yè)務(wù)要求和規(guī)章流程，需要一把手指定專門負(fù)責(zé)人對各部門進(jìn)行協(xié)調(diào)調(diào)研。只有企業(yè)各部門積極配合，才能確保流程順暢、表格正確、業(yè)務(wù)順利，才能確保系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用的符合本公司的實(shí)際要求。

房地產(chǎn)業(yè)的管理軟件包括財(cái)務(wù)、銷售、OA、項(xiàng)目管理等多個(gè)種類，所以企業(yè)負(fù)責(zé)人必須清醒認(rèn)識到固定單一軟件的優(yōu)勢和不足。不能認(rèn)為OA平臺軟件是萬能的，有了自動辦公系統(tǒng)就立刻幾倍地提高工作效率，短期產(chǎn)生巨大利潤，將公司所有業(yè)務(wù)全部囊括；也不能把辦公平臺片面認(rèn)為僅僅是企業(yè)升級、搞面子工程之類的可有可無的東西，隨便安排一個(gè)文員全盤管理，導(dǎo)致設(shè)施閑置、系統(tǒng)空閑。合理的方法是老總至少安排一名副總級別領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，指派經(jīng)過培訓(xùn)的專業(yè)負(fù)責(zé)人，對辦公平臺進(jìn)行運(yùn)行維護(hù)。同時(shí)要求維護(hù)負(fù)責(zé)人要眼界開闊，有建筑開發(fā)、計(jì)算機(jī)、管理等各領(lǐng)域的專業(yè)知識。在平臺建設(shè)維護(hù)中，不求平臺專業(yè)負(fù)責(zé)人的知識研究有多深，只需要他能解決日常運(yùn)行中出現(xiàn)的普通問題，判斷問題的嚴(yán)重性和掌握全面的軟件應(yīng)用。

四、搭建OA自動化平臺的方式

對中小房地產(chǎn)企業(yè)來說，公司能上網(wǎng)的就業(yè)人員一般在200人以下，最常見的在幾十人左右，建議優(yōu)先選用B/S模式搭建。當(dāng)然，技術(shù)實(shí)現(xiàn)只是解決方案的一部分，用戶要根據(jù)公司未來業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)做出適合自己的選擇，而不能被一些僅擁有一種技術(shù)模式的軟件供應(yīng)商所誤導(dǎo)。

在實(shí)際調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)相當(dāng)一部分小型房地產(chǎn)企業(yè)在服務(wù)器管理方面缺少專業(yè)人才。為了降低成本，甚至有的企業(yè)把財(cái)務(wù)出納電腦當(dāng)作服務(wù)器使用，而軟件公司為了能賣出軟件，也默許這種不負(fù)責(zé)任的行為，這樣的危害是可想而知的。服務(wù)器電腦作為日常辦公電腦來持續(xù)使用，在U盤復(fù)制、上網(wǎng)瀏覽、郵件收發(fā)等方面，經(jīng)常由于人為原因中毒或木馬，不得已重新裝機(jī)，甚至數(shù)據(jù)庫被破壞，造成重大損失。另外，當(dāng)服務(wù)器作為內(nèi)部局域網(wǎng)電腦連接，加以端口映射方式使用后，也容易受到內(nèi)部局域網(wǎng)病毒的攻擊感染。在此推薦中小型房企按如下方式進(jìn)行架構(gòu)：服務(wù)器單獨(dú)使用一根普通電話線連接網(wǎng)絡(luò)，公司內(nèi)部局域網(wǎng)使用光纖寬帶上網(wǎng)保證速度。當(dāng)公司內(nèi)部局域網(wǎng)受到破壞時(shí)，保證服務(wù)器不受影響，也避免遭受內(nèi)部人員的非善意攻擊。

總之，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展中必不可少的輔助手段，而其中的OA辦公自動化系統(tǒng)是最適合中小型房產(chǎn)企業(yè)優(yōu)先選用的辦公平臺。在建設(shè)和使用OA平臺過程中，要秉著\"專業(yè)、適用、易用\"的原則，打造適合企業(yè)自身的智能化網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，讓企業(yè)管理更上一層樓。

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