摘要：本文從物資采購的角度，運用物資采購過程管理并結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)實際，探討如何通過物資采購過程管理提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

關(guān)鍵詞：物資采購；過程管理；提高效益

中圖分類號：F239.63文獻標識碼：A

企業(yè)物資采購就是指采購人員或者是采購單位基于各種目的和要求購買物資的一種行為。狹義的物資采購就是買東西，擴展開來就是企業(yè)根據(jù)需要提出采購計劃、審核計劃、選擇供應(yīng)商、確定價格、最終簽訂合同并按要求付款的過程。作為國有企業(yè)的物資采購來說它是企業(yè)經(jīng)營管理的核心內(nèi)容，更是企業(yè)獲取經(jīng)營利潤的一個重大源泉。

1 物資采購在現(xiàn)代企業(yè)中的地位和作用

在企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品的成本構(gòu)成中，采購的原材料及零部件等物資成本占企業(yè)全部成本的比重平均水平在60%以上，由此可以看出物資采購成本是企業(yè)成本控制中最有價值的部分，而中國目前的一些企業(yè)往往把成本控制力度放在這些占企業(yè)總成本還不到40%的次要方面如減員增效等這些做法上，不僅收效甚微，而且會人心浮動，引發(fā)社會不穩(wěn)定因素，得不償失。

2 采購計劃

2．1 采購計劃是采購管理進行動作的第一步。如何獲取足夠多數(shù)量的物資是采購數(shù)量計劃的重點所在，因為數(shù)量計劃是為維持正常的生產(chǎn)活動，是某一特定時期內(nèi)何時購入何種物資的估計作業(yè)。因此數(shù)量計劃應(yīng)該達到以下目的：預(yù)計物資需用時間與數(shù)量，防止供應(yīng)中斷，影響生產(chǎn)經(jīng)營活動；避免材料儲存過多，積壓資金，占用空間；配合企業(yè)生產(chǎn)計劃與資金調(diào)度；使采購部門事先準備，選擇有利時機購入材料；確立材料消耗標準，以便管制材料采購數(shù)量及成本。

2．2 采購計劃制定的依據(jù)

生產(chǎn)計劃。采購計劃不能盲目、隨意制定，要依據(jù)生產(chǎn)計劃，按生產(chǎn)所需來采購物資，否則就會造成積壓浪費。

庫存情況。若物資有庫存，則物資采購數(shù)量就不等于生產(chǎn)計劃所提的物資需用量，因此必須建立物資的儲備定額，以表明物資的庫存最佳狀況，再依據(jù)用料需求數(shù)量，并考慮購料的作業(yè)時間和儲備定額標準，算出正確的采購數(shù)量，然后進行采購。而怎樣計算儲備定額標準是關(guān)鍵問題。

儲備定額量是一個非常重要的參數(shù)，它是為使生產(chǎn)經(jīng)營活動正常進行，防止因需求或供應(yīng)商不能及時供貨引起的缺貨或停工待料，在倉庫中經(jīng)常保持的最低庫存數(shù)量。但是，儲備定額必然會增加庫存費用，因此，需要確定一個適宜的儲備定額。當(dāng)計劃周期內(nèi)計劃庫存量達到或低于儲備定額時，該周期就應(yīng)該有材料 入庫，確定儲備定額常用統(tǒng)計分析方法，其具體步驟如下：

S=S經(jīng)+S保

式中：S - 物資儲備定額

S經(jīng)-物資經(jīng)常儲備定額

S保-物資保險儲備定額

經(jīng)常儲備定額是指前后兩批物資到達的間隔期，它是為滿足日常生產(chǎn)需要而建立的物資儲備。其公式為：

S經(jīng)=T*Q

式中T-經(jīng)常儲備周期Q-平均需求量

但是，由于需求是隨機變量，事前難以知道需求的準確數(shù)據(jù)，無法決定儲存策略，因此，在這種情況下，就需要計算隨機變量的期望值，從面定出合理的經(jīng)常儲備。

2．3 采購數(shù)量的計算方法

定期訂購方法：采購物資可以選擇每季、每月或每周訂購一次，這稱為定期訂購法。這種方法在使用上必須對物資未來的需求數(shù)量能做出正確的估計，以避免存貨過多，造成資金積壓。

定量采購方法：定量訂購的目的是為了尋找一個使全年總成本最小的經(jīng)濟訂貨批量，為了使問題簡單化，這時的總成本我們只考慮采購成、訂貨成本和儲存成本，即：

TC =RC+RS/Q+QCK/2

TC：總成本；Q：經(jīng)濟批量；R年需求量；S交易費用；C單位價格；K儲存成本百分比。

使總成本最低的Q就是我們所尋找的經(jīng)濟定貨數(shù)量。運用微積分的知識，對上一公式求導(dǎo)，我們可以得出：

Q=（2RS/KC）1/2

3 選擇供應(yīng)商

選擇供應(yīng)商是采購實施過程中非常重要的一項工作，在選擇供應(yīng)商時，有許多因素值得考慮。主要因素有：

3．1 產(chǎn)品質(zhì)量。初選供應(yīng)商時應(yīng)該嚴把質(zhì)量關(guān)，可以考慮以下幾方面的內(nèi)容：

考察供應(yīng)商硬件、軟件；考察供應(yīng)商是否通過ISO9000系列的質(zhì)量認證或其他一些企業(yè)要求的質(zhì)量認證，質(zhì)量控制措施如何；考察該供應(yīng)商是否為其它廠商供貨，是否將要采購的物資類似等。

3．2 價格。物美價廉的商品是每個企業(yè)都想獲得的，雖然價格并不是最重要的，但是價格的高低是選擇供應(yīng)商的一個重要指標。以往一提到提高物資供應(yīng)經(jīng)濟效益，往往單純地考慮進價如何降低，質(zhì)量如何提高，似乎成本只能往下降，而功能只能往上升。我認為應(yīng)該綜合考慮兩個因素即價格、功能的比值，如果功能有所提高，允許成本相應(yīng)增加，而功能有所降低，其降低率低于成本降低率時，其經(jīng)濟效益仍然是提高的。所以在判定價格時，要判斷其價格性能比，而不是單純地考慮價格的高低。

3．3 服務(wù)。選擇供應(yīng)商時，服務(wù)也是一個很重要的考慮因素，例如更換殘次品、指導(dǎo)設(shè)備使用、修理設(shè)備等。類似這樣的一些服務(wù)在采購某些物資時可能會在選擇過程中正起到關(guān)鍵作用。

3．4 位置。供應(yīng)商所處的位置對送貨時間、運輸成本、緊急定貨的回應(yīng)時間都有影響，當(dāng)?shù)刭徺I有助于發(fā)展地區(qū)經(jīng)濟。

3．5 供應(yīng)商存貨政策。如果供應(yīng)商的存貨政策要求自己隨時持有備件存貨，擁有安全庫存則將有助于突發(fā)故障的解決。

3．6 柔性。愿意并且能夠回應(yīng)需求改變，接受設(shè)計變更等的供應(yīng)商應(yīng)給予重點考慮。

4 采購合同管理

選擇供應(yīng)商之后接下的工作就是同供應(yīng)商簽訂正式的采購合同。合同管理應(yīng)由采購管理專職人員操作，主要有以下幾個方面的內(nèi)容：

4．1 計劃審查。審查采購計劃是否在規(guī)定的時間內(nèi)轉(zhuǎn)化為合同。

4．2 合同審批。審查合同號、數(shù)量、計量單位、單價、發(fā)運目的地、供應(yīng)商、到貨日期等。

4．3 合同跟蹤。檢查采購合同的執(zhí)行情況，對未按期到貨的合同研究對策，加強監(jiān)督。

4．4 缺料預(yù)測與計劃人員一起操作。根據(jù)生產(chǎn)需求的情況，推測可能產(chǎn)生缺料的供應(yīng)合同，研究對策。

4．5 根據(jù)實際情況，妥善處理合同的變更、合同提前終止、合同糾紛等。

5 采購績效與評估

從管理角度講，任何一種工作都應(yīng)遵循PDCA（計劃-實施-檢查-總結(jié)）的過程，采購也不例外。作為企業(yè)，制定了采購方針、戰(zhàn)略、目標、及實現(xiàn)目標的行動計劃后，在計劃實施時還需有相應(yīng)的績效指標，用于對采購過程進行檢查控制，并在一定的階段對工作進行總結(jié)，在此基礎(chǔ)上再提出下一階段的行動目標與計劃，如此循環(huán)往復(fù)，不斷改進。而要對采購過程有深入的了解，必須制定采購績效或表現(xiàn)的衡量指標，對采購過程進行考核。

5．1 價格與成本的指標。采購的價格與成本指標包括參考性指標和控制性指標。參考性指標主要有年度采購總額、各采購人員年度采購額、年度人均采購額、各供應(yīng)商年度采購額、供應(yīng)商年度平均采購額、各采購物品年度采購基價及年度平均采購基價等。它們一般是作為計算采購相關(guān)指標的基礎(chǔ)，同時也是展示采購規(guī)模、了解采購人員及供應(yīng)商負荷的參考數(shù)據(jù)，是進行采購過程控制的依據(jù)和出發(fā)點。

5．2 質(zhì)量指標。質(zhì)量指標主要是指供應(yīng)物資質(zhì)量水平以及有為供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量表現(xiàn)，它包括供應(yīng)商質(zhì)量體系、物資質(zhì)量水平等到方面，主要有：物資質(zhì)量：包括批次質(zhì)量合格率、物資抽檢缺陷率、退貨率、對供應(yīng)商投訴率、及處理問題的時間等；質(zhì)量體系：有通過ISO9000的供應(yīng)商比例、開展專項質(zhì)量改進的供應(yīng)商數(shù)目及比例等。

5．3 企劃指標。是指供應(yīng)商在實現(xiàn)接收合同過程、交貨過程中的表現(xiàn)及其運作水平。包括交貨期、交貨質(zhì)量可靠性以及采購運作的表現(xiàn)。

參考文獻

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