吳 高 (廣西師范大學圖書館 廣西 桂林 541004)
韋楠華 (桂林電子科技大學圖書館 廣西 桂林 541004)
隨著數(shù)字技術和網絡技術的發(fā)展,圖書館的館藏結構發(fā)生了巨大變化,數(shù)字資源成為圖書館信息資源的重要組成部分。據ARL(Association of Research Libraries,美國研究圖書館協(xié)會)對其成員圖書館的調查結果顯示,2008—2009年綜合大學圖書館數(shù)字資源購置費占資源總購置經費的平均比例為56.33%,最高達到85.4%[1]。國內情況也與此類似,根據“教育部高校圖書館事實數(shù)據庫”中各館自報的數(shù)據統(tǒng)計,2010年高校圖書館用于采購紙質文獻的館均經費約是采購電子資源經費的1.7倍,低于2009年的2.16倍,采購紙質文獻的經費走勢平穩(wěn),采購電子資源的經費連年走高[2]。隨著經費投入的不斷加大,我國圖書館在數(shù)字資源采購中逐漸暴露出各種問題,如數(shù)據無法長期保存、采購程序不規(guī)范、數(shù)字資源壟斷、資源配置不合理、集團采購效益降低及資源購后評價缺失等。如何解決上述問題,實現(xiàn)有效甄選資源,降低采購成本和風險,提高資源采購的科學性和合理性,具有重要的理論與現(xiàn)實意義。
數(shù)字資源是指擁有磁、光介質或網絡使用權的數(shù)字形態(tài)的文獻資源,包括電子圖書、電子期刊、二次文獻數(shù)據庫及其他數(shù)據庫[3]。數(shù)字資源采購以符合本館文獻資源建設政策為前提,以滿足用戶需求為目標,具有采購模式多樣化、產品定價模型復雜、采購金額相對巨大、經費投入具有持續(xù)性等特點[4]。
數(shù)字資源采購模式基于不同角度有不同的劃分方法,從組織者角度看,可分為圖書館集團采購、單個圖書館采購和國家采購;從資源提供方式看,可分為提供紙本資源+數(shù)字資源模式(P+E模式)和只提供數(shù)字資源模式(E-only模式) ;從資源采購程序看,可分為自主采購和政府采購[5]。就目前我國圖書館數(shù)字資源采購實踐來看,對于中小型中文數(shù)據庫一般較多采用單個圖書館自主采購或政府招標采購的模式,對于大型中文數(shù)據庫(如CNKI、維普、超星、方正等數(shù)據庫)也經常采用以省為單位的地區(qū)集團聯(lián)盟采購模式;對于專業(yè)性很強的小型外文數(shù)據庫(如Mathscinet(美國數(shù)學評論)、AMS(American Mathematical Society,美國數(shù)學學會)等)多采用單位自主采購模式;對于具有通用性的大中型外文數(shù)據庫(如Elsevier、Wiley-Blackwell、IEL等),由于價格昂貴,則多采用集團采購模式。
經過多年的實踐,我國圖書館數(shù)字資源采購一方面逐漸按照規(guī)范化程序實行政府采購,以利于杜絕黑箱操作,另一方面又普遍實行了集團采購模式,以利于節(jié)省經費、促進資源共享,但總體來看,我國目前的圖書館數(shù)字資源采購特別是外文數(shù)據庫采購還存在不少問題。
數(shù)據長期保存問題主要存在于外文數(shù)字資源采購中。在信息網絡環(huán)境下,圖書館的文獻資源采購模式已經從傳統(tǒng)印刷型文獻的“購買——擁有”模式迅速轉化為數(shù)字資源的“許可——使用”模式。因此,目前國內圖書館采購的大量外文數(shù)字資源只有一定時期的使用權而沒有永久保存權,不是真正地永久擁有該資源。當資源使用許可到期之后,如果圖書館沒有及時續(xù)費,數(shù)據庫出版商可能停止圖書館用戶對所有數(shù)據的訪問權限,包括之前已經付費的數(shù)據內容。為更好解決這個問題,我國圖書館界多方嘗試探索,2009年9月中國科學院國家科學圖書館與Springer公司簽約成功,開創(chuàng)了我國圖書館對采購的外文數(shù)字資源擁有長期保存權的先例,為今后我國開展對更多的外文數(shù)字資源爭取長期保存權益工作起到了促進作用。然而,由于法律對數(shù)字資源的許可談判并未給予具體的禁止性規(guī)定,除合同不得違反強制性法律原則外,數(shù)據庫出版商和圖書館均可在自愿協(xié)商的前提下決定合同內容,因此圖書館能否說服更多的數(shù)據庫出版商而不是Springer一家公司,為維護公共利益使數(shù)字資源的采購從“許可——使用”模式優(yōu)化為“許可——永久使用/長期備份”模式,就成為目前數(shù)字資源采購談判的關鍵[6]。
數(shù)字資源采購的程序規(guī)范問題主要表現(xiàn)為兩個方面:(1)自身采購工作程序。目前很多圖書館采購數(shù)字資源基本上是各自為政,既未在各館之間形成統(tǒng)一規(guī)范的采購模式,也并未在本館內部制訂相應的數(shù)字資源采購管理制度,結果不僅各館的采購模式大相徑庭,而且單個館每次的采購方式也不相同。同時,由于缺乏合理的資源采購程序規(guī)范和運行機制,經常出現(xiàn)部門之間和人員之間互相推諉責任的情況,數(shù)據庫采購存在較多隨意性和不確定性[7]。(2)政府招標采購程序。我國自2003年實施《政府采購法》以來,圖書館數(shù)字資源采購程序逐漸規(guī)范,許多中文數(shù)字資源采購已被逐步納入政府招標采購體系。但外文數(shù)字資源采購主要采用集團采購模式,較少實行政府招標采購。這主要是由于國外數(shù)據庫出版商對我國市場的依賴程度較輕,開發(fā)我國市場的成本較高;對有關政策的理解和掌握滯后;大多數(shù)數(shù)據庫出版商在我國僅設有辦事處,不具備獨立參加政府招標采購的相應資質;同時由于國外數(shù)據庫包含較多高質量的信息,目前尚處于賣方市場地位,國外數(shù)據庫出版商開發(fā)我國市場的積極性不高[8]。當然,對于部分已經實施了政府招標采購的數(shù)字資源,也面臨一些問題,主要是采購方在評標過程中缺乏科學的數(shù)據庫評價體系,過分看重價格,導致所購產品的質量和服務無法得到保證[9]。
數(shù)字資源壟斷問題主要表現(xiàn)為兩個方面:(1)國內數(shù)字資源壟斷日漸加強。目前國內知名的學術資源數(shù)據庫供應商主要有CNKI、萬方、維普、超星、方正等,數(shù)量并不多,很難實現(xiàn)競爭性的公開招標,圖書館主要依賴競爭性談判和單一來源采購方式與供應商交易。由于國內學術資源數(shù)據庫的競爭性不強,加之最近幾年一些數(shù)據庫出版商為了提升產品競爭力,與許多期刊雜志社等機構簽訂了獨家出版授權協(xié)議,以保證這些期刊的論文只能在簽訂協(xié)議的學術資源數(shù)據庫上獨家發(fā)布,如CNKI擁有獨家授權期刊達到1523種[10],因此國內數(shù)字資源壟斷有日漸加強的趨勢。(2)外文數(shù)字資源壟斷現(xiàn)象尤為嚴重。目前,我國引進的外文數(shù)據庫的內容大多具有不可替代性,且市場需求不斷擴大。這種無競爭對手的市場現(xiàn)狀很容易形成相關領域的資源壟斷,如E1sevier(擁有2 500多種期刊)、Springer(擁有2 100多種期刊)、Wiley-Blackwell(擁有1 500多種期刊)、Taylor Francis(擁有1 500多種期刊)這四大出版商幾乎涵蓋了全世界一半以上的科技類和醫(yī)學類期刊。一旦資源壟斷地位形成,數(shù)據庫出版商就可能利用壟斷優(yōu)勢,將不合理的條款強加給用戶,如提高價格。雖然圖書館通過集團采購獲得了一定的價格優(yōu)惠,但外商利用信息市場上的壟斷地位和讀者使用其數(shù)據庫養(yǎng)成的依賴習慣,往往會在前一輪集團采購合同期滿后單方面提高數(shù)據庫的續(xù)訂價格。如何處理將來可能出現(xiàn)的經費拮據、價格高昂和讀者需求強烈三者之間的關系,將是我國圖書館界不得不思考的問題[11]。
資源合理配置問題主要表現(xiàn)在兩個方面:(1)盲目采購。有些高校圖書館由于經費較為充足,采購數(shù)據庫時不注重用戶需求調查分析,盲目攀比,各種電子期刊、電子圖書、電子報紙等數(shù)據庫一把抓,各學科資源數(shù)據庫樣樣俱采[7]。此外,由于國家對高校圖書館評估指標的硬性要求,只要經費允許,高校圖書館都有盡力擴充本校館藏數(shù)字資源的沖動,包括購買與本校學科相關度低的數(shù)字資源,造成資源浪費。正是由于采購的盲目性,缺乏科學的調研評估,圖書館在隨意購買某種數(shù)據庫后,又主觀認為另一種數(shù)據庫似乎更具有優(yōu)勢,從而造成所采購的數(shù)據庫頻繁更換,導致數(shù)據缺乏連續(xù)性,影響用戶對數(shù)據庫的使用。(2)重復采購。一方面是館內資源重復建設,由于采購前沒有充分的調研分析,圖書館容易誤采有大量雷同內容的數(shù)據庫或者所采購數(shù)字資源與本館紙質文獻重復較為嚴重;另一方面是館際資源重復建設,資源共建共享率低,各館購買的數(shù)字資源雷同嚴重。例如,廣東省網絡圖書館、天津高校數(shù)字化圖書館等所采購的數(shù)字資源均可被聯(lián)盟館師生檢索和下載,但許多高校會重復購買聯(lián)盟已經購買的資源,造成資源浪費。此外,目前圖書館聯(lián)盟采購多在高校圖書館、科研機構圖書館和公共圖書館各自系統(tǒng)內部操作,如何打破圖書館三大系統(tǒng)之間的壁壘限制,實現(xiàn)真正意義上的三類圖書館聯(lián)合采購,有待于進一步探索。
集團采購是近年來圖書館較多采用的一種數(shù)字資源采購模式,通過集團談判,不僅可以節(jié)省單個圖書館大量的時間和人力成本,而且可以爭取到更多的價格優(yōu)惠,因而成為眾多圖書館資源采購的首選模式,如影響最大的CALIS(China Academic Library & Information System,中國高等教育文獻保障系統(tǒng))組織的DRAA(Digital Resource Acquisition Alliance of Chinese Academic Libraries,高校圖書館數(shù)字資源采購聯(lián)盟)團購。然而,隨著采購規(guī)模的不斷擴大,集團采購也暴露出一些問題,如成員費用分攤問題、采購規(guī)范運作問題等,其中最有可能被忽視的應屬集團采購效益問題,具體表現(xiàn)在兩個方面:(1)區(qū)域效益失衡。目前我國數(shù)字資源集團采購對資源在全國的整體布局缺乏深入研究和長遠規(guī)劃,造成數(shù)字資源使用權的分布非常不平衡,主要集中于北京、上海等經濟發(fā)達地區(qū)以及高校和科研機構集中的地區(qū);導致信息資本在某一地區(qū)的重復投資,產生資金、設備、技術和人力資源的嚴重浪費;導致信息資源使用權在某些地區(qū)的密集堆積;導致圖書館投入與產出效益的反差巨大[11]。(2)利用效益下降。數(shù)據庫集團采購效益受多方面因素影響,并非規(guī)模越大的集團效益就越高。考察集團效益至少要看兩個指標:一是資源購買成本降低的狀況;二是資源利用效益[12],而后者往往被忽視。當數(shù)據庫采購集團規(guī)模擴大到一定程度后再增加成員時,集團采購成本減少的金額相當有限,而此時由于部分成員資源利用率較低,拉低了集團總體的利用效益,使得集團采購的總效益下降。
很多圖書館比較重視數(shù)據庫購前評估和論證工作,一旦決定采購某個數(shù)據庫后,只要經費允許,每年就按部就班地進行數(shù)據庫的續(xù)訂,較少有圖書館組織專門人員對所訂數(shù)據庫進行購后評估。出現(xiàn)這種情況的原因主要有二:(1)主觀因素。很多圖書館不重視資源購后的調研、分析、評價和反饋工作,覺得這是一項費時費力的工作,未組織專人撰寫數(shù)據庫利用評估報告,也就無法及時了解讀者需求、有效甄別數(shù)字資源質量和數(shù)據庫出版商的服務質量,無法客觀地為今后的采購工作提供有益借鑒。(2)客觀因素。資源利用統(tǒng)計是資源購后評價的一個重要依據,數(shù)據庫出版商應向圖書館提供其用戶利用數(shù)字資源的統(tǒng)計分析數(shù)據。然而有些數(shù)據庫出版商無法提供用戶利用數(shù)據,有些數(shù)據庫出版商雖然能提供利用數(shù)據,但存在用戶因不能自行登錄后臺查詢數(shù)據而懷疑數(shù)據的準確性、無法實時傳遞數(shù)據給用戶而導致數(shù)據提供存在較長滯后性等問題,同時由于缺乏數(shù)字資源統(tǒng)計的國家統(tǒng)一標準,統(tǒng)計項目因數(shù)據庫出版商不同而不同(如注冊次數(shù)、查詢次數(shù)、下載次數(shù)、登錄次數(shù)、瀏覽次數(shù)等),各數(shù)據庫的利用統(tǒng)計數(shù)據不具有可比性,最終造成圖書館無法基于同一標準的統(tǒng)計數(shù)據對所購數(shù)字資源作出準確評價。
針對我國圖書館數(shù)字資源采購所存在的問題,筆者擬從規(guī)章制度、組織形式、評價機制和技術應用4個方面來探討完善我國數(shù)字資源采購的策略。
健全規(guī)章制度是完善數(shù)字資源采購的根本。健全采購管理規(guī)章制度大致可從宏觀和微觀兩個層面進行。
(1)宏觀層面 是指要建立數(shù)字資源長期保存制度。為確保國家信息安全,應該制定國家數(shù)字資源保存政策,從國家層面實施數(shù)字資源的長期保存,因為個體圖書館無法承受保存資源所需付出的極大的設備成本和管理成本。美國國會早在2000年就已經通過立法制定了國家數(shù)字信息基礎結構和保存項目(National Digital Information Infrastructure and Preservation Program,簡稱NDIIPP),制定了由國會圖書館負責數(shù)字資源長期保存的國家計劃。我國一些管理機構,如CALIS等,也正在研究或已經制定出了適用于本領域的數(shù)字資源保存政策,但國家層面的數(shù)字資源保存政策目前還是空白。我國應該通過立法賦予國家數(shù)字資源保存中心法律地位,規(guī)定該中心享有引進外文數(shù)字資源的合法備份儲存權以及出版商破產或不可抗力災難等特殊情形下的資源使用權[11]。
(2)微觀層面 是指要制定內部管理規(guī)章制度。一是要建立采購流程規(guī)范制度,提高采購決策的水平和采購內容的透明度。數(shù)字資源采購流程一般包括:制訂采購方案,做好采購預算;搜集數(shù)字資源相關信息;申請和組織數(shù)字資源的試用;對試用資源進行內容、價格、技術及服務評估;成立談判小組,談判、簽署和履行合同;對數(shù)據庫進行使用評估,并綜合考慮決定是否續(xù)訂。二是要制訂館藏數(shù)字資源建設政策,構建科學合理和具有自身特色的館藏數(shù)字資源體系。我國圖書館一般都有館藏紙質資源建設政策,但較少有數(shù)字資源建設政策,而美國很多大學圖書館都制定并公布了其電子資源館藏發(fā)展政策,我國可借鑒《普通高等學校圖書館電子文獻發(fā)展政策編制指南》[13],結合用戶需求和自身實際,制定科學合理的數(shù)字資源建設政策。
優(yōu)化集團采購組織形式是完善數(shù)字資源采購的基礎。集團采購具有價格優(yōu)惠、資源共享、省時高效等突出優(yōu)勢,因而成為數(shù)字資源采購的首選組織形式。目前集團采購的組織形式還存在一些問題,對集團采購組織形式進一步優(yōu)化,有助于解決資源合理配置問題、集團采購效益問題,并在一定程度上緩解數(shù)字資源壟斷問題。
(1)建立全國數(shù)字資源建設統(tǒng)一協(xié)調機制 國家應建立全國性的數(shù)字資源建設協(xié)調機構,突破高校圖書館、科研圖書館和公共圖書館三大行業(yè)各自獨立、封閉運行的限制,組建統(tǒng)一的數(shù)字資源采購聯(lián)盟,增強各集團組織之間的協(xié)同合作,交流集團采購的管理經驗,在全國合理分布數(shù)字資源使用權,避免區(qū)域失衡,合理控制集團采購成員規(guī)模,促進資源共建共享,避免資源重復建設,科學分析集團采購成本和收益,提高資源利用效益。此外,各集團組織還應聯(lián)合起來共同應對外文數(shù)字資源壟斷問題,如2010年Elsevier公司擬大幅度提高其數(shù)據庫在中國的使用價格,引起我國用戶聯(lián)合抵制,最終迫使Elsevier公司妥協(xié)讓步。這一事件更加突顯了我國建立資源建設協(xié)調機制并使之常態(tài)化的必要性和重要性。
(2)規(guī)范數(shù)字資源集團采購運作管理 牽頭館在組織數(shù)字資源集團采購過程中,一方面應規(guī)范集團采購的運作模式,設計合理的集團采購流程,建立標準化的操作程序(一般包括收集相關信息、征求成員意見、集團統(tǒng)一審核、組織試用與意見反饋、組織專家進行評估、談判商定具體條款、簽訂協(xié)議及付費等步驟),建立購后宣傳培訓的長效機制,定期開展售后服務評價監(jiān)督工作;另一方面應使集團采購遵循政府采購的相關法律程序,科學編制招標文件,設置合理的評價體系,同時也可嘗試建立委托聯(lián)盟采購機制,將區(qū)域聯(lián)盟采購納入地方政府招標采購[8],將集團采購和政府采購有機結合起來,充分發(fā)揮各自優(yōu)勢,使數(shù)字資源采購兼具經濟性和規(guī)范性。
(3)建立合理的成員館經費分攤模式 分攤費用是否合理已經成為圖書館集團采購能否順利進行的重要因素之一。目前我國集團采購主要采用費用均攤、以在校全日制學生人數(shù)為基數(shù)分攤及按使用下載量分攤等多種模式分攤采購經費。均攤模式適合價格低的數(shù)字資源,對規(guī)模較大的圖書館有利,對規(guī)模較小的圖書館不利;以學生人數(shù)為基數(shù)分攤費用適合價格較高的數(shù)字資源,由于數(shù)據庫中各學科資源分布極不均勻,對綜合性圖書館有利,對??菩詧D書館不利;按使用下載量分攤費用,從理論上講相對合理,但實際操作有一定難度,只有少部分數(shù)據庫采用該模式,因為如何確保數(shù)字資源使用統(tǒng)計的客觀性和公正性并被雙方所認可是一大難題,當然這種模式也不利于使用量極大的圖書館。以上幾種模式各有優(yōu)缺點,采購集團應根據參與成員的具體情況,有針對性地選擇經費分攤模式。此外,我們也可學習借鑒國外的有益經驗,如加拿大國家資源采購項目就提出了按大學“影響指數(shù)”分攤經費的模式,即由大學教師人數(shù)、研究生人數(shù)、科研項目數(shù)量加權計算得出,各大學根據自己的影響按比例分攤所需費用[14]。
完善評價機制是完善數(shù)字資源采購的關鍵。數(shù)字資源的評價和數(shù)字資源的優(yōu)選二者相輔相成。評價是優(yōu)選的基礎,只有對資源進行客觀全面的評價之后,才能從中選取最佳方案采購所需數(shù)字資源,而在采購之后的使用過程中還可以繼續(xù)通過評價對已購數(shù)字資源進行優(yōu)勝劣汰,最終達到優(yōu)選的目的[15]。完善采購綜合評價機制主要有兩個關鍵問題:
(1)建立采購評估指標體系 在堅持定量化、實用性、可行性和保障性評估原則的前提下,一方面要注重購前評估,構建數(shù)字資源購前評價指標體系。該指標主要包括資源價格、資源內容、檢索系統(tǒng)、售后服務、用戶評價等,另一方面更要注重購后評估,構建數(shù)字資源購后評價指標體系,具體包括服務成本、利用頻率、用戶評價、數(shù)據可獲得性等。不管是購前或購后評價指標,均可進一步細分為具有可操作性的子指標,如數(shù)字資源性價比、核心期刊收錄率、內容更新周期、系統(tǒng)檢索速度、檢索統(tǒng)計功能、用戶培訓次數(shù)、用戶滿意度、數(shù)據庫次均服務成本與人均服務成本、讀者年平均利用次數(shù)、數(shù)據庫登錄和檢索次數(shù)等,采購方可以借助各種定量數(shù)據的分析對采購效益進行有效評估。
(2)統(tǒng)一資源利用統(tǒng)計標準 資源利用統(tǒng)計是實施資源購后評價的重要前提,目前國際上正在進一步深入開展對數(shù)字資源利用統(tǒng)計標準的研究,并相繼形成了相關的標準和實施規(guī)范。如ISO2789、NISO Z39.7對數(shù)字資源利用統(tǒng)計作了較為全面的統(tǒng)計項規(guī)定,ARL E-metrics則針對研究性圖書館數(shù)字資源利用的統(tǒng)計標準進行了明確規(guī)定,而COUNTER主要針對數(shù)據庫出版商的數(shù)據庫產品提供服務的情況進行了統(tǒng)計分析。COUNTER標準建立的目的是通過建立開放的國際標準和協(xié)議,使數(shù)據庫出版商所提供的使用統(tǒng)計是穩(wěn)定的、可信的和一致的,COUNTER還提供了一套規(guī)范統(tǒng)計報告體系,尤其適合解決用戶對數(shù)據庫進行利用統(tǒng)計評估時遇到的各數(shù)據庫出版商提供的數(shù)據無法有效比較的問題。國內目前還處于對國際相關標準進行介紹的階段,尚未形成使各行業(yè)達成共識的數(shù)字資源利用統(tǒng)計標準,致使統(tǒng)計數(shù)據不具備可比性,極大降低了數(shù)據的比較、分析和使用價值[16]。因此,我國在解決數(shù)字資源利用統(tǒng)計問題時,有必要借鑒COUNTER統(tǒng)計規(guī)范,制訂統(tǒng)一的強制性的資源利用統(tǒng)計標準,以推動圖書館數(shù)字資源采購工作的開展。
加強技術應用是完善數(shù)字資源采購的保證。數(shù)字資源采購是一個復雜的決策過程,需要對用戶需求、信息資源環(huán)境和信息源等因素進行分析,因此設計一個能夠充分考慮數(shù)字資源特點并有力支持采購方實現(xiàn)規(guī)范、科學和高效采購的信息管理系統(tǒng)就顯得尤為必要。這一管理系統(tǒng)的總體設計目標是:基于數(shù)字資源采購流程,通過規(guī)范采購程序加強資源對象管理和采購過程管理,提高采購工作效率;實現(xiàn)與信息資源組織系統(tǒng)和服務系統(tǒng)的無縫鏈接;為數(shù)字資源采購活動提供先進的分析方法、管理技術和保障體系;消除采購決策的盲目性和隨意性,降低資金投入風險;促進圖書館信息資源建設的協(xié)調與完善。數(shù)字資源采購平臺管理系統(tǒng)設計應從圖書館數(shù)字資源采購的流程出發(fā),并至少包括基礎管理、采購管理、供應商管理、合同管理及決策支持系統(tǒng)等五大功能模塊內容?;A管理包括系統(tǒng)設置和維護、用戶管理、組織機構管理等內容;采購管理包括采購計劃、資源評估、采購方案及談判方案管理、工作進度等內容;供應商管理包括供應商基本信息、供應商登錄系統(tǒng)等內容;合同管理包括合同模板、分類管理、監(jiān)控執(zhí)行、審批權限、發(fā)票管理等內容;決策支持系統(tǒng)包括資源評估和用戶需求分析、采購成本管理、采購效果分析、異常事件處理等內容[17]。
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