賀 琳

丹陽市人民醫(yī)院,遼寧丹陽 212300

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院檔案工作的一個重要組成部分，它的內(nèi)容包括醫(yī)療設(shè)備在購買、安裝、調(diào)試、驗收、使用、維修過程中形成的所有具有保存和利用價值的圖樣和文件材料。尤其是隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科技的迅猛發(fā)展，各類技術(shù)高端、價格昂貴的大、中型醫(yī)療設(shè)備被各級醫(yī)院大量引進(jìn)，廣泛應(yīng)用于臨床，對于各種疑難疾病的檢查、診斷和治療起到了積極有效的作用。所以各級醫(yī)院要高度重視醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，建立完善的運(yùn)行機(jī)制，管好、用好這些設(shè)備，使其在醫(yī)療服務(wù)中發(fā)揮最大的作用。但就目前各級醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的管理現(xiàn)狀來看，還存在著相當(dāng)多的問題，現(xiàn)就對其存在的不足和解決的辦法作一探討。

1 醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案工作中存在的問題

1.1 對醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性認(rèn)識不足

目前，各級醫(yī)院往往非常重視醫(yī)療設(shè)備的采購工作，從科室提交購置申請，反復(fù)進(jìn)行可行性分析研究，到和各大公司、廠商進(jìn)行談判、招標(biāo)，竭盡所能以最優(yōu)的價格購買到最先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，但對購買回來后的儀器設(shè)備往往只關(guān)心其產(chǎn)生了多大的經(jīng)濟(jì)效益，多長時間能夠收回投資，而對其日常使用情況及維修保養(yǎng)過程中的材料收集和保管缺乏足夠的認(rèn)識。在有些方面，如維修登記、定期保養(yǎng)記錄等甚至還是一片空白。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不重視醫(yī)療設(shè)備檔案的收集和管理工作，認(rèn)為其不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，沒有配備專門的醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員，甚至沒有專用的檔案庫房，醫(yī)療設(shè)備檔案材料分散在各部門和工作人員手中，損壞和丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。

1.2 形成周期長、涉及面廣、資料收集難度大

一臺醫(yī)療儀器從有購置意向起就會產(chǎn)生大量材料，比如需要使用科室先提交申請報告，醫(yī)院從可能產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，到生產(chǎn)廠商、設(shè)備型號等多方面進(jìn)行可行性分析論證，然后招標(biāo)、談判、購買。在此其間會產(chǎn)生可行性論證報告、談判記錄、招標(biāo)文件、配置清單、報價單、投標(biāo)書、談判記錄、開標(biāo)記錄、中標(biāo)通知、購買合同、協(xié)議書等等，有些大型進(jìn)口設(shè)備還會產(chǎn)生海關(guān)免稅證明、報關(guān)單、外貿(mào)進(jìn)口合同等材料；在設(shè)備安裝調(diào)試階段會產(chǎn)生裝箱單、安裝說明、產(chǎn)品合格證、保修單（卡）、操作指南、安裝調(diào)試記錄、驗收記錄、人員培訓(xùn)記錄等材料；在設(shè)備使用階段會產(chǎn)生使用記錄、故障維修記錄、定期保養(yǎng)記錄；到最后設(shè)備報廢會產(chǎn)生報廢申請、處置結(jié)果記錄等材料。而且其載體會有紙張、照片、光盤等多種形式，不同國家生產(chǎn)的設(shè)備還會有多種文字，如英文、德文、日文等等形式多樣、種類繁雜的大量材料。涉及到的科室和人員有醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、科室主任、設(shè)備采購人員、財務(wù)人員、使用人員、維修保養(yǎng)人員等。形成周期非常長，涉及到的科室和人員面非常廣，給檔案收集工作帶來了難度。

1.3 醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度不健全

很多醫(yī)院目前都沒有建立完善的醫(yī)療設(shè)備檔案管理機(jī)制，致使設(shè)備開箱時沒有檔案人員參與；開箱后使用者私自拿走設(shè)備資料；設(shè)備安裝時沒有調(diào)試記錄和驗收記錄；設(shè)備使用過程中，故障維修、定期保養(yǎng)都沒有記錄；設(shè)備檔案借閱沒有登記；設(shè)備報廢無人處理等等，這些現(xiàn)象的存在，嚴(yán)重影響了醫(yī)療設(shè)備檔案的完整性和連續(xù)性，造成了設(shè)備資料的大量流失。

1.4 醫(yī)療設(shè)備檔案工作人員業(yè)務(wù)水平低

有很多醫(yī)院由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有配備專職的設(shè)備檔案管理人員，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理大多由設(shè)備科工作人員或辦公室人員兼任，這些人員不具備基礎(chǔ)的檔案管理知識，有些甚至不會操作計算機(jī)，對檔案管理系統(tǒng)軟件也不熟悉，嚴(yán)重的影響了醫(yī)療設(shè)備檔案工作的質(zhì)量和信息化的發(fā)展。

2 做好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案工作的建議

2.1 加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識

一套完整的設(shè)備檔案包括購置申請、論證報告、投標(biāo)書、報價單、談判記錄、配置清單、合同、裝箱單、合格證、使用說明、服務(wù)手冊、安裝驗收報告、維修單等等一系列材料，它記載著該設(shè)備的功能、特性、運(yùn)轉(zhuǎn)狀況、維修、保養(yǎng)情況等等，對使用者了解設(shè)備性能、判斷檢查和治療結(jié)果；對維護(hù)者確定故障原因、進(jìn)行預(yù)防性維護(hù)；對管理者了解設(shè)備發(fā)展動態(tài)、制定新設(shè)備的購置計劃等都起著決定性的作用。檔案工作人員要加大對醫(yī)療設(shè)備檔案重要性的宣傳力度，多通過醫(yī)療設(shè)備檔案信息產(chǎn)生效益的實例分析，讓上至醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各科室主任，下至設(shè)備使用和維護(hù)人員，甚至全院所有員工從根本上轉(zhuǎn)變觀念，提高對醫(yī)療設(shè)備檔案重要性的認(rèn)識，積極配合檔案管理部門，認(rèn)真做好醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔工作，使其在醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2 及時主動收集，保證齊全完整

由于醫(yī)療設(shè)備檔案有著形成周期長、涉及面廣的特點(diǎn)，如果不能做到及時收集、妥善保管，就很容易造成文件材料的破損和丟失。這就要求醫(yī)療設(shè)備檔案工作人員要積極參與到醫(yī)療設(shè)備從采購、安裝、使用、維護(hù)到報廢等每個一階段的每一個環(huán)節(jié)當(dāng)中，主動與有關(guān)科室和人員聯(lián)系，及時將產(chǎn)生的文件材料收集齊全，只有這樣才能給每一臺醫(yī)療設(shè)備建立一個完整的檔案，以便滿足今后工作中的各種利用需求。

2.3 健全制度，責(zé)任到人

要想做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，首先必須建立完善的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。在設(shè)備開箱驗收時，必須有《醫(yī)療設(shè)備開箱制度》，規(guī)定設(shè)備開箱時，必須由使用科室人員、設(shè)備人員、檔案工作人員三方參加，才可以開箱，開箱后的隨機(jī)資料由檔案人員收集保管；設(shè)備材料歸檔后，如使用人員需借閱操作指南等檔案資料，需根據(jù)《醫(yī)療設(shè)備檔案借閱制度》辦理借閱手續(xù)，按期歸還，如有遺失，追究相應(yīng)的責(zé)任；在設(shè)備使用過程中，對于設(shè)備的維修、保養(yǎng)制訂《醫(yī)療設(shè)備維修、保養(yǎng)制度》，規(guī)定醫(yī)療設(shè)備在維修、保養(yǎng)時必須要有登記，并將登記本于規(guī)定期限內(nèi)移交檔案室；根據(jù)各部門形成設(shè)備文件的規(guī)律，制定《醫(yī)療設(shè)備檔案歸檔范圍》，使各科室明白各自的歸檔范圍和職責(zé)，有目的地進(jìn)行收集?？傊?，在醫(yī)療設(shè)備檔案形成的各個階段和環(huán)節(jié)都要制定相應(yīng)的制度和規(guī)范，做到有章可循，并落實到人，促使相關(guān)人員加強(qiáng)責(zé)任心，進(jìn)一步規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。

2.4 加強(qiáng)培訓(xùn)，全面提升人員素質(zhì)

醫(yī)院應(yīng)定期舉辦培訓(xùn)班和交流會，邀請上級檔案部門的專家來進(jìn)行指導(dǎo)，不斷提高醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員和兼職檔案員的基礎(chǔ)理論水平和實際操作能力。同時，鑒于醫(yī)療設(shè)備檔案的特殊性，檔案人員除了要學(xué)習(xí)相關(guān)的檔案專業(yè)知識外，還要學(xué)習(xí)外語、計算機(jī)及一些醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)知識。鑒于目前檔案管理信息化的發(fā)展趨勢，醫(yī)院檔案工作人員要更新觀念，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，采用多種途徑開發(fā)利用醫(yī)療設(shè)備檔案信息資源。同時要增強(qiáng)責(zé)任心，養(yǎng)成甘于平淡、吃苦耐勞、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。只有檔案人員素質(zhì)提升了，醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作才有可能得到提高。

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是整個醫(yī)院管理工作中的一項重要內(nèi)容，為了能使醫(yī)院的投資得到最大的效益回報，就必須加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，并通過多種形式、多種途徑，最大限度的開發(fā)醫(yī)療設(shè)備檔案信息資源，使醫(yī)療設(shè)備檔案能在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。