摘要：在新形勢下，高校建設(shè)快速發(fā)展，管理制度改革不斷加強(qiáng)。特別是學(xué)院制建設(shè)工作的啟動使高校管理重心下移，下屬的二級學(xué)院辦公室管理任務(wù)加重，院辦公室職能的多面性增強(qiáng)。通過對院辦公室工作職能、主要工作性質(zhì)的分析及在新的管理模式下的院辦公室工作的定位轉(zhuǎn)變與挑戰(zhàn)的嘗試，提出了在新的管理模式下院辦公室的職能定位的認(rèn)識與工作的拓展對策。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校 院級辦公室 職能 創(chuàng)新

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：Ａ文章編號：１６７３－２９１Ｘ（２０11）26－０175－02

近十年來，高校的發(fā)展與變化隨著教育改革模式的轉(zhuǎn)變、市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、學(xué)校自主權(quán)進(jìn)一步擴(kuò)大以及高校教育的機(jī)制日趨與國際接軌，使國內(nèi)高校的管理模式動蕩起伏，為適合外部環(huán)境，高校也與許多企業(yè)一樣在求生存、求發(fā)展，從綜合性、專業(yè)特點(diǎn)、區(qū)域文化、學(xué)術(shù)建設(shè)等方面進(jìn)行改革，采用高校合并、分離重組、合作辦學(xué)等多渠道途徑，目的是把學(xué)校辦得有特色，辦大辦強(qiáng)。

目前，很多高校把過去的系按類別分劃后組成學(xué)院，由教學(xué)單位的系級管理變更到院級管理，并在學(xué)院設(shè)置一套較完善的管理班子由學(xué)校的職能部門直接領(lǐng)導(dǎo)。例如，云南大學(xué)的數(shù)學(xué)系在近十年來就前后與物理系、地球科學(xué)系合成了理學(xué)院，后又拆開與物理系組成了數(shù)理學(xué)院，現(xiàn)又與統(tǒng)計(jì)系組成數(shù)學(xué)與統(tǒng)計(jì)學(xué)院，這種變更相對學(xué)校的發(fā)展及學(xué)科的建設(shè)具有一定的科學(xué)性。在這種變更中辦公室的職能在學(xué)校的整體規(guī)劃下變化不大，但人員的職能定位卻會發(fā)生改變，可能會有人員的重組、崗位沖突等等情況，面對此類情況，辦公室的管理人員認(rèn)識、狀態(tài)、素質(zhì)怎么培養(yǎng)？如何在新環(huán)境中求創(chuàng)新、尋發(fā)展，這成了辦公室管理人員要面對的首要問題。

一、管理人員職能的認(rèn)識性拓展

目前，高校的管理重心下移，二級學(xué)院的管理日趨發(fā)展成熟。實(shí)行學(xué)院制建設(shè)后，學(xué)院成為擁有相應(yīng)權(quán)責(zé)的管理實(shí)體。隨著學(xué)院管理自主權(quán)利的擴(kuò)大，辦公室的管理人員肩負(fù)的責(zé)任、義務(wù)隨之加大。作為院領(lǐng)導(dǎo)的助手，具體實(shí)施任務(wù)的運(yùn)作中心，每位管理人員首先從思想意識形態(tài)有深刻認(rèn)識，樹立積極向上的工作態(tài)度，本著為人師表、認(rèn)真工作，服務(wù)到位的工作作風(fēng)。

現(xiàn)在的一個基層學(xué)院單位師生一般在400—1 000余人，自身構(gòu)成一個教學(xué)、科研為主的管理部門，內(nèi)設(shè)的各管理部門人員不多但機(jī)構(gòu)齊全。面對單位重組，部分教師已經(jīng)在辦公室中扮演過過多的角色，如從系辦公室主任到研究生秘書，又到科研秘書、院辦主任，有人還身兼數(shù)職。在這種環(huán)境下，從工作經(jīng)驗(yàn)上是鍛煉了一批人，但畢竟現(xiàn)在的高校辦公室工作與20世紀(jì)90年代的管收發(fā)、到學(xué)校財務(wù)處領(lǐng)取教師酬金發(fā)放教師，復(fù)印試卷，安排考試等較為機(jī)降性的工作有所區(qū)別，辦公室的角色加強(qiáng)了參謀、督查、協(xié)調(diào)、宣傳交流、撰寫材料等有技術(shù)含量的工作。并且現(xiàn)代社會辦公形式已是信息化、自動化的時代了，熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的辦公模式成為最基本的技能。70年代參加工作的老師都已退休，也就是說現(xiàn)在從事辦公室工作的工作人員平均學(xué)歷提高，目前要聘用的管理人員也必須具備碩士學(xué)位，這也說明高校辦公室人員的定位在變，需要高素質(zhì)的復(fù)合型人才。

只有認(rèn)識到現(xiàn)代化的高校對辦公室人員的所具備的條件的要求，才能更好地審核自我，通過不斷的學(xué)習(xí)使自身素質(zhì)提高。只有對自己的管理角色有真正的認(rèn)識，才能在這個平凡的崗位上演繹出精彩的作為。

二、高校學(xué)院辦公室的職能的定位

（一）輔助角色職能的定位

學(xué)院辦公室的管理人員在學(xué)院的工作就是輔助領(lǐng)導(dǎo)、參謀助理，明確與領(lǐng)導(dǎo)的從屬關(guān)系，應(yīng)在工作中主動收集相關(guān)信息，及時、準(zhǔn)確地為院領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，當(dāng)好助手與參謀。在工作過程中，歸辦公室日常管理與實(shí)施完成的工作應(yīng)演好主角，上級部門及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)主持完成的工作應(yīng)起到配角和輔導(dǎo)的作用。角色的到位是呈現(xiàn)一個辦公室人員的為人處事工作經(jīng)驗(yàn)與能力的體現(xiàn)。

（二）承上啟下與督辦的職能

學(xué)院辦公室的其中一個重要職能就是承接學(xué)校與學(xué)院的傳遞與反饋工作。由于學(xué)院制的規(guī)劃實(shí)施中，學(xué)院自主獨(dú)立性相對突出，但學(xué)校的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校管理的宗旨。學(xué)院辦公室是連接學(xué)校職能部門與學(xué)院的一個橋梁，搭建好這個橋梁從表面上來看是個上傳下達(dá)的途徑，但實(shí)際上這個功能的工作對學(xué)院在學(xué)校的地位、評價、整體定位有著一定的影響。

學(xué)校各部門的指示下達(dá)到學(xué)院辦公室，管理人員的職責(zé)就是認(rèn)真領(lǐng)會學(xué)習(xí)文件，并與主管部門建立良好的合作關(guān)系，根據(jù)學(xué)院的具體情況組織、傳達(dá)、實(shí)施。在整個過程中不應(yīng)只是從會議上的上傳下達(dá)、發(fā)放文件等機(jī)械性傳遞，應(yīng)根據(jù)學(xué)院的自身情況使方案細(xì)化，涉及到教師切身利益的事宜有時需要動之于情曉之于理，盡量不出差錯，傳達(dá)到位，不把問題激化，把工作做到有條有序，符合學(xué)校要求。

督辦、督查是學(xué)院辦公室的使命，具體事項(xiàng)落實(shí)到學(xué)院后，應(yīng)積極主動的與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，進(jìn)一步安排工作的開展，需要領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生配合完成的事項(xiàng)，辦公室要有督辦作用，領(lǐng)導(dǎo)頭緒多，教師科研、教學(xué)任務(wù)重，學(xué)生大部分時間在上課，前期的工作辦公室盡量做到位，繼而督促各部門、個人把工作做好，再做好審查，上交、歸檔保存等工作。

（三）協(xié)調(diào)與宣傳的職能

學(xué)院辦公室是一個基層綜合協(xié)調(diào)部門，二級學(xué)院管理制度在發(fā)展中因落實(shí)不到位會產(chǎn)生一些沖突，辦公室就得協(xié)調(diào)好上下關(guān)系，發(fā)揮紐帶作用。同時，學(xué)院內(nèi)部左右協(xié)調(diào)是辦公室的一個重要職能，各部門之間的統(tǒng)一思想、同一步調(diào)都靠辦公室的指揮完成。這需要管理人員具備較好的自身素質(zhì)與應(yīng)變溝通能力，在工作中尊重合作雙方，使用有效的工作方法解決問題。同時整個學(xué)院協(xié)作互助的和諧也是顯現(xiàn)院辦公室高素質(zhì)的因素，雖然辦公室內(nèi)部應(yīng)該職責(zé)分明，但工作中既有交叉的一面，又有獨(dú)立的一面。在交叉工作中應(yīng)呈現(xiàn)團(tuán)結(jié)互助的精神，加強(qiáng)配合、合作共事，只有協(xié)作互助的群體才能發(fā)揮出個人的能量。

學(xué)院辦公室是樹立外塑形象的一個標(biāo)志性窗口，其管理人員的精神面貌、工作態(tài)度、做事風(fēng)格、辦事效率對學(xué)院有著重要的影響，這是個內(nèi)在的宣傳窗口。對外而言，如今信息化社會，宣傳、對外交流是搭建學(xué)院發(fā)展的平臺，院辦公室還肩負(fù)著這一重任，宣傳應(yīng)為學(xué)院的發(fā)展開創(chuàng)契機(jī)。熟悉學(xué)院的發(fā)展動態(tài)，對學(xué)生、教學(xué)、科研等狀況了解全面，能在任何環(huán)境中充分對學(xué)院的優(yōu)勢進(jìn)行到位的宣傳。為學(xué)院網(wǎng)站提供強(qiáng)有力的信息，協(xié)助學(xué)院學(xué)生會開展一系列的學(xué)生活動，舉辦國內(nèi)外學(xué)術(shù)會議等工作的渲染，凸顯出學(xué)院與時俱進(jìn)的風(fēng)采。

三、創(chuàng)新是學(xué)院發(fā)展的保證

高校在改革中初步形成了學(xué)校實(shí)行宏觀管理，學(xué)院為教學(xué)、科研實(shí)體的“以教學(xué)科研為中心”的管理模式。學(xué)院制建設(shè)的實(shí)施，使學(xué)院成立的各種委員會對教學(xué)、科研等方面的決策占了一席之地。學(xué)校管理重心下移，增強(qiáng)了專家、教師的參議與決策，從一定意義上來說已是大學(xué)管理機(jī)制的創(chuàng)新。

重心下移了，充分發(fā)揮學(xué)院制建設(shè)所寄予的契機(jī)，把學(xué)院的教學(xué)與科研管理發(fā)揮到極致，利用學(xué)院的各管理層及各類委員會對學(xué)院的發(fā)展作出規(guī)劃。配合社會發(fā)展情況，對學(xué)科的發(fā)展、專業(yè)的設(shè)置、招生的計(jì)劃、教學(xué)大綱的擬定、學(xué)生的管理等作出相應(yīng)的改革。

因?yàn)閷W(xué)院的整體運(yùn)作，院辦公室是提供服務(wù)的中心，學(xué)院的管理也應(yīng)打破原先的、傳統(tǒng)的、機(jī)械的工作方式，首先在管理上建立健全管理機(jī)制。目前的學(xué)院辦公室管理人員緊湊，怎么利用少的資源來把工作開展到面面俱到？首先應(yīng)該在辦公室管理人員的錄用、考核上有高的要求，現(xiàn)在的管理人員應(yīng)具有高素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有較好的靈活應(yīng)變能力。除定性常規(guī)的工作外，對非確定的決策、動態(tài)的事件有正確的處理意識。能在工作中汲取經(jīng)驗(yàn)，不斷的完善自己。工作中不是一層不變的照規(guī)辦事，在協(xié)調(diào)性、溝通性上應(yīng)以人為本，注重實(shí)際。把學(xué)院的發(fā)展，學(xué)生、老師的利益放在第一位。

其次，從其他高校汲取好的管理方式，在不斷的學(xué)習(xí)中進(jìn)取。例如，筆者曾在2006年到荷蘭的代爾夫特UNESCO-IHE水教育學(xué)院參觀。這所學(xué)院教師、博士及碩士生共60余人，但當(dāng)初的辦公室管理人員只有一人。繁雜的工作如何做好呢？通過了解，使筆者認(rèn)識到該學(xué)院的整個管理計(jì)劃性很強(qiáng)，每人近期的計(jì)劃都是預(yù)先排好的，辦公室墻上貼著很多字條告知近期需要辦公室安排的事項(xiàng)，這樣管理人員就能把每天的工作安排得井井有條，效率十分高。我們現(xiàn)在的學(xué)院是學(xué)校的二級管理機(jī)構(gòu)，有黨委辦公室、行政辦公室、研究生辦公室、團(tuán)委辦公室、教務(wù)辦公室，不妨各部門也應(yīng)把一學(xué)期的工作計(jì)劃做出來，提前做好預(yù)期的安排。為了防范計(jì)劃不如變化快的事件發(fā)生，辦公室各部門的主要管理人員可以集中在一間綜合辦公室中辦公，目的是可以互助的應(yīng)付一些突發(fā)事件，并使工作中交叉的環(huán)節(jié)可以快速解決。這也使辦公的能源與人力資源得到了整合和利用。

結(jié)束語

總之，在高校的下屬學(xué)院要做到一個優(yōu)秀的辦公室管理人員是不易的，它與單純的機(jī)關(guān)或其他事業(yè)單位做管理工作有一定的區(qū)別，工作環(huán)境及工作對象不同，學(xué)院辦公室日常面對的是只有辦事才來的學(xué)生及不用8小時坐班的教師，大家來辦公室的目的就是辦事，有時對象的滿意度與之付出的工作辛苦不成正比。所以管理人員除了職能定位明確、業(yè)務(wù)熟悉外，還需要有意訓(xùn)練在工作中的待人接物，交流藝術(shù)、謙和忍讓等這些在潛在的提高工作效率的情商因素。作為辦公室管理人員的一分子，本著認(rèn)真工作、積極奉獻(xiàn)精神和為師生服務(wù)的態(tài)度，不斷總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)，就能促使工作再上新臺階，開創(chuàng)高校辦公室工作的新局面。

收稿日期：2011-07-13

作者簡介：陳玉姝（1966-），女，云南昆明人，講師，院辦公室主任，碩士，從事管理、經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)方面研究。

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[責(zé)任編輯張 凌]