摘要：隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展和提高，耗材的品種也不斷增加。面對這種多樣化的擴大，耗材管理上也面臨很大挑戰(zhàn)。高校辦公耗材在采購、使用和管理上也還存在著管理混亂、資源浪費等現(xiàn)象。為了建設(shè)節(jié)約型高校，必須探析這些現(xiàn)象存在的根源，提出健全的合理化的耗材管理措施和制度，使其更好地發(fā)揮最大的經(jīng)濟效益，提供更全面的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校；辦公耗材；使用管理

中圖分類號：G647.4 文獻標志碼：Ａ 文章編號：１６７３－２９１Ｘ（２０11）20－０226－02

隨著計算機科學技術(shù)的不斷發(fā)展，各種產(chǎn)品的開發(fā)和各種新技術(shù)的發(fā)展對設(shè)備的使用、研究、開發(fā)起著非常重要的作用。高校辦公耗材的使用范圍也逐漸擴大，而采購、使用和管理這些耗材已經(jīng)成為高校必不可少的重要組成部分。筆者結(jié)合高校實際，對高校辦公耗材使用和管理存在的普遍現(xiàn)象進行剖析，分析存在的一些問題，并就如何優(yōu)化使用和管理，以及通過優(yōu)化途徑給高校管理等方面帶來哪些益處提出個人的觀點。

一、高校辦公耗材管理存在的普遍現(xiàn)象

高校辦公耗材由管理部門采購，而管理部門根據(jù)使用部門實際情況進行采購。管理部門采購的方式也有所不同，如有由相關(guān)負責人去市場購買或指定相關(guān)單位供應(yīng)商進行購買等。一般是缺什么買什么，沒有一定的統(tǒng)籌規(guī)劃，如果出現(xiàn)應(yīng)急狀態(tài)，要不親自跑到市場購買，或者由指定單位進行送貨上門。對程序及時間沒有統(tǒng)一性，對供貨商也沒有一定的監(jiān)控體系和約束力，往往會送貨不及時，影響工作進程。而這樣不定時的入庫、報銷會給設(shè)備處和財務(wù)處相關(guān)負責人背負一定的工作量。購買好的設(shè)備雖有專人保管，但沒有一定的管理制度，對耗材的流向和使用情況沒有作書面登記，沒有完善的監(jiān)控體系。

二、 加強辦公耗材管理的緊迫性和重要性

辦公耗材的種類繁多，品種也很復雜。給管理上帶來一定的難度。但耗材的應(yīng)用和管理是辦公管理中的重要環(huán)節(jié)。加強對辦公耗材的管理也直接影響高校的經(jīng)濟利益。同時，辦公耗材的管理和使用過程中要無完善的機制，則很可能因管理不善和使用不當而造成浪費。因此，加強辦公耗材的管理克不容緩。

三、 加強辦公耗材使用和管理的對策

（一）計劃申報與采購

本著“節(jié)約開支，合理使用”的原則。應(yīng)制定一個耗材使用計劃，各部門根據(jù)本部門辦公用品使用情況，每月26日前提報下月辦公用品領(lǐng)用計劃，派專員查對辦公用品領(lǐng)用計劃與辦公用品臺賬和庫存，提報辦公用品采購計劃，經(jīng)負責人審簽后進行統(tǒng)一采購。特殊辦公用品可以經(jīng)行政部同意授權(quán)各部門自行采購。

（二）物品的申領(lǐng)

辦公耗材統(tǒng)一領(lǐng)用要建立一套完整的流程和制度。由相關(guān)部門（如供應(yīng)科）專人負責此項工作，制定出一套完整的流程和制度：根據(jù)高校實際情況制定一份領(lǐng)用單，為一式三份，負責部門、使用部門、財務(wù)處各執(zhí)一份，領(lǐng)取辦公耗材時必須憑領(lǐng)用單上的領(lǐng)用人和使用部門相關(guān)負責人簽字方可領(lǐng)取耗材。

（三）加強控制使用環(huán)節(jié)管理

為了更精確地對耗材進行統(tǒng)計、管理，供應(yīng)科應(yīng)建立耗材計算機管理系統(tǒng)。耗材的信息化管理高效、簡便，易于統(tǒng)計， 不但提高了管理質(zhì)量，還節(jié)約了人力和管理成本。耗材計算機管理系統(tǒng)有靜態(tài)管理和動態(tài)管理兩部分。靜態(tài)管理是對耗材的證件、供貨公司人員情況、各種報表進行分析、統(tǒng)計；動態(tài)管理是依據(jù)耗材的增長率等數(shù)據(jù)加以數(shù)學分析，對各使用科室耗材的用量進行全方位動態(tài)監(jiān)控。這不僅從根本上減少工作量，還提高了數(shù)據(jù)的真實性，做到了財物完全相符的保證條件。

（四）倉儲的控制和管理

隨著耗材使用的大幅增加，涉及的費用也會同步增長，同時也加大了倉儲管理的難度。而倉庫存在的主要問題是過剩庫存、積壓庫存和缺貨的情況。這三種庫存無形中增加了庫存持有成本和缺貨成本。因此，管理部門應(yīng)平衡采購和消耗量之間的關(guān)系，實時反映物品的消耗信息，控制存儲量，加速庫存周轉(zhuǎn)，從而降低存儲成本。缺貨也會給管理帶來不良的后果，因此庫管需要將缺貨的情況報告給主管人員，并催促采購人員進貨。還應(yīng)對庫房物資進行周期盤點，確定最高存貨量，將后者與現(xiàn)有庫存量進行對比，計算提前供貨期，最大限度降低缺貨成本。另外，應(yīng)用條碼技術(shù)進行庫存管理、實現(xiàn)倉庫作業(yè)自動化是需要迫切解決的一個現(xiàn)實問題。

利用條碼技術(shù)不僅能提高作業(yè)精確度，同時，還能節(jié)約人力資本，改變倉管人員龐雜的局面。

（五）固定資產(chǎn)的核定配置標準，實行資產(chǎn)有償使用

高校應(yīng)根據(jù)各部門對教學、科研、行政資源實行總量控制，對超標準占用資產(chǎn)采取有償使用辦法，推動高校存量資產(chǎn)跨部門流動，建立資產(chǎn)增減進出機制，提高資產(chǎn)的使用效益。

（六）進行審核

對全校的設(shè)備和辦公耗材每月要進行一次賬物核實，根據(jù)管理軟件顯示的庫存出入進行實物的核對，如設(shè)備名稱、數(shù)量、使用地點、費用的金額進行統(tǒng)計，如果軟件上庫存和實物不一致要根據(jù)領(lǐng)用單登記的情況進行一一校對。經(jīng)核實后把所有數(shù)據(jù)上交財務(wù)處，由財務(wù)處對各部門的金費使用情況進行統(tǒng)計和管理。

四、提倡節(jié)約：從我做起，從現(xiàn)在做起，從小事做起，創(chuàng)建節(jié)約型高校機關(guān)

（一）轉(zhuǎn)變觀念

建設(shè)節(jié)約型校園，就是要將節(jié)約的理念貫穿于教師教學科研、校園行政與后勤服務(wù)等各個領(lǐng)域，最大限度地節(jié)約資源，提高資源利用效率，以獲得盡可能大的效益。要認識到節(jié)儉的重要性。選擇節(jié)儉，不僅選擇了一種科學方式，追求一種高尚的精神品質(zhì)，更是確立了一條走向健康的發(fā)展道路。

（二）制定和資源節(jié)約措施

將確立資源節(jié)約責任制，“誰使用、誰管理、誰負責”的原則，把資源節(jié)約工作到每個部門、每個崗位，人人有責，人人負責。各級干部要以身作則，率先垂范，做勤儉節(jié)約的宣傳者、組織者、示范者，提倡節(jié)約，反對浪費。

（三）明確和規(guī)范資源節(jié)約

從我做起，從現(xiàn)在做起，節(jié)約每一件辦公用品：各應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品。平時注重保養(yǎng)愛惜，如有損壞，要及時修理。通過設(shè)備維修管理，保證設(shè)備完好，最大限度地延長設(shè)備使用壽命。

（四）管理措施

其一是計劃管理。材料、儀器設(shè)備購置都要實現(xiàn)計劃管理。按計劃進行維修改造，就能較好地按必要、有序、前后一致的原則進行，較充分地利用現(xiàn)有資源，合理使用新消耗資源，減少投入，提高效益。加強儀器設(shè)備購置的計劃管理，是對現(xiàn)有儀器設(shè)備使用的管理監(jiān)督，是提高使用效率有效措施，同時，能避免重復購置、不良購置等帶來的浪費。其二是量化管理，定額用能。對教學科研單位、職工家庭等不同能源用戶要實現(xiàn)分類收費；嚴格管理各單位的用能指標，實現(xiàn)“定額用能，超額自理，節(jié)能歸己，節(jié)約獎勵”的能源管理運行機制；對于大型儀器設(shè)備規(guī)定月或年開機時數(shù)和對外協(xié)作公用時數(shù)等定額，達到提高使用效率的目的。其三是成本核算。對實現(xiàn)企業(yè)化管理的學校后勤實體或能實現(xiàn)成本核算的項目，將能源等資源性的消耗納入成本，實現(xiàn)全成本核算。

（五）培育節(jié)約文化，養(yǎng)成節(jié)約型的健康方式

節(jié)約文化是指人們關(guān)于節(jié)約的認識、觀念、規(guī)范和與之相適應(yīng)的方式、社會評價等。厲行節(jié)約，對于個人來說，是一種道德行為，對社會來說則是一種文化，是一種先進文化，體現(xiàn)著社會的文明程度。

（六）節(jié)約需要投入的觀念

節(jié)約不是簡單的省錢。無論是購置先進節(jié)能設(shè)備、器具替換下高耗能的舊設(shè)備、舊器具，這些都是要投入的。節(jié)能燈具價格比傳統(tǒng)燈具肯定要高，優(yōu)質(zhì)名牌產(chǎn)品也要貴一些。但是以一個使用周期加上電費的成本計算，節(jié)約的效益將是很可觀的。

（七）聚沙成塔，集腋成裘的觀念

不要因小善而不為。每人每天節(jié)約一張紙，一只筆，一度電，日積月累，就是一筆了不起的財富。只要我們每個人都有資源、環(huán)境意識，做到厲行節(jié)約，就能加快資源節(jié)約型、環(huán)境友好型的高校。

結(jié)語

對全校辦公耗材進行區(qū)塊歸類后進行統(tǒng)一的管理，不但可以控制成本、規(guī)范使用，還能節(jié)約資金、減少浪費。這是管理辦公耗材的關(guān)鍵之處。據(jù)一些高校的統(tǒng)計，實行了統(tǒng)一化管理，辦公耗材這塊可以省下1/3的支出。這一課題將成為經(jīng)濟和管理的一個研究方向。

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