摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和科研工作的重視程度的提高，科研檔案的作用也不斷提高，科研檔案的研究也具有必要性。從科研檔案的特點(diǎn)出發(fā)，分析了現(xiàn)階段科研檔案的現(xiàn)狀、存在的問題，并提出了解決的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：科研；檔案；管理

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2011）22-0186-02

一、科研檔案的特點(diǎn)

1.專業(yè)性強(qiáng)、系統(tǒng)性強(qiáng)?？蒲袡n案是各類科學(xué)研究成果的體現(xiàn)，是具體學(xué)科的綜合研究，體現(xiàn)著非常強(qiáng)的專業(yè)性。不同學(xué)科專業(yè)的科研工作也有著不同的特點(diǎn)，因此，在科研院所科研檔案的管理與利用上，更要體現(xiàn)出專業(yè)的特點(diǎn)?？茖W(xué)研究活動(dòng)的一個(gè)顯著特點(diǎn)就是它是一個(gè)循環(huán)過程，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不是獨(dú)立的，而是一個(gè)環(huán)節(jié)扣一個(gè)環(huán)節(jié)的。因此它所形成的科研檔案是具有一定內(nèi)在聯(lián)系的文件組，在檔案管理上要尤為注意。科研檔案如實(shí)記錄著每一專題研發(fā)的各個(gè)階段，并形成一個(gè)完整的過程，這一整套檔案專題突出，單個(gè)文件材料之間都有著不可分割的有機(jī)聯(lián)系，系統(tǒng)性強(qiáng)。

2.形式多樣、數(shù)量大?？茖W(xué)研究院所是從事科學(xué)研究的機(jī)構(gòu)，研究的內(nèi)容多為各領(lǐng)域的前沿問題，有些甚至需要保密，因此產(chǎn)生了大量的科研檔案。該類檔案具有對(duì)應(yīng)性，因此使得檔案形式多樣、數(shù)量大。通常來說，一個(gè)科研項(xiàng)目具有以下幾個(gè)方面的檔案材料：（1）科研規(guī)劃、計(jì)劃材料，主要包括上級(jí)主管機(jī)關(guān)下達(dá)的長(zhǎng)、短期科研任務(wù)；本單位長(zhǎng)、短期的科研規(guī)劃等。（2）課題研究方面的材料，主要包括根據(jù)研究項(xiàng)目提出的任務(wù)，制定的方案，課題研究技術(shù)任務(wù)書、協(xié)議書，調(diào)研報(bào)告，上級(jí)主管機(jī)關(guān)的批示等。（3）定期的論證材料。其中包括開題報(bào)告、國內(nèi)外情況考察報(bào)告、技術(shù)方案及方案論證材料、年度設(shè)計(jì)書等。（4）研究的階段性成果方面的材料，主要包括研究試驗(yàn)大綱，各種考察、試驗(yàn)記錄和計(jì)算材料，數(shù)據(jù)整理和分析材料等。（5）科研課題成果與總結(jié)、鑒定材料。主要包括課題成果報(bào)告，科研成果總結(jié)報(bào)告，成果鑒定意見書，課題成果鑒定批準(zhǔn)書以及獎(jiǎng)勵(lì)文件材料等，這一階段產(chǎn)生的材料是科研檔案的核心。（6）科研成果推廣材料和信息反饋材料。這是科研進(jìn)程的后一部分，主要包括科研成果推廣協(xié)議書，專利登記材料以及科研成果在推廣過程中形成的評(píng)價(jià)、建議和用戶意見等。綜上，任何一個(gè)研究課題，都由許多環(huán)節(jié)構(gòu)成，在這些活動(dòng)過程中，就有一系列的科研文件材料形成。這些文件材料經(jīng)過整理歸檔就成為科研檔案。

二、當(dāng)前科研檔案管理存在的問題

1.管理制度不健全、重視程度低?，F(xiàn)階段，多數(shù)研究機(jī)構(gòu)只注重科研成果以及產(chǎn)生的社會(huì)效應(yīng)，很少注意科研檔案的歸檔管理，有些機(jī)構(gòu)甚至沒有相關(guān)方面的制度，科研檔案與其他檔案并無差別，科研管理部門在制訂科研計(jì)劃時(shí)，也沒有把科研檔案管理與科研計(jì)劃管理工作實(shí)行進(jìn)行結(jié)合，即沒有真正地把科研檔案工作納入科研管理之中，這是傳統(tǒng)意識(shí)存在的問題，當(dāng)然另一個(gè)主要原因也是因?yàn)闆]有完善的、切實(shí)可行的管理制度來保證。管理制度的不健全造成了檔案殘缺短少，完整性、系統(tǒng)性無法保證，使科研檔案與科研管理相脫離，給科研檔案管理帶來一定的難度。此外，由于缺少歷史數(shù)據(jù)，也無法為日后的科研工作提供強(qiáng)有力的支持。

2.人員素質(zhì)不高。缺乏專業(yè)的或者經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的科研檔案管理人員，科研檔案不同于普通的檔案，不僅涉及保密，還涉及專業(yè)知識(shí)，因此，管理科研檔案的人員應(yīng)既懂專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)，又具備檔案管理素質(zhì)，只有這樣才能從一個(gè)較高的層次進(jìn)行管理。

3.檔案管理的信息化程度偏低。多數(shù)科研院所科研檔案的記錄仍以手寫記錄為主，輔以簡(jiǎn)單的Excel、圖像保存等，這與當(dāng)今信息技術(shù)大范圍使用不相稱，而且，受到傳統(tǒng)習(xí)慣的影響，即便是運(yùn)用了管理軟件，也無法發(fā)揮其真正作用。這些現(xiàn)狀與國家科技發(fā)展的現(xiàn)狀很不相稱，很大程度上制約了科研院所的科研水平。

三、提高科研檔案管理的對(duì)策

1.建立有效的管理制度?？蒲袡n案工作及有關(guān)管理工作的研究，是科研管理中不可忽視的課題，應(yīng)建立適合相應(yīng)科研院所實(shí)際情況的科研檔案管理制度和檔案質(zhì)量管理評(píng)價(jià)體系，規(guī)范科研檔案管理。明確科研檔案資料管理的責(zé)任與義務(wù)，確立各科室在管理中的角色，共同維護(hù)好科研檔案資料，保證信息準(zhǔn)確、明確。建立有效的管理制度有助于提高檔案管理質(zhì)量，也能夠充分挖掘科研潛力，提高科研效率?？蒲袡n案蘊(yùn)含著十分豐富的科學(xué)思想和技術(shù)手段，這種價(jià)值必須通過開發(fā)利用才能實(shí)現(xiàn)，才有利于把科研檔案轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，促使科研檔案更好地為科研服務(wù)。

2.提高檔案人員素質(zhì)。高素質(zhì)的檔案管理人員，是科研院所科研檔案管理的主力。提高檔案管理人員的素質(zhì)可以招聘一批專業(yè)人才。現(xiàn)在，很多高校開展了檔案學(xué)等相關(guān)專業(yè)，對(duì)檔案管理方面教授系統(tǒng)的理論知識(shí)，這樣人才充實(shí)到科研院所檔案管理人員隊(duì)伍中有助于提高整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，使科研檔案管理的工作更具專業(yè)化。另外，也可以通過對(duì)在職員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)來提高檔案管理人員的素質(zhì)，在職檔案管理人員都在實(shí)踐中積累了大量的工作經(jīng)驗(yàn)，如果能再加以正規(guī)的專業(yè)知識(shí)傳授，將能更有效的提高業(yè)務(wù)水平，提高科研檔案的利用質(zhì)量。

3.加強(qiáng)科研檔案信息化建設(shè)。隨著信息化的不斷普及，科研院所的辦公自動(dòng)化水平也不斷提高，以電子文件為標(biāo)志的信息化檔案管理形式已經(jīng)成為科研檔案管理的主要形式。針對(duì)現(xiàn)階段科研院所檔案信息化建設(shè)存在的問題，科研院所要引入更多信息化管理方式，完善相關(guān)功能，有條件的檔案管理部門應(yīng)建立“科研檔案信息管理系統(tǒng)”，保證科研檔案的同時(shí)提高科研信息利用率。信息化管理的建設(shè)有利于科研檔案資源的管理和充分利用，更好地滿足科研院所的科研事業(yè)日益發(fā)展的需要，是適應(yīng)日后科研發(fā)展的良好方式。

[責(zé)任編輯 安世友]