摘要：高校人事檔案管理是新形勢(shì)下建設(shè)和諧校園，理順校園管理程序的重要一環(huán)。基于新媒介視角的高校人事檔案管理新思考，主要依托多媒體數(shù)字化有效開發(fā)的重要前提；同時(shí)對(duì)高校人事檔案管理具體策略框架的探索和挖掘，則是有效提升新形勢(shì)下人事檔案資料管理效率和效果的一種嘗試。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；高校；人才；新媒介視角；策略建議

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2011）22-0184-02

在當(dāng)前的高校人才信息管理系統(tǒng)里面，高校人事檔案管理工作無(wú)疑具有決定整體全局性問題瓶頸順利解決的關(guān)鍵意義。這件工作關(guān)系到當(dāng)代中國(guó)高校合理配置人才資源，并且有效地、有針對(duì)性地進(jìn)行人才資源開發(fā)的系統(tǒng)策略工程的開展和深入。與此同時(shí)，科學(xué)、有效、全面、客觀的人事檔案信息管理還可以為高校人才自身的學(xué)歷、技術(shù)職稱以及社會(huì)關(guān)系等領(lǐng)域的科學(xué)監(jiān)督與管理提供第一手的原始資料和依據(jù)?；谛旅浇橐暯堑母咝Ｈ耸聶n案管理新思考，就是要從當(dāng)前中國(guó)高校檔案管理的緊迫現(xiàn)實(shí)出發(fā)，積極利用先進(jìn)的多媒體數(shù)字技術(shù)和交互系統(tǒng)開發(fā)等手段來(lái)加快檔案管理的多媒體數(shù)字化進(jìn)程，從而有效地改變現(xiàn)有情境下高校人事檔案管理的舊有瓶頸和障礙。筆者認(rèn)為，要想在檔案管理的多媒體數(shù)字化和交互系統(tǒng)開發(fā)領(lǐng)域有效貫徹和落實(shí)，需要重點(diǎn)解決以下幾個(gè)方面的關(guān)鍵問題。

一、高校人事檔案多媒體數(shù)字化有效開發(fā)的重要基礎(chǔ)

在某種程度上來(lái)說，當(dāng)前中國(guó)高校人事檔案管理工作由于長(zhǎng)期以來(lái)積累了較廣泛的多層面的頑固病癥，那種時(shí)而重視又時(shí)而忽視的現(xiàn)象還是比較普遍的，再加之高校人事檔案管理工作并非高校中的主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，長(zhǎng)期以來(lái)不被擺上關(guān)鍵的議事日程，也就不足為奇它在高校中所處的如此境遇。

1.有效明確和提高對(duì)高校人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)是必備基礎(chǔ)之一。由于高校中今日主要的競(jìng)爭(zhēng)還是在科研和人才培養(yǎng)，爭(zhēng)奪各級(jí)科研項(xiàng)目和經(jīng)費(fèi)投入等方面的你爭(zhēng)我搶，就使得本來(lái)不被過多關(guān)注的高校人事檔案管理至今未被給予過多的重視。其實(shí)究其各個(gè)高校之間的激烈爭(zhēng)奪和競(jìng)爭(zhēng)，根本的還是人才資源的比拼和最大化開發(fā)利用。鑒于目前中國(guó)大多數(shù)高校還是采取傳統(tǒng)的管理模式，就不能有效及時(shí)地跟上今日高校人才流動(dòng)較為頻繁的業(yè)務(wù)實(shí)際，這就出現(xiàn)了多數(shù)的“檔隨人走”、“人走檔留”等等重大事件的不斷出現(xiàn)。實(shí)踐已經(jīng)證明，緊迫的高校人事檔案管理現(xiàn)實(shí)已經(jīng)向各單位的主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和沖擊。這其中筆者認(rèn)為最應(yīng)該解決的棘手問題就是高校人事檔案管理的多媒體信息化開發(fā)和普遍應(yīng)用。這是當(dāng)務(wù)之急，更是影響長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展大計(jì)。

2.完善高校人事檔案管理制度，借助網(wǎng)絡(luò)化、資源化平臺(tái)達(dá)成共享模式。由于中國(guó)高校人事檔案管理存在著雖單純開發(fā)資源庫(kù)和信息庫(kù)，但是整體上相互之間未達(dá)成共享的信息平臺(tái)和快速便捷的交流溝通渠道，這就使得高校人才的人事、檔案、勞資信息等等不能集中在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)下來(lái)進(jìn)行綜合資源開發(fā)。當(dāng)高校人才趨于穩(wěn)定和相對(duì)飽和的情境下，如何借助網(wǎng)絡(luò)化、資源化的平臺(tái)來(lái)有針對(duì)性地反映出人才的詳細(xì)優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)情況，從而做到人盡其才，人盡其用，這顯得尤為迫切和必要。筆者認(rèn)為，這也是有效避免過度而且重復(fù)填寫各種人事檔案表格和歸檔不同時(shí)期檔案時(shí)重復(fù)設(shè)立和取消的冗余工作。在此基礎(chǔ)上，節(jié)省了人事檔案管理工作的人力投入和物力投入，能夠節(jié)約出更多的時(shí)間來(lái)做提升管理水平和層次的其他領(lǐng)域的工作。

3.樹立為高校教職工提供優(yōu)質(zhì)檔案管理服務(wù)的堅(jiān)定信念是必備的基礎(chǔ)之三。高校人事檔案管理工作緊貼高校教職工的生活實(shí)際和工作實(shí)踐，這也就為其帶上了關(guān)乎構(gòu)建和諧校園，有效發(fā)揮人才積極性和主觀能動(dòng)性的特殊工作符號(hào)。作為高校的檔案管理工作人員，要認(rèn)真貫徹和落實(shí)自身參與管理工作的使命感和責(zé)任感，樹立高校人事檔案工作至為重要的職業(yè)高尚信念，應(yīng)該積極調(diào)研，從而更加有針對(duì)性地滿足高校各項(xiàng)工作的需要和期待，將檔案信息的收集和整理日?；⒊B(tài)化和規(guī)范化；注重檔案的鑒別和整理、歸檔。結(jié)合高新技術(shù)和數(shù)字多媒體技術(shù)發(fā)展的實(shí)際，積極創(chuàng)建和開發(fā)人事檔案管理的信息資源網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。這是基于為高校教職工熱情、周到、細(xì)致服務(wù)的有效舉措和切實(shí)選擇路徑。

4.積極吸引高校人才廣泛參與新媒介技術(shù)情境下的檔案管理工作程序是必備基礎(chǔ)之四。一定程度上，將高校檔案管理工作由原來(lái)的傳統(tǒng)的高校人才被動(dòng)提供檔案相關(guān)資料逐步提升到高校教職工的“主動(dòng)”參與、收集和整理提供資料的新發(fā)展思路上來(lái)。要借助一切可能的宣傳手段和渠道來(lái)向教職工明確人事檔案管理工作關(guān)乎每個(gè)高校人才的切身實(shí)際利益，不斷提升教職工對(duì)人事檔案工作的理解、認(rèn)識(shí)和大力支持程度。筆者建議，借助更加便捷的新媒介技術(shù)來(lái)拓寬檔案信息整理和傳送領(lǐng)域的渠道和平臺(tái)區(qū)域，這不是應(yīng)時(shí)之舉，而是長(zhǎng)久之計(jì)、明智之策。

如何有效、全面、系統(tǒng)地將分散在高校各個(gè)職能部門工作人員手中的相關(guān)檔案信息整合化和集約化，并嚴(yán)格按照學(xué)校的相關(guān)歸檔要求來(lái)將大多數(shù)具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)資料收集齊備，并向檔案管理中心移交存檔，絕不能離開高校教職工的自身積極參與和熱情支持。在此工作程序鏈條中，切記要及時(shí)做好檔案的事先整理和分類，否則就會(huì)給后期的檔案中心管理人員帶來(lái)相當(dāng)大的工作量和勞動(dòng)成本付出。這其實(shí)正如前文所述，如何將檔案相關(guān)知識(shí)有效合理地普及和推廣是走在各項(xiàng)整理工作前面的系統(tǒng)工程?？梢?，人事檔案管理工作不能過于盲目追求新技術(shù)、新思維和新觀念，那種步步為營(yíng)、穩(wěn)扎穩(wěn)打的工作態(tài)度和處事原則也是先進(jìn)技術(shù)條件下管理人員自身的綜合素質(zhì)的有效展現(xiàn)。

二、新媒介視角下高校人事檔案管理主要策略框架建議

緊貼當(dāng)前中國(guó)高校高等教育和人事管理體制改革的實(shí)際，我們已經(jīng)明確了今后高校人事檔案管理的新目標(biāo)和新要求。那種傳統(tǒng)的、舊有的管理模式已經(jīng)不能夠?yàn)楫?dāng)前蓬勃發(fā)展的管理實(shí)踐提供更加完善的解決方案，于是，究竟應(yīng)該如何更加有效地改革和完善人事檔案管理模式，更加人性化地為高校教職工服務(wù)就成為不得不面對(duì)和著力解決的重要課題。

筆者認(rèn)為，當(dāng)前從新媒介視角來(lái)思考高校人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)實(shí)施下述幾個(gè)方面策略工程：

1.信息化、網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)庫(kù)化是新媒介技術(shù)條件下的切實(shí)有效之選。單純就某一個(gè)高校的人事檔案管理工作量來(lái)計(jì)算的話，雖然受到各種現(xiàn)有條件的制約和限制，但是認(rèn)真系統(tǒng)地規(guī)劃和實(shí)踐是能夠解決的。若是更大規(guī)模的檔案信息整理，傳統(tǒng)的工作模式和流程顯然不能滿足現(xiàn)有的工作需求，信息化、網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)庫(kù)化就成為必備的應(yīng)對(duì)策略之一。在具體實(shí)施策略工程框架時(shí)，千萬(wàn)不要被冗長(zhǎng)和海量的信息所嚇倒，應(yīng)該合理有效地借助解決方案來(lái)建立人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，從而進(jìn)一步提升短時(shí)間內(nèi)提供全方位服務(wù)的水平和層次。同時(shí)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)據(jù)庫(kù)更能使得部門之間的信息文件等等實(shí)現(xiàn)互聯(lián)和互通共享，在提供檔案信息服務(wù)的時(shí)效性和便捷性上取得歷史性的突破。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息化資源數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該著力結(jié)合3G技術(shù)來(lái)提升人事檔案資料收集與整理的新手段和新途徑，尤其是在資料拍攝的紙媒向數(shù)字圖片的轉(zhuǎn)移程序中，大量地借助新媒介技術(shù)，不僅有效地減少勞動(dòng)工作量，又使得枯燥的工作趨于娛樂化和趣味化，高校人事檔案管理人員不妨一試。

2.依托校園局域網(wǎng)的點(diǎn)播訪問系統(tǒng)訂單化服務(wù)策略開發(fā)。高校人才人事檔案管理基于高校人才個(gè)性化管理的需求，可以考慮在依據(jù)校園網(wǎng)絡(luò)背景下的點(diǎn)播定制服務(wù)策略的開發(fā)和逐步推廣實(shí)施，這既是對(duì)高校教職工個(gè)人化、人性化管理的有效滿足，更是為特殊高層次人才提供信息服務(wù)的新選擇和新嘗試，這也是應(yīng)付日益激烈和常態(tài)化的高校人才流動(dòng)新機(jī)制的有效應(yīng)對(duì)策略。此種點(diǎn)播訂單制個(gè)性化服務(wù)不能脫離網(wǎng)絡(luò)數(shù)字資源信息庫(kù)而單獨(dú)發(fā)揮效用，這也提醒我們的高校人事檔案管理工作人員要將自己應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)資源的能力和水平提升到一個(gè)較高的層次，否則就是一句望洋興嘆的空話罷了。源自于為特定高校教職工的個(gè)人發(fā)展和職業(yè)生涯服務(wù)的需要，筆者認(rèn)為，在基本具備能夠提供全體教職工的綜合服務(wù)基礎(chǔ)上，更加有效而便利地為特殊高層次人才提供多維服務(wù)也是新形勢(shì)下的有效選擇策略。

3.校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)框架下人事檔案管理的電子公務(wù)模式建構(gòu)。如今，高校數(shù)字化管理系統(tǒng)已經(jīng)成為許多高校正在普遍使用的一種信息化管理平臺(tái)。但是，我們發(fā)現(xiàn)目前許多高校由于技術(shù)平臺(tái)本身的局限和人事檔案管理工作的特殊性質(zhì)，還沒有在高校數(shù)字化管理系統(tǒng)框架下切實(shí)著手建設(shè)相關(guān)入口來(lái)為檔案管理工作設(shè)計(jì)切實(shí)可行的接入平臺(tái)。這似乎是一個(gè)較為敏感的領(lǐng)域，但是基于社會(huì)化服務(wù)部分的檔案信息管理也有被納入到數(shù)字化管理系統(tǒng)的可能和空間。在今日高校電子校務(wù)環(huán)境中，適合高校實(shí)際工作的檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和構(gòu)建，借助最新信息技術(shù)，將校園電子公務(wù)的范圍擴(kuò)大到身份核對(duì)、人事、學(xué)生、教學(xué)、科研以及相關(guān)其他管理領(lǐng)域是今后發(fā)展的主要方向和重點(diǎn)指向。可以說業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合和無(wú)縫對(duì)接是此種新媒介條件下發(fā)展相關(guān)構(gòu)建策略的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)階段。

目前需要亟待解決的問題是：現(xiàn)有檔案的數(shù)字化以及計(jì)算機(jī)輔助編研和檔案保管設(shè)備的運(yùn)用等等也對(duì)檔案管理工作提出了更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。加之由于統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)及功能比較原始以及多數(shù)高校檔案管理未能完全接入互聯(lián)網(wǎng)等等，使得用戶沒有順利實(shí)現(xiàn)通過系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行信息交流與數(shù)據(jù)交換。

三、結(jié)語(yǔ)

從新媒介視角來(lái)觀看當(dāng)前高校人事檔案管理工作的具體實(shí)際，是建構(gòu)和諧校園，進(jìn)而努力營(yíng)造良性檔案管理工作情境的有效路徑選擇之一。如果只有策略框架上的建議和思考還不足以解決緊迫的現(xiàn)實(shí)問題。筆者認(rèn)為，相關(guān)后續(xù)工作仍然需要我們付出更多的努力和投入，諸如如何進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一描述和跨系統(tǒng)范圍之內(nèi)的數(shù)據(jù)資源共享，點(diǎn)播訪問和訂單化信息檢索的權(quán)限如何控制以及如何進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)安全加密等等都是需要進(jìn)一步解決的現(xiàn)實(shí)問題和關(guān)鍵癥結(jié)所在。

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