摘 要：管理職能是總編室的幾大職能之一。轉(zhuǎn)企之后，大學(xué)出版社不僅要加強(qiáng)內(nèi)部管理和機(jī)制轉(zhuǎn)變，還要與主辦單位和主管單位做好溝通、協(xié)調(diào)。此時(shí)，總編室要及時(shí)調(diào)整和充分發(fā)揮自身的管理職能，做好總編輯的助手和參謀。

關(guān)鍵詞：總編室；轉(zhuǎn)制；管理；定位；調(diào)整

中圖分類號(hào)：G231 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2011）32-0017-02

在國內(nèi)的任何一家出版社，總編室（“總編輯辦公室”的簡稱）都是一個(gè)不可或缺的重要職能部門?？偩幨业娜粘９ぷ髦饕ㄟx題管理、發(fā)稿管理、書號(hào)管理、版權(quán)管理、宣傳評(píng)獎(jiǎng)、檔案管理等方面。隨著我國出版業(yè)的不斷發(fā)展，每個(gè)出版社都在相應(yīng)地調(diào)整自己的發(fā)展規(guī)劃，而總編室的職能也隨著這些調(diào)整發(fā)生著變化。例如：很多大學(xué)出版社成立了獨(dú)立的版權(quán)貿(mào)易部門將總編室的版權(quán)管理職能遷移出去；獨(dú)立的人力資源部門承擔(dān)起了編輯的業(yè)務(wù)培訓(xùn)等職能；而事業(yè)部制度的建立，更弱化和取消了總編室對(duì)選題、流程等的微觀調(diào)控權(quán)力……大學(xué)出版社轉(zhuǎn)企后，勢必對(duì)總編室進(jìn)行及時(shí)調(diào)整進(jìn)一步優(yōu)化職能，為出版社實(shí)現(xiàn)雙效最大化提供支持和保障。

一、明確本社發(fā)展目標(biāo)，準(zhǔn)確定位

作為“大學(xué)的第三勢力”，大學(xué)出版社具有傳播學(xué)術(shù)和知識(shí)的功能；作為出版企業(yè)，大學(xué)出版社更應(yīng)該強(qiáng)化自己在市場中的生存能力，實(shí)現(xiàn)效益的最大化。為了達(dá)到社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的雙豐收，大學(xué)出版社需揚(yáng)棄地學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)的管理方式，促進(jìn)制度建設(shè)、人員管理的進(jìn)一步完善。在這樣的前提下，總編室應(yīng)重新整合，完全摒棄過去“總編室是養(yǎng)老的地方”的舊有觀念，引進(jìn)先進(jìn)人才，保證完成總編室的組織、協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)的四大職能。組織職能包括：組織選題論證會(huì)、組織向上級(jí)主管部門申報(bào)全年選題和補(bǔ)報(bào)選題、組織各種申報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)等；協(xié)調(diào)職能包括：出版社與上級(jí)主辦單位和主管單位的關(guān)系協(xié)調(diào)、出版社內(nèi)部各部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)等；服務(wù)職能包括：分發(fā)樣書、計(jì)算稿酬和字?jǐn)?shù)、申請(qǐng)書號(hào)和CIP數(shù)據(jù)等，這些依舊是總編室的日常工作。做好這些工作，需要總編室的編務(wù)人員始終保持穩(wěn)定的執(zhí)行力。而管理職能方面，則需要總編室工作人員做出相應(yīng)的調(diào)整和完善。

二、管理職能的調(diào)整和完善

（一）合同管理要全方位、多手段

1.審核簽字人資格

大學(xué)出版社的出版范圍一般都包括教材，而教材的編寫基本都由總主編、主編和編者等多人組成，甚至還有職務(wù)作品。這樣，總編室在審核合同簽字人的時(shí)候就要審慎。一般情況下，責(zé)任編輯會(huì)約作者到出版社當(dāng)面簽訂合同。作者單一且是在出版社簽字的情況，責(zé)任編輯即盡到了審核和把關(guān)的義務(wù)，總編室不用再花費(fèi)時(shí)間去核實(shí)。對(duì)于多人合作或代理公司的作品，除了代理人（公司）簽字外，還必須有其他所有著作權(quán)人對(duì)代理人（公司）的授權(quán)書。此外，還應(yīng)了解代理人（公司）取得授權(quán)的范圍、使用性質(zhì)等，以減少在不知情的情況下卷入合同糾紛的風(fēng)險(xiǎn)。了解的方式，可以采用向責(zé)任編輯求證、電話訪問核實(shí)、核對(duì)筆跡等方式。

2．確認(rèn)作品名稱、署名方式等信息

簽訂合同、發(fā)稿和正式付印之間必定存在時(shí)間差?？偩幨乙欢ㄒ谡匠霭媲按_認(rèn)這些信息，若正式出版的信息與合同簽訂時(shí)不符，務(wù)必根據(jù)實(shí)際情況，請(qǐng)責(zé)任編輯更正或聯(lián)絡(luò)作者簽訂補(bǔ)充條款。

3．合同到期提醒

責(zé)任編輯對(duì)合同有效期一般不太予以重視。總編室要定期進(jìn)行提醒，以便責(zé)任編輯聯(lián)絡(luò)作者續(xù)簽合同或?qū)ψ髌纷龀黾皶r(shí)的修訂。

4．合同歸檔管理

對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)，保存實(shí)體的同時(shí)，將合同主要信息錄入電腦，進(jìn)行電子化管理，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。

5．對(duì)合同中涉及的稿酬、樣書進(jìn)行管理

總編室根據(jù)合同中約定的稿酬付酬方式、周期，樣書數(shù)量、交付時(shí)間進(jìn)行統(tǒng)一處理。樣書可以通過作者來社領(lǐng)取、郵寄、責(zé)任編輯代領(lǐng)等方式進(jìn)行。稿酬由總編室統(tǒng)一發(fā)放。

（二）信息管理要及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、高效

信息時(shí)代的企業(yè)競爭，很大程度上爭的是獲得有效信息的速度?？偩幨乙ㄆ诨虿欢ㄆ诘叵蛏珙I(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門提供不同層面的信息匯總和分析報(bào)告。

1．每月制作社內(nèi)選題實(shí)現(xiàn)情況報(bào)告，提供給社領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門主管，并提醒業(yè)務(wù)部門主管對(duì)尚未實(shí)現(xiàn)的選題進(jìn)行督促和監(jiān)管。

2．每月接收和制作開卷信息報(bào)告，內(nèi)容包括本社圖書銷售排行、上升和下降情況、同類出版社的排行情況等。

3．年底匯總?cè)赀x題實(shí)現(xiàn)和重印情況，為下社領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門主管制定下一年度的選題提供有效依據(jù)和參考意見；

4．隨時(shí)提供國家政策等重要媒體信息，進(jìn)行收集整理，將與己相關(guān)的有價(jià)值內(nèi)容進(jìn)行提煉，按類別與主題分別提供給社領(lǐng)導(dǎo)與相應(yīng)部門。

5．對(duì)出版ERP系統(tǒng)、書號(hào)實(shí)名申領(lǐng)系統(tǒng)和CIP數(shù)據(jù)申領(lǐng)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，避免信息重復(fù)錄入，做到圖書出版信息社內(nèi)網(wǎng)絡(luò)化、公開化、一體化。

6．對(duì)于各種評(píng)獎(jiǎng)信息進(jìn)行及時(shí)發(fā)布、組織申報(bào)、跟蹤進(jìn)展，并對(duì)獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)在適合的媒體上進(jìn)行及時(shí)的報(bào)道和宣傳。像“國家出版基金”、“十二五規(guī)劃”等申報(bào)時(shí)間相對(duì)固定的項(xiàng)目，要提前準(zhǔn)備。

（三）流程管理要制度化

總編室是制定出版社出版流程并對(duì)流程進(jìn)行監(jiān)管的部門。根據(jù)本社的特點(diǎn)和實(shí)際情況，編制切合實(shí)際的、科學(xué)的、高效的、對(duì)出版質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)的管理流程需要考慮到以下幾點(diǎn)：

1．覆蓋整個(gè)出版流程。從選題的建立到最后圖書入庫和銷售，都應(yīng)該納入流程的監(jiān)控中。選題申報(bào)流程、發(fā)稿流程、印制流程分別對(duì)選題的確立、書號(hào)的獲得和印刷入庫進(jìn)行了監(jiān)管，包括新書也包括重印書；而每個(gè)月的銷售排行，則對(duì)銷售的情況進(jìn)行了監(jiān)控。

2．務(wù)必切合本社實(shí)際。在出版行業(yè)內(nèi)，流程基本是固定的，例如：發(fā)稿流程，必須要遵守國家的三審制，只有經(jīng)過三審合格的稿件才可以申請(qǐng)書號(hào)，而且三審人員必須具備相應(yīng)的資格。但在流程的細(xì)節(jié)上卻要根據(jù)本社的實(shí)際來進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，比如：某大學(xué)出版社是一家專業(yè)出版社，事業(yè)部出版了一本關(guān)于印數(shù)問題的專著，事業(yè)部主任作為該領(lǐng)域的專業(yè)人士，可能比發(fā)行公司的人更了解它的市場。因此，印數(shù)的確定和發(fā)行的區(qū)域就應(yīng)該由事業(yè)部來確定而非發(fā)行公司，當(dāng)然，要與發(fā)行公司進(jìn)行充分的溝通和配合。

3．順應(yīng)時(shí)代需求，不斷向現(xiàn)代化邁進(jìn)。ERP出版系統(tǒng)的研發(fā)和使用，改變了出版的傳統(tǒng)流程。有的出版社已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，有的正處于“半自動(dòng)”狀態(tài)。這些新事物的出現(xiàn)，都要求總編室學(xué)習(xí)新知識(shí)、制定新流程，及時(shí)跟進(jìn)管理。

制定了科學(xué)合理的制度，還應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行?？偩幨夜芾碇绲牧鞒?，只有嚴(yán)格把關(guān)才能保證質(zhì)量和時(shí)間。

（四）選題管理和書號(hào)管理

出版社的選題競爭力是出版社的核心競爭力。不僅要有好選題，還要把選題管理好。在實(shí)行事業(yè)部制的出版社，選題的確立一般由事業(yè)部發(fā)起，交由總編室提請(qǐng)選題論證委員會(huì)進(jìn)行論證。論證通過的選題方可進(jìn)入實(shí)施階段。在選題管理方面，總編室要做好總編輯的參謀和助手?？偩幨乙皶r(shí)按照規(guī)定和程序?qū)⒈旧绱_定的選題上報(bào)主管部門，這樣才能在之后的時(shí)間里通過書號(hào)實(shí)名申領(lǐng)系統(tǒng)申領(lǐng)書號(hào)。總編室要在申領(lǐng)時(shí)嚴(yán)格審查手續(xù)，務(wù)必在三審后才能申領(lǐng)書號(hào)。并在實(shí)際操作過程中堅(jiān)持一書一號(hào)，堅(jiān)決不買賣書號(hào)。

（五）質(zhì)量管理

圖書質(zhì)量管理是總編室管理工作的核心和重點(diǎn)?？偩幨乙鶕?jù)本社的特點(diǎn)，制定相關(guān)的管理規(guī)定，并進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，確保圖書質(zhì)量。

總之，轉(zhuǎn)企后的大學(xué)出版社更應(yīng)該加強(qiáng)自身的管理，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，兼顧社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益?？偩幨以诖髮W(xué)社中應(yīng)充分發(fā)揮職能作用，為大學(xué)社的發(fā)展強(qiáng)大保駕護(hù)航。

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