隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位逐步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式，也成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，就必須了解電子檔案的特殊屬性，并根據(jù)其屬性制定相應(yīng)的管理措施。
　　一、電子檔案的特殊屬性
　?。ㄒ唬﹥?nèi)容與載體的可分離性。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，檔案就是原件。電子檔案的出現(xiàn)，則對傳統(tǒng)的檔案觀念提出了挑戰(zhàn)。內(nèi)容與載體的可分離性，是電子檔案不同于紙質(zhì)檔案最重要的特性之一。
　　電子檔案是數(shù)字化形式，其內(nèi)容信息可與它的載體分離，它可以從一個(gè)載體復(fù)制到另一載體，可以從這臺(tái)計(jì)算機(jī)傳輸?shù)搅硪慌_(tái)計(jì)算機(jī)。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)字信號(hào)的方式存在于不同的存儲(chǔ)空間，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。
　?。ǘτ?jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。正是由于電子檔案的生成是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下完成的，所以如果離開了計(jì)算機(jī)，電子檔案既看不見也摸不著。其對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。
　?。ㄈ┛旖菪浴⒐蚕硇浴⒏呙芏刃?。在計(jì)算機(jī)環(huán)境中，文件的形式特征發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，一份檔案可以同時(shí)在不同的地方被多人使用，突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價(jià)值。
　?。ㄋ模┎环€(wěn)定性及不安全性。由于電子檔案內(nèi)容與形式的獨(dú)立性，它具有比紙質(zhì)檔案更不穩(wěn)定的因素。其原始性、真實(shí)性、完整性和安全性方面，都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。電子檔案的生成形式是由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)并非完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。在檔案的真實(shí)性方面，電子檔案極易失真。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。此外，電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
　　二、怎樣做好電子檔案管理
　　（一）建立電子檔案管理制度。電子檔案從形成到開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。任何一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清、制度不明或考慮不周，都可能影響電子檔案的原始性和真實(shí)性。因此，建立電子檔案全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。
　?。ǘ┮⑹占?、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，并由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。
　　（三）要對電子檔案的存儲(chǔ)載體有嚴(yán)格要求，明確保護(hù)措施，避免因存儲(chǔ)載體原因而對電子檔案的原始性、真實(shí)性和完整性造成危害。
　　（四）要做好電子檔案利用時(shí)的保密工作。電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的。由于電子檔案利用方式與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜性。同紙質(zhì)檔案相比，電子檔案利用過程中的保密性與安全性更加難以控制。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。從信息安全的角度出發(fā)，在電子檔案的利用中，可采取兩項(xiàng)措施：審核使用權(quán)限；劃分密級(jí)層次。
　?。ㄎ澹┍ＷC電子檔案載體的安全。防光、防濕、防塵、防磁是妥善保管電子檔案載體的重要措施。電子檔案載體應(yīng)避光保存，在利用時(shí)，最大限度地減少曝光時(shí)間和曝光強(qiáng)度。
　　可采用去濕機(jī)、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等設(shè)備調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫度和濕度，使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃，相對濕度保持在35%～45%。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上。
　　（六）電子檔案和紙質(zhì)檔案并存。紙質(zhì)檔案便于長期或永久保存，而利用較不方便；電子檔案便于利用，但難于永久保存。在這種情況下，兩種載體的檔案會(huì)在一定時(shí)期內(nèi)并存。現(xiàn)在普遍的做法是“雙套制”，即在保存電子文件的同時(shí)，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件保存。兩種載體檔案并存要特別注意兩種檔案內(nèi)容上的一致性，在電子檔案著錄、編號(hào)、簽署、更改、更新時(shí)應(yīng)注意保證電子檔案與紙質(zhì)檔案相符。