檔案是國家的寶貴財富，是歷史的真實記錄，在社會實踐中具有重要的參考和憑證作用。隨著社會的發(fā)展，檔案的這種作用越來越被更多的人們所認識。而檔案資源的利用是檔案工作的根本出發(fā)點和落腳點，是檔案工作的根本目的和檔案價值的重要體現(xiàn)。
　　一、檔案利用的重要性加大檔案信息資源的開發(fā)利用工作力度
　?。ㄒ唬?、檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務的一項業(yè)務工作。
　?。ǘ?、檔案利用是檔案整個過程中最終環(huán)節(jié)，國家政府以及檔案館工作人員，為檔案所作的一切努力，包括檔案安全保護最終目標就是能服務于現(xiàn)代化建設，服務于國家、服務于人民群眾。
　?。ㄈn案利用工作是檢驗和衡量檔案館工作的主要標準，通過各種有效的方式和方法，利用檔案信息資源，為政府、單位、個人的需求提供服務，發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益，才能使檔案信息資源的利用價值得以實現(xiàn)。
　　二、做好檔案信息化建設是檔案利用的直接體現(xiàn)
　?。ㄒ唬?、隨著科學技術的不斷發(fā)展，計算機應用的日益普及和電子文件的大量涌現(xiàn)，信息技術日新月異的迅猛發(fā)展和在各行各業(yè)的廣泛應用，對國民經(jīng)濟和社會發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響，必須要徹底改變傳統(tǒng)的注重館藏而輕視利用的局面，運用信息資源和信息技術手段，對檔案信息資源實施有效開發(fā)利用，促進檔案事業(yè)發(fā)展。
　　（二）、檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用，滿足其利用需求的行為過程，檔案利用離不開檔案信息存儲、收集及網(wǎng)絡化，檔案中蘊藏的豐富信息將在社會經(jīng)濟發(fā)展的各個領域中發(fā)揮不可替代的作用，直接為社會建設服務。
　?。ㄈ?、檔案管理信息系統(tǒng)的建設是實現(xiàn)檔案利用的有效手段和載體。各部門及單位要在各自職責范圍內(nèi)建設信息平臺，彼此之間互相聯(lián)系，相互學習、相互交流，從而實現(xiàn)檔案利用最大化。
　　三、如何做好檔案利用工作
　?。ㄒ唬⒓哟髾n案信息資源的開發(fā)利用工作力度
　　1、政府支持，領導重視。要做好檔案信息資源的開發(fā)利用，發(fā)揮檔案利用的作用，首先需要各級人民政府從遵法守法的高度加強領導，對檔案工作給予大力支持，幫助檔案部門協(xié)調(diào)內(nèi)外關系，督促各級各部門把各項工作落到實處。其次要領導重視，給檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)外環(huán)境。
　　2、加強對檔案工作者意識培養(yǎng)。檔案人才是知識管理人才，要求檔案工作者不僅要具備圖書、情報、檔案學的專業(yè)知識，還要具備現(xiàn)代信息技術應用和加工處理能力。當前，檔案現(xiàn)代化管理就是計算機檔案管理，這就對檔案工作者提出了新的更高的要求。所以，要加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才，以適應檔案信息化的發(fā)展。
　　3、加強檔案信息基礎建設，提高檔案信息化水平。檔案信息基礎建設主要是根據(jù)功能需要，建設大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫，開發(fā)用戶的服務管理系統(tǒng)、城域網(wǎng)系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹以及庫房的管理，為檔案的編研和檔案統(tǒng)計提供服務。
　　4、加強信息網(wǎng)絡建設，加快檔案信息化建設步伐。要建立檔案信息資源體系，利用現(xiàn)代科技手段達到檔案資源利用共享的目的。要建立檔案信息資源網(wǎng)站，為社會提供檔案信息服務。實行檔案工作網(wǎng)絡化，建立和完善局域網(wǎng)，充分發(fā)揮網(wǎng)絡交互作用，形成具有一定規(guī)模的檔案館網(wǎng)。
　?。ǘ⑼晟茩n案信息系統(tǒng)建設，保證檔案信息利用的準確性
　　各級檔案部門要在完善檔案信息平臺系統(tǒng)的基礎上，對檔案資料的收集做到及時、準確，把最新的信息提供給大家。這就要求各級檔案部門做到：一是把往年館藏數(shù)據(jù)很長時間沒有更新的信息及時錄入和更新、把過于簡單陳舊、查詢不夠靈活信息內(nèi)容重新發(fā)布。二是檔案信息資源主要體現(xiàn)在檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和完整性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，各檔案館要把檔案信息資源多層次、多結構、多視角的真實完整地保留下來，達到檔案利用的目的，使檔案利用的價值和意義得到最基本的體現(xiàn)，為國民經(jīng)濟的發(fā)展提供強有力的信息保障。
　?。ㄈ?、實現(xiàn)檔案資源的社會共享，建立和完善信息管理發(fā)布平臺
　　檔案部門雖在各自職責范圍內(nèi)建立了信息平臺，但彼此之間互不聯(lián)系，處于分散管理狀態(tài)，這種情況會造成系統(tǒng)的重復建設，也不利于公布信息的真實性，更缺乏監(jiān)管措施和手段，使一些無效信息長期放在網(wǎng)上，影響了整個信息體系的建設。要改變這種狀況，需要做到：
　　1、加強信息數(shù)據(jù)庫管理，由于信用管理系統(tǒng)處于分散型的管理狀態(tài)，為了能使各檔案部門的信息得到共享，這就需要整合各部門現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)，建設一套完整、統(tǒng)一的信息平臺，達到檔案信息利用共享。
　　2、把信息系統(tǒng)特別是具有數(shù)據(jù)采集功能的省、市級的系統(tǒng)統(tǒng)一起來，數(shù)據(jù)錄入完成后與錄入單位保持一定的關系，建立有效的下行機制，在一定范圍內(nèi)統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案資源的社會共享。
　　3、增強服務意識，充分認識到只有通過檔案資源信息化，采用先進的數(shù)字和網(wǎng)絡技術，建立起有效、快捷的檔案信息服務網(wǎng)絡體系，形成向全社會開放的服務平臺，才能實現(xiàn)檔案信息資源的自由共享，最大限度地開發(fā)和利用檔案資源。